Контроль в логистических системах

Основная цель неформальной логистической организации - это достижение координации видов логистической деятельности. Координация может быть достигнута неформальными методами, которые обычно не требуют изменений в существующей организационной структуре, а основаны на принуждении и убеждении. Перераспределение происходит между функциональными подразделениями логистической системы объединенных сэкономленных затрат, часть которых распределяется в фонд заработной платы. Таким образом, подразделения стимулируются для выбора оптимального варианта при принятии логистических решений, сокращающего издержки логистической системы в целом. Такая система называется  «планом распределения прибыли».

             Полуформальная организация использует тот факт, что логистическое планирование и управление обычно пересекается с различными функциями организационной структуры предприятия. Такой тип организации предполагает выделение должности менеджера по логистике, которому поручается координация логистических планов в различных функциональных областях. Традиционная организационная структура фирмы остается прежней (такой тип структуры часто называется “матричная организация»). Менеджер по логистике в матричной организации несет ответственность за всю логистическую систему в целом, но не имеет прямой власти над составляющими логистической деятельности.

Формальная организация устанавливает четкие полномочия и ответственность по вопросам логистики. Она обычно включает: определение вышестоящей позиции менеджера по логистике по отношению к функциональным логистическим подразделениям и расположение полномочий менеджера по логистике в организационной структуре предприятия на уровень, позволяющий эффективно находить компромисс с такими подразделениями  фирмы, как финансы, производство и маркетинг.

У формальной структуры по сравнению с выше перечисленными структурами есть ряд преимуществ:

Во-первых, логистика выходит на уровень, равный таким фирменным подразделениям, как маркетинг, производство и финансы; менеджер по логистике имеет при этом равный голос в решении экономических конфликтов. Такой баланс сил приносит положительный экономический эффект фирме в целом.

Во-вторых, под руководством вице-президента по логистике находится пять функциональных подразделений, каждое из которых управляется отдельно. Для управления каждым подразделением требуются специальные знания, поэтому объединять, например, управление транспортом и запасами нецелесообразно, т.к. сложнее найти менеджера со специальными знаниями сразу в обеих областях.

В-третьих, применение данного принципа актуально при создании логистической структуры по закупкам для фирм, функционирующих в сфере сервиса, распределения, а также для многих производственных предприятий. [14]

Логистическая система способствует созданию эффективного управления организации, которое обладает некоторыми характерными чертами независимо от масштабов проблемы или управляемого процесса такими, как:

1. Существование стратегических целей организации.
2. Разработка тактических целей, подчиненных достижению стратегических целей.
3. Правильный выбор единиц измерения, приближающий к конкретным целям (например, эффективность использования ресурсов или время). Определение нормы или конкретных цифр в выбранных единицах (например, срока выполнения заказа или суммарной трудоемкости в нормо-часах выполнения заказа).
4. Сравнение информации об управляемом процессе со стандартами, нормами или контрольными цифрами.
5. Принятие решения или корректирующих воздействий по результатам сравнения.
6. Контроль результатов управляющих воздействий.

Обеспечивают ли эти черты достижение поставленной цели? Насколько они эффективны? Соответствуют ли усилиям в достижении цели? Стимулируют ли работу отдельных исполнителей или коллективов в организации? Решение всех перечисленных вопросов во многом зависит от функций планирования и контроля в логистической системе. [5]

 

1.2 Планирование логистической деятельности

 

Для создания эффективной системы и успешного осуществления логистической деятельности необходимо тщательное и качественное планирование конъюнктуры рынка, работы производственных, снабженческо-сбытовых и транспортных звеньев и т.д. Логистическое планирование (в наиболее общем виде определяемое как процесс постановки целей и выбора путей их достижения) осуществляется на двух уровнях: стратегическом и оперативном. Стратегическое планирование связано с долгосрочным распределением ресурсов в логистической системе с целью обеспечения выполнения стратегических задач предприятия. [1]

Известный американский специалист в области логистики Д. Дж. Бауэрсокс выделил четыре основных направления логистической стратегии, а именно: 1) минимальные общие издержки; 2) максимальный уровень обслуживания потребителей; 3) краткосрочная максимизация прибыли и 4) максимальное преимущество над конкурентами.

Каждая из этих стратегий содержит два основных компонента: издержки и качество обслуживания. Таким образом, при принятии решения о выборе стратегии управляющий «верхнего эшелона» сравнивает издержки проектируемой системы с уровнем обслуживания потребителей, на который она рассчитана.

Однако разработка стратегии поведения фирмы в условиях логистики не завершает процесс планирования: стратегическое планирование генерирует цепочку оперативных планов, определяющих цели действия в оперативных ситуациях. На этапе разработки перспективного плана в соответствии с прогнозом развития производства и рынка определяется структура, мощность и направления материальных потоков, строится схема каналов их распределения, планируется перерабатывающая способность и размещение технического оснащения в регионе. С помощью стратегического планирования определяются необходимые уровни логистических услуг, размещаются узловые пункты хранения, рассчитываются уровни запасов на складах, составляются маршруты и выбираются оптимальные способы транспортирования.

Второй уровень планирования имеет краткосрочный характер и позволяет решать текущие проблемы; например, как отреагировать на резкое повышение транспортных тарифов, как выполнить недавно полученный заказ потребителя и т.д. В рамках оперативно-тактических планов более точно идентифицируются нормы поставки главной продукции потребителям, определяется оптимальная величина заказа (партии поставки) материалов, составляется календарное расписание формирования, отгрузки и управления готовой продукции и получения сырья и материалов. Обычно такие вопросы решают, не выходя за рамки общего курса стратегического плана.

Для проведения стратегического планирования следует оценить предполагаемый объем материального потока, который будет проходить через логистическую систему, и на его основе планировать будущую деятельность. Эта оценка обычно дается в виде прогноза. Прогнозирование необходимо для обеспечения основной информацией при планировании деятельности всех функциональных подразделения, включая логистику, маркетинг, производство и финансы.

Основой для осуществления логистического планирования является прогнозирование изменений внешней среды. От степени точности прогнозов зависит адекватность создаваемой логистической системы реальным условиям и, в итоге, - успех (или неудача) компании на рынке. Приобретающее сегодня широкое распространение компьютерное моделирование логистических процессов значительно повышает степень реальности прогнозов и эффективность процесса планирования в целом.

Таким образом, с помощью стратегического планирования определяются цели и задачи логистической системы и находятся оптимальные способы их достижения. Детализация корпоративной стратегии определяется на тактическом и оперативном уровне. В дальнейшем для гарантированного выполнения поставленных задач необходимы контроль за функционированием логистической системы и, если необходимо, внесение корректировок в ее деятельность. [4]

 

1.3 Контроль как важнейшая функция управления логистической системой

 

Контроль за функционированием логистической системы тесно связан с процессом планирования. В ходе разработки оперативного плана определяются конкретные задачи системы, сроки их выполнения и, что весьма важно, устанавливаются контрольные показатели, свидетельствующие о выполнении поставленных задач.

Логистический контроль - это упорядоченный и по возможности непрерывный процесс обработки логистических данных для выявления отклонений или расхождений между плановыми и фактическими значениями логистических показателей, а также анализ этих отклонений для выявления причин расхождений. [6]

Так называемый «цикл контроля» состоит из нескольких фаз (см. Рис.1):

1. Нормативы и цели: цели устанавливаются как результат планирования способов и методов заказа, транспортировки  и хранения товаров; нормативы могут определяться по отношению к конкурирующим фирмам, особенно для замещаемых товаров (продуктов питания, медикаментов, личных услуг). Так же нормативы могут устанавливаться на основе показателей предыдущих периодов.
2. Измерение показателей логистической деятельности: сбор информации о функционировании каждого из подразделений может осуществляться на основе отчетов и ревизий.

Отчеты создаются по состоянию запасов, использованию транспорта, стоимости транспортировки, расценкам поставщиков, использованию складов, обработке заказов с целью выявить существующие тенденции. Отчеты включают в себя подробную информацию о логистических операциях и создаются на регулярной основе.

  Существует несколько распространенных видов ревизии:

- Инвентаризация запасов товаров проводится минимум ежегодно фирмами, держащими запасы материалов, товаров в процессе производства и конечных продуктов.

- Дополнительные ревизии могут проводиться с ограниченными целями, например, по уровню обслуживания потребителей, эффективности управления материалами, использованию транспорта, складских площадей, по показателям работы поставщиков. Такие нерегулярные проверки являются важным дополнением к регулярным отчетам, подготовленным для контроля логистических операций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Фазы контроля логистической системы

 

 

3. Сравнение показателей с целями или нормативами: процесс контроля в логистической системе не закончен, пока не сделано сравнение показателей логистической деятельности с целями или нормативами и не предприняты корректирующие действия, если показатели выходят за приемлемые пределы. Сравнение может производиться менеджером, который, используя свой опыт, оценивает отчеты и принимает решение, необходимо ли предпринимать какие-либо действия, чтобы показатели логистической деятельности соответствовали запланированным. Большинство фирм контролируют логистическую деятельность именно так. Также для сравнения показателей применяется автоматический контроль (компьютерные программы).

4. Обеспечение корректирующих действий: применение корректирующих действий зависит от степени выхода логистической деятельности за предопределенные пределы. Даже при хорошем управлении, логистические показатели часто не соответствуют запланированным, всегда существуют их колебания вследствие постоянно изменяющихся внешних условий. На транспортные затраты, например, может влиять цена топлива, экономические условия и маршруты перевозок. [14]

Подводя итоги по данной главе, важно отметить, что для создания эффективной системы и успешного осуществления логистической деятельности необходимы всесторонний контроль  и качественное планирование работы производственных, снабженческо-сбытовых и транспортных звеньев.

 

2. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ И МЕХАНИЗМЫ КОНТРОЛЯ

В ЛОГИСТИЧЕСКИХ СИСТЕМАХ

 

2.1 Виды контроля по функциональным областям логистики

 

Объектом логистики является сквозной материальный поток, тем не менее, на отдельных участках управление им имеет известную специфику. В соответствии с этой спецификой западные ученые выделяют пять функциональных областей логистики: логистику, связанную с обеспечением производства материалами (закупочная логистика); производственную логистику; сбытовую (маркетинговую или распределительную логистику). Выделяют также и транспортную логистику, которая, в сущности, является составной частью каждого из трех видов логистики. Неотъемлемой частью всех видов логистики является также обязательное наличие логистического информационного потока, включающего в себя сбор данных о товарном потоке, их передачу, обработку и систематизацию с последующей выдачей готовой информации. Эту подсистему логистики часто называют компьютерной или информационной логистикой. Между указанными областями логистики существует связь и взаимозависимость. Например, если в основном производстве используется технология, не требующая наличия существенных промежуточных запасов материалов и сырья, то в соответствии с логистикой поставки предусматривается осуществлять в строго определенное время через короткие интервалы. [5]

 

2.1.1 Закупочная логистика

 

В процессах обеспечения предприятия сырьем и материалами, размещения ресурсов на складах, хранения и выдачи в производство решаются задачи закупочной логистики. Закупочная логистика определяет, что, сколько, у кого и на каких условиях закупить и как синхронизировать закупки с производством и сбытом, деятельность предприятия с поставщиками.

На этом этапе изучаются и выбираются поставщики, заключаются договоры и контролируется их исполнение, принимаются меры в случае нарушения условий поставки. Любое производственное предприятие имеет службу, которая осуществляет перечисленные функции. Существуют два подхода к организации службы снабжения на предприятии: традиционный и логистический. Традиционная система предполагает наличие множества поставщиков ресурсов, которые конкурируют друг с другом. При выборе способа транспортировки обеспечивается низкая цена на транспорт и надежность вывоза, но при этом график вывоза составляет поставщик. Упаковка каждого вида деталей и их нумерация производятся при отсутствии четкой характеристики содержания товара. Приемочный контроль проводит сам покупатель. В логистической системе чаще всего имеется единственный источник поставки данной детали и особое внимание уделяется качеству - главному фактору при заключении контракта. Логистический подход к управлению материальными потоками требует, чтобы деятельность этой службы, связанная с формированием параметров сквозного материального потока, не была обособленной, а подчинялась стратегии управления сквозным материальным потоком. В то же время задачи, решаемые в процессе доведения материального потока от складов готовой продукции поставщика до цехов предприятия-потребителя, имеют известную специфику, что явилось причиной выделения обособленного раздела логистики - закупочной логистики. [6]