Виды коммуникаций

 

                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение..................................................................................................................3

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций.............................................5

1.1. Общее понятие коммуникаций  в организациях............................................5

1.2. Типы коммуникаций......................................................................................10

1.2.1. Классификация коммуникаций..................................................................10

1.2.2. Особенности типов  коммуникаций..........................................................12

1.3. Способы коммуникаций................................................................................17

1.4. Элементы коммуникаций..............................................................................21

1.5. Формы и методы коммуникаций………………………………………......22

Заключение...........................................................................................................42

Список литературы.............................................................................................45

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Коммуникации – это наше общение, взаимопонимание, наше взаимодействие друг с другом. Внутренние коммуникации играют особую роль в группе. Без коммуникаций нет общения, связи, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности группы и организации в соответствии с требованиями ситуации. Каждый должен уметь управлять информацией с помощью правильного её использования для повышения эффективности работы, производства товаров или услуг. Менеджер должность владеть средствами коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать барьеры непонимания.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. В моей работе делается акцент на эффективность коммуникаций, т.е. обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией. Внутренние коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации, что подчеркивает важность и актуальность изучения коммуникационных связей внутри организации.

Для раскрытия темы контрольной работы поставлена цель проанализировать сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса внутри организации. Для достижения данной цели были поставлены задачи: проанализировать сущность коммуникаций в организации и исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса.

Для написания работы изучены учебные пособия, периодическая литература, учебники по этике делового общения, деловой коммуникации, управлению организации и т.п., а также интернет-ресурсы.

 

1. Общее понятие коммуникаций  в организациях

 

В узком смысле слова о коммуникациях говорят как о факте, в процессе деятельности которого люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками  и т.д.

Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания1.

Коммуникация – как форма общения двух и более субъектов контактирования – является естественной и неотъемлемой частью процесса управления в организации. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе. Область изучения коммуникаций выходит в первую очередь на представление о типологии организации, т.к. тип организации несомненно сказывается на сущности и особенностях коммуникационного процесса. Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение – информация, закодированная в виде символов.

Канал – средства передачи информации.

Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация2. 

Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

•      организацию коммуникативных сетей;

• повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

• полноценное  использование  информации  для  решения  задач  управления. Эти  задачи  связаны  со  своеобразной  группой  психологических факторов   -    познавательно-коммуникативных.   Чтобы      повысить эффективность управления, необходимо знать,  учитывать   и            совершенствовать эту группу психологических факторов.

Информационное сообщение - содержание информации, переданной при   коммуникации  от одного  лица другому.

Канал коммуникации – направление  движения  информационного  сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь - ряд   каналов   коммуникации,   связанных   движением   однородных  информационных  сообщений.  Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети3.

Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная         система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и           должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой      плоскости.

Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей,       возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации4.

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению                      положительного влияния психологических факторов на коммуникации.         Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников                коммуникативные способности и умения: общительность, доступность,   умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить  нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

1. Формулирование идеи  или выбор информации для передачи.         Отправитель должен хорошо оценить  значимость идеи (информации) и    продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор  канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и    выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации  – непосредственно передача конкретной      информации.

4. Декодирование  (расшифровка) – на этом этапе осуществляется   перевод информации отправителя  в информацию получателя. При  наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами5.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

-монолога – информации, поступающей от отправителя к  получателю;

-диалога – информации, поступающей от отправителя к  получателю и от    получателя  к отправителю;

-обратной связи как  реакции на полученную информацию.

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью    вербальных и невербальных символов.

Современный рынок требует гораздо большего, чем просто создание хорошего товара, назначение на него привлекательной цены и обеспечение его доступности для целевых потребителей. Фирма должна осуществлять коммуникацию со своими заказчиками, которая включает в себя рекламу, средства стимулирования сбыта, сервисную политику, личные продажи,    участие в ярмарках и выставках, работу со средствами массовой информации и так далее.

Чтобы обеспечить действенную коммуникацию, фирмы нанимают рекламные агентства для создания эффективных объявлений, специалистов по стимулированию сбыта для разработки поощрительных программ и специалистов по организации общественного мнения для формирования образа организации. Фирмы учат свой торговый персонал быть приветливым и осведомленным. Для большинства фирм вопрос не в том, заниматься коммуникацией или нет, а в том, сколько и как именно тратить в этой сфере.

 

2. Типы коммуникаций

 

2.1. Классификация  коммуникаций

 

Коммуникации можно классифицировать по типу объектов и по       степени формализации.

По типу объектов:

-организация – внешняя  среда;

-межуровневая (восходящая);

-межуровневая (нисходящая);

-горизонтальная;

-руководитель – подчиненный;

          -руководитель – рабочая группа.

По степени формализации:

-формальные коммуникации;

-неформальные коммуникации.

Формальная коммуникация стандартизирует взаимоотношения между коммуникатором (передающим информацию) и реципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение                         организационных целей.

Неформальная коммуникация возникает в том случае, когда              формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, неформальные связи используются для              информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями   (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по       отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят               иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в               подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское    общение между лидером и рядовым членом группы). Один из каналов        неформальной коммуникации — распространение слухов. Таким образом, информация передается намного быстрее, чем по каналам формального     сообщения.

Помимо перечисленных видов в организации выделяют вербальную (письменную и устную) и невербальную (визуальную) коммуникацию.

Эффективность коммуникационных процессов в организации зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач,                организационной структуры, организационной культуры, квалификации     менеджеров, стиля лидерства и др.

 

2.2. Особенности  типов коммуникаций 

 

Межличностная коммуникация осуществляется в тех видах общения, которые предполагают прагматические цели и конструктивность решений, и готовность каждого партнера к адекватному поведению. Панфилова А.П.  различает пять видов коммуникации: познавательную, убеждающую,        экспрессивная, суггестивную, ритуальную. Для каждого из них характерны свои цели и ожидаемый результат, условия организации, а также               коммуникативные формы и средства6.

Познавательная коммуникация

Цель: расширить информационный фонд партнера, передать           необходимую информацию, прокомментировать инновационные сведения.

Условия организации коммуникации: учет познавательных                возможностей конкретных деловых партнеров, их индивидуальных          установок на получение новой информации и интеллектуальных                возможностей для ее переработки, понимания и восприятия.

Коммуникативные формы: лекции и семинары, доклады и сообщения, беседы и консультации, отчеты, а также письменные работы (рефераты, контрольные, курсовые, дипломные, проектные), позволяющие оценить    степень усвоения теории вопроса, просмотр обучающих программ.