Документирование в СКС и Т

 

4) Опишите порядок работы с письменными и устными обращениями граждан. Дайте определения трем видам обращений: предложение, заявление, жалоб.Составьте итоговую справку о рассмотрении письма.

 

  Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав

и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

  Предложение -это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении.

   Заявление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций.

  Жалоба - обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д. Это обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. ⁴

   Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом 'Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения.

 

ИТОГОВАЯ СПРАВКА О РАССМОТРЕНИИ  ПИСЕМ.⁷

 

Наименование организации

	За ________ 200__ г.	Всего с начала года	За соответствующий период
1. Общее количество :        поступивших писем
В том числе:
предложений
заявлений
жалоб
2. Всего поступило писем        граждан через        вышестоящие органы
В т ом числе:
из Администрации         Президент а
из Комитета ветеранов        войны
3. Количество повторных         писем граж дан
В том числе поступивших        через вышестоящие         органы

Подпись должностного лица

 

5) Охарактеризуйте работу  с документами на предприятиях  в СКС и Т.

Опишите документооборот.

 

  В соответствии с рекомендациями ВТО, Статистической комиссии ООН, а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя следующее:

– заявку туриста на бронирование тура;

– лист бронирования (booking form);

– подтверждение турагентства о бронировании тура по заявке туриста (confirmation);

– договор на путешествие (туристские услуги);

– документы от туриста для оформления виз и разрешений;

– консульские документы (для групповой визы);

– международный, служебный и именной ваучер;

– туристскую путевку утвержденной формы;

– транспортные документы;

– страховку;

– нотариально заверенную доверенность на детей;

– нормативные и законодательные акты, применяемые в ссылках договора и других документов;

– особые обязательства туриста применительно к данному туру;

– права и обязанности туриста;

– анкету туриста;

– памятку туриста и др.

Данный набор документов может  варьироваться в зависимости  от различных факторов (страны, вида путешествия, требований туроператора и турагента, состава группы и т. д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров. Рассмотрим подробнее перечисленные документы.²

Заявка туриста на бронирование тура не имеет единой формы, туристские фирмы используют свои варианты данного  документа. Как правило, в нем  содержатся сведения об организаторе путешествия, направление путешествия, даты заезда-отъезда, паспортные данные лица заказывающего тур, наименование тура, краткое описание тура, его  стоимость.

Лист бронирования фактически является предварительным договором между  туристом и организатором путешествия. Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы используют упрощенные формы, другие используют довольно подробную  форму листа бронирования, где  предусмотрены какие-либо дополнительные графы по специальным заявкам (аренда автомобиля, обслуживание по классу VIP, дополнительное питание и др.). Обязательными в листе бронирования, как правило, выступают следующие сведения:

- референс – номер листа бронирования;

- реквизиты организатора путешествия;

- паспортные данные лица, заказывающего тур;

- наименование, стоимость, порядок оплаты тура;

- краткое описание тура и его особенности;

- дата и аэропорт отправления;

- наименование и класс отеля;

- вид питания;

- трансфер;

- сведения о страховке.⁶

Подпись организатора путешествия  и печать ставится после подтверждения  бронирования услуг в указанном  объеме.

Лист бронирования составляется в  трех экземплярах: один – выдается на руки покупателю, другой – направляется на принимающую фирму, третий – остается у турагента.

Если бронирование подтверждено, то туристу нет надобности брать с собой лист бронирования, номер подтверждения брони будет записан в его именном ваучере.

Подтверждение о бронировании услуг  оформляется или отдельным документом произвольной формы, или факт бронирования с реквизитами брони указывается  в соответствующей графе листа  бронирования с повторением этой записи в именном ваучере.

Договор на туристское путешествие  – обязательный документ, регламентирующий взаимоотношения туриста и организатора путешествия. Заключение его на территории России регламентируется Гражданским  кодексом и Законом Российской Федерации  «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».⁶

     В туристской практике на территории России и ближнего зарубежья взаимоотношения сторон регулируются договором, а при иных международных сделках – контрактом (или агентским соглашением). Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.

         Документооборот – движение документов в организации с

моментаих создания или получения  до завершения исполнения или правки.  Организация документооборота – это правила, в соответствии

с которыми происходит движение документов в учреждении.

    Организация документооборота  предусматривает рациональное

движение документов, включающее как  операции с документами, так

и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рас-

смотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удосто-

верения, оформления и отправки.

    Документооборот является  важной составляющей делопроизводства,

так как определяет не только инстанции  движения документов, но

и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рас-

сматривается как функция коммуникации, реализация которой должна

соотноситься, субординироваться  с общими целями делопроизводства,

информационным обеспечением деятельности управления предприятия,

его документирования, хранения и  использования ранее созданной  ин-

формации.

Основными характеристиками документооборота являются:

   – маршрут движения, который  включает все инстанции на  пути

движения документа от создания черновика (или от получения) до под-

шивки в дело;

   – время, затрачиваемое  на прохождение документов по этому мар-

шруту.

   Отсюда главное правило  организации документооборота –  опе-

ративное прохождение документа  по наиболее короткому и прямо-

му маршруту с наименьшими затратами  времени.⁶

 

6) Дайте определение номенклатуры  дел,основные требования по её составлению, виды номенклатур, формирование документов в дела,порядок их хранения,передача документов в архив.

 

 Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

- группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,

- используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,

-  используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,

- применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),

- в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Номенклатура дел может быть:

- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,

-  поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.⁴

     Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность засоставление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов.       Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

     Самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

     И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

- визируется ответственным за архив организации,

- подписывается руководителем службы делопроизводства,

- согласовывается с экспертной организацией, составлением протокола заседания экспертной комиссии.

- направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),

- утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).³

         Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. 

Передача дел в архив организации  осуществляется по графику, составленному  архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и  утвержденному руководителем организации.