Документирование в СКС и Т

                                                  Задания

 

1) Перечислите основные виды  документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.

 

      Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта.

    Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.¹

     По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. 

   По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

   По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др).

   По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.³

   По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами. По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.⁵

     По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

    По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

   По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

    По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.³

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко  суммировать аналогичные данные.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

 

2) Дайте определения основным  организационным документам и на примерах  покажите правильное расположение реквизитов.

 

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения. К организационно-правовым документам относятся: 

- устав организации;

- положение об организации; 

- учредительный договор; 

- положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных  органах;

- регламент;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по определенным  направлениям деятельности;

- должностные инструкции работников;

- правила внутреннего трудового  распорядка (положение о персонале) .            Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

- положение об отделе кадров;

- структура и штатная численность  аппарата Министерства

- инструкция о ведении бухгалтерского  учета;    

- должностная инструкция референта.⁴

     С точки зрения  срока действия организационно-правовые  документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми. Особенностью организационно - правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

 

 

 

ПРИМЕР  УЧРЕДИТЕЛЬНОГО ДОГОВОРА⁶ :

 

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР 
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ 
"_____________________________________" 
 
г. _____________ "___"________ ____ г. 

 

 

 
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

 

1. Юридические  лица:

1) _____________________________________________________________;

2) _____________________________________________________________, договорились создать Общество  с ограниченной ответственностью "_______ ___________________" в соответствии  с Законом Российской Федерации  "Об обществах с ограниченной  ответственностью" и иным действующим  законодательством Российской Федерации.

1.2. Участники  обязуются нести расходы по  приведению учредительных документов  Общества в соответствие с  действующим законодательством  соразмерно количеству выкупаемых  долей в соответствии с п. 5.1 настоящего Договора.

 
2. ПРЕДМЕТ И ЦЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ОБЩЕСТВА

 
2.1. Предмет и цели деятельности  Общества подробно оговорены  в уставе.

2.2. Общество  вправе совершать все действия, не запрещенные действующим законодательством.  Деятельность Общества не ограничивается  оговоренной в уставе. Сделки, выходящие за пределы уставной деятельности, но не противоречащие закону, признаются действительными.

 
3. НАИМЕНОВАНИЕ И МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ  ОБЩЕСТВА

 
3.1. Полное официальное наименование  Общества на русском языке:  Общество с ограниченной ответственностью "__________________________", сокращенное  наименование на русском языке:  ООО "____________________".

3.2. Место  нахождения Общества: _________________________________ (договор аренды No. ______ от "__"____________ ____ г.). Местом нахождения Общества является место нахождения исполнительного органа Общества.

3.3. Почтовый  адрес: ___________________________________________.

 
4. ПРАВОВОЙ СТАТУС

 
4.1. Общество приобретает права  юридического лица с момента  государственной регистрации.

4.2. В соответствии  с действующим законодательством  имущество, созданное за счет  вкладов участников, в том числе  денежные средства, поступившие  в качестве платы за доли, а  также произведенное и приобретенное  Обществом за счет его хозяйственной  деятельности, принадлежит Обществу  на праве собственности.

4.3. Права  и обязанности участников по  отношению к Обществу определяются  настоящим Договором, уставом  Общества и действующим законодательством.

4.4. Организационно-правовая  форма - Общество с ограниченной  ответственностью.

4.5. Общество в целях реализации технической, социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово - хозяйственных, по личному составу и др.); обеспечивает передачу на государственное хранение документов, имеющих научно-историческое значение, в центральные архивы Москвы в соответствии с перечнем документов, согласованным с объединением "Мосгорархив"; хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу.

4.6. Для достижения  целей своей деятельности Общество  может приобретать права, принимать  обязанности и осуществлять любые  действия, не запрещенные законодательством.  Деятельность Общества не ограничивается  оговоренной в уставе.

 
5. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ

 
5.1. Уставный капитал Общества  определяет минимальный размер  имущества, гарантирующий интересы  его кредиторов, и составляет _______ ______________________ рублей, который вносится  денежными средствами и распределяется  следующим образом:

- номинальная  стоимость доли _______________________ составляет - ___________________________, ___% уставного капитала;

- номинальная  стоимость доли _______________________ составляет - ___________________________, ___% уставного капитала.

Всего ______________________________ - 100% уставного капитала.

5.2. Количество  голосов, которыми обладает участник, равно количеству полностью оплаченных  им долей.

5.3. Не допускается  освобождение участника от обязанности  оплаты долей, в том числе  освобождение от этой обязанности  путем зачета требований к  Обществу.

5.4. Порядок  изменения уставного капитала, а  также порядок передачи участниками  своих долей третьим лицам  определяется уставом.

5.5. Порядок  продажи или уступки иным образом  участником своей доли (ее части)  третьим лицам предусмотрен уставом.

5.6. Участники  обладают правом переуступать  друг другу принадлежащие им  доли (части доли) безвозмездно. Переуступка  доли (части доли) оформляется простым  заявлением участника, передающего  доли (части доли), и заявлением  другого участника о своем  согласии принять доли (части  доли).

 
6. ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ОБЩЕСТВОМ

 
6.1. Высшим органом управления  Общества является Общее собрание  участников. Единоличным исполнительным  органом Общества является Генеральный  Директор.

6.2. Порядок  управления Обществом, структура  органов управления, порядок создания  контрольных органов, а также  компетенция органов управления  и контрольных органов определяются  уставом.

6.3. Участники  участвуют в управлении Обществом  в порядке, определяемом уставом  и действующим законодательством.  Участники не вправе вмешиваться  в исполнительно-распорядительную  деятельность исполнительных органов  Общества, в том числе давать  обязательные указания о заключении  конкретных сделок, найме и увольнении  работников и т.п., если такие  полномочия не предоставлены  участникам действующим законодательством  или уставом Общества.

6.4. Все решения,  принятые участниками Общества, будут иметь юридическую силу  и в случае приема в состав  участников третьих лиц и могут  быть отменены или изменены  только с согласия участников.

 
7. ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

 
7.1. Финансово-хозяйственная деятельность  Общества осуществляется в порядке,  установленном действующим законодательством  и уставом Общества. Ответственность  за эффективность и законность  деятельности Общества в пределах  своей компетенции несут должностные  лица, избранные (назначенные) в  установленном порядке.