Законодательно- нормативная регламентация документирования в российской империи

Была введена присяга  для канцелярских служащих. Запрещалось  хранение служебных документов дома. Особенно строго карались подделка, хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания были строгими: смертная казнь, ссылка на галеры, конфискация имущества, денежные штрафы и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое количество новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западный характер всех реформ Петра I.

Кроме Генерального регламента был создан Табель о рангах.

1.2 Табель о рангах

Табель о рангах вступил  в силу 24 января 1722 г. Табель о рангах – это законодательный акт, определяющий порядок прохождения службы в дореволюционной России. Государственная служба была разделена на военную и гражданскую, гражданская делилась на статскую и придворную.

В Табели было 14 классов (рангов). Он был создан как дополнение Генерального регламента. Рассмотрим подробнее как отразилось введение Табели на делопроизводстве.

Тайному кабинет-секретарю был  присвоен самый высокий 5 класс. 6-ой класс был присвоен тайным советникам, канцеляристам коллегии Иностранных дел, обер-секретарю Сената. Классом ниже были обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари других коллегий, секретари Сената относились к 8-му классу. 9-й класс имели архивариусы государственных архивов, протоколисты и переводчики. К 10-му классу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. К 11-му классу относились корабельные секретари. 12-й и 13-й классы включали секретарей в надворных судах, канцеляриях, губерниях и провинциях. Кроме этого к 13-му классу относились сенатский регистратор, коллежские переводчики, протоколисты, актуариусы. Коллежские регистраторы и архивариусы имели 14-й низший класс.

Чины с XIV по X класс можно было получить работая в канцеляриях. Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формы титулования: по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно к концу XVIIIв. титулов было пять:

I,II классы – ваше высокопревосходительство;

III, IV- ваше превосходительство;

V класс – ваше высокородие;

V-VIII- ваше высокоблагородие;

IX-XIV- ваше благородие.

Титул использовался во всех случаях устного и письменного обращения к вышестоящему лицу. Знание титулов значительно помогает в делопроизводстве.

Из всего вышеизложенного  видно что в Табели была строгая  иерархия должностей канцелярских чиновников. Для привлечения к государственной службе была возможность получения дворянства. 

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775г. Губернская реформа внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые.

Реформа затронула и  центральные учреждения, уничтожив  большинство коллегий и оставив  всего три – Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены Сенату.

Особое значение для  организации делопроизводства имеет  установленная «иерархия властей и мест», определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления.

По «Учреждению для  управления губерний» порядок решения  дел был коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось  на заседании присутствия, после  чего готовились исполнительные бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо) и некоторые другие. Количественный состав штатных  служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу- наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки.

Достаточно сложной  была процедура документирования самого присутственного места. «Учреждение...»  вводило для этих целей протокол или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще больше усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.

Кроме того в Российской империи существовали правила документирования   сословной принадлежности к дворянству.

1.3 Законодательство российской империи о документировании принадлежности к дворянству

О понятии дворянства как сословия в современном значении этого слова можно говорить лишь с XVIII в. с введения «Табели о рангах». Заменив старую классификацию чинов Московского государства новой, введя единое наименование «шляхетства» для высшего сословия в государстве и положив в основу получения высших сословных привилегий принцип государственной службы и выслуги, Петр тем самым оформил организационно-правовые основы развития этого сословия. Принципы, заложенные «Табелью о рангах», просуществовали без значительных изменений два века, являясь весьма существенной частью тех средств, с помощью которых самодержавие сохраняло и укрепляло свою независимость и самостоятельность.

«Табелью» было четко  определено, что «все служители российские или иностранные, которые 8 первых рангов находятся или действительно  были: имеют оных законные дети и  потомки в вечные времена, лучшему старшему дворянству во всяких достоинствах и авантажах равно почтены быть, хотя б они и низкой породы были». Естественно, что для этой части людей требовалось документальное подтверждение их прав на дворянство. В свою очередь государство было заинтересовано в точном ведении учета выслужившихся дворян, не записанных в ранее существовавшие документы, фиксирующие состав родового дворянства. Поэтому в прямой связи с «Табелью о рангах» следует рассматривать «Инструкцию герольдмейстеру», утвержденную в феврале 1722 г., согласно которой предписывалось вести три рода дворянских списков: «1.Генеральные именные и порознь по чинам. 2.Кто из них к делам годится и употреблены будут к каким, порознь, и за тем оных останется. 3.Что у кого детей, и в каковые лета, и впредь кто родится и умрет мужеского пола...». В этой же инструкции особо указывалось: «... из воинских чинов которые дослужатся до

обер-офицерства не из дворян, то когда  кто получит вышеописанный чин, оных вписывать во дворянские списки, и его детей, которые родятся в обер-офицерстве». Таким образом было установлено государственное документирование личного состава дворянского сословия, что служило определенной гарантией сословных прав и привилегий для его представителей; было положено начало созданию документной системы, целью которой была фиксация принадлежности к высшему сословию [1, с.82].

Следующим крупным шагом в формировании целостной системы документирования принадлежности к высшему сословию стала «Жалованная грамота на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства» Екатерины II, утвержденная 21 апреля 1785 г. Грамота содержала ряд важных положений, регламентировавших жизнь дворянства. Существенно её значение и в определении порядка документирования сословной принадлежности к дворянству.    

О порядке ведения родословных  книг в грамоте говорилось: «… повелеваем предбудущим родам на память: во всякой губернии составить дворянскую родословную книгу, в коей вписать  дворянство той губернии, дабы доставить  каждому благородному дворянскому роду тем наипаче продолжать свое достоинство и название наследственно». Согласно Грамоте в дворянскую родословную книгу вносили «имя и прозвание всякого дворянина, в той губернии имением недвижимым владеющего и дворянство свое доказательствами утвердить могущего». Грамота излагала форму списка дворян живших в уезде и порядок составления родословных книг. Книга составлялась депутатами и губернским предводителем на основании уездных списков дворян и делилась на шесть частей в зависимости от способа получения дворянства: пожалование (1), военная выслуга (2), гражданская выслуга (3), иностранное дворянство (4), титулованные роды (5), древние роды (6), в каждую из которых роды должны были записываться по алфавиту. Форма дворянского списка, составлявшегося в уезде, предусматривала следующую информацию: имя и фамилию дворянина, имеющего недвижимость в уезде; семейное положение; имена и возраст детей мужского пола; количество до последней ревизии крепостных душ обоего пола и в каких селах или деревнях они проживают; в уезде живет дворянин или в отлучке; какого он чина; на какой службе или в отставке.

С родословной книги снимались  две точные копии. Подлинная книга, подписанная предводителем и  депутатами хранилась в архиве депутатского собрания. Копии хранились в архивах губернского правления и в Сенате.

«Жалованная грамота» содержала подробное  перечисление документов, являющихся «неопровержимыми доказательствами дворянского  состояния».                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

Этими документами могли быть: дипломы  русских царей и «прочих коронованных глав», пожалованные на дворянское достоинство; жалованные от царей гербы; патенты  на чины которым присвоено дворянское достоинство; доказательства награждения российским орденом; жалованные или похвальные грамоты; указы на дачу земель или деревень и т.д.

Начиная с «Жалованной  грамоты» 1785 г. можно говорить о сложившейся  документной системе, посредством  которой документировалась принадлежность к дворянству как высшему сословию. Эта система имела наверху документацию в Герольдии в виде списков и книг, учитывающих поименно всех представителей самого привилегированного состояния; основной частью системы являлись родословные книги, которые велись губернскими дворянскими депутатскими собраниями; к книгам примыкали дела о причислении к дворянству, заводившиеся депутатским собранием на каждое лицо, выразившее желание быть записанным в родословную книгу губернии. В основании документная система имела личные и другие документы, служившие доказательством принадлежности конкретных лиц к дворянству [3, с.84].

Ряд указов конца XVIIIв. несколько уточнял и дополнял систему документирования принадлежности к дворянству, введённую «Жалованной грамотой». В 1788г. был утвержден формуляр грамоты, выдаваемой дворянским депутатским собранием лицам, доказавшим свое дворянство.

Указом от 25 августа 1800г. уточнялась форма ведения родословной  книги. Новая форма книги имела  шесть граф.

Ряд законодательных  актов о документировании принадлежности к дворянству, принятых Павлом I, был отменен с воцарением Александра I, восстановившего «Жалованную грамоту» Екатерины II во всей её полноте.

Сохранило силу и было воплощено в жизнь лишь решение  Павла I о создании дворянского гербовника, речь о котором шла в трех указах.

В конце XVIII-начале XIX в. завершилось формирование дворянского сословия и с географической точки зрения. Значительно увеличилось дворянское сословие и расширилось за счет высших классов окраин. Все эти пути требовали документальных доказательств, представляемых в определенном законом порядке.

Вопросам документирования доказательств «благородства» правительство  придавало очень большое значение. С изданием «Свода законов Российской империи» действующие к этому  времени законы о сословной принадлежности были повторены в нем. Документирование принадлежности к дворянскому сословию нашло отражение в «Уставе о службе  по определению от правительства» и в «Своде законов о состояниях» [16,с.35].

Кроме документов, указанных  в «Жалованной грамоте» 1785г., в качестве доказательства дворянства названы были дворянские родословные книги и списки, которые велись Герольдией. К «Своду законов о состояниях» были приложены «формы»: дворянской родословной книги; родословной и доказательства о дворянстве рода; грамоты, выдаваемой дворянскими депутатскими собраниями. Указанные «формы» документов, доказывающих принадлежность к дворянству, практически без изменений повторились во всех трех изданных в первой половине XIX в. «Сводах законах о состояниях», что свидетельствует об устойчивости формуляров сословно – дворянских документов.