Законодательно- нормативная регламентация документирования в российской империи

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ТАМБОВСКИЙ ФИЛИАЛ

федерального государственного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Московский государственный университет культуры и искусств»

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

 

 

 

Валерий Игорьевич Гаголин

 

 

 

 

Законодательно-нормативная  регламентация документирования в Российской империи

 

 

 

Курсовая работа

 

Студент группы 2 Д заочного отделения Научный руководитель: к.п.н., доцент Е. В. Карикова

 

 

 

 

 

 

 

Тамбов 2009

 

содержание

 

Введение

 

Актуальность. Изменения, произошедшие в нашем государстве  за последние десятилетия с перестройкой не только структуры экономики, но и ментальности общества вообще, не могли не изменить подходов к изучению исторических процессов и явлений, поэтому при выработке современных методов в области социальной политики необходимо использовать опыт накопленный в прошлом.

Отражением всех социальных процессов и явлений является в узком смысле документ, а в широком – системы документации, так как ни один социальный процесс не может обойтись без системообразующей документации: всякое изменение с личностью, группой лиц и обществом в целом даёт толчок развитию соответствующей документации.

Изучение документации является актуальным процессом, так как имеет не только научно-историческое, но и большое прикладное значение, поскольку позволяет детально рассмотреть тенденции развития, причины появления новых видов и разновидностей документов, уяснить функцию документа в государственном регулировании социальных процессов и его роль для жизни и деятельности человека.

Хронологические рамки  работы охватывают период с начала XVIII века по начало XX века (до 1917 года).

Объект: официальная документация и делопроизводство в Российской империи.

Предмет: законодательно-нормативная  регламентация официальной документации.

Цель работы: изучить  развитие законодательно-нормативной  регламентации документирования в Российской империи.

Задачи:

- отобрать и проанализировать массив источников по данной теме;

- проследить историю  развития коллежского делопроизводства;

- рассмотреть документирование  сословной принадлежности;

- изучить систему министерского  делопроизводства XIX- начала XX вв.

Метод исследования: исторический, синтез, анализ.

Научная новизна: изучение документов, грамотное отнесение  документов к соответствующим системам документации облегчают выполнение важнейших видов работ: описание и анализ документов, экспертизу, составление научно-справочного аппарата, использование документов в научных, учебных и практических целях.

Источниковедческая база: законодательные акты Российской империи, изданные в XVIII и XIX веках, вошедшие в Полное собрание законов Российской империи и Свод законов Российской империи, а так же на работах Емышевой Е.М., Русакова С.В.  посвящённых исследованию истории создания русской традиционной формы документа в делопроизводстве государственных учреждений XVIII-начала XX веков.

 

 

1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  В УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ XVIII в.

 

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в Российской империи были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат – первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями, церковным – Синод. Приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в. получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в коллегиальном принятии решений и чёткой законодательной регламентации.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской канцелярии. При Сенате учреждается особая должность экзекутора – для записи всех исходящих указов в особые книги, контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал и докладывал членам присутствия. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению на заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал сенаторам. После обсуждения сенаторы записывали свое мнение, после этого принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все учреждения должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении – рапорт об исполнении указа.

В результате реформ в  области управления сложилась следующая  система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет  и коллегии – в центре губернатор, воевода и другие чиновники на местах. Всего за 1718-1720гг. было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Камерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

1.1 Генеральный регламент

 

 Первоначально каждая  коллегия руководствовалась своим  регламентом, затем 28 февраля  1720 г. был учрежден «Генеральный регламент». Генеральный регламент ввел «коллежскую» систему делопроизводства по названию учреждений нового типа – коллегий. В этих учреждениях решения принимались коллегиально (большинством голосов)

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным  актом окончательно отделяются обязанности  присутствия, как органа принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, доклад дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав коллегии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики и сторож для охраны.

Генеральный регламент  подробно разрабатывает деятельность канцелярии определяя устройство столов (должны иметь ящики с замками). В первую очередь в коллегиях рассматривались государственные дела, затем – частные. На решение государственных дел полагалась неделя.

Частные дела по жалобам  должны были решаться не более шести  месяцев. Позже эти сроки перестали выдерживаться из-за большого количества нерешенных дел – сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью.

Особенно детально разработаны  в Генеральном регламенте вопросы  регистрации документов ответственности  за принимаемые решения. В Генеральном  регламенте подробно проработаны вопросы  документирования движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса.

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря.  Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

Обязанности каждого  служащего были строго определены в  Генеральном регламенте. Нотариус вел  протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал  все дела, которые докладывали в присутствие и составлял по ним резолюцию. Он также вел реестр нерешенных дел, а секретарь напротив каждого отмечал у кого оно находится в производстве.

Актуариус вел общий  журнал всех входящих документов, отвечал  за их сохранность и заготавливал канцелярские принадлежности.

В ведении регистратора находились регистрационные книги  – журнал в который кратко записывали содержание всех дел решенных в коллегии за год (дела располагались по алфавиту с указанием куда  и когда  послано) и 4 регистрационные книги («регистратуры») – A,B,C,D.

Книги A, B служили для регистрации исходящих документов, C, D – для регистрации входящих. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только не только в течение всего процесса производства дела, но и после – в архиве.

Кроме даты на документе  появляется регистрационный номер, соответствующий номеру записи в  регистрационной книге. Книга A использовалась для краткой записи содержания всех документов – реляций и докладов, отправленных на имя царя или в Сенат; книга B – для краткой записи содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга C содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. В конце года документы переплетались и приобретали форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех документов, полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц. Документы группировались по территориальному и хронологическому принципам и в конце года вместе с реестром переплетались.

При каждой коллегии состоял  прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В  случае крайней волокиты он докладывал об этом генерал-прокурору Сената. Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Все пакеты адресованные коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении  и, не распечатывая, передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии президентом коллегии, а остальные документы – старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. На входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось в какой стол передан документ на исполнение.

Канцелярским служащим каждый документ передавался под  расписку, которая вносилась в квитанционную книгу. При возвращении дела расписки уничтожались и в книге указывалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и если его требование подлежало удовлетворению устраивалось обсуждение и объявлялось решение [7].

Предварительной подготовкой  дела для рассмотрения занимались помощники  секретаря и канцеляристы под  руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых  справок по данному делу (для этого в другие учреждения направлялись запросы). Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело.

Рассмотрение и решение  дела велось всеми членами коллегии. Решение принималось большинством голосов, при равенстве голосов  голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол («повседневную записку» или журнал). Протокол подписывался  всеми членами коллегии в тот же день.

Таким образом, Генеральный  регламент предусматривал систематическую  запись всего хода обсуждения дел.

После заседания и  подписания протокола канцелярия готовила «исполнительные бумаги», содержавшие решение вопроса и отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна оставлять у себя копии. Все коллегии между собой соотносились промемориями, в подведомственные учреждения направляли указы, получая от них рапорты [10, с.97].

Все решенные дела сдавались  в актохранилища, которые впервые  по Генеральному регламенту получили европейское название – архивов  и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения законченных дел. Для заведования архивами была учреждена должность – архивариус. По Генеральному регламенту учреждалось два архива – один общий для всех коллегий при коллегии Иностранных дел, другой – финансовый под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив – через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту («алфавит дел»).

Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок  пользования печатями. Приложение печати производилось при свидетелях.