Организация мониторинга реализации инвестиционных проектов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

ВОЛОГОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики и менеджмента

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету: Управление проектом

Тема: «Организация мониторинга реализации инвестиционных проектов»

 

 

 

                                                               Выполнил: Бочкарев Д.В.

                              Группа ЗЭУС-41

                                  Шифр 10053202150

                                                                   Проверил: Староверова Г.С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вологда

2012

 

Содержание

 

Введение                                                                                                       3

 

1. Реализация проекта                  5

 

2. Мониторинг инвестиционного  проекта            6

 

2.1. Инспекция                8

 

2.2. Проведение промежуточных  оценок проекта          9

 

2.3. Экспертиза                   11

 

2.4. Аудит                11

 

2.5. Тестирование                  13

 

2.6. Использование информационных технологий         14

 

3. Контроль                17

 

Заключение               19

 

Практическая часть              20

 

Список использованных источников             28

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность проблемы построения системы мониторинга экономического состояния промышленного предприятия, как фактора повышения эффективности его системы управления обусловлена следующими теоретическими и практическими причинами:

1) Во-первых, успешная  реализация производственной стратегии  промышленного предприятия определяется  не только качеством ее подготовки и наличием детального плана реализации, но и эффективной организацией процесса мониторинга ее осуществления. То есть, роль системы мониторинга состоит в том, чтобы позволить всем заинтересованным и уполномоченным лицам, вовлеченным в реализацию стратегии, эффективно регулировать основные параметры производственной деятельности, корректировать проекты, не удовлетворяющие целям повышения эффективности промышленного предприятия, и быть постоянно в курсе всех изменений как вне, так и внутри предприятия, влияющих на его экономическое состояние.

2) Во-вторых, временные положительные изменения в финансовой конъюнктуре и внешнеэкономических отношениях не приобретут необратимый характер, если они не будут подкреплены структурной реформой реального сектора экономики.

Но национальная экономика  и ее реальный сектор состоят из отдельных предприятий, точно также  как и отдельное предприятие  состоит из цехов, отделов, управлений. То есть, для повышения эффективности  национальной экономики необходимо повышать эффективность отдельных отраслей, которая, в свою очередь, зависит от входящих в эти отрасли предприятий. В этой связи для повышения эффективности экономики наряду с реформами, проводимыми на макроуровне, необходимо реформирование деятельности отдельных предприятий как субъектов микроуровня.

3) В-третьих, процесс  управления текущей деятельностью  и стратегическими изменениями  основан не только на знаниях  и умениях руководителей, но  и на различной информации, используемой  ими для принятия решений. В  этой связи, своевременность и достоверность управленческой информации становятся одними из ключевых факторов, обеспечивающих возможность повышения эффективности, диверсификацию и другие конкурентные преимущества.

То есть, комплекс источников и средств сбора, и обработки информации является одним из важных элементов системы управления. Этот комплекс источников и средств может быть включен в информационную систему промышленного предприятия в качестве системы мониторинга.

С другой стороны, нецелесообразно  собирать информацию, которая не является полезной в процессе принятия решений, так как это приводит к росту затрат на содержание системы мониторинга и снижает эффективность аналитической деятельности. А, поскольку основой принятия решений является прошлое, текущее и будущее экономическое состояние предприятия, то основными составными частями системы мониторинга могут быть именно показатели его экономического состояния.

4) В-четвертых, в последнее  время получили широкое распространение  корпоративные информационные системы,  позволяющие прогнозировать и планировать производственную деятельность предприятия. Однако они, как правило, являются специализированными и позволяют отслеживать только узкий набор показателей.

Существующие системы  мониторинга в своей основе содержат в большей степени финансовые показатели, что делает их ориентированными на ретроспективу и не позволяет прогнозировать основные параметры экономического состояния. Такая ситуация обуславливает необходимость использования более комплексных систем наблюдения, позволяющих осуществлять всесторонний анализ данных и синтез управленческих действий.

Таким образом, сложившаяся  ситуация предопределила необходимость  разработки концепции многоуровневой системы мониторинга экономического состояния.

 

1. Реализация проекта

После одобрения и утверждения базового плана проекта руководитель вместе с командой приступают непосредственно к его реализации. В самом общем виде эта фаза включает исполнение всех запланированных работ, мероприятий, контрольных точек, направленных на создание результата/продукта проекта, и управление, включая мониторинг выполняемых работ, контроль выполнения и управление изменениями в проекте. Работы по созданию результата/ продукта проекта обычно достаточно специфичны. Это и рабочее проектирование будущего строительного объекта, и проведение обучения будущего персонала магазина, и закупка нового оборудования, и монтажно-строительные работы и т. п. Они относятся к специальным предметным областям, куда мы и можем отослать читателя.

Далее основное внимание будет уделено управленческим работам и мероприятиям, основанным на рассмотренных ранее областях знаний по управлению проектами. Однако в ряде случаев мы будем упоминать и о предметных вопросах.

Процессы контроля проекта  тесно взаимосвязаны и могут  быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов. Например, совместная реализация процессов ведения отчетности, контроля изменений содержания, контроля расписания и контроля затрат может быть представлена в виде трехэтапного процесса отслеживания фактического состояния работ, анализа результатов и измерения прогресса и проведения корректирующих действий для достижения целей проекта (рис. 1):

• отслеживание: сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;
• анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;
• корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений [9].

Рисунок 1. Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта

 

 2. Мониторинг инвестиционного проекта

Мониторинг проекта - это регулярный процесс сбора, измерения  и распространения информации об исполнении проекта, ее регистрация, оценка изменений и подготовка для принятия решения. Целью мониторинга является предоставление руководству проекта или компании оперативной интегрированной информации о реализации проекта, достаточной для принятия ключевых решений по проекту. Интегральные показатели состояния проекта должны удовлетворять потребностям руководства, как с точки зрения полноты, так и оперативности ее предоставления. Информация может касаться всех или каких-либо специфических аспектов выполнения проекта, которые хочет иметь руководитель проекта или кто-либо другой в компании. В этом смысле мониторинг отличен от контроля, который использует данные, предоставляемые мониторингом, для сопоставления реальной деятельности с планируемой и выносит оценку качества и эффективности осуществления проекта.

Часто мониторинг и контроль рассматривают вместе, говоря о единой системе мониторинга и контроля, подразумевая, что по результатам мониторинга принимаются решения и осуществляются действия, а также что сотрудник, занимающийся мониторингом, должен одновременно делать и некоторый предварительный анализ данных, т. е. принимать участие в контроле. Система мониторинга и контроля вовлекает всех участников проекта и должна быть разработана таким образом, чтобы охватывать все уровни руководства и помогать готовить отчеты - разные по глубине и частоте для разных уровней. Персонал низшего уровня должен иметь детальную информацию об индивидуальных работах и факторах, влияющих на них, при этом частота отчетности обычно высокая. Для более высоких уровней - более агрегированные показатели и меньшая частота. В обоих случаях структура отчетов отражает структуру разбиения работ. Иногда нужно организовать обмен информацией между организационными единицами проекта, а не только между отдельными уровнями управления.

К сожалению, часто мониторинг сосредоточен на данных, которые легче всего собирать, а не на наиболее важных данных. Кроме того, мониторинг должен концентрироваться на получаемых результатах, а не на самом процессе. Важно помнить, что успешных руководителей проекта не очень интересует, как трудно работать команде и сколько усилий требовалось для убеждения поставщика на соблюдение срока поставки. Их интересуют результаты. Эффективный мониторинг включает в себя использование следующих различных инструментов:

1. Осуществление так называемых промежуточных обзоров развития проекта.
2. Инспекция и ее материалы.
3. Экспертиза, использующая мнения сторонних экспертов.
4. Аудит, позволяющий получить материалы полного или выборочного аудита проекта.
5. Тестирование создаваемого продукта и сопутствующие материалы.
6. Работа с другими материалами проекта:

• текущая документация и материалы, находящиеся в офисе проекта: материалы совещаний, встреч, аудио- и видеозаписи, материалы переписки, иной корреспонденции;

• базы данных, поддерживаемые в проекте, веб-сайт проекта и т. п.

Максимальная полнота  и оперативность предоставления указанной информации могут быть достигнуты путем использования  специальных информационных систем, обеспечивающих немедленный сбор по мере ее появления в ходе проекта. При отсутствии такой системы в качестве инструмента мониторинга может использоваться документальная отчетность. Специальный отчет о статусе проекта характеризует его текущее состояние, позволяет обнаружить его попадание в зону риска и определить необходимость оперативного вмешательства в ход исполнения. Отчет о статусе может содержать интегральные оценки по ключевым направлениям проектной деятельности, которые позволяют определить области управления проектом, негативно влияющие на ход выполнения работ. Подробно вопросы построения отчета по проекту будут описаны далее [9].

Складывающаяся в настоящее  время в мире экономическая ситуация ставит перед промышленными предприятиями  ряд задач, которые ранее ими  не рассматривались. Среди наиболее важных, с нашей точки зрения, задач можно выделить:

• усиление конкурентной борьбы;
• требование выпуска продукции в соответствии с текущими заказами покупателей, а не с долгосрочными перспективными планами;
• необходимость оперативного принятия решений в сложной экономической ситуации;
• укрепление связей между поставщиками, производителями и покупателями.

В конкурентной борьбе побеждает  только тот, кто быстрее других реагирует  на изменения в бизнесе и принимает  более верные решения. Именно новые  информационные технологии помогают руководителям промышленных предприятий различного масштаба в решении этих сложных задач[5].

 

Рассмотрим приведенные  инструменты мониторинга более  подробно.

2.1. Инспекция

Инспекция является наиболее распространенным инструментом мониторинга. Для этого привлекаются как сотрудники компании, не участвующие в проекте, но компетентные в предметной или управленческой областях проекта, так и внешние опытные инспекторы. Инспекция может осуществляться руководителем или куратором проекта. Нужно просто прийти туда, где осуществляются работы по проекту, и понаблюдать, что там происходит, задавая вопросы и слушая объяснения. Основной особенностью проведения инспекции является то, что она проводится без объявления и неожиданно. Однако она также должна быть открытой и прямой.

Инспекция является эффективным  способом выяснить, выполняются ли спецификации проекта, а также существуют ли необязательные потери рабочего времени и небезопасные работы. Инспекция может финансироваться за счет накладных проекта, но она не фигурирует в плане, обеспечивая внезапность ее проведения. Финансирование инспекционных затрат возможно из бюджета компании или заказчика.

 

2.2. Проведение промежуточных оценок проекта

Промежуточные обзоры развития проекта проводятся в форме разного  рода общения между руководителем проекта, членами команды и отдельными исполнителями, ответственными за различные части или работы проекта. Их цель - получение информации о возникающих проблемах и определение необходимости влияния на ход будущих событий.

Формы проведения обзора могут быть самыми разными: индивидуально с глазу на глаз или в группе, с использованием электронной почты (при работе удаленной команды) либо по телефону и обычной почте и т. п. Это могут быть регулярные и эпизодические наблюдения за ходом реализации проекта, работой команды, создаваемым продуктом в результате так называемой «прогулки по проекту».