Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Декабря 2013 в 12:04, дипломная работа
Професія оператора комп’ютерного набору вимагає від людини, яка обрала її, високого рівня професійної підготовки. Оператор повинен бути наділений діловими якостями та багатьма рисами ділової людини. У своїй роботі оператор складає та оформлює документи, тому він повинен їх правильно складати та грамотно оформлювати. Також оператор використовує таблиці. Інформація, представлена у вигляді таблиці, може виглядати більш наглядно та зручнішою у використанні, тому оператор повинен вміти використовувати та складати таблиці грамотно, правильно, відповідно до всіх норм ділового стилю. І само для того, щоб полегшити це завдання, використовуються програми Microsoft Office.
Вступ............................................................................................................................ 3
Розділ 1. Теоретичний опис текстового редактора Word…………………………6
Розділ 2. Технологія роботи з таблицями при створенні та оформленні
ділових документів у редакторі Word
Розділ 3. Охорона праці та техніка безпеки при роботі на ПК........................... 28
Висновки................................................................................................................... 36
Література.................................................................................................................. 37
На наступному етапі створення документу оператор комп’ютерного набору повинен встановити мову перевірки правопису. Для цього йому необхідно активізувати меню «Рецензирование» і в групі кнопок «Язык» натиснути на кнопку «Язык», після чого натиснути на кнопку «Язык проверки правописания…». З’явиться діалогове вікно «Язык». Із пропонованого редактором списку мов оператор обирає українську. У нижній частині діалогового вікна оператор повинен зняти прапорець напроти пункту «Не проверять правописание», так як редактор повинен перевіряти правопис. Далі оператор підтверджує дії натисненням на кнопку «ОК», або за допомогою клавішею «Enter».
Наступним кроком створення документу, й одним із найважливіших, є налаштування параметрів правопису. Для цього призначене діалогове вікно «Параметры Word». Для його виклику оператор повинен в меню «Файл» вибрати вкладку «Параметры», а потім – вкладку «Правописание». У розділі «При исправлении правописания в Word» діалогового вікна «Параметры Word» оператор комп’ютерного набору повинен вставити прапорець напроти пунктів: «Автоматически проверять орфографию», «Использовать контекстную проверку орфографии», «Автоматически проверять грамматику», «Также проверять орфографию».
Після вже встановлених параметрів оператор вступає до створення конкретного документу.
Розділ 2 Технологія роботи з таблицями в редакторі Word
Таблиця – це зручна і наочна форма представлення інформації, тому широко застосовується у текстах, особливо економічного і соціального спрямування. Інформація у таблицях розміщується у комірках, яких утворюють стовпці та рядки. Таблиця може складатися з будь-якої кількості рядків і стовпців.
Оператор комп’ютерного набору повинен знати всі засоби створення нової таблиці. Для створення нової таблиці за допомогою першого засобу оператору необхідно в меню «Вставка» вибрати команду «Таблица». Кнопка відкриває прототип таблиці, де оператор визначає кількість рядків таблиці. При натисненням кнопці миші на прототипі таблиці в документі з’явиться таблиця зі заданою оператором кількістю стовпців і рядків.
Другим засобом оператор може вставити таблицю, вибравши команду «Вставить таблицу», після чого з’являється діалогове вікно «Вставка таблицы». Розділ «Размер таблицы» має два поля: «Число столбцов» і «Число строк». В них оператор задає кількість стовпців – вісім, і рядків майбутньої таблиці – чотири. Після підтвердження дій натисненням лівої кнопкою миші по кнопці «ОК», або за допомогою клавішею «Enter», закриється діалогове вікно «Вставка таблицы». В документі буде вставлена таблиця зі заданою оператором кількістю стовпців і рядків.
За допомогою третього засобу оператор може легко створити більш складну таблицю. Для цього призначена команда «Нарисовать таблицу». Після вибору цієї команди курсор отримує форму олівця, і оператор малює таблицю.
Таблиці також оператор комп’ютерного набору може створювати за допомогою табуляції чи абзацних відступів, але це незручно. За допомогою табуляції створити таблицю дуже складно, тому що потрібно вручну установлювати усі види табуляції, щоб вирівнювати текст. Після вставки таблиці в документ на стандартній панелі інструментів з’являється командна вкладка «Работа с таблицами», яка складається з двох вкладок: «Конструктор» і «Макет». За допомогою цих вкладок оператор редагує та форматує таблицю.
Для першої комірки таблиці оператор повинен зробити невидимими ліву і верхню межі. Це можна зробити за допомогою кнопки «Границы», яка знаходиться в групі кнопок «Стили таблиц» меню «Конструктор». Кнопка відкриває список варіантів відображення меж у комірках таблиці. У цьому списку оператор повинен зняти виділення з пунктів «Левая граница» і «Верхняя граница».
Наступним етапом створення документу є зміна висоти рядка та ширини стовпця таблиці. За умовчанням висота рядка встановлюється в залежності від змісту комірок та заданих інтервалів перед та після абзацу. Для зміни висоти рядка і ширини першого стовпця таблиці призначене діалогове вікно «Свойства таблицы». Викликати вікно можна за допомогою контекстного меню. У цьому діалоговому вікні для встановлення висоти рядка призначена вкладка «Строка», а для встановлення ширини стовпця оператору необхідно вибрати вкладку «Столбец».
Крім того, ширину стовпця та висоту рядка оператор комп’ютерного набору може змінити за допомогою миші. Для цього оператор поміщає курсор миші на лінію, що розділяє стовпчики або рядки. При цьому покажчик прийме форму двонаправленої стрілки, після чого потрібно перетягти лінію сітки в потрібному напрямку, змінюючи тим самим ширину стовпця або висоту рядка.
Для зміни висоти рядка і ширини першого стовпця таблиці оператору необхідно виділити перший стовпець і в полях «Высота строки таблицы» і «Ширина столбца таблицы», які знаходяться в групі кнопок «Размер ячеек», установити висоту рядка 1,5 см і ширину стовпця 6,3 см. Далі оператор виділяє інші сім стовпці таблиці, і аналогічно встановлює висоту рядка 1,5 см і ширину стовпця 3 см.
Перед введенням даних у таблиці оператор комп’ютерного набору повинен знати всі засоби переміщення по таблиці, що допоможе йому швидше ввести данні. По таблиці можна переміщувати курсор за допомогою миші і клавіатури. Переміщення за допомогою миші здійснюється в такий же засіб, як і по звичайному тексті: натиснути мишею на тому місці, у якому потрібно помістити курсор. Для переходу від однієї комірки таблиці до іншої надається можливість натиснути мишею по потрібній комірці. Для переміщення за допомогою клавіатури призначена клавіша «Таb». Її оператор натискає у разі потреби перейти на наступну комірку. Але, якщо натиснути клавішу «Таb», коли курсор знаходиться в правій нижній комірці таблиці, то до таблиці автоматично додається новий рядок і курсор розміститься в першу комірку нового рядка. Для вставлення символу табуляції у комірці таблиці, необхідно натиснути комбінацію клавіш «Ctrl» + «Tab».
Для того, щоб перейти на попередню комірку, оператор використовує комбінацію клавіш «Shift» + «Tab». Щоб переміщувати курсор у першу комірку рядка, оператор використовує комбінацію клавіш «Alt» + «Home». Для переміщення курсору в останню комірку рядка оператору слід натиснути комбінацію клавіш «Alt» + «End». Для переміщення курсору в першу комірку стовпчика призначена комбінацію клавіш «Alt» + «PageUp». Перемістити курсор в останню комірку стовпчика оператор може за допомогою комбінації клавіш «Alt» + «PageDown».
Також для переміщення по таблиці оператор використовує клавіші керування курсором, які дозволяють переміщувати курсор по тексту в комірці і між комірками. Якщо курсор знаходиться на границях таблиці, то за допомогою цих клавіш можна вийти з таблиці.
Для подальшого редагування таблиці оператор комп’ютерного набору повинен знати всі засоби виділення елементів таблиці. Виділити елементи таблиці оператор може за допомогою миші, кнопок на стандартній панелі інструментів, а також за допомогою клавіш клавіатури. Для виділення елементів таблиці призначена команда «Выделить» командної вкладки «Работа с таблицями», «Макет», де редактор пропонує виділити комірку, стовпець, рядок, або всю таблицю.
За допомогою миші оператор виділяє різні елементи таблиці. Для виділення всього рядка оператору необхідно двічі клацнути на будь-якій комірці цього рядка, або установити покажчик ліворуч від рядка та натиснути ліву кнопку миші. Для виділення стовпця таблиці оператор установлює курсор миші на верхній лінії сітки стовпця та натискає кнопку миші. Щоб виділити декілька комірок, рядків або стовпців, оператору необхідно, утримуючи кнопку миші, виділити одну комірку, рядок або стовпець, а потім, утримуючи клавішу «Shift», виділити наступну комірку, рядок або стовпець.
Оператор комп’ютерного набору повинен володіти засобами виділення елементів таблиці за допомогою клавіатури. Для виділення тексту в наступній комірці, оператору достатньо натиснути клавішу Tab. Виділити текст у попередній комірці оператор можне за допомогою комбінацією клавіш «Shift» + «Tab». Для виділення всієї таблиці оператору необхідно перейти у таблицю, а потім натиснути комбінацію клавіш «Alt» (зліва) + «5» на цифровій панелі при вимкнутому режимі «Num Lock».
На наступному етапі оператор комп’ютерного набору вирівнює таблицю на сторінці документу, а також вирівнює текст в таблиці. Вирівнювання комірок встановлює горизонтальне і вертикальне вирівняння тексту в комірках. Для вирівнювання таблиці на сторінці документу оператору необхідно в групі кнопок «Абзац» меню «Главная» вибрати варіант «По центру».
Перед тим, як вирівнювати текст в таблиці, оператор повинен знати вимоги стандарту щодо вирівнювання тексту в таблиці. У ділових документах заголовки таблиці вирівнюються горизонтальним напрямком по центру і вертикальним напрямком посередині комірки. Основний текст вирівнюється горизонтальним напрямком по лівому краю і вертикальним напрямком посередині комірки. Комірки, які містять числа, вирівнюються горизонтальним напрямком по центру і вертикальним напрямком посередині комірки.
Вирівнювати текст таблиці оператор може за допомогою команди «Выравнивание ячеек» контекстного меню, або за допомогою кнопок в групі кнопок «Выравнивание» меню «Макет». Редактор пропонує дев’ять варіантів вирівнювання тексту в комірках таблиці:
Текст першого стовпчика таблиці оператор повинен вирівнювати по центру по лівому краю комірки, а текст інших комірок – по центру комірки.
Далі оператор повинен встановити обтікання тексту навколо таблиці. Для цього призначена вкладка «Таблица» діалогового вікна «Свойства таблицы», яке оператор викликає за допомогою контекстного меню. Розділ «Выравнивание» пропонує оператору три варіанти положення тексту відносно таблиці: ліворуч, по центру, праворуч. В розділі «Обтекание» оператор повинен встановити обтікання тексту округ таблиці, натиснувши по кнопці «Вокруг». Після цього оператор повинен підтвердити дії, натиснувши кнопку «ОК», або клавішу «Enter».
На наступному етапі оператор повинен виконувати обчислення у стовпчику «Разом». Для цього призначена команда «Формула». Формула - це вираз, який містить допустиме сполучення чисел, закладок до чисел, полів, значеннями яких є числа, операторів і функцій. Вираз може посилатися на вміст комірок таблиць і значення, що повертаються функціями.
Для вставлення формули в першу комірку стовпчика «Разом» оператору необхідно виділити комірку таблиці, а потім на вкладці «Макет» контекстної вкладки «Работа с таблицами» вибрати у групі «Данные» команду «Формула», після чого з’являється діалогове вікно «Формула». У полі «Формула» оператор використовує значення, що обчислюються функціями. У формулах можна використовувати закладки й адреси комірок таблиці.
Для розрахунку даних, що містяться в комірках таблиці, оператору необхідно ввести у формулу їх адреси. На комірки таблиці можна посилатись у вигляді A1, A2, B1, B2, де символ указує на стовпець, а номер – на рядок. Кома використовується як роздільник посилань на окремі комірки, двокрапка – для поділу першої й останньої комірок у проектованому діапазоні. Поле «Формат числа» вказує засіб відображення отриманого результату: кількість знаків у дробовій частині, спосіб відображення від’ємних чисел і грошових одиниць тощо.
Відразу ж після відкриття діалогового вікна «Формула» у поле «Формула» з’явиться функція =SUM(LEFT). «SUM» – це назва функції, яка обчислює суму елементів, визначених у дужках. А в душках вказаний аргумент «LEFT», що вказує на те, що діапазон комірок, значення яких необхідно скласти, розташований зліва від функції. Оператору необхідно залишити цю функцію і натиснути кнопку «ОК». Після цього з’явиться результат розрахунку «63,9».
Далі оператор повинен виділити цю функцію та скопіювати її командою «Копировать» на стандартній панелі інструментів, або за допомогою команди «Копировать» контекстного меню, або за допомогою комбінацією клавіш «Ctrl» + «С». При цьому оператору слід встановити послідовно курсор в інші клітинки стовпчика «Разом» і виконати команду «Вставить» на стандартній панелі інструментів, або вибрати команду «Вставить» у контекстне меню, або натиснути комбінацію клавіш «Ctrl» + «V», або комбінацію клавіш «Shift» + «Insert». При цьому функція буде показувати результат розрахунку по першому показнику. Для перерахунку підсумку по інших показниках необхідно послідовно оновити формулу для кожної комірки.
Щоб оновити формулу, оператор повинен виділити формулу, яку потрібно оновити. Кілька формул можна виділити, утримуючи натиснутою клавішу «Ctrl» під час виділення. Після виділення формул оператор викликає контекстне меню та вибирає команду «Обновить поле», або натискає клавішу «F9». Щоб оновити всі результати обчислення за формулами в таблиці, оператору необхідно виділити таблицю, яка містить результати обчислень за формулами, що потрібно оновити, і натиснути клавішу «F9». Оператор може оновити всі формули, що знаходяться в документі. Для цього йому слід натиснути сполучення клавіш «Ctrl» + «A», тобто виділити весь текст документу, а потім – клавішу «F9».
Щоб в подальшому запобігти оновленню результатів обчислення, оператор повинен заблокувати формулу. Для цього він повинен виділити формулу й натиснути сполучення клавіш «Ctrl» + «F11». Якщо необхідно розблокувати заблоковану формулу, оператор повинен виділити формулу й натиснути сполучення клавіш «Ctrl» + «Shift» + «F11».
На наступному етапі оператор комп’ютерного набору повинен побудувати діаграму на основі таблиці з отриманими результатів розрахунків. Для цього оператор повинен виділити курсором таблицю даних без стовпчика «Разом», і в меню «Вставка» натиснути по кнопці «Диаграмма», яка знаходиться в групі кнопок «Иллюстрации».
На першому етапі вибору діаграми з’являється діалогове вікно «Вставка диаграммы», яке ліворуч має список видів діаграми, а праворуч пропонує варіанти вибраного виду діаграми. Оператору слід вибрати варіант «Гистограмма с группировкой», після чого натиснути кнопку «ОК».
На другому етапі у правій частині з’являється вікно процесору електронних таблиць Microsoft Excel. У цьому вікні представлена зразкова таблиця, яка містить три рядки та чотири стовпці. Стовпці таблиці називаються «Ряд 1», «Ряд 2», «Ряд 3», а рядки мають назви «Категория 1», «Категория 2», «Категория 3», «Категория 4». Розмір майбутньої таблиці не збігається з розміром початкової таблиці, тому оператору необхідно вказати розмір області, на основі якої будується діаграма. Для цього оператор повинен навести курсор миші у правий нижній кут зразкової таблиці, при цьому курсор миші змінює свою форму. Далі оператор повинен натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутою, перетаскувати границю так, щоб вона охоплювала три стовпці та шість рядків, згідно з таблицею «Прогноз показників розвитку туризму в Україні».