Технологія роботи з таблицями при створенні та оформленні ділових документів у редакторі Word

Зміст

 

Вступ............................................................................................................................ 3

Розділ 1. Теоретичний опис текстового редактора Word…………………………6

Розділ 2. Технологія роботи з таблицями при створенні та оформленні

ділових документів у редакторі Word

Розділ 3. Охорона праці та техніка безпеки при роботі на ПК........................... 28

Висновки................................................................................................................... 36

Література.................................................................................................................. 37

Додатки...................................................................................................................... 38

 

 

Вступ

 

Існують безліч актуальних професій, які потрібні фірмі. Не менш важливої є така професія, як оператор комп’ютерного набору.

Оператор комп’ютерного набору має такі завдання та обов’язки:

• працювати в текстовому редакторі з введенням тексту та його редагуванням;
• оперувати з файлами, переносити текст на папір за допомогою струминного та лазерного принтерів;

Оператор комп’ютерного набору повинен знати:

• правила експлуатації комп’ютерної техніки і систем зв’язку;
• технологію опрацювання даних, робочі інструкції, програми
• правила орфографії та пунктуації;
• правила і норми охорони праці.

Оператор комп’ютерного набору повинен вміти:

• створювати, копіювати та знищувати, запускати програми та відкривати файли;
• створювати папки та ярлики;
• створювати та редагувати текст, використовуючи текстовий редактор Word;
• працювати з електронними таблицями, будувати діаграми та використовувати їх функції;
• проводити архівування та розархівування файлів;

При роботі на персональному комп’ютері оператор повинен дотримуватися таких правил безпеки:

• виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку;
• уміти користуватись первинними засобами пожежогасіння;
• виконувати правила особистої гігієни.

Професія оператора комп’ютерного  набору вимагає від людини, яка  обрала її, високого рівня професійної підготовки. Оператор повинен бути наділений діловими якостями та багатьма рисами ділової людини. У своїй роботі оператор складає та оформлює документи, тому він повинен їх правильно складати  та грамотно оформлювати. Також оператор використовує таблиці.  Інформація, представлена у вигляді таблиці, може виглядати більш наглядно та зручнішою у використанні, тому оператор повинен вміти використовувати та складати таблиці грамотно, правильно, відповідно до всіх норм ділового стилю. І само для того, щоб полегшити це завдання, використовуються програми Microsoft Office.

Сьогодні важко знайти організацію, яка не використала б у своїй  роботі програми Microsoft Office. Однією з  найпоширеніших програм є текстовий  редактор Microsoft Office Word. Це зумовлюється його численними перевагами, до яких, в першу чергу, відносяться широкі функціональні можливості. Важко знайти таку задачу при роботі з документами, яку не можна було б розв’язати засобами цього редактора. Тому я обрала цю тему, щоб більш дізнатися про текстовий редактор Word, про створення та редагування таблиць, без чого не існує звання спеціаліста за професією оператор комп’ютерного набору.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 1 Теоретичний опис текстового редактора Word

 

Ціль моєї дипломної роботи являється створення ділового документу за допомогою текстового редактора Microsoft Word.

Microsoft Word  – текстовий процесор, призначений для виконання всіх процесів обробки тексту: від набору й верстки до перевірки орфографії, вставки в текст графіки, друкування тексту. Текстовий редактор Word є одним з найпоширеніших текстових редакторів.

 Існує декілька версій Word для Windows, кожна наступна версія сумісна, як правило, з попередніми версіями і має додаткові можливості. Редактор Word працює з багатьма шрифтами більш як 20 мов світу. За допомогою сучасного текстового редактора можна вводити, редагувати, форматувати, оформлювати текст, грамотно розміщувати його на сторінках. За допомогою редактора можна вставляти в документ графіку, таблиці, діаграми, а також автоматично виправляти граматичні помилки.

При створенні та оформленні ділових  документів у редакторі Word оператор комп’ютерного набору повинен знати основні правила оформлення ділових документів. Правила орфографії, найчастіше потрібні оператору під час роботи з документами такі:

• між словом і душкою, а також між словом і лапками пробіли не ставляться.
• відкриваючи й закриваючи душки і лапки повинні мати однакову форму, в тому числі і в мережах всього документу;
• між словом і дефісом пробіл не ставиться. Наприклад, «слово-слово». Прийнято дефіс ставити за допомогою символу мінус;
• тире відокремлюється зліва і справа пробілом. Прийнято тире вставити за допомогою комбінацією клавіш «Ctrl» + «-» (символ «мінус» на додатковій числовій клавіатурі), що збільшує розмір символу тире у порівнянні зі символом дефіс;
• між словами ставиться тільки один пробіл.

Оператор комп’ютерного набору повинен правильно розміщувати  й оформити заголовки та підзаголовки в ділових документів. Заголовки  і підзаголовки вирівнюють по центру. Перенос слів у заголовках та підзаголовках заборонений. Якщо заголовок, або підзаголовок великий, він розміщується на декілька рядків. Наприкінці заголовка, або підзаголовка крапка не ставиться. Між заголовком та початком тексту, а також між кінцем тексту та заголовком оператор повинен відступити один рядок.

Оператор комп’ютерного набору повинен знати, що у випадках, коли у розділі документу є різні смислові блоки, вони повинні мати нумерацію. Номер розділу повинен складатись з однієї цифри. Номер пункту у розділі складається з номеру розділу та номеру пункту, відокремлених крапкою. Якщо в тексті мається список, оператор повинен його нумерувати арабськими числами, або символом дефіс.

Арифметичні знаки «+», «-», «, «÷», «=» відокремлюються від цифр одним пробілом. Ці знаки застосовуються лише з цифрами, а в тексті вони пишуться словами.

Оператор комп’ютерного набору повинен знати правила щодо буквено-цифрових позначеннях. Великі числа поділяють на класи по три цифри справа вліво і відокремлюються пробілом. Чотирьохзначні числа не поділяються на класи.. Арабські і римські цифри відокремлюються від слів пробілом. Порядкові числівники, які позначаються арабськими цифрами, мають відмінкові закінчення, яких оператор повинен писати через дефіс. Порядкові числівники, які позначаються римськими цифрами, а також кількісні числівники пишуть без відмінкових закінчень. У випадках коли в тексті існують три і більше порядкові числівники відмінкові закінчення пишуть тільки після останньої цифри.

Оператору комп’ютерного набору необхідно знати правила правопису знаків, що застосовуються зі цифрами. Знаки «№» і «§» відокремлюються від цифри пробілом. Знак «%» не відокремлюється від цифри пробілом. Знаки «№», «§», «%» у множині оператор не помножує і не змінює.

Оператор також повинен знати, що в тих випадках, коли не дозволено розірвати два слова (наприклад, фамілія та ініціали особи, число та одиниця виміру) між ними ставиться нерозривний пробіл за допомогою комбінацією клавіш «Ctrl» + «Shift» + «Space». Наприкінці кожної фрази ставиться крапка без пробілів між неї на останнім словом фрази.

Для роботи в текстовому редакторі Word оператор комп’ютерного набору повинен знати всі засоби запуску редактора. Щоб запустити редактор, оператор повинен виконувати послідовно такі дії: меню «Пуск» => «Все программы» => «Місrosoft Оffiсе» => «Місrosoft Оffiсе Word 2010», або запустити ярлик Word на робочому столі. Запустити редактор також можна відкривши файл документу, який був створений раніше за допомогою Word, після чого на екрані з’являється вікно редактора.

Після запуску програми оператор повинен  вміти створити новий документ. Створити новий документ оператор може, відкривши меню «Файл» на стандартній панелі інструментів і вибравши команду «Создать», після чого з’явиться діалогове вікно «Создание документа». У цьому діалоговому вікні оператору необхідно вибрати шаблон «Новый документ». Після вибору шаблону оператору слід підтвердити дії, натиснувши кнопку «ОК». Дуже важливо оператору знати всі засоби створення нового документу, за допомогою яких буде швидше створюваний шаблон «Новый документ». Існують ще два засоби створення нового документу: натиснути кнопку «Создать» на панелі інструментів, і використовувати комбінацію клавіш «Ctrl» + «N».

Оператор комп’ютерного набору повинен зберігати документ відразу ж після його створення. Рекомендується задіяти функцію «Автосохранение». При увімкненою цієї функції редактор автоматично зберігає документ користувачу, щоб запобігти втрати інформації у випадку збою.

Для  активізування функції «Автосохранение» оператору комп’ютерного набору необхідно в меню «Файл» вибрати пункт «Параметры», після чого з’являється діалогове вікно «Параметры Word». У цьому діалоговому вікні зі запропонованого ліворуч списку вкладок слід вибрати вкладку «Сохранение». Праворуч діалогового вікна з’являються властивості зберігання документу. У розділі «Сохранение документов» оператор повинен проставити прапорець напроти пункту «Автосохранение каждые». В поле, що знаходиться праворуч цього пункту оператору слід вказати інтервал автозберігання. Чим менше інтервал, тим менша ймовірність втрати документу у випадку збою, тому оператор повинен встановити інтервал 1 хвилина, так як 1 хвилина являється мінімальним інтервалом.

Для налаштування властивості шрифту можна використовуватись кнопками, що знаходяться в групі кнопок «Шрифт» меню «Главная». Також для цього призначене діалогове вікно «Шрифт». Оператор повинен знати всі засоби виклику вікна. Щоб викликати діалогове вікно «Шрифт» першим засобом, оператору необхідно в меню «Главное» натиснути кнопку «Шрифт», яка знаходиться в правому нижньому куті групи кнопок «Шрифт». Другим засобом оператор викликає діалогове вікно «Шрифт», вибравши пункт «Шрифт» у контекстне меню, якого необхідно викликати за допомогою правою кнопкою миші. За допомогою третього засобу оператор викликає діалогове вікно, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl» + «D».

Відкривши діалогове вікно «Шрифт», оператор комп’ютерного набору повинен  активізувати вкладку «Шрифт». У полі «Шрифт» оператору слід вибрати вид шрифту, якого згідно слід установити «Times New Roman». У полі «Начертание» необхідно вибрати варіант «Обычный». У полі «Размер» оператор вказує розмір шрифту, якого необхідно встановити 14 пт. У полі «Цвет текста» слід вибрати варіант «Авто», тобто чорний колір тексту документу. У полі «Подчеркивание» оператор повинен вказати варіант «Нет», так як в ділових документів підкреслення не використовують. У розділі «Видоизменение» редактор пропонує 11 варіантів видозмін. Наявність видозмін у ділових документах заборонено, тому оператор не встановлює їх.

Значення поля «Масштаб» збільшує або зменшує ширину символу. В ділових документах згідно оператор повинен задати масштабування 100%. Варіанти поля «Интервал» – «Разреженный» і «Уплотненный» – збільшують і зменшують відстань між символами на задану величину, яка вимірюється в пунктах. Оператору слід вибрати варіант «Обычный». Варіанти поля «Смещение» – «Вверх» і «Вниз» – зміщують текст вверх або вниз відносно початкового положення. Оператору слід вибрати варіант «Нет», тобто не зміщувати текст.  

Після налаштовування властивостей шрифту у діалоговому вікні «Шрифт» оператор комп’ютерного набору повинен підтвердити дії. Йому слід натиснути лівою кнопкою миші на кнопку «ОК», або натиснути клавішу «Enter», після чого й закриється діалогове вікно.

Абзац являється основним блоком для  розміщення тексту в документі. Для налаштування параметрів абзацу призначене діалогове вікно «Абзац», але їх можна налаштувати й за допомогою кнопок, що знаходяться в групі кнопок «Абзац» меню «Главная». Оператор викликає діалогове вікно «Абзац», натиснувши в меню «Главная» кнопку «Абзац», яка знаходиться в правому нижньому куті групи кнопок «Абзац». Іншим засобом оператор викликає діалогове вікно, вибравши пункт «Абзац» у контекстному меню, яке необхідно викликати за допомогою правої кнопки миші.

У діалоговому вікні «Абзац» за умовченням активізована вкладка «Отступы и интервалы». Розділ «Общие» має два поля: «Выравнивание» і «Уровень». Існують чотири варіантів вирівнювань тексту: по лівому краю, по правому краю, по центру і по ширині. Заголовки й підзаголовки у ділових документів вирівнюються по центру, а основний текст  – по ширині. Оператору комп’ютерного набору слід пам’ятати про це правило. Поле «Уровень» дозволяє позначити заголовки і підзаголовки в тексті. В подальшому на їх підставі може бути автоматично створений зміст документу. У цьому полі оператору слід вказати варіант «Основной текст».

У розділі «Отступ» діалогового  вікна «Абзац» редактор Word пропонує варіанти відступу тексту на сторінці документу. Відступ – це відстань від лівого (правого) поля до початку (закінчення) абзацу. В ділових документах відступів не повинно бути, тому оператор повинен встановити нульове значення лівого та правого відступів. Розділ «Интервал» діалогового вікна «Абзац» пропонує варіанти інтервалів перед і після абзацу, а також міжрядкового інтервалу. Інтервали перед і після абзацу збільшує або зменшує відстань між абзацами. Значення інтервалів виміряється у пунктах. За стандартом в ділових документах інтервалів перед і після абзацу не повинно бути, тому оператор повинен встановити в полях «Перед» і «После» нуль пунктів. Міжрядковий інтервал – це відстань між рядками абзацу. Редактор пропонує шість варіантів міжрядкового інтервалу: одинарний, полуторний, подвійний, мінімум, точно і множник. В ділових документах повинен бути полуторний міжрядковий інтервал, тому в поле «Междустрочный» оператор повинен обирати варіант «1,5 строки».

Далі оператор комп’ютерного набору повинен заборонити автоматичну розстановку переносів слів з одного рядка на наступний рядок по складам, тому що в ділових документах перенесення заборонені. Для цього оператору необхідно натиснути в меню «Разметка страницы» кнопку «Расстановка переносов», яка знаходиться у групі кнопок «Параметры страницы». Потім оператор вибирає варіант «Нет», тобто відключити функцію розстановки переносів.