Разработка ЭИС планирования закупок для предприятия химической отрасли

3. Информационная система “Oracle Retail Invoice Matching”

Система “Oracle Retail Invoice Matching” предоставляет все данные, необходимые для поддержки эффективных процессов по контролю точности инвойсов и устранению отклонений перед проведением платежа. “Oracle Retail Invoice Matching” предоставляет:

1. Поддержку торговых операций, контроль условий предоставления скидок, выставление претензий на возврат поставщикам, и упорядочивание сделок с покупателями. 
2. Средства контроля и обеспечения безопасности деятельности по устранению отклонений; средства для надлежащего разделения ответственности; и отслеживания комментариев.
3. Своевременное выявление несоответствий и маршрутизацию расхождений при планировании платежей. Процессы согласования условий и сроков платежей помогают управлять процессом оплаты и максимизировать имеющиеся денежную массу.
4. Точный учет запасов до продажи товаров с тем, чтобы обеспечить точность определения валовой прибыли. Разумеется, для эффективного управление закупками в рознице, также необходимы тщательный контроль за передвижениями заказанного товара  и ежедневное наблюдение за состоянием продаж и хранением товара в магазине.  

Oracle Retail Allocation помогает ритейлерам определить  требования к запасам на уровне  товара и магазина, что обеспечивает  оптимальное распределение поставок  во все магазины. Используя информацию  о запасах в реальном времени,  система рассчитывает потребности, основанные на установленных вами параметрах ― будь то характеристики товара, категории ли магазина.

Результатом является размещение, соответствующее  уникальным требованиям каждого  магазина. Oracle Retail Allocation позволяет распределять товар как задолго до прибытия заказа так и в последнюю минуту, с тем чтобы с пользой использовать информацию о продажах и запасах в реальном времени. В процессе расчета правил распределения товаров, система предоставляет возможность основывать размещение на множестве различных методов, таких как товарные планы, история продаж или прогноз спроса.

Управление  товародвижением ― это дорогостоящий и требующий много времени процесс любой торговой организации. Сегодняшняя конкурентная среда в рознице требует постоянного обмена данными в реальном времени между магазинами и центральным офисом, включая просмотр информации о товарах и поставщиках, результатов инвентаризаций, перемещений и возвратов, необходимых для улучшения качества данных о состоянии товарных запасов, повышения эффективности работы магазина и осуществления успешных продаж. 

Управление  товародвижением внутри магазина при  помощи Oracle Retail Store Inventory Management может  ускорить деятельность магазина, повысить эффективность управления товародвижением, сократить трудозатраты, дистанционно поддерживать процессы магазина и управлять  прибылью и убытками на уровне магазина.

4. Информационная система «Галактика»

Комплексная система автоматизации управления предприятием «Галактика» предназначена  для автоматизации учета корпораций, холдингов, торгово-производственных компаний, крупных оптовых предприятий, средних и мелко-оптовых предприятий, предприятий розничной торговли. Основные функции:

1. Планирование закупок, продаж, транспортировки товаров, внутрихозяйственной деятельности, финансовое планирование.
2. Контроль контрактов ― планирование контрактов, оценка их состоятельности, контроль исполнения.
3. Планирование многоэтапных контрактов; контроль финансовых и товарных потоков; контроль задолженности; персональная ответственность.
4. Логистика ― поддержка управленческих функций на полном цикле движения товара.
5. Финансовый менеджмент ― управление финансовыми потоками: финансовое планирование, бюджетирование; полный бухгалтерский учет; учет торговых операций; взаиморасчеты; кредитование; векселя; анализ финансовых операций.
6. Управление территориально-распределенной структурой компании ― учет в реальном режиме времени удаленных офисов, магазинов, складов и т. д.
7. Маркетинг ― анализ рынка: сегментирование рынка; позиционирование товара, его конкурентоспособность; политика ценообразования; методы и каналы распространения товаров; маркетинговый контроль и планирование.
8. Ситуационный анализ ― от анализа ситуации к повышению конкурентоспособности предприятия: внешний анализ (цен, конкурентов, продукции); внутренний экономический анализ (рентабельность товарных групп); оперативное согласование финансовых и товарных потоков; решение вопроса конкурентоспособности продукции и предприятия в целом.

В отделе закупок  осуществляется организация обеспечения  всех предприятий торговой корпорации товарами. В его задачи входит:

• сбор информации о спросе на товары и готовую продукцию от представителей отдела продаж, планирование объемов запасов на складе;
• организация поддержания минимально необходимого запаса товаров на складе;
• поиск новых поставщиков и выгодных условий поставки;
• организация поставок с учетом минимальных объемов партий;
• разрешение спорных вопросов по рекламациям;
• формирование баланса.

Для отдела экспедирования обеспечиваются информационной поддержкой следующие задачи: 

• планирование доставки товара контрагентам;
• планирование внутренних перевозок;
• доставка товара контрагентам;
• осуществление внутренних перевозок;
• получение наличных денег от контрагентов в счет оплаты товара;
• планирование технического обслуживания автотранспорта предприятия;
• планирование расхода горюче-смазочных материалов и запасных частей автомобилей;
• тарификация и определение сдельной заработной платы водителей.

Автоматизация бизнес процессов отдела закупок в Системе «Галактика» осуществляется средствами Контура оперативного управления. Важным является тот факт, что для его работы не требуется доработка основного программного кода, интерфейсов ввода информации и структуры базы данных для отражения всех пожелания заказчика. В контуре реализован широкий набор отчетов, которые могут удовлетворить специалистов отдела закупок.

Модуль Управление снабжением предназначен для ведения операций по работе с конкретными документами на приобретение: документами-основаниями, накладными, доверенностями. К отличительными особенностям использования модуля можно отнести следующие:

• использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);
• учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;
• наличие средств поддержки различных валют и международных закупок; регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами;
• учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;
• учет возвратов по рекламации;
• автоматизированное распределение материальных ценностей по складам;
• автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;
• формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям и авизо по сопроводительным документам;
• формирование доверенностей на получение материальных ценностей;
• формирование документов-оснований по сопроводительным документам;
• отражение в Контуре бухгалтерского учета системы Галактика ERP всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных операций;
• автоматизированное создание финансовых обязательств по документам-основаниям на закупку, используемых при формировании и ведении Платежного календаря предприятия.

Отчеты о  закупках возможно получить в разрезе различных группировок: номенклатуры, групп, партий, материально-ответственных лиц, подразделений предприятия (и складов), контрагентов, сопроводительных документов.

Дополнительно в отчет можно включить авансы, налоги, возвраты, массу и объем. С одними и теми же параметрами  можно получить различные подмножества генерируемых отчетов: подробные реестры, отчеты с суммами по номенклатуре, отчеты по динамике, графические отчеты, итоговые отчеты. 

Также можно  получить разнообразные отчеты по исполняемым  договорам и всем документам, привязанным  к ним, то есть отследить этапы  исполнения договоров в разрезе соответствующих параметров группировки. При необходимости формирования дополнительных нестандартных отчетов, трудоемкость ввода в эксплуатацию данного участка может возрасти в соответствии с затратами ресурсов на их создание. 

Использование модуля Управление снабжением подразумевает  формирование следующих отчетов:

• отчеты о закупаемых материальных ценностях и услугах в разрезе номенклатуры продукции/услуг, поставщиков, групп, партий, внешней классификации;
• аналитические отчеты по закупкам;
• отчет о платежах по группам документов-оснований;
• иерархические реестры документов-оснований и сопроводительных документов;
• отчет о несоответствиях в документах на закупку.

Проведенный анализ рынка программного обеспечения, предназначенного для планирования закупок предприятия химической отрасли, выявил ряд недостатков  в существующих программных продуктах:

• Требования к программному продукту, определенные в постановке задачи подразумевают использование функций технической подготовки производства. В рассмотренных решений данная функция неотделима от полного внедрения системы управления производством, что требует серьезных затрат.
• Рассмотренные решения не могут быть использованы без предварительной работы по адаптации продуктов. В большинстве случаев данная работа сопоставима по стоимости в написанием нового продукта.
• В связи с расширенной функциональностью рассматриваемых продуктов, они сложны в использовании. Множество функций остается незадействованными при решении более локальной задачи.

6. Обоснование выбора технологии проектирования

В качестве технологии проектирования в дипломном проекте используются методы структурного проектирования. Формализованные методы структурного проектирования позволяют ускорить процесс разработки систем, улучшить их эксплуатационные характеристики и обеспечить передачу знаний по принципам структурной организации. 

В структурном  подходе используются в основном две группы средств, описывающих  функциональную структуру системы  и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространенными среди которых являются:

• SADT(Structured Analysis and Design Technique) – метод структурного анализа и проектирования) – модели и соответствующие функциональные диаграммы;
• DFD (Data Flow Diagrams) – диаграммы потоков данных;
• ERD (Entity-Relationship Diagrams) – диаграммы сущность – связь.

SADT  — методология структурного анализа и проектирования, интегрирующая процесс моделирования, управление конфигурацией проекта, использование дополнительных языковых средств и руководство проектом со своим графическим языком. Процесс моделирования может быть разделен на несколько этапов: опрос экспертов, создание диаграмм и моделей, распространение документации, оценка адекватности моделей и принятие их для дальнейшего использования. Этот процесс хорошо отлажен, потому что при разработке проекта специалисты выполняют конкретные обязанности, а библиотекарь обеспечивает своевременный обмен информацией.

DFD — диаграмма потоков данных – один из основных инструментов структурного анализа и проектирования информационных систем, существовавших до широкого распространения UML. Несмотря на имеющее место в современных условиях смещение акцентов от структурного к объектно-ориентированному подходу к анализу и проектированию систем, «старинные» структурные нотации по-прежнему широко и эффективно используются как в бизнес-анализе, так и в анализе информационных систем.

ERD – диаграмма сущность-связь – модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области. ER-модель используется при высокоуровневом (концептуальном) проектировании баз данных. С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими сущностями. Во время проектирования баз данных происходит преобразование ER-модели в конкретную схему базы данных на основе выбранной модели данных (реляционной, объектной, сетевой или др.).

7. Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1. Техническое обеспечение

Техническое обеспечение информационных систем — это комплекс технических средств, обеспечивающих работу ИС, соответствующей документации на эти средства и технологические процессы. [5] .