Разработка ЭИС планирования закупок для предприятия химической отрасли

2.  Подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов:

• подготовка и заключение договоров с поставщиками;
• согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов;
• анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов;
• подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств и составление расчетов по этим претензиям;
• согласование с поставщиками изменений условий договоров;
• контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты;
• участие в формировании цен на выпускаемую продукцию и оценке обоснованности цен поставщиков;
• установление связей как с существующими, так и с перспективными, поставщиками по вопросам цен и качества сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий;
• покупка массовых видов сырья и материалов в крупной упаковке;
• приобретение мелких партий отдельных видов материально-технических средств не у производителей, поставляющих крупные партии, а у предприятий, продающих мелкими партиями;
• введение практики предпочтительной закупки сырья у предприятий, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты;
• поиск по каждому виду сырья и материалов двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию.

3. Организация рационального использования материально-технических ресурсов:

• соблюдение лимитов на отпуск материальных ресурсов и контроль за их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению;
• разработка и внедрение мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением;
• разработка рекомендаций по использованию вторичных ресурсов и отходов производства;
• Выявление излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материально-технических ресурсов и их реализация сторонним организациям;
• изъятие в подразделениях предприятия сверхнормативных остатков материалов, передача их на склад сырья и материалов, в другие подразделения и надлежащее оформление таких операций;
• разработка предложений по замене дорогостоящих и дефицитных материалов, сырья более доступными по цене.

 Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел закупок взаимодействует со следующими подразделениями.

С производственными  подразделениями в части: 

• расчетов потребности и заявок на материально-технические ресурсы; 
  отчетов об использовании материально-технических ресурсов и соблюдении установленных норм расходования;
• актов о браке, оформленных в установленном порядке;
• документации о приеме материально-технических ресурсов подразделениями;
• сведений об остатках сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих;
• планов поставок материально-технических ресурсов;
• лимитных карт на отпуск материально-технических ресурсов;
• отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;
• сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе сырья и материалов;
• графиков подачи материалов в производственные подразделения;
• сведений об обеспечении подразделений материально-техническими ресурсами;
• сведений о наличии материально-технических ресурсов на складе сырья и материалов. 
  С отделом главного технолога в части:
• норм расходования материально-технических ресурсов для определения объемов материально-технического обеспечения;
• допусков на отклонение качества материально-технических ресурсов;
• заявок с перечнем материально-технических ресурсов, необходимых для производства;
• планов производства;
• ответов на предложения по замене дорогостоящих и дефицитных материально-технических ресурсов на более доступные;
• таблиц взаимозаменяемости материально-технических ресурсов;
• извещений о замене материалов; - консультаций по материалам и сырью;
• запросов о допустимых технологических отклонениях качества материала;
• согласованных технологических условий на специальные материалы;
• технической и инструктивной документации на передаваемые в производство материально-технические ресурсы;

С отделом  контроля качества в части:

• документов, подтверждающих качество материально-технического снабжения;
• актов приемки продукции по качеству и комплектности;
• актов отбраковки продукции;
• заявлений о рекламациях;
• указаний о прекращении подачи в производство материально-технических ресурсов, имеющих отклонения от технических условий;
• сопроводительных документов поставщиков на поступающие на предприятие материально-технические средства (сертификатов, деклараций о соответствии, паспортов, инструкций, технических условий и т.д.);
• копий договоров поставок и изменений к ним;
• документов, необходимых для составления рекламаций.

С бухгалтерией в части:

• утвержденных смет расходов на приобретение материально-технических ресурсов;
• итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;
• отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода;
• товарно-сопроводительной документации;
• отчетов об отгруженных контрагентам материально-технических ресурсах;
• сведений о состоянии запасов на складе сырья и материалов;
• отчетов о затратах, произведенных на приобретение материально-технических ресурсов;

С отделом  продаж в части:

• обобщенной информации о поставщиках материалов, сырья, полуфабрикатов, требующихся предприятию;
• сведений о ценах на требуемые материально-технические средства у различных поставщиков, заготовительных организациях;
• информации о состоянии товарного рынка;
• сведений о появлении новых видов материалов, сырья, полуфабрикатов, комплектующих с приложением технических характеристик;
• информации о спросе на материально-технические средства, его возможных колебаниях и их причинах;
• сведений о планируемых выставках, ярмарках;
• сведений о заключенных договорах поставки материально-технических средств;
• отчетов отдела контроля качества, главного технолога, производственных подразделений о качестве материально-технических ресурсов.

2. Экономическая сущность задачи

Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные  и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов  покупателей с учетом динамики будущих  поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и  уже сформированных заказов на поставки.

Многие производители  к главным рискам своей закупочной деятельности в первую очередь относят  ошибки планирования закупок. Ошибки планирования закупок связаны с тем, что план закупок разрабатывается на основе прогноза продаж. Если рынок растущий, быстро меняющийся, сильно зависящий от таких трудно предсказуемых факторов, как действия конкурентов и погодные условия, прогноз невозможно сделать с высокой точностью. Поэтому договора на поставки стараются заключать с максимальной гибкостью, чтобы иметь возможность быстро реагировать на изменения ситуации, корректировать объемы и сроки поставок.

Такой же риск, как «поставщик подвел», не менее вероятен и опасен, чем первый, но для борьбы с ним есть больше средств. Традиционно широко используются пассивные меры: закладывание временных зазоров, «назначение» запасных поставщиков и т. п. Однако эти меры, по сути, являются резервированием, которое обычно приводит к замораживанию средств. Поэтому привлекательными выглядят меры активные ― воздействие на отобранных поставщиков с целью добиться от них соблюдения запланированных сроков и качества поставок.

Планирование  снабжения и закупок ведется  функциональными отделами, которые  занимаются снабжением сырьем, материалами  и комплектующими производства (закупками  товара). Планирование ведется на определенный ранее срок, по видам, группам и  номенклатуре сырья, материалов и комплектующих, (товара).

К документам планирования операций снабжения и  закупок относятся следующие  планы:

• план снабжения (закупок) по видам, группа и номенклатурам сырья, материалов и комплектующих (товара) в натуральном и стоимостном выражениях;
• план оплат по поставщикам;
• план кредиторской задолженности перед поставщиками.

Планирование  основывается на данных маркетинговых  исследований, заключенных договорах, данных о потребностях производства, хранения и транспортировки. Формирование планов закупок и продаж можно осуществлять по различным сценариям: снизу вверх или сверху вниз. Планы могут составляться по количественным и (или) суммовым показателям с различной степенью детализации: от планов на уровне номенклатурных групп до планов, детализированных до номенклатурных позиций и характеристик товаров. Очевидно, что формирование рационального плана закупок требует точного учета перспективных потребностей в различных видах товаров.

Для этого  необходима консолидация информации о  предстоящих поставках с учетом сведений о текущих запасах, уже  размещенных заказах поставщикам  и сроках их исполнения.

В практике составления  планов иногда используются разные термины  для обозначения уровня планирования закупок и планов с различной  степенью детализации принимаемых  решений. Например, в зарубежной литературе используют следующие термины для  планирования закупок: обобщенный график, основной график, операционные решения, краткосрочный график. На производственных предприятиях используются следующие  термины для планирования закупок: комплексный годовой план, производственная программа, оперативное планирование закупок, оперативно-производственный план и др.

На этом уровне планирования закупок разрабатываются  обобщенные планы и основные графики. В обобщенных планах ведется анализ по группам видов деятельности, по каждому сооружению, как правило, на каждый месяц, при этом деталей  работы планирование закупок не касается. Так, например, в обобщенном плане  может быть указано количество груза, которое будет перемещаться через  логистический центр, но разбивка общего груза по типам упаковок или содержимому  не будет производиться, так это  не входит в планирование закупок. После  составления обобщенных планов разрабатываются  основные графики, разбивающие обобщенный план на составляющие и показывающие виды деятельности, как правило, на каждую неделю.

Планирование  закупок не заканчивается на этапе составления основного графика, т.к. необходимо разработать подробные расписания для всех видов работ, оборудования, сотрудников, материалов, сооружений и других ресурсов, требуемых для выполнения задач, установленных в основном графике после планирования закупок. Для этого используется составление краткосрочных графиков.

Краткосрочные графики планирования закупок определяют последовательность выполнения видов деятельности, ресурсы и время, когда они должны быть выполнены. Для приведенного выше примера с транспортной компанией в дневном графике должны быть перечислены клиенты, которым отправят в этот день груз, наименование груза, его параметры, машины, водители, запасные части, бензин и т.д. Другим способом краткосрочного планирования закупок является использование правил очередности выполнения работ, например, первым пришел ― первым обслужился, в первую очередь выполняются срочные работы, в первую очередь выполняются самые короткие работы и др. Подсистемы для ведения планирования объединяет общая идеология построения планов и заключается она в следующем.

В системе  могут одновременно существовать несколько  планов одного вида, например, несколько планов продаж, несколько планов закупок и т.д. Это может объясняться необходимостью вести долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование. Другая причина может заключаться в потребности предприятия формировать планы исходя из оптимистичных и пессимистичных оценок. Для формирования нескольких планов одного вида предусмотрено использование сценариев планирования. Сценарий планирования является обязательным атрибутом любого плана. Как правило, планы предприятия разрабатываются сверху вниз с делением на уровни, соответствующие зонам ответственности разных ступеней управленческой лестницы предприятия. Это позволяет поэтапно проводить согласование планов между подразделениями предприятия. В связи с этим каждый план в прикладном решении может быть привязан к некоторому подразделению.

Дополнительно планы можно вести в разрезе  проектов. Например, это могут быть проекты, связанные с длительным выполнением какого-либо заказа. Нередко  при составлении планов продаж на период опираются на информацию об уже зарегистрированных заказах  покупателей. Аналогичная ситуация возникает при использовании  информации о зарегистрированных заказах  поставщиками при составлении планов закупок. Исполнимость планов при этом определяется вероятностью исполнения заказов поставщиками.

Хранение в  планах информации о заказах позволяет  обосновать запланированные объемы. Важно помнить, что для приведения планов в актуальное состояние при  изменении информации в заказах  может потребоваться перепланирование.