Программные средства учета Денежных средств в структурных подразделениях железной дороги

Функция денег как средства платежа. В этом случае деньги используются при: продаже товаров в кредит, необходимость которой связана с неодинаковыми условиями производства и реализации товаров, разной продолжительностью их производства и обращения, сезонным характером производства; выплате заработной платы рабочим и служащим. Следовательно, деньги, выполняя функцию средства платежа, имеют свою специфическую форму движения, отличную от формы движения денег как средства обращения. Таким образом, если при функционировании денег как средства обращения имеет место встречное движение денег и товаров, то при их использовании в качестве средства платежа в этом движении имеется разрыв.

Мировые деньги. Имеют троякое назначение и служат: всеобщим платежным средством; всеобщим покупательным средством; материализацией общественного богатства. В качестве международного платежного средства деньги выступают при расчетах по международным балансам, главным образом по платежному. Как международное покупательное средство деньги используются при прямой покупке товаров за границей и оплате их наличными (например, при неурожае – покупка зерна, сахара и т. д.). В качестве материализации общественного богатства деньги являются средством перенесения национального богатства из одной страны в другую при взимании контрибуций, репараций или предоставлении займов [17].

 

 

 

1.  Значение и задачи денежных средств на предприятии

  В  процессе  осуществления   своей  деятельности  торговые  предприятия

вступают в хозяйственные  связи  с  разными  предприятиями,  организациями  и лицами:  поставщиками   товарно-материальных   ценностей   (работ, услуг), покупателями,  финансовыми,  налоговыми   органами,   органами   социального страхования и др. Расчеты между ними осуществляются в денежной форме.

Наличные расчеты  применяются  при  реализации  товаров   населению,   мелким   оптом некоторым  учреждениям,  оплате  труда  и  в   некоторых   других  случаях.

Большая часть расчетов осуществляется в безналичном порядке. Безналичные расчеты  производятся  путем  перечисления  (перевода)  денежных средств со счета плательщика на счет получателя. При  этом  посредником  при расчетах  между  предприятиями  и  организациями  вступают   соответствующие учреждения банка. Отношения  между  банками  и  клиентами  носят  договорной характер. Клиенты (предприятия, фирмы и др.) самостоятельно  выбирают  банки для кредитно-расчетного обслуживания.

Основными  задачами  учета  денежных  средств  и  расчетов являются:

• своевременное и правильное документирование операций по  движению 

денежных средств и  расчетов;

• контроль за  сохранностью  денежных  средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
• использованием денежных средств по  их  целевому назначению;  свое-

временностью  расчетов   с   поставщиками, покупателями (заказчиками), бюд-жетом,  банками,   органами   социального   страхования, рабочими и служащими и др.;

• своевременная проверка расчетов с дебиторами  и кредиторами для

предупреждения просроченной задолженности [8].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2

Программные средства учета денежных средств в структурных подразделениях железной дороги

 

В данной главе описано как производится учет денежных средств структурных подразделений Белорусской железной дороги при помощи программных продуктов.

Как известно, любое предприятие, осуществляющее деятельность на территории Республики Беларусь обязано предоставлять регламентированную отчетность для налоговой инспекции, фондов, отделений статистики и других органов. Даже небольшие ошибки в отчетах могут привести к существенным штрафам со стороны контролирующих органов или потерям выгоды из-за принятия решений на основании неточных данных. Поэтому задача построения прозрачной и аудируемой системы финансового учета является достаточно приоритетной.

 

1.  Автоматизированные рабочие места и информационные 

технологии

В течение нескольких лет на Белорусской железной дороге реализуются новые крупные проекты, ориентированные на переход к современным программно-техническим решениям и поэтапной реализации концепции корпоративной информационной системы дороги (КИС БЧ).

Деятельность предприятий вычислительной техники, в первую очередь, направлена на обеспечение эксплуатации средств реализации информационных технологий: работоспособность технических средств, функционирование программного обеспечения автоматизированных рабочих мест (АРМов), комплексов, информационных систем, сетевых сервисов. Работа по внедрению перспективных информационных технологий осуществляется в соответствии с годовыми программами основных направлений развития ИТ, которые принимаются Советом по информатизации Белорусской железной дороги.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета вносит использование современных  ЭВМ. Информации об движении денежных средств и состоянии расчетов в условиях использования ПЭВМ обеспечивается путем составления машинограммы – контрольной ведомости оборотов

по синтетическим счетам в разрезе  корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия [8].

На основе компьютеров БЖД использует автоматизированные рабочие места (АРМ) под которыми  понимают профессионально-ориентированный программно-аппаратные комплексы, которые обеспечивают решение задач бухгалтера-пользователя непосредственно на его рабочем месте.

Автоматизированное рабочее место  бухгалтера предназначается для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, обобщения сводных данных, связанных с решением регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетностей, осуществления оперативного конт-

роля по использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов, соблюдения действующих норм материальных и трудовых затрат, выявления отклонений от действующих систем нормирования или планирования, управленческого учета, моделирования учетными данными. Оно информационно взаимосвязано как с удаленными сетевыми устройствами, находящийся в филиалах, так и с отраслевыми, территориальными, межотраслевыми автоматизированными информационными системами, а также глобальными информационными системами (сети Internet).

В бухгалтерском учете предъявляется  ряд требований к организации  автоматизированных информационных технологий:

• повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о

состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выпол-нение функций учета и анализа, а также составление форм годовой и периодической отчетности;

• повышение качества учета за счет расширения аналитичности показателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме «запрос-ответ»;
• улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций, и как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава  задач, эксплуатационных возможностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к автоматизированным информационным технологиям они должны развиваться на принципах:

• рационализации форм учета;
• системности;
• целостности;
• адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде интеграции данных;
• банковой организации массивов;
• автоматизации документооборота;
• автоматизации учетных функций. 

Автоматизированные информационные технологии в учете денежных средств  обеспечивают решение следующих задач:

• обработка информации по учету кассовых операций;
• обработка информации по учету банковских операций;
• обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками [6].

2. Комплексные решения на Белорусской железной дороге

На БЖД немаловажную роль играет использование комплексов. Cегодня зарубежные фирмы предлагают самые современные, построенные на новой технологической основе комплексные решения для крупных предприятий (SAP, BAAN, CA и др.), которые охватывают все участки учета. Фирмы предоставляют настройку продуктов по потребности заказчика. Комплексные решения формируются по модульному типу, и за исключением ядра системы модули  могут поставляться и эксплуатироваться в различных конфигурациях. Метабаза данных позволяет достичь гибкости и настройки решений на конкретные применения. Все это позволяет быстро менять структуру и функции конкретного приложения в условиях меняющейся среды [11].

Объединение «Белорусская железная дорога»  в 2002 году приняла концепцию построения Корпоративной Информационной Системы (КИС), разработанную командой IBA. В качестве центральной системы (ядра) в составе КИС было решено использовать решения, предлагаемые поставщиками ERP-систем и выбраны продукты компании SAP AG, чтобы на их основе разработать единую централизованную систему управления ресурсами и финансами. Таким образом, на БЖД развернулась работа по созданию  ЕК ИСУФР – Единой корпоративной интегрированной системы управления финансами и ресурсами на основе решений компании SAP AG до Java/WebSphere и Mainframe [16].

SAP AG – германская компания, которая является производителем программного обеспечения для различных организаций.

SAP AG занимается разработкой автоматизированных систем управления

такими внутренними процессами предприятия, как:

• бухгалтерский учет;
• торговля;
• производство;
• финансы;
• управление персоналом;
• управления складами.

 Приложения обычно можно адаптировать под правовой контекст определённой страны. Кроме поставок программного обеспечения, фирма предлагает услуги по его внедрению, используя для этого собственную методологию.

Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые  поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени [19].

Модуль CO. Контроллинг – Учет затрат на производство. Модуль Контроллинг осуществляет планирование, перерасчет, управление и контроль косвенных затрат, при котором определяются факторы, влияющие на затраты, идентифицируются проблемные области и сразу же выполняются необходимые корректировки. 

Базируется на следующих функциях внутрипроизводственного управления: планирование работ и тарифов; учет затрат по элементам; планирование и учет затрат по местам возникновения; учет выполнения работ; распределение затрат; планирование и учет затрат на разовые мероприятия; получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3; получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Данная система входит в качестве составной части в общую модульную  систему SAP. Допустимо также ее автономное применение [12].

Модуль MM – Управление материальными потоками. Логистика. MM базируется на общих требованиях материально-технического снабжения, планирования и управления производством, а также сферой текущего ремонта. Модуль MM обеспечивает как функции дилинга, так и функции управления, в части обработки стандартных видов продуктов, используемых в коммерческом секторе денежного рынка.

К ним относятся: управление основными данными; система классификации материалов; управление спецификациями; управление рабочими планами; калькуляция издержек на отдельное изделие; управление производственными планами; учет внутризаводского движения сырья и материалов; планирование потребностей в материале и производственных мощностях; управление производственными заданиями, выдача заданий, квотирование и учет; установление производственных сроков; выравнивание производственных мощностей; обработка закупок; поступление товаров; учет наличия и оценка остатков; управление складскими местами; контроль счетов; планирование и проведение текущего ремонта; оказание услуг на стадии подготовки; обеспечение качества на стадии подготовки; формирование потребности в централизованной поставке МТР структурным подразделениям с использованием компонента ППМ – «Планирование потребности в материалах; централизованное распределение и перераспределение оборудования и материалов; ведение распоряжений (нарядов, разнарядок) на отпуск МТР со складов; контроль за запасами и неликвидами; закупка материалов и оборудования от сторонних поставщиков; внутреннее перемещение материалов между структурными подразделениями внутреннее перемещение внутри структурного подразделения; cписание в производство; прочее выбытие; учет спецодежды в эксплуатации; учет специнструмента; учет, контроль и анализ договоров и заказов на поставку услуг от сторонних поставщиков; инвентаризация материалов; получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3; получение выходных форм документации средствами системы R/3.Модуль MM является ориентированным на диалог системой.