Бар кестенің макетін түзеу
үшін оның тізімдегі атауын ерекшелеп,
Конструктор кнопкасын басу керек.
Кестелер - мәліметтер базасының
негізгі объектілері. Біріншіден кестелерде
базада бар мәліметтердің барлығы сақталады,
екіншідеи, кестелер базанық құрылымын
(өрістерін, олардың типтерін, қасиеттерін)
да сақтайды. Сұрау салулар - кестелерден
мәліметтер алу үшін және оларды пайдаланушыға
қолайлы түрде ұсынуға арналған арнайы
құрылымдар. Сұрау салулардың көмеғічен
мәлімет-терді іріктеу, оларды сүрыптау
мен сүзгіден өткізу сияқты операңғіялар
атқарылады. Сонымен қатар берілген алгоритм
бойынша мәліметтер өз-гертуге, жаңа кестелер
жасауға, басқа шығу көздерінен алынған
мәліметтер кестесін автоматты түрде
орындауға, кестелердегі қарапайым есептеулерді
және т.б. жасауға болады.
Формалар көмегімен базаға
жаңа мәліметтер енгізетін немесе бары
қаралатын объектічер. Формалар пайдала¬нушыға
толтыруға болатын әрістерді ғана толтыруға
арналған құралдар ұсынады. Сонымен қатар
формада бір мезгілде енгізуді автоматтандыру
үшін басқарудың арнайы элементтерді
(есептегіштер, ашылатын тізімдер, ауыстырып
қосқыштар, жалаушалар және тағы басқаларды)
орналастыруға болады. Формалардың артықшылығы
толтырылған бланкілерден мәліметтер
енгізу болған кезде, әсіресе, көрнекі
көрінеді. Бұл жағдайда графикалық құралдарды
форма бланктің ресімделуін кайталанатындай
етіп жасайды - бұл терімшінің жұмысын
оңайлатады, оның шаршап, қажуын азайтады
және баспа қателерін болдырмайды.
Форманың көмегімен мәліметтерді
енгізіп қана қоймай, бейнелеуге де болады.
Сұрау салулар да мәліметтерді бейнелейді,
бірақ оны нәтижелік кестелер түрінде,
дайындаудың ешқандай құралдары болмай-ақ
жасайды. Формалардың көмегі-мен мәліметтерді
шығарған кезде дайындаудың арнайы құрал-дарын
қолдануға болады:
Есептер - мәліметтер ұсынудың
ерекше формасы. Әдетте, есепті қалыптастыру
үшін есептелетін ерістер, топтастырулар,
іріктеу шарттарымен бірге әр түрлі кестелерден
мәліметтер жинайтыи сұрау салулар жасалады.
Содан кейін MS Access-тің жалпы ережелері
бойынша осындай сұрау салулар негізінде
есеп жобаланады, ол мыналарға жол ашады:
- оку мен тандауға қолайлы формалармен
мәліметтер ұсынуға;
- қорытынды және орта мәндерді есептеп,
жазбаларды топтастыру (бірнеше деңгей
бойынша);
- графикалық объектілерді есепке кіргізу
мен басып шығару (мысалы, диаграмма) [4].
2 Мәліметтер базасының
бөлінуі.
2.1 МSAccess дерекқорын
бөлектері
Мәліметтер базасы 6 бөлікке
бөлінеді;
Кестелер.Дерекқор кестесінің
көрінісі деректер жолдар мен бағандарда
сақталған электрондық кестеге ұқсайды.
Нәтижесінде, электрондық кестені дерекқор
кестесіне импорттау жай болады. Деректерді
электрондық кестеде сақтаумен дерекқорда
сақтаудың негізгі айырмашылығы бұл деректер
ұйымдастыру жолы.
Дерекқорды иілмелі ету үшін
деректер кестеде артықшылықтар пайда
болмайтын жолмен ұйымдастыру керек. Мысалы,
жұмыскерлер туралы мәліметтерді сақтайтын
болсаңыз, әрбір жұмыскер жұмыскерлер
туралы деректерді сақтауға арналған
кестеге бір рет қана енгізілуі керек.
Өнімдер туралы деректер өз кестесінде
сақталады және филиалдар туралы деректер
басқа кестеде сақталады. Бұл үрдіс қалыптандыру
деп аталған.Кестедегі әрбір жолға жазба
ретінде байланысады. Жазбаларда мәліметтердің
бөлектері сақталады. Әрбір жазбада бір
немесе бірнеше өрістер болады. Өрістер
кестедегі бағандарға сәйкесті болады.
Мысалы, сізде «Жұмыскерлер» деп аталған
кесте болуы мүмкін, онда әрбір жазбасы
(жолы) бөлек жұмыскер туралы мәліметті
құрайды, ал әрбір өріс (баған) басқа-басқа
мәліметтерді құрайды, есімі, фамилиясы,
мекенжайы тағы тағылар сияқты. Әрбір
өріске белгілі дерек түрі тағайындау
керек, ол мәтін, күн немесе уақыт, сан
немесе басқа түрі болсын.Жазбалар мен
өрістерді сипаттаудың басқа жолы бұл
кітапхананың ескі түрдегі каталогты
көрнекілендіру. Әрбір карта карточка
дерекқордың жазбасына сәйкесті
болады. Бөлек карточканың әрбір мәлімет
бөлегі (авторы, аты, тағы тағылар) дерекқордың өрісіне сәйкесті
болады.
Пішіндер кейде «дерек енгізу
бейнелері» деп аталады. Олар сіз деректер
мен істеу үшін қолданатын тілдесулер,
сонымен олар түрлі пәрмендерді орындау
үшін пәрмен түймешіктері құрайды. Дерекқорды
жасау үшін пішіндерді қолданбай деректер
кестесінде деректерді өңдеуге болады.
Бірақ, дерекқор пайдаланушылардың көбі
пішіндерді кестелерде қарап шығу, енгізу
және деректерді өңдеу үшін қолдануды
артық көреді.Пішіндер деректермен істеу
үшін оңай пішімді береді, және оларға
пәрмен түймешіктері сияқты функционалды
элементтерді қосуға болады. Түймешіктерді
пішінде қандай деректер пайда болуына,
басқа пішіндер немесе есептерді ашуға
немесе басқа көп тапсырмаларды орындайтып
етіп бағдарламалауға болады. Мысалы,
сізде «Пайдаланушы пішіні» деп аталған
пішін болуы керек, онда сіз пайдаланушы
деректері менен істейсіз. Пайдаланушы
пішінінде жаңа тапсырма пішінін ашатын
түймешік болуы мүмкін, онда пайдаланушы
үшін жаңа тапсырманы жазуға болады.Пішіндер
арқылы және басқа пайдаланушылар дерекқордағы
деректерді қолдану жолын басқаруға болады.
Мысалы, тек белгілі өрістерді көрсететін
және белгілі әрекеттерді орындауға мүмкіндік
беретін пішінді жасауға болады. Бұл деректерді
қорғауға және деректердің дұрыс енгізілгенін
қамтамасыз етуге жәрдем береді.
Есептерде деректер жалпыланып
кестелерде көрсетіледі. Есеп әдетте арнайы
сұраққа жауап береді, мысалы «Осы жылда
әрбір пайдаланушыдан қанша ақша алдық?»
немесе «Пайдаланушыларымыз қайсы қалаларда
орналасқан?» Әрбір есеп оқу үшін ең оңай
жолда пішімделуі мүмкін.Есеп кез келген
уақытта орындалып әрдайым дерекқордағы
ағымдық деректерді көрсетеді. Есептер
басып шығару үшін дайын пішімде болады,
бірақ оларды бейнеде көрсету, басқа бағдарламаға
экспорттау немесе электрондық пошта
ретінде жіберуге болады.
Сұраулар дерекқорда көп жұмыс
атқарады және көптеген әр түрлі функцияларды
орындай алады. Олардың ең жиі қолданылатын
функциясы - кестелерден белгілі бір деректерді
алу. Көргіңіз келген деректер әдетте
бірнеше кестеде болады, ал сұраулар олардың
барлығын бір деректер кестесінен көруге
мүмкіндік береді. Сонымен қатар, әдетте
сіз барлық жазбаларды бірден көргіңіз
келмейтіндіктен, сұраулар сізге керекті
жазбаларды «сүзу» үшін шарттар қосуға
мүмкіндік береді. Сұраулар әдетте пішіндер
мен есептердің жазбалар көзі қызметін
атқарады.
Белгілі сұрауларды «жаңарту»
мүмкін, ол дегені сұрау деректер кестесі
арқылы негізгі кестелерде деректерді
өңдеуге болады. Егер жаңартылатын сұраулармен
істейтін болсаңыз, өзгертулер кестелерде
болатынын ұмытпаңыз, тек қана сұрау деректер
кестесінде емес.
Сұраулар екі негізгі түрлерде
болады: таңдау сұраулары мен әрекет сұраулары.
Таңдау сұрауы тек қана деректерді алын
оларды қолдану үшін қатынаулы етеді.
Сұраудың нәтижелерін бейнеде қарап шығу,
басып шығару немесе аралық сақтағышқа
көшіруге болады. Немесе, сұраудың нәтижелерін
пішін немесе есеп үшін жазбалар қайнар
көзі ретінде қолдануға болады.Әрекет
сұрауы, аты көрсеткеніше, деректермен
тапсырманы орындайды. Әрекет сұрауларын
жаңа кестелерді жасау, бар кестелерге
деректерді қосу, деректерді жаңарту немесе
деректерді жою үшін қолдануға болады.
Макростар.Access бағдарламасындағы
макростар бұл дерекқорға жаңа функцияларды
қосу үшін қолданатын жай бағдарламалау
тілі. Мысалы, пішінде пәрмен түймешігіне
макросты тіркеп түймешік басылған кезде
макрос іске қосылатын етіп қою мүмкін.
Макростар тапсырмаларды орындайтын әрекеттерді
құрайды, мысалы есепті ашу, сұрауды іске
қосу немесе дерекқорды жабу. Макростар
арқылы қолмен орындалатын дерекқор әрекеттерінің
көбін автоматтандыруға болады, сонымен
көп уақытты сақтауға болады.
Модульдер, макростарға ұқсап,
дерекқорға функцияларды қосу үшін қолданатын
нысандар. Бірақ макростарды Access бағдарламасында
макрос әрекеттерінің тізімінен таңдап
жасайсыз, ал модульдерді Visual Basic for Applications (VBA) бағдарламалау тілінде жасайсыз.
Модуль бұл бірлікте сақталған жарлықтар,
мәлімдемелер және үрдістер жинағы. Модуль
класс модулі немесе стандарт модулі болуы
мүмкін. Класс модульдері пішін немесе
есептерге тіркеліп, әдетте олар тіркелген
пішін немесе есеп үшін арнайы үрдістерді
құрайды. Стандарт модульдері ешбір нысанмен
байланысы жоқ жалпы үрдістерді құрайды.
Стандарт модульдері Шарлау аумағында
Модульдер пәрменінің астындағы тізімде
берілген, ал класс модульдері берілмеген [4].
Кестедегі бағандарды айқындау үшін
кестеде жазылған тақырып туралы қандай
ақпаратты қадағалап отыратыныңызды шешіңіз.
Мысалы, Сатып алушылар кестесі үшін Аты,
Мекенжай, Қала-Облыс-Код, Электрондық
хат жіберу, Сәлемдесу және Электрондық
пошта мекенжайы деген бағандардан бастаған
дұрыс болады. Кестедегі әрбір жазбада
бірдей бағандар жиыны болады, сондықтан
Аты, Мекенжай, Қала-Облыс-Код, Электрондық
хат жіберу, Сәлемдесу және Электрондық
пошта мекенжайы туралы ақпаратты әр жазба
үшін сақтап қоя аласыз. Мысалы, мекенжай
бағанында сатып алушылардың мекенжайлары
болады. Әр жазбада бір сатып алушы туралы
ақпарат болады да, мекенжай бағанында
сол сатып алушының мекенжайы жазылады.Әр
кестеге арналған бағандардың бастапқы
жиынын айқындағаннан кейін бағандарды
әрі қарай жетілдіруіңізге болады. Мысалы,
сатып алушы бағанын екі бөлек баған ретінде
сақтаған дұрыс: аты және тегі бағандары,
сонда сіз тек осы бағандарда ғана сұрыптауға,
олардан іздеуге және белгі қоюға болады.
Сол сияқты, мекенжай негізінен бес бөлек
құраластан тұрады: мекенжай, қала, облыс,
пошта коды, және ел/аймақ, сондықтан оларды
да бөлек бағандарда сақтаған жөн. Егер
сіз іздеу, сүзгілеу немесе сұрыптау амалдарын
облыс бойынша іске асырығыңыз келсе,
облыс туралы ақпарат бөлек бағанда сақталуы
керек.
Сондай-ақ дерекқорда тек жергілікті
жер бойынша ақпарат бола ма немесе халықаралық
сипаттағы ақпарат та бола ма, соны да
ойластыру керек. Мысалы, егер сіз халықаралық
мекенжайларды сақтамақ болсаңыз, Облыс
бағанының орнына Аймақ бағаны болғаны
дұрыс, себебі осындай бағанды жергілікті
облыстарға да, сондай-ақ басқа елдердің/аймақтардың
аймақтарына да бейімдеуге болады. Сол
мияқты, егер сіз халықаралық мекенжайларды
сақтайтын болсаңыз, Пошталық индекстің
орнына Пошталық код бағанын жасаған дұрыс.
Төмендегі тізімде бағандарды айқындауға
көмектесетін бірнеше кеңес берілген.
Есептік деректерді кіргізбеу
Көп жағдайларда есептеу нәтижелерін
кестелерге сақтамау керек. Оның орнына,
нәтижені көргіңіз келген кезде, есептерді
іске асыру үшін Access бағдарламасын пайдалануға
болады. Мысалы, Тапсырылған Өнімдер деген
есепхат бар делік, онда дерекқордағы
өнімнің әр санаты бойынша тапсырыстағы
өнім бірліктерінің аралық қорытындысы
бейнеленеді. Алайда, ешқандай кестеде
Тапсырыстағы бірліктердің аралық қорытындысы
деген баған жоқ. Оның орнына Өнімдер кестесінде
Тапсырыстағы бірліктер бағаны бар, онда
әр өнім бойынша тапсырыстағы бірліктер
сақталады. Осы деректерді пайдалана отырып,
Access сіз есепхатты басып шығарған сайын
аралық қорытындыны есептейді. Аралық
қорытындының өзі кестеде сақталмауға
тиіс.
Ақпараттың ең кіші логикалық
бөліктерін сақтау
Толық аты-жөнге немесе өнімнің сипаттамасымен
бірге өнімнің атауларына арнап бір ғана
өріс ұстағыңыз келуі мүмкін. Егер бір
өрісте ақпараттың біреуден артық түрлерін
біріктіретін болсаңыз, кейіннен жекелеген
мәліметтерді шығарып алу қиынға түседі.
Ақпаратты логикалық бөліктерге бөлуге
тырысыңыз; мысалы, аты мен тегіне арнап
немесе өнімнің атауына, санатына және
сипаттамасына арнап бөлек өрістер жасаңыз.
Әр кестедегі деректер бағанын жетілдіргеннен
кейін, енді әр кестенің бастапқы кілтін
таңдауға болады.
Бастапқы
кілттерді көрсету
Әр кестеде сол кестеде сақталатын әр
жолды бірегей сәйкестендіретін баған
немесе бағандар жиыны болуға тиіс. Бұл
көбінесе жұмыскердің ұқсатқыш нөмірі
немесе сериялық нөмірі сияқты бірегей
сәйкестендіру нөмірі болмақ. Дерекқорлар
терминологиясында бұл ақпарат кестенің
Бастапқы кілті деп аталады. Access бастапқы
кілт өрістерін бірнеше кестеден деректерді
жылдам байланыстырып, сізге сол деректерді
бірге алып келу үшін пайдаланады.
Егер сізде каталогыңыздағы әр өнімді
бірегей сәйкестендіретін өнім нөмірі
сияқты, кестеге арналған бірегей ұқсатқыш
бұрыннан бар болса, бұл ұқсатқышты кестенің
бастапқы кілті ретінде пайдалана аласыз —
бірақ егер тек осы бағандағы мәндер әр
жазба бойынша әрқашан басқаша болса ғана
пайдалана аласыз. Мысалы, адамдардың
аттарын бастапқы кілт ретінде пайдаланбаңыз,
себебі адамдардың аттары бірегей болмайды
Бастапқы кілттің әрқашан да мәні болуға
тиіс. Егер бағанның мәні қандай да бір
сәтте тағайындалмаған немесе беймәлім
мәнге (жоқ мин) айналса, оны бастапқы кілттің
құраласы ретінде пайдалануға болмайды.
Әрқашан да мәні өзгермейтін бастапқы
кілтті таңдау керек. Бір кестеден артық
пайдаланатын дерекқорда кестенің бастапқы
кілті басқа кестелерде сілтеме ретінде
пайдаланыла алады. Егер бастапқы кілт
өзгерсе, бұл өзгеріс кілтке сілтеме жасалатын
барлық жерлерде қолданылуға тиіс. Өзгермейтін
бастапқы кілтті пайдалану осы бастапқы
кілтке сілтеме жасалатын басқа кестелермен
оның үндеспей қалу ықтималдығын азайтады.
Көбінесе бастапқы кілт ретінде кездейсоқ
бірегей сан пайдаланылады. Мысалы, әр
тапсырысқа бірегей тапсырыс нөмірін
тағайындай аласыз. Тапсырыс нөмірлерінің
бір ғана мақсаты - тапсырысты сәйкестендіру.
Бір тағайындалғаннан кейін ол ешқашан
өзгермейді.
Егер жақсы бастапқы кілт бола алатын
бағанды немесе бағандар жиынын есіңізге
түсіре алмасаңыз, AutoNumber деректер түріне
ие бағанды пайдалануды ойластырыңыз.
Сіз AutoNumber деректер түрін пайдаланған
кезде, Access автоматты түрде сіз үшін мән
тағайындайды. Мұндай ұқсатқыш мәліметсіз
болады; онда өзі орналасқан жолды сипаттайтын
ешқандай мәлімет болмайды. Мәліметсіз
ұқсатқыштар бастапқы кіл ретінде пайдалану
үшін тамаша келеді, себебі, олар өзгермейді.
Жол туралы мәлімет — мысалы, телефон нөмірі
немесе сатып алушының аты — жазылған
бастапқы кілттер өзгеруі мүмкін, себебі
нақты ақпараттың өзі өзгеруі мүмкін.