Корпоративная информационная система

 

Примеры: Concord XAL, Exact NS-2000, Platinum SQL, PRO/MIS, Scala, SunSystem, Docs Open.

• Средние интегрированные системы. Предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Учетные функции проработаны глубоко, но выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета: информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей. Цепочка планирования "сбыт - производство - закупки" на основе процедур MRPII является ядром этих систем. Подразделения предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки. Средние системы значительно сложнее в установке: цикл внедрения занимает от 6 месяцев до полутора лет и более. Причина в том, что система покрывает потребности подразделений и полностью интегрирует производственное предприятие, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия, поставщика КИС или консалтинговой компании, осуществляющей внедрение. Средние системы по многим параметрам значительно жёстче, чем финансово-управленческие (малые интегрированные системы). Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать, как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление запасами и производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период. Стоимость внедрения средних систем начинается, как и у финансово-управленческих систем, в районе $50 000, но, в зависимости от охвата проекта, может достигать $500 000 и более.

 

Примеры: "БОСС-корпорация, "Галактика", "Парус-корпорация", JD Edwards, MFG-Pro, SyteLine.

 

• Крупные интегрированные системы. Отличаются от средних набором вертикальных рынков и глубиной поддержки процессов управления большими многофункциональными группами предприятий (холдингов или ФПГ). Такие системы имеют наибольшую функциональность, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование и пр. Сходные функции присутствуют и во многих финансово-управленческих (за исключением производства) и средних интегрированных системах, однако, с более низкой степенью проработки. Сроки внедрения крупных интегрированных систем обычно занимают более года, а стоимость проекта - более $500 000.

 

Примеры: SAP/R3, Baan IV, Oracle Application.

 

• Производственные системы. Такие системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую очередь, предназначены для управления и планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

 

Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного предприятия, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщика программного обеспечения. Могут быть ориентированы на одну или несколько отраслей производства

 

Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период. Для таких систем характерны также повышенные требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе.

Глава 2

1. система "Бизнес Люкс"

Комплексная автоматизированная система "Бизнес Люкс" – это система управления масштаба предприятия, построенная на базе современных технологий и платформ, хорошо зарекомендовавших себя как основа для построения информационных систем. Система позволяет автоматизировать оперативное управление ресурсами предприятия (финансами, материалами, персоналом), управленческий и бухгалтерский учет.

2. система "Бизнес Люкс" в Газпроме

Бюджетное управление

Бюджетирование – это современный инструмент управления, направленный на построение на предприятии единой системы среднесрочного и оперативного планирования, контроля и анализа затрат, доходов и финансовых результатов.

Бюджетирование позволяет решать следующие задачи:

• уменьшение нерационального использования средств предприятия;
• персонификация ответственности за соблюдение плановых показателей и отклонения от них;
• более точное определение мест возникновения отклонений;
• оперативное отслеживание отклонений факта от плана и своевременное принятие решений.

Подсистема "Бюджетирование" КАС "Бизнес Люкс" обеспечивает оптимальную организацию бюджетирования на предприятии: полный цикл среднесрочного планирования от проектирования и формирования структуры бюджетов до проведения план-фактного анализа.

Формирование финансовой и бюджетной структуры

 

На данном этапе определяется и формируется финансово-бюджетная структура компании. Выделяются структурные подразделения предприятия, которые будут непосредственно участвовать в планировании бюджетов и осуществлять контроль их исполнения, – центры финансового учета (ЦФУ). Определяется перечень операционных и финансовых бюджетов (виды бюджетов), задается их структура, устанавливаются взаимосвязи между бюджетами.

Бюджетное планирование

 

Сбор плановых данных является основой для формирования бюджетов. Подсистема "Бюджетирование" КАС "Бизнес Люкс" позволяет выстроить различные сценарии планирования бюджетов на предприятии: сбор данных "снизу вверх", планирование "сверху вниз", смешанное планирование.

 

При планировании "снизу вверх" основой для составления бюджетов являются бюджетные заявки центров финансового учета (ЦФУ) на плановый период. В подсистеме "Бюджетирование" ЦФУ осуществляют ввод бюджетных заявок в справочник "Плановые мероприятия", где заполняются плановые суммы по статьям бюджетов и ожидаемые сроки исполнения заявки.

 

Рассмотрение и утверждение "Плановых мероприятий" доступно лишь отдельным специалистам ЦФУ, для которых определена соответствующая роль. Такое распределение ролей при планировании позволяет уже на этапе утверждения осуществлять анализ и контроль заявок, поступивших от ЦФУ. Только утвержденные "Плановые мероприятия" участвуют в последующем формировании бюджетов.

Согласование и утверждение "Плановых мероприятий" может быть организовано через систему электронного документооборота, в частности через систему DIRECTUM, с использованием возможностей workflow.

Существенная часть бюджетных статей может быть спланирована на основании данных предыдущих периодов (плановых или фактических) с пересчетом на определенные коэффициенты. Подсистема "Бюджетирование" позволяет настраивать автоматические расчеты плановых значений по таким статьям. Автоматическое формирование плановых значений в значительной степени ускоряет и упрощает процесс формирования бюджетов.

Дополнительно механизм трансформации позволяет автоматически рассчитывать значения статей одного бюджета на основании значений другого по заранее определенным правилам. Так, например, настраивается вычисление значений статьей бюджета движения денежных средств на основании значений статей бюджета доходов и расходов.

Дальнейшие планирование, а также анализ и корректировка плановых значений осуществляется через специализированный интерфейс – формы планирования.

Каждая форма планирования представляет собой несколько уровней планирования, в разрезе которых осуществляется ввод плановых значений (например, статьи бюджета, центры финансового учета, филиалы, плановые мероприятия). Перечень уровней планирования зависит от структуры бюджета.

Формы планирования позволяют осуществлять ввод значений как "снизу вверх", так и "сверху вниз". При планировании "снизу вверх" ввод плановых значений осуществляется на нижних уровнях планирования и при сохранении данные агрегируются на верхних уровнях. При планировании "сверху вниз" плановые значения вводятся на верхнем уровне и затем последовательно распределяются по всем нижестоящим уровням планирования.

 

Из формы планирования значения бюджетов могут быть выгружены в форму Excel и отправлены на дальнейшее согласование и подписание электронной цифровой подписью (ЭЦП) через систему электронного документооборота.

Исполнение бюджетов

Исполнение бюджетов является ключевой стадией бюджетирования. В зависимости от источника фактических данных возможны следующие варианты отражения исполнения бюджетов:

 

• автоматический расчет фактических значений бюджетов исходя из данных учетных систем, работающих на предприятии. Готовый набор коннекторов позволяет интегрировать КАС "Бизнес Люкс" с любой ERP-системой, что дает возможность автоматически собирать данные внешних систем и формировать по ним отчеты по исполнению бюджетов;
• оперативное отражение исполнения бюджетов в документах других подсистем КАС "Бизнес Люкс";
• ручной ввод фактических данных по статьям бюджетов в формы Excel (при отсутствии учетной системы или невозможности автоматически получить данные извне).

 

Контроль и анализ исполнения бюджетов

 

Одной из важнейших задач бюджетирования является оперативный контроль и своевременный анализ исполнения бюджетов. Подсистема "Бюджетирование" "КАС "Бизнес Люкс" предлагает следующие инструменты контроля и анализа исполнения:

 

• аналитические отчеты подсистемы "Бюджетирование", представляющие данные для анализа в различных разрезах. Позволяют отслеживать динамику исполнения бюджетов, прогнозировать исполнение бюджетов, выявлять причины отклонений фактического выполнения статей от запланированных значений и определять ответственных за возникшие отклонения;
• модуль "Управление показателями эффективности". Позволяет рассчитывать контрольные показатели по исполнению бюджетов. Контрольные показатели обновляются с заданной периодичностью и выводятся на "Контрольную панель руководителя";
• модуль разработки OLAP-отчетов. Позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем плановых и фактических данных, необходимых для контроля и анализа бюджетных значений за длительный период времени;
• оперативный контроль превышения лимитов по статьям бюджетов в справочниках и учетных документах других подсистем КАС "Бизнес Люкс".

Управление финансами

Создание эффективного механизма формирования оперативной и достоверной информации, необходимой для регулирования взаиморасчетов, повышения платежной дисциплины, ускорения оборачиваемости денежных средств, является острой необходимостью для любого предприятия.

Подсистема "Управление финансами" позволяет выполнить следующие задачи:

• На этапе планирования – оперативное планирование финансовых ресурсов предприятия путем сопоставления доходной и расходной части по текущим платежам.
• На этапе движения денежных средств – регистрация всех основных видов оплаты при расчетах с организациями-партнерами: регистрация движения денежных средств в кассе и банке, регистрация операций с собственными и сторонними ценными бумагами, подбор и регистрация взаимозачетов.
• На этапе анализа – проведение анализа финансовых показателей деятельности предприятия, формирования аналитических и отчетных форм.

Подсистема обеспечивает обмен оперативной информацией о наличии и движении финансовых потоков между структурными подразделениями предприятия. Информация из этой подсистемы передается в подсистему "Управление расчетами по договорам" для отражения выполненных обязательств по оплате; подсистему "Бюджетное управление" для отражения данных в системе бюджетирования предприятия, а также в подсистему "Бухгалтерский учет" для отражения данных на бухгалтерских счетах.

Оперативное финансовое планирование

Назначение модуля состоит в формировании плановой информации о необходимых платежах и поступлениях путем ведения справочников "Заявки на финансирование" и "Ожидаемые финансовые поступления". На основании этих справочников формируется отчет "Платежный календарь", который позволяет сопоставить плановые поступления и расходы денежных средств по дням.

Формирование информации о фактическом выполнении заявок и поступлений происходит в момент оформления в системе документов об оплате в модулях "Банк", "Касса", "Ценные бумаги", "Взаимозачеты" подсистемы "Управление финансами", в модулях "Учет операций по банку", "Учет операций по кассе", "Учет операций с ценными бумагами", "Учет операций по взаимозачетам" подсистемы "Бухгалтерский учет" и в специальных документах "Выполнение финплана по доходам" и "Выполнение финплана по расходам".

Итогом работы модуля являются отчеты, содержащие информацию о плановых показателях и о фактическом выполнении заявок на финансирование, ожидаемых поступлений, выполнении финансовых планов и т.д.

Банк

Назначение модуля – регистрация и анализ всех операций по движению денежных средств на банковских счетах. Информация о фактически проведенных через банк платежах отражается на выполнении бюджета движения денежных средств. Учет может вестись по произвольному количеству банковских счетов, в т.ч. в разных банках и в разных валютах.