Информационные системы в экономике

4. Заполнить справочники. Справочники  можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода новых  операций и документов в информационную  базу.

 Справочники "Банковские  счета" и "Валюты" целесообразно  заполнить заранее."

 До начала работы с документами необходимо занести банковские реквизиты вашей организации в справочник "Банковские счета". В справочник "Валюты" следует внести сведения о валютах, используемых в организации. Для каждой валюты рекомендуется внести историю курса - с первой даты, за которую вы планируете вводить хозяйственные операции, по текущую дату.

 Дату и значение курса  следует вводить в соответствии  с котировками валют, устанавливаемыми  НацБанком РК 5. Ввести начальные остатки Ввод начальных остатков требуется в том случае, если организация к моменту перехода на учет в 1С: Бухгалтерии 7.7 уже ведет хозяйственную деятельность.

Дата ввода остатков. Остатки  следует вводить по состоянию  на начало учетного периода - года (квартала, месяца). Для этого датой ввода  начальных остатков должна быть дата последнего календарного дня предыдущего года (квартал, месяца). Для удобства работы установите дату ввода начальных остатков в качестве рабочей даты, используя режим настройки параметров (меню "Сервис", пункт "Параметры").

Ввод начальных остатков. Начальные остатки вводятся операциями, содержащими проводки в корреспонденции со вспомогательным счетом 00.

 Дебетовые остатки на счете  вводятся по дебету данного  счета и кредиту счета 00.

 Кредитовые остатки на счете  вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00."

 Ввод операций можно осуществлять, используя журнал "Операции". Для  его вызова выберите пункт  "Журнал операций" меню "Журналы". Используя журнал, можно просматривать  и редактировать существующие  операции, вводить новые, осуществлять выборку нужных по различным критериям. Остатки по счетам, для которых в плане счетов установлен режим ведения аналитического учета, вводятся с указанием конкретных объектов аналитического учета (субконто).

 Если по счету ведется  количественный учет, необходимо указывать также остаток в количестве.

 Если по счету ведется  валютный учет, необходимо вводить  остатки по каждой валюте отдельно, с указанием валютной суммы  и соответствующего этой валюте  рублевого эквивалента. Если остатки  введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту. Проверить обороты можно, построив оборотно-сальдовую ведомость за период, включающий дату ввода начальных остатков.

6. Ввести операции до текущей  даты После ввода начальных  остатков следует ввести операции, которые имели место до текущей даты. Если за период от даты, на которую введены начальные остатки, до текущей даты, было совершено небольшое количество хозяйственных операций, то предпочтительнее ввести в информационную базу все операции, которые имели место за этот период.

 В этом случае вы будете  иметь детальные данные по  всем счетам и объектам аналитического  учета. При большом количестве  совершенных хозяйственных операций  можно ввести перекрестные обороты  по счетам, суммируя проводки  с одинаковой корреспонденцией и совпадающими значениями субконто и валюты. Это имеет смысл сделать лишь в том случае, если у вас уже выведены обороты по всем счетам для каждого объекта аналитического учета, а также по валюте и количественному учету.

7. Проверить правильность ввода данных. Правильность введенных данных вы сможете проверить, получив отчеты "Оборотно-сальдовая ведомость", "Оборотно-сальдовая ведомость по счету", "Анализ счета по субконто", "Анализ субконто". Стандартный отчет "Оборотно-сальдовая ведомость" позволяет увидеть остатки по всем синтетическим счетам. Остатки можно сравнить с остатками в Главной книге. Стандартный отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" может быть использован для просмотра остатков и оборотов по счетам, на которых ведется аналитический учет. Стандартный отчет "Анализ счета по субконто" может быть использован для просмотра остатков и оборотов на счете (субсчете) по конкретным объектам аналитического учета. Стандартный отчет "Анализ субконто" может быть использован для детализации остатков и оборотов по многомерной аналитике.

 Настройки.

 Для удобства работы с  программой рекомендуется установить  значения различных параметров  системы 1С: Предприятие. Для  этого выполните пункт "Параметры"  раздела меню "Сервис". Рекомендуется установить: - рабочую дату (закладка "Основные"), если вы предполагаете

• вводить в текущем сеансе операции;
• интервал видимости документов (закладка "Журналы") так, чтобы
• в него входили все операции, которые Вы предполагаете вводить в ближайшее время;
• период получения бухгалтерских итогов, за который Вы предполагаете получать отчеты (закладка ""Бухгалтерские итоги"). Установите также период бухгалтерских итогов (пункт "Управление бухгалтерскими итогами" меню "Операции"), до которого включительно Вы предполагаете в ближайшее время вводить документы и получать отчеты. Все эти настройки могут быть в любой момент изменены.

 

 

1.2.2 Источники  поступления входной информации, способы ее накопления, способы  доставки входной информации

Назначение  справочников

Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.

Система 1С:Предприятие позволяет  вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой  список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

С точки зрения пользователя, следует  иметь в виду, что в Конфигураторе  создается не сам справочник, как  список значений, а разрабатывается  заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается  структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».

Атрибуты  справочников

В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет Код и Наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым. Система 1С:Предприятие предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие.

Помимо кода и наименования, в  справочниках системы 1С:Предприятие  может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника. Для  хранения такой информации в справочнике  может быть создан список реквизитов. Используя механизм реквизитов справочника, легко организовать, например, картотеку сотрудников.  Например, справочник Сотрудники почти наверняка будет иметь атрибуты Должность, Оклад и другие. Фирма 1С предвосхитила программистов и ввела во все справочники два уже заданных атрибута: Код и Наименование. Действительно, практически любой объект из реальной жизни содержит эти атрибуты. Например, для сотрудников кодом выступает табельный номер, а наименованием -- фамилия, имя, отчество (ФИО).

Типы данных

 Для каждого атрибута справочника нужно указать его тип данных, например, "число", "строка", "дата". Это базовые типы, но можно указать и сложные типы данных. Например атрибут Должность имеет тип данных Должности. В этом случае, значения этого атрибута будут выбираться из справочника Должности. Так реализуется простейшая связь между справочниками, когда значения атрибутов одного справочника выбираются из другого справочника.

Иерархические справочники

Список элементов справочника  в системе 1С:Предприятие может  быть многоуровневым. В этом случае все строки справочника будут разделяться на 2 вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы позволяют переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Элементы и группы элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Подчиненные справочники

Между справочниками может быть установлено отношение подчиненности. В терминах реляционных баз данных, между таблицами устанавливается связь "один-ко-многим". В этом случае каждый элемент подчиненного справочника будет связан с одним из элементов справочника-владельца. Иногда можно сказать, что элементы одного справочника принадлежат элементам другого. Например, в системе может быть справочник Налоговые Льготы. Тогда его можно сделать подчиненным справочнику Сотрудники. Это означает, что "Сотрудник владеет налоговыми льготами".

Сравнение справочников с другими объектами Объект Сходства Различия

Константы хранит значение, сохраняется в базе данных Справочник хранит не одно значение, а целый список однородных объектов.

Документы сохраняется в базе данных, имеет реквизиты, документы могут быть подчиненными друг другу Справочник хранит нормативно-справочную информацию, а документы отражают события реального мира. Обычно значения реквизитов документов выбираются из справочников. Документ обычно проводится, документ обязательно имеет дату и время, документ может содержать табличную часть, чего нет в справочниках. Справочники могут быть многоуровневыми, в справочнике могут быть периодические реквизиты, чего нет в документах.

Перечисления хранится в БД, хранит список значений Множество значений в справочник вводит пользователь в режиме Предприятие, а для перечислений список значений задается разработчиком в режиме Конфигуратор. Перечисления обычно используются в операторах Если.

Таблица Значений имеет строки и колонки (не хранится в БД)  Таблица Значений предназначена для хранения промежуточных данных в памяти компьютера, возникающих во время работы программы. Таблица значений может хранить разнородные объекты, а в справочнике все элементы одного типа. Таблицы значений не могут быть многоуровневыми или подчиненными друг другу.

Список Значений хранит список значений (не сохраняется в БД) Список значений может хранить разнородные объекты, а в справочнике все элементы одного типа

Структура справочников, Приложение 1, рис. 3, 4, 5.

 

1.2.3 Форма представления  выходных данных

Форма 1С – это метод представления объекта 1С пользователю. Обычно форма представляет собой ряд полей, которые требуется заполнить и набор кнопок (команд меню) для управления. Форма 1С есть у большинства объектов 1С.

В толстом клиенте 1С используются «обычные» формы 1С. Это значит, что программист просто рисует мышкой форму 1С также как это делается в Visual Studio и других фреймфорках.

В тонком клиенте 1С и веб клиенте 1С используются управляемые формы 1С. Это значит, что их размер, форму 1С и расположение на них полей нельзя изменить мышкой. Они генерируются автоматически на основании настроек. Про управляемые формы 1С мы поговорим в следующих уроках.

Большинство форм 1С типовых конфигураций в 1С имеют свое, типовое представление, привычное пользователю.

Форма списка 1С

 В 1С есть множество списков.  Когда мы говорим «справочник  номенклатуры», то подразумеваем  «список элементов номенклатуры (т.е. товаров)». Когда мы говорим  документы банка, то имеем ввиду  «список документов ПКО и РКО».

Для отображения списков есть формы списков 1С. Это всегда табличная часть на всю форму 1С и над ней командная панель с кнопками Добавить, Скопировать и т.п., отображенными в виде картинок.

Колонки и их порядок можно посмотреть в любом типовом справочнике  и документе.

 

Форма элемента/документа 1С

 Когда с помощью списка  пользователь определился, с каким  конкретным документом он собирается  работать – открывается форма  документа/элемента справочника  1С.

Она обычно состоит из шапки (списка обязательных полей) и закладок с  таблицами. Вверху находится также панель с кнопками, но на ней часто бывают текстовые меню Действия, Цены и валюта, Операция.

Форма выбора 1С

 Похожа на форму списка 1С.  Зачастую форма списка 1С и  используется в качестве формы  выбора 1С. Она используется в  том случае, когда при заполнении документа (или элемента справочника) пользователь нажимает кнопку выбора «…» и открывается форма 1С для выбора значения.

Форма отчета 1С

o Верхняя командная панель, обычно  с кнопкой Настройка, по нажатию  на которую открывается вторая  форма отчета 1С – форма Настроек

o Выбор периода «С .. ПО .., кнопка  изменения периода»

o Одно или несколько полей  быстрых отборов (например организация)