Информационные системы в экономике

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие); 
• электронный архив документов; 
• согласование и утверждение ОРД; 
• контроль исполнения документов и поручений; 
• автоматизация договорного процесса; 
• управлени библиотекой книг (book management); 
• библиотека регламентов управленческих процедур; 
• оформление командировок; 
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений; 
• система контроля выполнения должностных инструкций. 

Внедрение системы электронного документооборота это осмысленный и   значимый  шаг направленный на  повышение конкурентоспособности  компании, руководство которой приняло решение о выборе и внедрении СЭД.

Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить трудности, которые связаны с поиском, доступом и хранением информации и документов, и   избежать большинство проблем, возникающих в процессе использования классического "бумажного" документооборота.

Основные задачи внедрения СЭД:

1. эффективное управление документопотоками на предприятии;
2. централизованное хранение документов;
3. усиление контроля исполнения работ по документам и поручениям от руководства подчиненным;
4. повышение  продуктивности работы рядовых  сотрудников;
5. упрощение процедуры доступа к информации и обеспечения руководящего персонала данными для принятия важных решений;
6. информационная безопасность предприятия.

 

Организация документооборота имеет  много общего с организацией механического  конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний  контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается в самой  организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление  в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Приложение 1, рис.2 – Схема  документооборота.

 

 

1.1.4 Технология  обработки экономической информации  на основе табличного процессора MS EXCEL.

 

Принципы  обработки экономической информации

Технология автоматизированной обработки экономической информации строится на следующих принципах:

 • интеграции обработки данных  и возможности работы пользователей  в условиях эксплуатации автоматизированных  систем централизованного хранения  и коллективного использования данных (банков данных);

 • распределенной обработки  данных на базе развитых систем  передачи;

 • рационального сочетания  централизованного и децентрализованного  управления и организации вычислительных  систем;

 • моделирования и формализованного  описания данных, процедур их преобразования, функций и рабочих мест исполнителей;

 • учета конкретных особенностей  объекта, в котором реализуется  машинная обработка экономической  информации.

Экономическая информация и ее обработка

Экономическая информация – это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации.

  Экономическая информация может быть:

- управляющая (в форме прямых  приказов, плановых заданий и  т.д.);

- осведомляющая (в отчетных  показателях, выполняет в экономической системе функцию обратной связи).

  Информацию можно рассматривать как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информационные ресурсы – совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

 Сбор, хранение, обработка, передача  информации в числовой форме  осуществляется с помощью информационных технологий. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом и продуктом труда является информация, а орудиями труда – средства вычислительной техники и связи.

  Основная цель информационных технологий - производство необходимой пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке.

 Известно, что информационная  технология – это совокупность  методов, производственных и программно-технологических  средств, объединенных в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

 С точки зрения информационных  технологий для информации необходим  материальный носитель в качестве  источника информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель  информации.

  Сообщение от источника к получателю передается через каналы связи или посредством среды.

  Информация является формой связи между управляемыми и управляющими объектами в любой системе управления. В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой.

 Точность информации обеспечивает  ее однозначное восприятие всеми  потребителями. Достоверность определяет  допустимый уровень искажения  как поступающей, так и результатной  информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

 В процессах автоматизированной  обработки экономической информации  в качестве объекта, подвергающегося преобразованиям, выступают различного рода данные, которые характеризуют те или иные экономические явления. Такие процессы именуются технологическими процессами АОЭИ и представляют собой комплекс взаимосвязанных операций, протекающих в установленной последовательности. Или, более детально, это процесс преобразования исходной информации в выходную с использованием технических средств и ресурсов.

  Рациональное проектирование технологических процессов обработки данных в ЭИС во многом определяет эффективное функционирование всей системы.

 Весь технологический процесс  можно подразделить на процессы  сбора и ввода исходных данных  в вычислительную систему, процессы  размещения данных и хранения  в памяти системы, процессы  обработки данных с целью получения результатов и, процессы выдачи данных в виде, удобном для восприятия пользователем.

Возможности программы Excel

Программа Microsoft Excel относится к  классу программ, называемых электронными таблицами. Электронные таблицы  ориентированы прежде всего на решение экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности. Существуют следующие версии данной программы – Microsoft Excel 4.0, 5.0, 7.0, 97, 2000. В данном практикуме рассмотрена версия 97. Знакомство с более ранними версиями позволит легко перейти к следующей.

 Программа Microsoft Excel позволяет:

• сформировать данные в виде таблиц;
• рассчитать содержимое ячеек по формулам, при этом возможно использование более 150 встроенных функций;
• представить данные из таблиц в графическом виде;
• организовать данные в конструкции, близкие по возможностям к базе данных.

 В Microsoft Excel имеется 12 функций  рабочего листа, используемых  для анализа данных из списков  или баз данных. Каждая из этих  функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.

База данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.

 База данных в Microsoft Excel —  это список связанных данных, в котором строки данных являются  записями, а столбцы - полями. Верхняя  строка списка содержит названия  каждого столбцов. Ссылка может  быть задана как диапазон ячеек либо как имя, соответствующее диапазону списка.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в списке должны содержать идентифицирующее имя  в первой строке. Аргумент поле может  быть задан как текст с названием  столбца в двойных кавычках, например «Возраст» или «Урожай» в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 — для первого поля (Дерево), 2 — для второго поля (Высота) и так далее.

Критерий — это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для функции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют условиям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию названия столбца в списке, для которого выполняется подведение итогов. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек, например A1:F2 в приведенном ниже примере базы данных, или как имя интервала, например "Критерии". Для получения дополнительных сведений об условиях, которые могут быть использованы в качестве аргумента критерий нажмите кнопку.

Функции для  работы с базами данных и списками

БДДИСП  Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных

БДДИСПП  Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных

БДПРОИЗВЕД  Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию

БДСУММ  Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию

БИЗВЛЕЧЬ  Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию

БСЧЁТ  Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных

БСЧЁТА  Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных

ДМАКС  Возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных

ДМИН  Возвращает минимальное значение среди выделенных записей базы данных

ДСРЗНАЧ  Возвращает среднее значение выбранных записей базы данных

ДСТАНДОТКЛ  Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных

ДСТАНДОТКЛП  Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных

Организация данных в программе

 Файл программы представляет  собой так называемую рабочую  книгу, или рабочую папку. Каждая  рабочая книга может содержать  256 рабочих листов. По умолчанию  версия программы Excel 97 содержит 3 рабочих листа, предыдущая версия  программы по умолчанию содержала 16 рабочих листов. На листах может содержаться как взаимосвязанная, так и совершенно независимая информация. Рабочий лист представляет собой заготовку для таблицы.

РАСЧЕТ  ПО ФОРМУЛАМ

 Правила работы с формулами

• формула всегда начинается со знака =;
• формула может содержать знаки арифметических операций + – * / (сложение, вычитание, умножение и деление);
• если формула содержит адреса ячеек, то в вычислении участвует содержимое ячейки;
• для получения результата нажмите .
• Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую строку таблицы, то такую формулу можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.

 

 

 Расчет суммы в последнем  столбце происходит путем перемножения данных из столбца “Цена одного экземпляра” и данных из столбца “Количество”, формула при переходе на следующую строку в таблице не изменяется, изменяются только адреса ячеек.