Информационные системы в экономике

 

По масштабам  применения современные ИС подразделяются на:

• Настольные (одиночные) ИС - информационные системы

Для работы одного человека. К ним  можно отнести автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста (конструктора, технолога, расчетчика на прочность, бухгалтера малого предприятия, расчетчика заработной платы и т.д.) ИС этого уровня позволяют специалистам, работающим с данными повысить продуктивность и производительность работы.

Внедрение таких программ не вызывает особых трудностей и для хороших  систем может исчисляться днями. Настольные ИС реализуются на автономном компьютере, как правило, ПК. Такая система может содержать несколько простых приложений, связанных общим информационным фондом, и рассчитана на работу одного пользователя или группы пользователей, разделяющих по времени одно рабочее место. Подобные приложения создаются с помощью так называемых "настольных СУБД" (FoxPro, Paradox, dBase, MS Access ) или с помощью файловой системы и диалоговой оболочки для ввода, редактирования и обработки данных.

• Офисные (групповые) информационные системы - ИС

Основная цель информатизации офиса - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Групповые ИС ориентированы на коллективное использование информации членами рабочей группы (одного подразделения). Чаще всего строятся как локальная вычислительная сеть ПК или реже как многотерминальная централизованная вычислительная система.

• ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки и т.п. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

По сфере  применения:

• Государственные информационные системы (ИС)

Государственные ИС предназначенны для решения важнейших народнохозяйственных проблем страны. На базе использования вычислительных ком плексов и экономико-математических методов в них составляют перспективные и текущие планы развития страны, ведут учет результатов и регулируют деятельность отдельных звеньев народного хозяйства, разрабатывают Государственный бюджет, контролируют его выполнения и т.п. К ним относятся автоматизированная система государственной статистики (АСДС), автоматизированная система плановых расчетов (АСПР), государственная ИС финансовых расчетов (АСФР) при Министерстве финансов Украины, система обработки информации из цен (АСОІ цен), система управления национальным банком АСУ банк), система обработки научно-технической информации (АСО НТІ) и т.п.

Известные и другие государственные  ИС, система обработки информации из цен (АСОИ цен), система управления Национальным банком (АСУ банк), система обработки научно-технической информации (АСО НТИ) и другие.

• Территориальные (региональные) ИС

Территориальные ИС предназначенны для управления административно-территориальным  регионом. Сюда относятся ИСУ области, города, района. Эти системы обрабатывают информацию, которая необходимая для реализации функций управления регионом, формирования отчетности и выдачи оперативных данных местным и руководящим государственным и хозяйственным органам.

• Отраслевые информационные системы управления - ИСУ

Отраслевые ИСУ предназначенные  для управления подведомственными  предприятиями и организациями. Отраслевые ИСУ действуют в промышленности и сельском хозяйстве, строительстве  на транспорте и др. В них решаются задачи информационного обслуживания аппарата управления отраслевых министерств и их подразделов. Отраслевые ИС различаются за сферами применения — промышленная, непромышленная, научная и т.п.

По способу  организации:

• Файловые системы

Информационное обеспечение построено  в виде файловых систем. В современных ЭВМ операционная система берет на себя распределение внешней памяти, отображение имен файлов в соответствующие адреса во внешней памяти и обеспечение доступа к данным. Программное обеспечение ИС напрямую использует функции ОС для работы с файлами. Файловые системы обычно обеспечивают хранение слабо структурированной информации, оставляя дальнейшую структуризацию прикладным программам. В таких системах сложно решить проблемы согласования данных в разных файлах, коллективного доступа к данным, модификации структуры данных

Автоматизированные банки  данных

Банк данных -это система специальным  образом организованных БД, программных, технических, языковых и организационно -методических средств, предназначенных  для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

В отличие от файловых систем, структура  БД меньше зависит от прикладных программ, а все функции по работе с БД сосредоточены в специальном  компоненте - системе управления базами данных (СУБД), которая играет центральную роль в функционировании банка данных, так как обеспечивает связь прикладных программ и пользователей, данными. Сведения о структуре БД сосредоточены в словаре-справочнике (репозитории). Этот вид информации называется метаинформацией. В состав метаинформации входит семантическая информация, физические характеристики данных и информация об их использовании. С помощью словарей данных автоматизируется процесс использования метаинформации в ИС.

• Интеллектуальные банки данных (банки знаний, БЗ)

Это сравнительно новый способ построения ИС, при котором информация о предметной области условно делится между  двумя базами. Если БД содержит сведения о количественных и качественных характеристиках конкретных объектов, то БЗ содержит сведения о закономерностях в ПО, позволяющие выводить новые факты из имеющихся в БД; метаинформацию; сведения о структуре предметной области; сведения, обеспечивающие понимание запроса и синтез ответа.

Если в традиционном банке данных знания о предметной области заложены программистом в каждую прикладную программу, а также в структуру БД, то в интеллектуальном банке данных они хранятся в базе знаний и отделены от прикладных программ. В отличие от данных, знания активны: на их основе формируются цели и выбираются способы их достижения. Например, ИБД в системе складского учета может автоматически реагировать на такое событие, как уменьшение количества деталей на складе до критической нормы, при этом ИБД без участия пользователя генерирует документы для заказа этих деталей и отправляет их по электронной почте поставщику.

Другое характерное отличие  знаний от данных -связность, причем знания отражают как структурные взаимосвязи  между объектами предметной области, так и вызванные конкретными  бизнес -процессами, например такие связи, как "происходит одновременно", "следует из...", "если -то" и др.

Наконец, существенную роль в ИБД  играет форма представления информации для пользователя: она должна быть как можно ближе к естественным для человека способам обмена данными (профессиональный естественный язык, речевой ввод / вывод, графическая форма).

• Хранилища данных - ХД

В настоящее время в корпоративных  БД накоплены гигантские объемы информации, однако она недостаточно эффективно используется в процессе управления бизнесом, поэтому бурно развивается новая форма построения ИС - склады (хранилища) данных.

ХД представляет собой автономный банк данных, в котором база данных разделена на два компонента: оперативная  БД хранит текущую информацию, квазипостоянная  БД содержит исторические данные, например, в оперативной БД могут содержаться данные о продажах за текущий год, а в квазипостоянной БД хранятся систематизированные годовые отчеты и балансы за все время существования предприятия. Подсистема оперативного анализа данных позволяет эффективно и быстро анализировать текущую информацию. Подсистема принятия решений пользуется обобщенной и исторической информацией, применяет методы логического вывода. Для общения с пользователем служит универсальный интерфейс.

Приложение 1, Рис.1 – Схема классификации ИС.

 

 

1.1.3 Информационные  технологии функциональной обработки  информации

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с  минимальными затратами времени  и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

• По направлению:

-горизонтальные - связывают организации  одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

• По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед  бухгалтерской службой любой организации, являются:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности  отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Система электронного документооборота(СЭД) – это организационно-техническая система, в основу которой положен специально разработанный программный продукт.  СЭД - это система с помощью которой сопровождается процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно  насчитать огромное количество. Вот несколько примеров: