Информационная система учета закупок на предприятии

Задачами отдела являются:

• развитие и совершенствование прикладных информационных

систем и информационно-технической инфраструктуры органов Федерального казначейства,

• обеспечение штатного функционирования прикладных информационных систем и информационно-технической инфраструктуры УФК и отделений УФК,
• организация и контроль исполнения проектов в области информационных технологий, а также обеспечение предоставления заданного набора и качества информационных сервисов функциональным подразделениям УФК и отделений УФК.

Отдел информационных технологий в процессе работы взаимодействует:

• Со структурными подразделениями ФК и Информационно-техническим отделом Министерства Финансов, сторонними организациями по вопросам организации функционирования и развития АИС Управления при санкционировании подобного взаимодействия руководителем управления или его заместителями.
• Со структурными подразделениями Управления по вопросам эксплуатации и функционирования ПП, технических средств, приема, передачи и обработки данных, развития АИС;
• С территориальными отделениями Управления по вопросам функционирования и развития автоматизированной информационной системы Управления и отделений, запрашивает и получает в установленном порядке от территориальных отделений Управления необходимую для выполнения своих задач и обязанностей информацию, требует от них неукоснительного соблюдения порядка эксплуатации программно-технических комплексов АИС; своевременного и качественного представления официально запрошенной информации и отчетности по вопросам функционирования АИС.

Отделом информационных технологий руководит начальник отдела Чурсина Т.А., имеющий двух заместителей, которые, в зависимости от функциональной направленности работы отдела, возглавляют группы:

• доходов;
• расходов;
• администрирования (ЛВС, СЭД);
• телекоммуникаций.

Анализ предметной области организации закупки оборудования и получения отчетов по данному процессу проводим с помощью CASE-средства BPwin с использованием двух методов IDF0 и DFD. Выбор данных методов обусловлен следующими факторами:

IDF0 - необходимостью определения  входных и выходных данных;

DFD - используется для описания  закупки. Является дополнением к  модели IDEF0 для более наглядного  отображения операций с документами.

На контекстной диаграмме IDEF-0 отображена система управления процессом.

Report for Diagram: A-0, ИС по учету закупки оргтехники и пк для информационного отдела казначейства.

• Activity Name: ИС по учету закупки оргтехники и пк для информационного отдела казначейства

• Link Name: Данные о закупке

• Link Name: Данные о поставщике оргтехники

• Link Name: Данные о поставщике ПК

• Link Name: Менеджер

• Link Name: Отчет

• Link Name: Двусторонний договор

• Link Name: Запрос на закупку оргтехники

• Link Name: Запрос на закупку ПК

 

На диаграмме DFD отображен процесс приобретения оборудования.

• Report for Diagram: A0, Закупка оборудования

• Activity Name: Подбор оборудования

• Activity Name: Оформление заявки на покупку

• Activity Name: Покупка

• Activity Name: Поставка

• Link Name: Приказ

• Link Name: ПК и Оргтехника

• Link Name: Двусторонний договор

• Link Name: Оборудование

• Link Name: Отчеты

 

1.2. Актуальность  проекта

ОИС предлагает бухгалтерские услуги интернет-компаниям. В предприятии задействованы силы опытных бухгалтеров и казначеев. Для продуктивной работы отделов предприятия необходима оргтехника, ПК, а также широкополосный доступ в интернет для работы с клиентами.

Подбор и поиск оптимальных вариантов оборудования занимал продолжительное время, силы и затраты.

Для ведения учета по закупкам необходимого оборудования из экономических решений было принято решение разработать автоматизированную информационную систему.

Потребность в создании информационной системы обусловлена необходимостью автоматизации закупки оргтехники, персональных компьютеров.

 

1.3. Определение целей и задач проектирования

Целью проектирования является автоматизация закупок необходимого оборудования, за счет разработки и внедрения автоматизированной информационной системы.

Перед проектированием стоит несколько фундаментально важных задач:

• Введение приказов на закупку
• Составление заявок в организации на закупку оборудования
• Вывод отчетов о закупках

Введение приказов на закупку является одной из важных задач при проектировании. Под номером приказа будет проводиться составление заявки и покупка надлежащего оборудования. А также отчет о проделанной закупке будет содержать номер приказа.

В заявках хранится следующая информация о поставщиках: название, юридический адрес, телефон, наименование товара. Клиентом является УФК по астраханской области. Ведущий специалсит-эксперт оформляет заказ, в котором указан поставщик, дата заказа, наименование товара, количество товара, а так же отметки о выполнении\не выполнении заказа, и о выполнении\не выполнении оплаты заказчиком. Заключается двусторонний договор.

После выполнения заказа составляется отчет в разрезе клиента, в котором указывается наименование клиента, номер приказа, дата заказа, наименование товара, количество и цена товара, и выводится общий итог по стоимости.

 

 

 

1.4. Обзор и  анализ путей решения задач  проектирования ИС

1.4.1. Обзор аналогов

Галактика

Данная система, как неплохой аналог, существует на рынке уже 25 лет. программа завоевала свою нишу в области ERP, имеет достойное количество клиентов  доверившийся им автоматизацию предприятия.

Систему нельзя корректировать, кроме мелких исправлений интерфейса. Все доработки необходимо заказывать у разработчика системы, это выйдет дорого и не приемлемо по срокам. Система доступна для внешней интеграции по средствам  XML, COM, ActiveX, ODBC.

Интерфейс с первого взгляда не очень дружелюбный,  напоминает эксель (см. рис.1.1).

Рис. 1.1. Интерфейс ППО Галактика

Парус

Данная программа так же берет своё начало очень давно, основана компания в 1990 году. Большинство доходов компания получает от государственных компаний. Парус так же состоит из модулей: финансы, бухгалтерия, MRP, CRM и т.д.

Систему имеют право дорабатывать  только сами разработчики, софт приходится использовать “как есть”. Как правило устанавливается в БД Oracle, что выходит достаточно дорого при использование лицензионного ПО. Один из главных плюсов системы - масштабируемость решения.

Интерфейс Паруса выглядит симпатичнее Галактики, выглядит следующим образом (см. рис. 1.2)

Рис. 1.2. Интерфейс ППО Паруса

 

SAP

SAP это программа, класса ERP, родом из Германии. Сап, как и  остальные решения, состоит из  модулей различающиеся по видам  назначения. САП очень популярная система в мире. В России, в основном, внедряется крупным предприятиям. Это обусловлено высокой ценой лицензий и услуг. САП имеет хорошую репутацию среди ERP, решение хорошо масштабируемое.

Доработка SAP возможна, но достаточно трудоёмкая. По практике, доработка в SAP занимает 1-2 дня. Как правило в SAP ничего не дописывают, лишь настраивают.

Интерфейс выглядит следующим образом (см. рис. 1.3).

Рис. 1.3. Интерфейс ППО SAP

 

Microsoft Dinamics Axapta (NAVISION)

Первая версия Axapta была выпущена в 1998 году. Достойная альтернатива SAP, не смотря на распространенность в мире, не может похвастаться большой отечественной аудиторией. Axapta содержит все современные модули: MRP, HR, CRM и т.д. Среди особенностей данного решения – высокая степень интегрируемости с продуктами Microsoft – Outlook, Excel  и тд. Лицензии не такие дорогие, относительно SAP.

Доработки софта, подобно САП, достаточно трудоемкие. Специалистов на отечественном рынке не так уж много.

Интерфейс очень похож на эксель (см. рис.1.4).

Рис. 1.4. Интерфейс Microsoft Dinamics Axapta (NAVISION)

 

1.4.2. Выбор и обоснование проектных решений

Для построения функциональной схемы ИС был выбран структурный подход к проектированию.

Диаграммы оформлены в следующих программах: BPwin, Rational Rose и Microsoft Visio.

BPwin1 - инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. BPwin можно использовать для графического представления бизнес-процессов. Графически представленная схема выполнения работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-процесса. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложного ремесла в сферу инженерных технологий.

BPwin помогает четко документировать важные аспекты любых бизнес-процессов: действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления и контроля, требующиеся для этого ресурсы, а также визуализировать получаемые от этих действий результаты. BPwin повышает бизнес-эффективность ИТ-решений, позволяя аналитикам и проектировщикам моделей соотносить корпоративные инициативы и задачи с бизнес-требованиями и процессами информационной архитектуры и проектирования приложений. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия: от потоков работ в небольших подразделениях до сложных организационных функций.

BPwin эффективен в проектах, связанных с описанием действующих баз предприятий, реорганизацией бизнес-процессов, внедрением корпоративной информационной системы. Продукт позволяет оптимизировать деятельность предприятия и проверить ее на соответствие стандартам ISO 9000, спроектировать оргструктуру, снизить издержки, исключить ненужные операции и повысить эффективность. В основу продукта заложены общепризнанные методологии моделирования, например, методология IDEF0 рекомендована к использованию Госстандартом РФ и является федеральным стандартом США. Простота и наглядность моделей Process Modeler упрощает взаимопонимание между всеми участниками процессов. Распространенность самого BPwin позволяет вести согласование функциональных моделей с партнерами в электронном виде. Продукт BPwin создан компанией Computer Associates. BPwin наряду с ERwin Data Modeler (ранее: ERwin), Data Model Validator (ранее: ERwin Examiner), Model Manager (ранее: ModelMart) входит в состав пакета программных средств AllFusion Modeling Suite, комплексное использование которого обеспечивает все аспекты моделирования информационных систем.

Rational Rose - популярное средство визуального моделирования объектно-ориентированных информационных систем компании Rational Software Corp. Работа продукта основана на универсальном языке моделирования UML (Universal Modeling Language). Благодаря уникальному языку моделирования Rational Rose способен решать практически любые задачи в проектировании информационных систем: от анализа бизнес процессов до кодогенерации на определенном языке программирования. Только Rose позволяет разрабатывать как высокоуровневые, так и низкоуровневые модели, осуществляя тем самым либо абстрактное проектирование, либо логическое.

Только Rational Rose имеет весь необходимый набор визуальных средств проектирования. Только Rose поможет решить проблемы с кодогенерацией на определенном языке программирования. Только Rational Rose осуществляет такие подходы, как прямое и обратное проектирование, а так же Round Trip Engineering. Такой арсенал позволит не только проектировать новую систему, но и доработать старую, произведя процесс обратного проектирования.

Microsoft Visio — редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Использует векторную графику для создания диаграмм. Благодаря усовершенствованному пользовательскому интерфейсу, интеллектуальным средствам рисования и шаблонам Visio 2010 упрощает процесс создания схем на всех этапах.

Быстро приступить к разработке схем помогает широкий набор готовых фигур, образцов чертежей и шаблонов для ИТ, бизнеса, управления процессами и других сфер деятельности. В состав Visio входят инструменты, позволяющие быстро создавать схемы любых видов.

Все инструменты для разработки схем теперь собраны в одном месте. Каждый из этапов создания схемы стал более понятным благодаря логической группировке функций на вкладках ленты, упрощенному доступу к фигурам и наборам элементов в обновленном окне "Фигуры", а также новой строке состояния, позволяющей эффективнее перемещаться по схемам и между ними.

Упростить большие и сложные схемы можно с помощью подпроцессов и контейнеров, позволяющих группировать связанные друг с другом фигуры как визуально, так и логически. Благодаря подпроцессам — мини-схемам на отдельных страницах, связанным с фигурами подпроцессов на более крупной схеме — можно разбить сложные процессы на составные части, которыми легче управлять. Контейнеры помогают систематизировать различные наборы фигур и пояснить их взаимную связь на схемах.

Придать схемам более привлекательный и профессиональный вид за считанные секунды помогают современные фигуры и визуальные элементы, богатая коллекция тем и функция динамического просмотра.

Схемы можно проверять на соответствие бизнес-правилам и логике, чтобы гарантировать их точность и согласованность. Одним щелчком мыши можно выполнить проверку схемы и убедиться в ее логической непротиворечивости и правильной структуре.

 

 

Глава 2. Проектирование архитектуры системы

2.1. Описание входных документов

Входным документом является приказ об утверждении плана закупок. Данный приказ базируется на Федеральном законе:

Статья 1. Цели регулирования настоящего Федерального закона и отношения, регулируемые настоящим Федеральным законом

1. Целями регулирования настоящего Федерального закона являются обеспечение единства экономического пространства, создание условий для своевременного и полного удовлетворения потребностей юридических лиц, указанных в части 2 настоящей статьи (далее - заказчики), в товарах, работах, услугах с необходимыми показателями цены, качества и надежности, эффективное использование денежных средств, расширение возможностей участия юридических и физических лиц в закупке товаров, работ, услуг (далее также - закупка) для нужд заказчиков и стимулирование такого участия, развитие добросовестной конкуренции, обеспечение гласности и прозрачности закупки, предотвращение коррупции и других злоупотреблений.