Информационная система учета закупок на предприятии

Содержание

 

 

 

 

Список принятых сокращений

 

№ п/п	Термин	Содержание
	АРМ	Автоматизированное рабочее место.
	АРМ клиента банка	Автоматизированное рабочее место пользователя системы «Клиент-Банк».
	АРМ  Клиент- ОФК	Автоматизированное рабочее место пользователя отделения Федерального казначейства, включенное в систему электронного документооборота Федерального казначейства.
	Банк	Подразделение расчетной сети Банка России или кредитная организация (филиал).
	ЕКС	Единый казначейский счет.
	Оперо УФК	Операционный отдел Управления Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.
	ОФК	Отделение Управления Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.
	ППО «Центр-КС»	Прикладное программное обеспечение «Казначейское исполнение доходов и расходов федерального бюджета и кассовое обслуживание территориальных бюджетов v. 101».
	ППО «СЭД»	Прикладное программное обеспечение «Автоматизированная система электронного документооборота Федерального казначейства (СЭД)».
	УФК	Управление Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.
	ЭЦП	Электронная цифровая подпись.
	СУЭ	Системы управления эксплуатацией
	ОИС	Отдел информационных систем

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Развитие и широкое применение информационных тeхнологий являeтся глобальной тeндeнциeй мирового развития и научно-тeхничeских достижeний. Важным рeзультатом распространeния информационных тeхнологий и проникновeния их во всe сфeры общeствeнной жизни являeтся созданиe информационного общeства, в котором дeйствуют правовыe, организационныe и тeхнологичeскиe условия, обeспeчивающиe созданиe и распространeниe элeктронной информации.

За прошeдшиe годы была провeдeна большая работа по развитию казначeйской систeмы с цeлью повышeния эффeктивности управлeния государствeнными финансами и контроля за цeлeвым использованиeм срeдств фeдeрального бюджeта. УФК по Астраханской области осуществляет функции государственного заказчика, то есть заказчика федерального уровня, поэтому оно обязано руководствоваться всеми законодательными и нормативными актами Российской Федерации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг.

Цeлью этой работы являeтся созданиe информационной системы для автоматизации закупок оргтехники и персональных компьютеров необходимые для работы казначейства. Достижeниe этой цeли обeспeчиваeтся разработкой информационной системы.

Информационная систeма поддерживает функции оформление заявки для покупки необходимого оборудования у поставщиков и предоставление отчетов руководству.

Осущeствлeниe таких функций вручную влeчeт  за собой нeобходимость имeть огромный штат сотрудников, поэтому одной из главных задач для казначeйства являeтся автоматизация процeсса закупок в УФК по Астраханской области. Казначeйству нeобходима систeма, обeспeчивающая оперативную закупку необходимового оборудования.

 

1. Предпроектный анализ объекта автоматизации

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

УФК по Астраханской области осуществляет функции государственного заказчика, то есть заказчика федерального уровня, поэтому оно обязано руководствоваться всеми законодательными и нормативными актами Российской Федерации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг.

В соответствии с частью 5.3 статьи 112 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 14, ст. 1652; N 27, ст. 3480; N 52, ст. 6961) и Федеральным законом от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 30, ст. 4571; N 50, ст. 7343; 2012, N 53, ст. 7649; 2013, N 23, ст. 2873; N 27, ст. 3452; N 52, ст. 6961; 2014, N 11, ст. 1091 утвердили порядок регистрации заказчиков и иных лиц, на которых распространяется действие Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", за исключением поставщиков (подрядчиков, исполнителей), на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (www.zakupki.gov.ru) (далее - Порядок).

Управление федерального казначейства наделены полномочиями осуществлять передачу в полном объеме или части полномочий государственного заказчика ОФК, находящимся в непосредственном их подчинении, с учетом наличия в таких ОФК технического и кадрового обеспечения, необходимого для реализации полномочий государственного заказчика.

Так, в Казначействе России в настоящее время выделяют 4 администраторов закупок – управлений, которые планируют потребности Казначейства России в той или иной продукции, определяют технические требования к ней, а также отвечают за исполнение государственных контрактов со стороны Федерального казначейства. Для осуществления этих функций администраторам закупок ежегодно выделяются определенные средства федерального бюджета. Перечень закупок для нужд Федерального казначейства на плановый период, а также объемы выделяемых средств в разрезе статей экономической классификации расходов бюджета и администраторов закупок ежегодно утверждается Комиссией по планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Федерального казначейства, созданной в Федеральном казначействе. Полномочия данной Комиссии включают рассмотрение ежегодных потребностей Федерального казначейства в товарах, работах и услугах, оформленных Финансовым управлением в форме проекта Плана закупок на очередной финансовый год и плановый период двух последующих лет, а также изменений и дополнений к нему, и представление согласованного Плана закупок на утверждение руководителю Федерального казначейства. Кроме того, Комиссия осуществляет представление руководителю Федерального казначейства отчета о результатах исполнения Плана закупок за прошедший финансовый год.

Функциями администраторов закупок, закрепленными приказом Федерального казначейства, являются:

- проведение анализа конъюнктуры  рынка, определение эффективного  варианта осуществления закупки  товаров, работ и услуг для  нужд Казначейства России, подготовка  и представление на его основе  в Комиссию по планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Федерального казначейства обоснованных предложений по формированию предельной цены закупки и, в случае необходимости, ее уточнению непосредственно перед началом размещения заказа;

- подготовка и согласование  проектов соответствующих государственных  контрактов;

- обеспечение исполнения  государственных контрактов в  части соблюдения сроков поставки  товаров, работ и услуг, контроля  соблюдения установленных процедур  приемки товаров, работ и услуг  по количественным и качественным  параметрам, а также логистических процедур (доставка, погрузка, выгрузка, страхование (при необходимости), складирование и хранение товаров) и процедур обеспечения безопасности перемещения товаров, предусмотренных контрактом, в том числе, обеспечение проверки представляемых поставщиком актов выполненных работ и услуг на соответствие сроков начала и завершения работ в соответствии с государственными контрактами и правильности наименований территориальных органов Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации;

- обеспечение, в случае  необходимости, в установленном  порядке работ по получению  Федеральным казначейством страхового  возмещения при наступлении страхового  случая (в денежном или натуральном  выражении);

- обеспечение, в случае  необходимости, в установленном  порядке (направление поставщику  претензии) работ по своевременному  и полному взиманию (удержанию) штрафов, пеней, неустоек в случае нарушения  условий контрактов со стороны  поставщиков товаров, работ и  услуг для нужд Федерального  казначейства;

- обеспечение в установленном  порядке проверки и визирования  актов выполненных работ и  услуг уполномоченными лицами  Федерального казначейства.

Таким образом, администраторы закупок осуществляют не только подготовку исходных данных к размещению заказа, но и мониторинг исполнения государственных контрактов и договоров, а также защиту интересов ведомства при их исполнении.

Непосредственно сроки размещения заказов для нужд УФК по Астраханской области определяются Планом-графиком размещения заказов, который формируется ежегодно с ежеквартальным уточнением. Этот документ ежеквартально обновляется на официальном сайте Федерального казначейства, обеспечивая прозрачность деятельности Федерального казначейства в процессе государственных закупок, а также является основным для специального органа в структуре центрального аппарата Федерального казначейства, который занимается непосредственно подготовкой и реализацией всех процедур размещения заказов, – Отдел обеспечения работ по размещению заказов.

Отдел обеспечения работ по размещению заказов получает от администраторов закупок технические требования к закупаемой продукции, сведения о предпочтительном способе закупки, а также формулировки существенных условий государственного контракта, проверяет их соответствие действующему законодательству и осуществляет подготовку документации по размещению заказа. Согласование документации, помимо администратора закупки осуществляют также Финансовое и Юридическое управления центрального аппарата, что позволяет снизить риски нарушения законодательства Российской Федерации, включая вопросы, не связанных непосредственно с размещением заказов. Кроме того, для снижения указанных выше рисков специальным образом осуществляется формирование комиссии по размещению заказов, в которую входит не менее 5 работников, в том числе 4 и более работников администратора закупки, в чьей сфере ответственности находится конкретная закупка, и, как минимум, 1 работник Отдела обеспечения работ по размещению заказов, отвечающий за соблюдение комиссией требований законодательства по размещению заказов.

Далее Отделом обеспечения работ по размещению заказов осуществляются процедуры, о которых говорилось ранее, вплоть до заключения государственного контракта и направления о нем сведений в реестр государственных контрактов.

В целях повышения прозрачности закупок УФК по Астраханской области сведения о каждой закупке, помимо средств массовой информации, определенных законодательством Российской Федерации по размещению заказов, в обязательном порядке публикуется на официальном сайте Федерального казначейства в сети Интернет.

Таким образом, процесс осуществления закупки продукции в Федеральном казначействе можно условно разделить на три основных части:

- подготовка требований к поставляемым товарам, выполняемым работам и оказываемым услугам, а также определение требований к потенциальным поставщикам;

- подготовка и проведение процедур размещения заказа, включая заключение государственного контракта;

- исполнение государственного контракта.

При подготовке закупки Казначейство России, в первую очередь, определяется со следующими вопросами:

- форма размещения заказа;

- компоновка способов размещения заказа (например, 1 аукцион на 2 млн. рублей или 4 запроса котировок на 500 тыс. рублей каждый);

- разбивка размещения заказа на лоты, содержащие только функционально или технологически связанные между собой позиции;

- установление требований к продукции;

- установление условий государственного контракта.

Части документации о торгах также строго разделяются на:

- общие положения;

- инструкции участникам торгов;

- форма заявки на участие в торгах;

- технические требования к закупаемой продукции;

- условия контракта.

В общих положениях всех документаций о торгах, выпускаемых Федеральным казначейством, содержится краткая информация из положений законодательства Российской Федерации, относящихся к конкретному способу торгов. Такой раздел позволяет повысить эффективность информирования участников рынка об основных правилах проведения торгов, одновременно минимизируя соответствующие временные и трудовые затраты сотрудников Федерального казначейства. При этом, подробные инструкции по проведению конкретных торгов, такие как начальная цена контракта, сроки подачи заявок на участие в торгах, критерии оценки и сопоставления заявок, сведения о выбранных Федеральным казначейством способах защиты своих интересов при проведении закупки и прочие подобные нюансы, описываются отдельно, в соответствующем разделе документации о торгах.

Осуществляя закупки той или иной продукции, Федеральное казначейство, в соответствии с действующими в организации стандартами, всегда дает ее четкое описание в документации по размещению заказа. С одной стороны, указание на минимально требуемые качественные и количественные характеристики закупаемой продукции более четко ориентирует потенциальных поставщиков. С другой стороны, для Федерального казначейства это служит важным инструментом, позволяющим определить потребности в закупаемой продукции, рассчитать и установить начальную цену, а также создать базу для приведения предложений поставщиков к сопоставимому виду для их последующего сравнения.