Бухгалтерские программы и их место в программном обеспечении автоматизации офиса. Классификации бухгалтерских программ

Без таких документов постановку задачи нужно начинать из изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения  обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучение информационных связей и маршрутов движения информации.

Перед автоматизацией учета  необходимо привести его в порядок, усовершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, которые используются в бухгалтерском  учете, и возможность замены не унифицированных  форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

Работы по постановке задач, которые необходимо выполнить бухгалтеру.

Разработать рабочий план счетов.

Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и  аналитическим счетам. По каждому  счету, субсчету может быть необходимо вести несколько видов аналитического учета. Аналитический учет наиболее трудоемкий, его данные используются не только учетными работниками, но и  всеми руководителями.

Нужно составить локальные  классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделов, сотрудников, товарно-материальных ценностей и  т.д.).

Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Много классификаторов (справочников) используются для ведения  аналитического учета, т.е. показатели в них представляют собой аналитические  счета.

Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группирование информации. Системы  классификации и кодирование  информации рассмотрены в специальной  литературе. Эта работа особенно необходимая  для тех массивов, количество показателей  в которых исчисляется сотнями  и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирование  с массивами неудобно работать, что  может привести к ошибкам (повторное  введение и нарушение аналитического учета).

Проанализировать и усовершенствовать  документооборот по каждому участку  учета, по каждому автоматизированному  рабочему месту: формы первичных  документов, показатели и реквизиты, которые содержатся в них, порядок  и сроки их заполнения.

По возможности предусмотреть  использование унифицированных  форм, так как они разработанные  с учетом автоматизированной обработки  и большинство из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы  документов, которые в программе  отсутствуют, придется формировать  и вводить дополнительно.

Желательно, чтобы введение первичных документов происходило  одновременно с их составлением или  получением, потом их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить  все реквизиты документов. Должны проводиться одноразовое введение информации, а если документы связаны  информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.

Много бухгалтерских корреспонденций  однотипные, поэтому их введение в  компьютер следует автоматизировать, хотя треба предусмотреть возможность  вручную ввести, если понадобится, любую  корреспонденцию.

Но будет удобнее и  правильнее, если большая часть бухгалтерских  корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих  первичных документов, которые и  предусматривает большинство бухгалтерских  программ.

Необходимо рассмотреть, как будет происходить введение всех корреспонденций.

Исходящие документы (реестры  и отчетные формы) формируются автоматически  на основе введенной в компьютер  информации. "1С:Предприятие" предлагает достаточно широкий набор исходных форм, которые при необходимости можно изменить или ввести новые.

Если объем бухгалтерских  работ небольшой, а предприятие  не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (введение корреспонденций  вручную, а не по документам, распределение  накладных затрат, закрытие счетов и др.).

Для наибольшей эффективности  внедряемой автоматизированной системы  бухгалтерского учета следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную  книгу и оборотное сальдовое  сведение нужно формировать автоматически.

На этапе введения автоматизированной системы в действие необходимо указать  в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учетной  политики, откорректировать план счетов, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1- е число года или квартала).

Введение остатков по счетам нужно делать одной датой по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически. Конечно, это довольно большой объем работ, и выполнить  их нужно довольно быстро. Вот чему к введению вступительного баланса  следует подготовиться, по возможности  привлечь к этой рутинной работе не только бухгалтеров, но и специальных  помощников.

При очень больших объемах  бухгалтерских работ введения новой  системы в действие можно делать отдельно по участкам учета, но только после выполнения всех предыдущих работ, так как участка учета взаимозависимые  между собой и представляют единую систему.1

В первой главе курсовой работы мы рассмотрели:

преимущества ведения  бухгалтерского учета с помощью  компьютерных систем;

выбор вариантов автоматизации  учета;

критерии выбора программных  продуктов для бухгалтерии;

предложение программ для  бухгалтерии на российском рынке;

общие принципы работы бухгалтерской  программы.

 

2.2. Тенденции в развитии автоматизации бухгалтерского учета

 

Компьютерные методы обработки  уже надежно вошли в технологию бухгалтерского учета и сейчас на белорусском рынке большую популярность завоевали такие программные  продукты, как «1С-Бухгалтерия», «Анжелика», «Галактика».

Основная идея развития программного обеспечения на сегодняшний день - решение не только непосредственно  бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализация оперативного учета. Это  происходит по причине ориентации сегодняшних  систем не только на работников бухгалтерии, но также и на работников склада, менеджеров и руководителей. Причем преимущество отдается программным  продуктам, которые позволяют автоматизировать целое направление деятельности фирмы.

На западе популярна концепция  управления ресурсами предприятия  в целом, что означает анализ изменений  этих ресурсов и использование полученной информации при планировании и формировании бухгалтерской отчетности.

В нашей стране программное  обеспечение по автоматизации бухучета постоянно модернизируется. Представляя  на рынке оригинальный продукт, российские фирмы изучают накопленный до них опыт и успешно используют его в своих разработках.

Программные продукты по автоматизации  бухгалтерского учета сегодня широко востребованы как на малых, так и  на крупных предприятиях. Интерес  к ним возрастает с каждым днем.

В условиях рыночной экономики, жесткой конкуренции для достижения успехов просто необходимо использование  передовых технологий.

Автоматизированные бухгалтерские  программы - именно то, что нужно  современному бухгалтеру.

Автоматизированный бухгалтерский  учет сегодня - повседневная реальность.

В начале 90-х это были простые  программы, похожие на сложный калькулятор, с функциями не только сложения и вычитания, но и вывода баланса, просто помощник бухгалтеру.

В середине 90-х масштабы деятельности многих предприятий выросли, появилась  потребность в налаживании управленческого  и оперативного учета. Сегодня автоматизация  учета сильно расширяет возможности  бухгалтера. С помощью средств  автоматизации бухучет становится более масштабной задачей, т. к. может  использоваться при принятии оперативных  решений в реальном режиме времени. В настоящее время разработчиков  ПО интересует программа, которая позволила бы полностью автоматизировать деятельность предприятия.

Эффективная автоматизация  бухгалтерского учета - не только вопрос удобства в работе бухгалтера, это  тенденция времени.

В настоящее время чаще всего разработки по автоматизации  бухгалтерского учета ведутся по трем направлениям:

1. автоматизация отдельных  участков бухгалтерского учета  (так называемая «кусочная» или «лоскутная» автоматизация);

2. комплексная автоматизация  финансово-хозяйственной деятельности  малых предприятий;

3. создание корпоративных  информационных систем для комплексной  автоматизации крупных предприятий.

Программные продукты, реализующие  второе направление, являются наиболее популярными.

Российская фирма «1С» владеет значительным сегментом  рынка - порядка 40-50-ти процентов; для  программного продукта «Анжелика» этот показатель равен 19-21%; третью и четвертую позицию занимают программы «Галактика» (15%) и «БЭСТ» (9%) соответственно; многие предприятия до сих пор пользуются программами, которые разрабатывались под заказ, еще до появления специализированных фирменных разработок, а также собственными разработками на основе популярного табличного редактора Excel.

Уровень подготовки специалистов-бухгалтеров  постоянно растет, потребности развивающихся  предприятий не уменьшаются, техническое  обеспечение становится более совершенным  и доступным. Все это говорит  о том, что переход на автоматизированную форму работы закономерная тенденция нашего времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Бухгалтерские проблемы автоматизации фирмы

 

В настоящее время каждая фирма применяет компьютерные программы. Однако споры о порядке их отражения в бухгалтерском и налоговом учетах компаний – владельцев имущества, используемого в собственной хозяйственной деятельности, продолжаются.7

Невозможно представить  себе современный офис без компьютеров. А компьютер, к сожалению, не будет  работать без программного обеспечения, поэтому мало приобрести компьютер  как основное средство – надо еще  купить соответствующие программы. Всегда ли приобретенная программа  считается нематериальным активом? Как правильно учитывать программы?

Чаще всего при покупке  программного обеспечения – например, операционной системы Windows, пакета офисных программ Microsoft Office, бухгалтерской программы (например, 1С:Бухгалтерия, АМБА, Галактика, БЭСТ, Парус и т.д.) – фирма приобретает неисключительные права. То есть становится одним из множества пользователей аналогичного программного продукта, но не получает права тиражировать, перепродавать или иным образом извлекать доходы от обладания данным программным продуктом. Более того, купив однопользовательскую (локальную) версию, руководство фирмы не вправе устанавливать программу одновременно на несколько компьютеров – для этого придется приобретать сетевую версию или несколько «локальных» комплектов.

В случае приобретения неисключительных прав в соответствии с нормами  ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» нематериальный актив не формируется, так как не соблюдается подп. «б» п. 3 ПБУ 14/2007. А потому учитывать такую программу на счете 04 «Нематериальные активы» не нужно.

С другой стороны, включить всю сумму расходов на приобретение программы единовременно в состав текущих общехозяйственных (управленческих) или коммерческих расходов тоже нельзя, ведь программа будет использоваться в течение длительного времени, и понесенные расходы следует  распределить равномерно на соответствующее  количество месяцев пользования  программой.

Поэтому расходы на приобретение неисключительных прав на программы  для ЭВМ необходимо сначала отнести  в дебет счета 97 «Расходы будущих  периодов», а затем равномерно списывать  их с кредита данного счета  в дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или  иных счетов учета затрат в течение  срока использования программы. Этот срок может определяться сроком, оговоренным в документах на программу (если время пользования программой ограничено условиями лицензионного  договора), либо устанавливаться руководством организации исходя из ожидаемого (планируемого) срока пользования программой. Иными словами, при получении программы необходимо оформить акт или приказ, в котором будет установлен срок списания расходов на покупку программы.

Компьютерные программы  и справочно-правовые системы обычно поставляются на дисках или дискетах, и к ним, как правило, прилагаются  сопроводительные документы и руководства  в печатном виде (книги, брошюры, буклеты). Весь комплект материалов, передаваемых продавцом при покупке программного обеспечения, является составной частью данного программного обеспечения, поэтому приходовать диски, дискеты, брошюры и прочие материалы отдельно – например, в составе материальных запасов – не нужно.

Нередко приобретателю программного продукта или справочно-правовой системы (СПС) впоследствии оказываются дополнительные услуги по сервисному обслуживанию –  например, производится периодическое  пополнение базы данных СПС, обновление настроек бухгалтерской программы  с учетом изменений законодательства и т.д.

Расходы на сервисное обслуживание программы учитываются в составе  текущих расходов фирмы. Если пополнения и обновления осуществляются еженедельно  или ежемесячно и каждый месяц предоставляется акт об оказанных услугах, сумму расходов можно сразу относить в дебет счетов 26, 44 или иных счетов учета затрат. Если же обслуживание производится ежеквартально, раз в полгода или раз в год, сумму расходов корректнее отражать на счете 97 и производить их равномерное списание в течение соответствующего периода.