Бухгалтерские программы и их место в программном обеспечении автоматизации офиса. Классификации бухгалтерских программ

дебиторская и кредиторская задолженность;

состояние кредитных линий  и т.п.

Комплексная автоматизация  бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное  планирование предстоящих налоговых  выплат, повышает информационные возможности  Вашего предприятия.

Кроме того, ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем предоставляет возможность  сэкономить один из самых важных ресурсов — время, которое можно использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования.

Чтобы научить компьютер  вести бухгалтерский учет, необходим  специализированный программный продукт.

Существует несколько  путей его получения:

Первый — разработка собственными силами;

Второй — заключение договора с профессиональной организацией на разработку программного продукта;

Третий — копирование готового программного продукта у другого пользователя;

Четвертый — приобретение готового программного продукта.

Первый вариант связан с необходимостью содержать в  штате высококвалифицированных  программистов, что делает полученный в итоге программный продукт  крайне дорогостоящим.

Второй вариант имеет  сходный недостаток — большую цену, поскольку исполнение единичного заказа связано с высокой себестоимостью продукта для специализированной компьютерной фирмы (они обычно выпускают тиражируемые программные продукты). Кроме того, при этом варианте вряд ли удастся найти серьезную фирму исполнителя (крупные предприятия этой отрасли просто не возьмутся за такой заказ), а мелкие фирмы не в состоянии обеспечить надлежащую гибкость программного продукта и его последующее сопровождение.

Третий вариант помимо нарушения авторских прав фирмы-изготовителя программного продукта ограничен тем, что в этом случае нет технической  поддержки со стороны разработчика, которая предоставляется только официальным пользователям.

Поэтому с точки зрения экономии средств и времени, а  также эффективности использования  программного продукта наиболее приемлемым оказывается четвертый вариант — приобретение программы автоматизации бухгалтерского учета у разработчика или дилера, обеспечивающего необходимый сервис и обновление программы по мере создания новых ее версий.

Выбор из множества программных  продуктов, предлагаемых сегодня на российском рынке должен быть обусловлен теми целями автоматизации учета.

Если на предприятии руководитель и главный бухгалтер представлены в одном лице и важна не всесторонняя автоматизация учета и гибкость программных средств, а вопросы  простого соблюдения формальной отчетности перед налоговыми органами, банком и т.д., то нужен относительно простой  и недорогой программный продукт.

Этот продукт должен помогать в решении формальных вопросов без  перегрузки дополнительными функциями  и возможностями, которые не нужны.

Необходимая программа должна иметь готовую настройку и  жесткую схему работы, т.е. не требовать  дополнительной настройки со стороны  пользователя. Продавец программы должен обеспечить обновление по мере изменений  в законодательстве и правилах бухгалтерского учета.

Если же надо автоматизировать учет как можно полнее и воспользоваться  всеми преимуществами такой автоматизации, то необходим программный продукт, который может быть адаптирован  к специфике деятельности, индивидуальным особенностям предприятия.

Такой продукт должен иметь  настройку не только на план счетов, используемый предприятием, его учетную  политику и автоматическое формирование бухгалтерских проводок, но и на структуру бухгалтерии с выделением необходимых участков и операций на них.

Разработкой и созданием  компьютерных систем автоматизации  бухгалтерского учета занимается большое  количество специализированных фирм.

Другое направление использования  компьютерной техники в учетной  деятельности — использование для автоматизации начальной стадии бухгалтерского учета — первичного учета.

Здесь компьютеры применяются  для автоматизации труда на складах  материальных ценностей и готовой  продукции, при учете выработки  и заработной платы в подразделениях предприятия.

Это позволяет исходную информацию без бумажных носителей передавать на дальнейшую обработку, улучшает качество учета и его оперативность.

Компьютеры можно успешно  использовать для считывания штриховых  кодов при организации первичного учета в магазинах, на складах  и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Классы систем автоматизации бухгалтерского учёта

 

Бухгалтерская система (система  автоматизации бухгалтерского учёта, САБУ) — компьютерная программа (программное обеспечение), предназначенная для ведения учета:

бухгалтерского,

фискального, то есть направленного  на удовлетворения требования государства  по расчёту и уплате налогов.

По масштабности и сложности  учёта САБУ можно разделить на несколько условных классов: персональные, для малых и средних предприятий, для крупных предприятий и  для банков.

Персональные системы.

В первое десятилетие XXI в. в России, в силу усложнения структуры финансовых взаимоотношений личности и личных финансовых операций (из-за появления института кредитования, дифференциации доходов по слоям населения и во времени, увеличении статей расходов, появлении возможности частных инвестиций и пр.), набирает популярность управление личными финансами. Чаще всего для этих целей используют персональные системы бухгалтерского учёта.

К отличительным чертам таких  систем можно отнести (не все признаки могут встречаться в системе  одновременно):

Простая система использования  и управления.

Предварительная настройка  счетов для бытовых применений.

Малая стоимость, либо полная бесплатность (возможно, за просмотр рекламы  или с потенциальным переходом  к более функциональной платной  версии).

Упрощённая система безопасности (аутентификация, как правило, производится с помощью комбинации «имя пользователя — пароль» и / или комбинации «имя базы данных — пароль»).

Закрытый формат базы данных (БД), что не позволяет импортировать  данные в другие системы и привязывает  пользователя к используемой.

Упрощённые средства анализа  и генерации отчётов.

Возможность хранения данных на сервере, доступном из глобальной сети Интернет, что позволяет связываться  и работать со своей бухгалтерской  БД с любого компьютера и/или выполнять  синхронизацию БД на нескольких компьютерах.

Примерами таких систем могут  служить отечественные разработки Домашняя бухгалтерия и DomEconom. В США наиболее популярной системой такого рода является Quicken, раньше популярностью пользовалась также система Microsoft Money. Среди открытого программного обеспечения можно упомянуть GnuCash и KMyMoney.

Альтернативой персональным системам бухгалтерского учета являются программы для ведения электронных  таблиц, такие как Microsoft Excel либо OpenOffice Calc.

В последнее время, с ростом аудитории Интернета, стали пользоваться популярностью онлайн-системы для ведения домашней бухгалтерии, такие как Mint, Home.Finance.Ua. Предоставляя тот же набор возможностей по анализу и планированию бюджетов они имеют ряд преимуществ: мобильность доступа к финансовой информации, независимость от Операционных систем, мониторинг состояния банковских счетов.

Системы для малых и  средних предприятий.

Основные требования к  бухгалтерским системам для малых  и средних предприятий в условиях российской специфики:

Автоматизация подготовки обязательной отчетности для государственных  органов (в основном подразделений  МинФина России)

Регулярный выход обновлений в связи с изменениями нормативных  документов (законов, постановлений  и т.п.)

Многопользовательская работа

Автоматизация расчета зарплаты, налогов, учета материальных ценностей

Наличие модулей для автоматизации  учета в специфических областях деятельности предприятий, таких как  торговля, производство и т.п.

В этом классе систем распространение  получили такие российские системы, как 1С:Предприятие, БЭСТ, ПП ПАРУС и др.

Из программ зарубежного  производства стоит отметить Microsoft Dynamics NAV (Navision).

Современные версии данных программ интегрируют в себя модули для автоматизации учета и  управления в различных отраслях деятельности, что позволяет формально  отнести их к классу ERP.

Системы для крупных предприятий

Бухгалтерский учет в крупных  предприятиях ведется при помощи современных ERP-систем, позволяющих  автоматизировать не только бухгалтерский  учет, но и управление производством. В этих целях обычно используются такие системы, как SAP, Oracle E-Business Suite, 1С:Предприятие, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика» и другие системы.

Системы для банков и кредитных  организаций.

В соответствии со статьёй 4 Федерального закона «О Центральном  банке Российской Федерации (Банке  России)», для банков и кредитных  организаций действуют особые правила  бухгалтерского учета и отчетности, устанавливаемые Банком России и  отличающиеся от таких правил для  предприятий. Специальный план счетов и большой объем специализированной отчетности перед Банком России делает невозможным использование в  банках обычных бухгалтерских систем, не имеющих средств автоматизации  получения такой отчетности.

В связи с этим, большинство  российских банков и кредитных организаций  используют специализированное программное  обеспечение (автоматизированные банковские системы) таких фирм, как Диасофт, R-Style, ЦФТ, ПрограмБанк, Инверсия, ЮниСАБ, Новая Афина. Системы иностранного производства не пользуются большой популярностью в силу сложности адаптации к российскому законодательству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Роль и задачи бухгалтера при автоматизации учета

 

На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета? Перед  началом проектирования должны быть решенные некоторые общие вопросы.

При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться  на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так  что затраты и степень риска  минимальные. Второй вариант - просмотр организационной и функциональной структуры подраздела, перераспределение  обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подраздела при этом может существенным образом срастить. Хотя это более  продолжительный и рискованный  процесс, который требует всестороннего  анализа и тщательной обработки.

Выбор направления автоматизации  бухгалтерской службы предприятия  содержит в себе предыдущий выбор  программных средств.

Наиболее эффективной  есть автоматизация бухгалтерского учета с помощью специализированной бухгалтерской программы "1С:Предприятие", кроме которой Вам предложат дополнительные услуги:

отладка;

внедрение;

сопровождение;

обучение персоналу

Вопрос определения преимуществ сводится к выбору не столько программы, сколько надежной фирмы, с которой придется работать весь период использования программы.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы:

обследование и написание  технико-экономической задачи;

проектирование;

введение в действие;

сопровождение автоматизированной системы.

На стадии перед проектного обследование должны быть осуществлена постановка задачи, которая состоит в формировании исходных ссылок, необходимых результатов решения задачи, и описании ее математического содержания.

В постановке задачи обязательно  должен активно участвовать главный  бухгалтер, привлекая при этом практически  всех работников своего отдела. Постановка задачи значительно облегчается, если на предприятии есть такие документы, как учетная политика и рабочий  план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утвержденные порядок и сроки  выполнения учетных работ.