Автоматизированная информационная система «Кафедра» на примере АЛТГТУ

 

Рисунок Б.12 – Поиск преподавателя

 

В некоторых документах системы предусмотрена сортировка данных по некоторым столбцам. Это позволяет представлять данные в более удобном для работы виде.

Чтобы вызвать сортировку по какому-либо столбцу таблицы, необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку этого столбца. Как показано на рисунке Б.13, справа на заголовке столбца появиться значок треугольника, направленный вниз. Он означает, что столбец отсортирован по возрастанию.

 Чтобы  изменить порядок сортировки  по данному столбцу, нужно повторить  описанную выше процедуру еще  раз, при этом данные таблицы  пересортируются, а значок треугольника в заголовке столбца будет направлен вверх.

Если кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку другого столбца, по которому также предусмотрена сортировка, то сортировка по этому столбцу автоматически отменится.

 

Рисунок Б.13 – Пример сортировки по столбцу таблицы

 

Система также поддерживает сортировку сразу по нескольким столбцам таблиц. Для того, чтобы вызвать сортировку по второму столбцу, не отменяя сортировки по первому столбцу, необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку второго столбца, при этом удерживая нажатой клавишу Ctrl. У второго столбца также появиться значок треугольника, при этом у обоих столбцов появится цифра около треугольника, показывающая порядок, в котором вызывалась сортировка по данным столбцам.

Пример сортировки по нескольким столбцам показан на рисунке Б.14. Чтобы сменить порядок сортировки по какому-либо столбцу, необходимо кликнуть повторно по его заголовку, удерживая нажатым Ctrl. Третий клик по столбцу с удержанным Ctrl-ом отменит сортировку по данному столбцу, не отменяя ее по остальным столбцам.

Чтобы отменить сортировку по нескольким столбцам, необходимо вызвать сортировку по какому-нибудь одному столбцу, т.е., не удерживая клавиши Ctrl.

 

Рисунок Б.14 – Пример сортировки по нескольким столбцам

 

Система поддерживает гибкие возможности настройки внешнего вида таблиц справочников и документов.

Для изменения размера какого-либо столбца таблицы, необходимо поднести курсор мыши к границе этого столбца со следующим, пока он не станет в виде курсором изменения размера. После этого, зажав левую кнопку мыши, перемещайте границу столбца влево или вправо, в зависимости от того хотите вы увеличить или уменьшить его размер.

Чтобы переместить столбец в таблицы в другое место, необходимо зажать левой кнопкой мыши его заголовок. После того, как слева от столбца появится черная жирная линия, тащите его мышью в необходимое место. Примечание: данным способом невозможно перемещать те столбцы, по которым предусмотрена сортировка.

 

 

Б.2.5 Отчеты

 

Отчеты в системы формируются с использованием офисного программного обеспечения фирмы Microsoft – Microsoft Excel. Это позволяет настраивать и корректировать вручную сформированные системой отчеты.

Для вызова построения отчета необходимо нажать на соответствующую кнопку документа или справочника. Обычно они показаны в виде иконки программы Microsoft Excel. Полученный документ автоматически открывается в Microsoft Excel и пригоден для печати, корректировки, сохранения на диск, передачи по электронной почте и т.д. (Рисунок Б.15).

 

Рисунок Б.15 – Пример отчета в Microsoft Excel

 

Примечание: в процессе формирования отчета в верхнем левом углу главного окна программы отображается прогресс построения отчета. В течении этого времени пользователю не рекомендуется закрывать окно программы, из которого вызывался отчет, так как возможно некорректное завершение процесса создания отчета.

Для построения отчетов используется механизм шаблонов. Шаблоны почти всех печатных форм системы расположены в каталоге «REPORT». Пример шаблона для документа «Форма №9» показан на рисунке Б.16.

Рисунок Б.16 – Пример шаблона для документа «Форма №9».

 

Настройка шаблона должна осуществляться высококвалифицированным специалистом, однако в некоторых случаях пользователь системы может самостоятельно изменить, например, шрифт или цвет некоторых реквизитов документа, настроить ширину колонок или исправить заголовок. При этом обязательно должны сохраняться резервные копии изменяемых шаблонов.

 

Б.3 Вход в систему

 

Система «Кафедра» обеспечивает защиту информации от несанкционированного доступа. При запуске программы появляется окно, в котором пользователю предлагается ввести свое имя и пароль. Имя и пароль устанавливаются и  выдаются администратором системы.

 

Рисунок Б.17 – Окно авторизации

 

Если имя и пароль присутствуют в системе, то открывается главное окно программы, иначе выходит сообщение об ошибке и система завершает работу.

 

Б.4 Информационный блок

 

Б.4.1 Общие сведения о кафедре

 

Это окно предназначено для ввода общей информации о кафедре, на которой работает данная система (Рисунок Б.18). Здесь вводятся общие реквизиты кафедры. Заведующий кафедрой и его заместитель выбираются с помощью выпадающего списка из справочника сотрудников кафедры (смотри далее «Справочник сотрудников»).

На закладке «Лаборатории кафедры» (Рисунок Б.19) вводится информация о лабораториях кафедры в рамках вуза. Добавление и удаление происходит с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. Корректировка происходит непосредственно в таблице.

 

Рисунок Б.18 – Общая информация о кафедре

 

Рисунок Б.19 – Лаборатории кафедры

 

На рисунке Б.20 представлена закладка «Вуз и факультет». Здесь перечислены основные реквизиты и должностные лица вуза, от которого работает кафедра. Данная информация необходима для автоподстановки в отчетные формы системы.

 

Рисунок Б.20 – Информация о вузе и факультете

 

Б.4.2 Персонал кафедры

 

Справочник «Персонал кафедры», представленный на рисунке Б.21 необходим для ведения информации по всему персоналу кафедры. Как видно на рисунке, система реализует 2 класса персонала: профессорско-преподавательский состав и учебно-вспомогательный персонал. Один сотрудник кафедры при этом может быть как преподавателем, так и вспомогательным. Данный справочник позволяет добавлять, удалять сотрудников и корректировать информацию по ним.

Информация по уволенным сотрудникам не удаляется из системы, а остается храниться, при этом уволенный сотрудник помечается серым цветом.

 

Рисунок Б.21 – Справочник «Персонал кафедры»

 

При корректировке информации по сотруднику вызывается окно, показанное на рисунке Б.22. Здесь можно назначить сотруднику, является ли он преподавателем, учебно-вспомогательным персоналом или уволенным. Кроме того можно ввести в систему фотографию. Меню выбора фотографии появляется при нажатии правой кнопкой мыши на область для фотографии. При выборе пункта «Открыть» необходимо выбрать файл с фотографией в формате «Точечный рисунок»  (*.bmp). При выборе пункта «Вставить из буфера обмена», фотография должна быть предварительно скопирована в буфер обмена Windows.

Кнопки справа от поля ввода фамилии позволяют перемещаться по сотрудникам не закрывая окна редактирования, соответственно на начало справочника, на предыдущий элемент, на следующий и на последний элементы.

На рисунке Б.23 показана закладка ввода персональных данных о сотруднике.

Рисунок Б.22 – Информация о сотруднике кафедры

Рисунок Б.23 – Персональные данные о сотруднике кафедры

 

Б.4.3 Преподаватели кафедры

 

Справочник «Преподаватели кафедры» предназначен для ведения информационной базы по профессорско-преподавательскому составу кафедры. Окно справочника представлено на рисунке Б.24. На панели инструментов стандартные кнопки вызова стандартных функций. Кроме того, кнопка с изображением логотипа Microsoft Excel позволяет экспортировать список преподавателей кафедры в Excel.

 

Рисунок Б.24 – Справочник преподавателей

 

При вызове функции редактирования появляется окно редактирования информации о преподавателе. Закладка «Общие сведения» показана на рисунке Б.25. Часть реквизитов здесь (режим работы, должность, звание, ученая степень) выбираются из списка.

В таблицу «Сведения об образовании» строки добавляются с помощью контекстного меню, корректировка осуществляется непосредственно в таблице.

Корректировка фотографии осуществляется аналогично справочнику «Персонал кафедры».

Реквизит «Место основной работы» является доступным только тогда, когда режим работы выставлен как «совместитель».

 

Рисунок Б.25 – Общие сведения о преподавателе

 

Кроме того, по некоторым предусмотрено ведение истории. Для вызова истории необходимо нажать на кнопку с надписью «…» справа от реквизита. История не корректируется автоматически, поэтому ее необходимо проставлять вручную. История по реквизиту «Должность» показана на рисунке 26.

 

Рисунок Б.26 – История назначений на должность

 

На рисунке Б.27 показано окно редактирования истории званий преподавателя. На рисунке Б.28 – окно редактирования истории ученых степеней.

 

Рисунок Б.27 – История присвоения званий

 

Рисунок Б.28 – История присвоения ученых степеней

 

На закладке «учебная работа» показано руководство аспирантами, докторантами и соискателями. В этот список можно только добавлять аспирантов из справочника «Аспиранты, докторанты, соискатели» либо удалять их. Если при добавлении будет выбран аспирант, которому уже назначен руководитель, то появиться окно с вопросом: «Данному аспиранту уже назначен руководитель. Изменить его?» В случае положительного ответа руководитель аспиранта будет изменен на текущего преподавателя. Закладка представлена на рисунке Б.29.

 

Рисунок Б.29 – Учебная работа преподавателя

 

На рисунке Б.30 показана закладка «Учебно-методическая работа». Здесь представлена таблица с учебной нагрузкой преподавателя в текущем учебном году. Эту таблицу нельзя редактировать, так как она формируется по данным блока «Учебный процесс».  По нажатию на кнопку «План учебной работы» будет сформирован индивидуальный план по учебной работе преподавателя на текущий учебный год и выгружен в Excel.

На рисунке Б.31 показана закладка «Научная работа преподавателя», подзакладка «Научные труды». Она предназначена для ведения научных трудов преподавателей. Добавление, удаление и корректировка осуществляются с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. При вызове функции корректировки появляется окно редактирования научного труда преподавателя, показанное на рисунке Б.32.

 

Рисунок Б.30 – Учебно-методическая работа преподавателя

 

На рисунке Б.33 показана закладка «Научная работа преподавателя», подзакладка «Гранты». Она предназначена для учета грантов, полученных преподавателем. Добавление и удаление осуществляются с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. Корректировка происходит непосредственно в таблице.

На рисунке Б.34 показана закладка «Научная работа преподавателя», подзакладка «Авторские свидетельства и патенты». Она предназначена для учета грантов, полученных преподавателем. Корректировка таблицы происходит аналогично закладке «Гранты».

 

Рисунок Б.31 – Научная работа преподавателя (научные труды)

 

Рисунок Б.32 – Научный труд преподавателя

 

Рисунок Б.33 – Научная работа преподавателя (Гранты)

 

 

Рисунок Б.34 – Научная работа преподавателя (авторские свидетельства и патенты)

На следующей закладке (рисунок Б.35) происходит редактирование информации об общественной работе преподавателя. На закладке слева расположены переключатели по видам общественной работе, справа – поля ввода для описания. При выключенных переключателях соответствующие поля ввода становятся недоступными для редактирования.

Рисунок Б.35 – Общественная работа преподавателя

 

На рисунке Б.36 представлена закладка для редактирования дополнительных сведений о преподавателе.

Поля для ввода информации об иностранном сертификате доступны только тогда, когда переключатель «Имеет сертификат…» находится во включенном состоянии. Аналогичное поведение у полей ввода, находящихся в группе «организация общественной работы» и у поля «языки программирования».

Сведения о повышении квалификации добавляются и удаляются с помощью контекстного меню, а редактируются непосредственно в таблице.

Рисунок Б.36 – Дополнительные сведения о преподавателе

Б.4.4 Вспомогательный персонал

 

Справочник «Вспомогательный персонал» предназначен для ведения информации по учебно-вспомогательному персоналу кафедры. Окно справочника показано на рисунке Б.37. Стандартные функции работы со справочником вызываются с помощью панели инструментов или контекстного меню. При вызове функции корректировки элемента справочника вызывается окно, показанное на рисунке Б.38.

Работа с фотографией происходит аналогично справочника «Сотрудники кафедры». Персональные данные также имеют аналогичный состав, и могу редактироваться в любом из этих справочников.