Автоматизация учета труда и заработной платы на предприятии на примере ООО ЧОП «ИНК»

Расчетные листки

В данном отчете формируются расчетные листки на каждого сотрудника. При этом возможно получение листков по всей фирме в целом, по одному подразделению, для одного расчетчика или же только для одного сотрудника за любой расчетный период. Расчетные листки можно выводить или в алфавитном порядке, или по табельным номерам (опция «Упорядочить по фамилиям»).

Для вывода расчетных листков сразу всех сотрудников фирмы не надо заполнять реквизиты диалога. Достаточно только установить, если нужно, опцию «Упорядочить по фамилиям». Все это устанавливается на закладке «Основной».

На закладке «настройки» можно установить галочки напротив той информации, по которой нужно формировать отчетность (например: суммы стандартных отчетов, сводить по видам расчетов и др.

Расчетные ведомости

В этой группе отчетов представлена полная информация о результатах расчетов за любой расчетный период.

Вид отчета «Расчетная ведомость» представляет собой список сотрудников с начисленными и удержанными суммами по всем видам расчета отдельно для каждого сотрудника. Список сотрудников можно получить, упорядоченный по алфавиту (включена опция «Упорядочить по фамилиям») или же по табельным номерам (опция выключена).

Ведомость можно получить и по конкретному подразделению (выбрав соответствующее значение в реквизите «Подразделения»). Кроме того, расчетчик может получить только свою ведомость, выбрав свою фамилию в реквизите «Расчетчик».

Вид отчета «Расчетная ведомость по форме Т-51» представляет собой список сотрудников с начисленными и удержанными суммами для каждого сотрудника по форме Т-51. В остальном порядок работы с этим отчетом аналогичен отчету «Расчетная ведомости.

Отчет о  доходах сотрудника

Отчет о доходах сотрудника предоставляет возможность получить два стандартных отчета для налоговой инспекции о доходах и исчисленном и удержанном подоходном налоге, а также файл для передачи этих данных в налоговый орган.

Отчеты можно получить за любой расчетный год на любую выбранную группу сотрудников. Для получения отчета для сотрудников какого-либо подразделения, нужно выбрать соответствующее значение реквизита «Подразделение», на определенную группу сотрудников необходимо сделать подбор из списка при нажатии на кнопку «Подбор». Если оставить не заполненными реквизиты «Подразделение» и «Сотрудники», то отчет сформируется для всех сотрудников фирмы.

Исполнительные листы

В отчете «Исполнительные листы» возможно получение трех различных отчетных форм:

• алименты, выдаваемые в кассе фирмы, оформляются ведомостью - вид 
  отчета «Ведомость в кассу»;
• алименты, перечисляемые почтой - вид отчета «Почтой»;
• свод удержанных алиментов — вид отчета «Общий свод».

Все три формы отчета об алиментах можно получить за любой расчетный период, по всей фирме или же отдельно по одному подразделению или группе сотрудников. Также в этом документе можно сформировать расходные кассовые ордера.

Произвольные отчеты

Вызываются эти отчеты из меню «Отчеты» и открывается окно «Помощник печати», который позволяет построить отчет по кадровым данным сотрудников, отчет по данным журнала расчетов и отчет по журналу ФОТ. При этом последовательно, т.е. по шагам, заполняются соответствующие реквизиты.

Отчеты для Пенсионного фонда РФ

Отчет формирует файл с анкетными данными на незастрахованных работников либо со сведениями о стаже и заработке для застрахованных работников в формате версий 4.00, утвержденных Главным управлением информационных технологий Исполнительной дирекции Пенсионного фонда РФ в 2011 года.

Текстовый файл сопровождается «бумажными» вариантами передаваемых документов.

Информация о застрахованных лицах группируется в пачки по 200 анкет. Каждая пачка имеет свой номер и предназначена для записи в файл. Файлы с данными могут быть переписаны сразу на дискетку или же сохранены на жестком диске в зависимости от состояния флажков «На дискету»/ «В каталог». Имя файла формируется из регистрационного номера фирмы в ПФР и номера пачки, поэтому важно установить номер первой пачки.

В этом документе устанавливается период (чаще всего год), за который необходимо сформировать данные персонифицированного учета в ПФР и нажимается кнопка «Заполнить» и выбирается тот тип документа, который необходимо сформировать. Вызывается этот документ из меню «Отчеты» пункт «Налоговая отчетность».

2.4 Анализ документооборота

В ООО ЧОП ”ИНК” для правильного оформления операций заранее устанавливается определенный порядок продвижения документов - документооборот.

Основной задачей правильного и своевременного документооборота является ускорение движения документов. Организация документооборота лежит на главном бухгалтере. Порядок документооборота предусматривает ответственность каждого работника за составление и использование документа, соблюдение графиков и сроков прохождения документов по инстанциям.

Документооборот осуществляется в виде потока документов. Различают 2 потока:

1. Входящие (поступающие);
2. Исходящие (отправляемые).

В современных условиях только эффективно функционирующая система электронного документооборота позволяет грамотно и оперативно реагировать на быстро меняющуюся рыночную конъюнктуру. Подготовка финансовой отчётности, ежеквартальная сдача сведений в налоговые органы, переписка и обмен документами с помощью электронной почты  - от всего этого сегодня уже никуда не денешься.

На основании справочников, введенных при настройке программы к работе, составляются первичные документы (прием на работу (ф. №Т-1), личная карточка (ф. №Т-2), кадровые перемещения (ф. №Т-5), приказ об увольнении (ф. №Т-8 или Т-61)); документы-отклонения (больничные листы, приказ на отпуск, невыходы и др.), также вводятся удержания длительного действия (исполнительные листы и др.).

Все первичные документы собираются в журнале расчетов «Зарплата», все документы-отклонения собираются в журнале документов отклонений. На основе этих журналов формируется расчетно-платежная ведомость (ф. №Т-49). При выплате заработной платы выписываются расходные кассовые ордера. При неполучении работниками сумм заработной платы эти суммы переносят отдельно по каждому лицу в реестр депонированных сумм.

Далее формируются такие отчеты, как «Табель отработанного времени» (ф. ЖГ-13), «Налоговая карточка», «Расчетные листки», «Налоговая ведомость», «Свод по алиментам» и др. Данные из этих отчетов заносятся в Главную книгу, а затем в Бухгалтерский баланс.

Электронный документооборот дублирует  “бумажный” документооборот. Но электронный упрощает  систему бухгалтерского учета.

 

2.5.Рекомендации  по работе с программой при  ее внедрении. 
 Под системой оплаты труда понимают способ изменения размеров вознаграждения, подлежащего выплате работникам предприятия в соответствии с произведенными ими затратами труда или по результатам труда.

Информационная база в ЭВМ по учету труда и его оплаты включает большое число информационных массивов, как переменной информации, снимаемой с первичных документов, так и условно-постоянной, вводимой единовременно с соответствующих классификаторов и справочников. Представляется очень удобным на данном участке учета вести внутримашинные формы накопительного учета, вводя в них постоянно необходимые переменные реквизиты хронологического порядка.

Бухгалтеру, отвечающему за начисление и выдачу зарплаты, необходимо следить за постоянными изменениями в этой сфере, т.е. изучать все постановления, указы и др., связанное с трудом и его оплатой, внимательно следить за изменениями в формах отчетности, в способах начисления заработной платы и т.д.

Также бухгалтер обязательно должен повышать свою квалификацию и естественно знания в области труда. Современный бухгалтер должен в совершенстве владеть методами обработки данных на компьютере.

Программу «1C: Зарплата и Кадры» необходимо постоянно обновлять. Для этого фирма 1C должна ежемесячно выпускать компакт-диск информационно-технологического сопровождения.

 

 

Выводы и предложения

Учет и контроль производственно-финансовой деятельности является одной из важнейших функций управления как каждым предприятием, так и всем народным хозяйством.

Что касается полноты, правильности ведения первичных документов в ООО ЧОП ”ИНК”, то в основном они отвечают предъявленным требованиям. Правда в некоторых документах отсутствует печать на месте утверждения документа.

Если рассматривать оценку документации с точки зрения своевременности их представления в бухгалтерию, то документы предоставляются своевременно, согласно графика документооборота. Что касается тщательности проверки документов и правильности их обработки в ООО ”ТИП”, то наблюдаются недочеты, а именно: в некоторых документах отсутствует цена за единицу материалов.

 Автоматизация учета в ООО ЧОП ”ИНК” требует дальнейшего развития его методологии, применения более совершенных форм бухгалтерских регистров, разработки технологического процесса ввода и обработки экономических данных, сокращения документооборота, создания массивов постоянной информации.

Задачи и функции бухгалтерского учета будут успешно выполнены только при наличии высококвалифицированных кадров. Повышение квалификации работников бухгалтерии в ООО ЧОП ”ИНК”, а также внедрение в их работу достижений современной науки и техники есть неотъемлемые условия роста производительности их труда и улучшения результатов работы всего предприятия.

 

Список литературы

 

 

1. Балабайченко Е.Е., Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. - М., 2007. - 320с.
2. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов/ Под ред. проф. Ю.А. Бабаева. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 476с.
3. Ивлиев М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета. – М.: Интеллект-Сервис, 2005. – 123с.
4. Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ, 2004. – 195с.
5. Информационные технологии бухгалтерского учета/О.П. Ильина. – СПб.: Питер. – 2008. -688с.
6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. — 3-е изд.,перераб., и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 635с. - (Серия «Высшее образование»).
7. Краснова Л.П., Шалашова Н.Т., Ярцева Н.М. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: Юристъ, 2006г.
8. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. – СПб.: Элби, 2004. – 250с.
9. Шуремов Е.Л. и др. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие. – М.: Перспектива, 2005. – 363с.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение