Автоматизация учета труда и заработной платы на предприятии на примере ООО ЧОП «ИНК»

Если в архиве имеются расчетные данные за два предыдущих месяца, то сведения о заработке по месяцам заполняются автоматически при проведении документа.

На этой закладке в колонке «Вид записи» можно определить одно из значений: средний заработок, квартальная, годовая, если результат вида расчета «Оплата по больничному листу» распределяется по счетам пропорционально расчетной базе.

В колонку «Размер» заносится основной заработок за месяц, указанный в колонке «Месяц». В колонку «Проводка» заносится способ распределения, соответствующий указанной сумме основного заработка, если результат вида расчета «Оплата по больничному листу» распределяется по счетам пропорционально расчетной базе.

Если же сумма, начисленная по больничному листу, должна быть распределена на конкретный счет (например, в дебет 69.1) тогда колонка «Вид записи» заполняется автоматически, а способ распределения заработка указывать не надо.

Для больничных листов, рассчитываемых «по текущему месяцу», на этой закладке выводится тот месячный заработок, из которого и будет производиться расчет пособия по нетрудоспособности.

После заполнения всех данных о больничном и проведении документа (кнопка «Провести») можно сразу получить отчет о нем (кнопка «Печать»).

Ввод отпуска

Ввод отпусков через документ «Начисление отпуска» аналогичен вводу больничного листа, вызывается из меню «Документы».

На закладке «Основная» следует выбрать сотрудника, указать период отпуска или дату ухода в отпуск и количество дней отпуска.

Кроме того, следует выбрать из предлагаемого списка тип отпуска, который может быть очередным, за свой счет или же по уходу за ребенком. Для очередного отпуска следует также выбрать из предлагаемого списка тип расчета отпуска (может быть по шестидневной неделе или же по календарным дням без учета праздничных дней).

Если очередной отпуск работника складывается из основного отпуска и дополнительного, тогда в реквизите «из них доп. отпуска» указывается количество дней дополнительного отпуска, а в реквизите «Тип расчета доп. отпуска» указывается, в каких днях (рабочих или календарных) предоставляется дополнительный отпуск.

Заполнение группы реквизитов «За период» позволяет в личной карточке сотрудника отслеживать оформление очередного отпуска.

Если за месяцы, входящие в расчетный период для оплаты отпуска, в программе уже имеются расчетные данные, то при проведении документа на закладке «Средний заработок» автоматически будут заполнены сведения о заработке по месяцам. Количество месяцев расчетного периода определяется в группе переключателей «Расчетный период».

Если для расчета отпуска в системе нет данных, их можно ввести за каждый месяц отдельно в табличную часть документа.

В колонке «Вид записи» можно выбрать одно из значений: средний заработок, квартальная, годовая, если результат вида расчета «Оплата по отпуску» распределяется по счетам пропорционально своей расчетной базе. В противном случае колонка «Вид записи» заполняется автоматически.

В колонку «Проводка» заносится способ распределения, соответствующий указанной сумме основного заработка, если результат расчета отпускных при формировании проводок распределяется по счетам пропорционально расчетной базе.

В колонку «Отработано дней» заносится количество отработанных дней по основному табель-календарю.

Так же, как и в документе «Больничный лист», после проведения документа можно рассчитать отпускные, а затем посмотреть, что получилось, нажав кнопку «Рассчитать» на закладке «Основная». Кроме того, есть возможность распечатать отпускную записку по форме Т-6 (кнопка «Печать» на закладке «Основная»).

Невыходы на работу

Важным документом, отражающим отклонение от нормального режима работы, является документ «Невыходы» (пункт «Прочие отклонения» меню «Документы»).

Бывают случаи, когда человек не вышел на работу по каким-либо причинам, например, заболевание, по которому еще не представили больничный лист. При этом дни невыходов не оплачиваются, но информация о том, сколько дней человек отсутствовал на работе, необходима для расчета отработанных дней.

Для ввода дней невыходов следует выбрать сотрудника, указать период, когда человек отсутствовал на работе, а также указать причину невыхода.

Причина невыходов может быть важна при удержании алиментов, если таковые выплачиваются сотрудником.

Приказ о работе в праздники

Если сотрудник работал в общегосударственные праздничные дни или в свои выходные, оформляется «Приказ о работе в праздничные и выходные дни».

Для ввода праздничных дней следует выбрать сотрудника и указать отработанные дни. При этом следует помнить, что введенные этим приказом начисления нельзя «отменить» такими документами как «Больничный лист» и пр. Эти записи можно только вычеркнуть из журнала расчетов, удалив породивший их документ.

Удержания длительного действия

Следующую группу документов можно отнести к приказам удержаний длительного действия. Такие документы, один раз введенные, приведут к многократному вводу в журнал расчетов какого-либо вида удержания, до тех пор, пока не кончится срок действия документа. Так, например, если требуется рассчитывать алименты в течение необходимого периода, то достаточно один раз ввести документ «Исполнительный лист», указав срок действия «С» и «По». Тогда ежемесячно в течение всего указанного периода у сотрудника будут рассчитываться и удерживаться из зарплаты алименты.

Неотъемлемыми составляющими документов длительного действия являются реквизиты периода или даты начала и даты окончания действия документа. Документы, позволяющие вводить удержания длительного действия, хранятся в журнале документов, который вызывается из пункта «Журнал удержаний» меню «Документы».

Исполнительные листы

Документ предназначен для ввода данных об исполнительных листах (пункт «Ввод удержаний» меню «Документы»). Удержанная сумма может перечисляться на счет получателя (для выбора получателя предназначен реквизит «Получатель»), отправляться почтовым переводом или же выдаваться через кассу (реквизит «Способ передачи получателю»).

Дата, с которой начинается выплата по исполнительному листу, первоначально принимается равной началу расчетного периода. Дату окончания периода можно не проставлять, если срок пока не определен.

Прежде всего, следует выбрать способ передачи выплаты по исполнительному листу: через кассу, по почте или перечислением на счет в банке. В реквизите «Способ» указывается способ выплаты алиментов: процентом или суммой. В поле «Процент» вводится процент удержания по исполнительному листу или сумма, в зависимости от того, какой способ выплаты выбран.

Выполнение расчетов

После ввода всех необходимых документов можно приступить к выполнению расчетов. Расчет можно выполнять в пакетном режиме или работая непосредственно в журнале расчетов. При работе непосредственно в журнале можно провести расчет одной записи, всех записей по одному сотруднику, или всех записей, введенных одним документом.

В том случае, если необходимо произвести групповой расчет записей по тому или иному выбору, необходимо пользоваться регламентной процедурой    «Расчет зарплаты» (пункт «Расчет зарплаты» меню «Регламенты» или кнопка на панели инструментов).

Для того, чтобы посчитать только часть зарплаты, предназначена группа реквизитов «Рассчитывать». Устанавливая соответствующие флажки, можно рассчитать только начисления, только удержания, прочие виды расчетов или любую комбинацию из этих трех вариантов.

Установив флажок «Рассчитывать только непосчитанные ранее записи» можно значительно ускорить процесс расчетов, поскольку записи, уже имеющие рассчитанный результат, будут пропущены. Если во время расчетов встретятся какие-либо проблемы, по окончании расчетов в форме появится закладка «Сообщения» со списком сообщений об ошибках.

В этом же документе на закладке «Выплата зарплаты и отчеты» отражается факт выплаты тех или иных сумм через кассу фирмы. Это могут быть: выплата зарплаты с погашением долгов, полная или частичная выплата зарплаты за определенный расчетный период, выплата аванса, выплата пособий на детей, выплата дивидендов и межрасчетная выплата. Все эти разнообразные выплаты оформляются одним документом.

Документ «Выплата зарплаты» - это документ, посредством которого возможно получение различных платежных ведомостей, от выплаты аванса до выплаты зарплаты с погашением всех задолженностей. В данном документе учтена особенность многих предприятий, которые задерживают выплату заработной платы или не выплачивают ее вовсе в течение нескольких месяцев. В случае нехватки денег возможно получение платежной ведомости не со всей причитающейся работникам зарплатой, а только с ее частью.

Если руководство фирмы, наконец, решило выплатить все задолженности по зарплате за месяцы, когда зарплата не выдавалась, то в данном документе предусмотрен и такой вариант.

Помощник расчетов

Для облегчения описанной выше процедуры проведения расчетов заработной платы в Комплексную конфигурацию включен Помощник расчетов.

Помощник предложит провести полный расчет заработной платы или оформить выплату аванса или межрасчетную выплату. По ходу работы Помощник предложит ввести документы-отклонения (больничный лист, отпуск, оплата по среднему заработку, невыходы) и приказы по начислениям (наряды, премии и доплаты), при выплате аванса предложит ввести размер аванса. Затем помощник предложит ввести, рассчитать и распечатать платежные ведомости.

Отчеты

После проведения расчета в ООО ЧОП ”ИНК” можно получить все необходимые документы. Для этого служит меню «Отчеты». В нем есть возможность получить следующие отчеты:

• Табель отработанного времени по форме Т-13;
• Налоговая    карточка    (Приложение  №7    к    Инструкции    ГНС №35);
• Справка   о   доходах   (Приложение   №3   к   Инструкции   ГНС №35);
• Отчет об итоговых суммах начисленных доходов (Приложение №8 к Инструкции ГНС №35);
• Отчеты для Пенсионного фонда РФ (анкета и индивидуальные сведения о застрахованном лице);
• Расчетные листки;
• Расчетная ведомость;
• Свод по заработной плате;
• Налоговая ведомость;
• Отчеты по больничным листкам (опись б/л, ведомость начисленных пособий по временной нетрудоспособности и протокол комиссии по соцстраху);
• Свод по алиментам;
• Списки сотрудников в произвольной форме;
• Вывод результатов расчета в произвольной форме.

Большинство отчетов можно получить по выбранному подразделению, расчетчику или отдельному сотруднику. Такие отчеты, как «Налоговая карточка», «Справка о доходах», «Об итоговых суммах начисленных доходов», «Анкета для пенсионного фонда» и «Индивидуальные сведения о застрахованном лице», «Расчетная ведомость», «Табель» имеют стандартную печатную форму. Остальные документы имеют произвольный характер.

Табель

Для формирования табеля учета отработанного времени по Т-13 предназначен отчет «Табель учета рабочего времени». Табели формируется или по организации в целом, или по ее структурным подразделениям. В данном отчете для отметок видов затрат рабочего времени используются условные обозначения.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки - одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка — для записи количества часов по ним. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком.

Учет отработанного времени в программе ведется с использованием системы календарей. Каждому сотруднику ставится в соответствие его рабочий табель-календарь по следующему правилу: если сотрудник работает в одну смену, его календарем считается календарь, соответствующий выбранной для сотрудника категории. Если же категория сотрудника не указана, тогда сотруднику сопоставляется календарь, выбранный в параметре «Календарь по умолчанию».

В данной конфигурации имеется три основных календаря: «Служащие» — это календарь 40-часовой пятидневной рабочей недели и предназначен для автоматического расчета отработанного времени (именно он и используется на предприятии); календарь «Отпуск по шестидневке» служит для подсчета дней отпуска по шестидневной рабочей неделе и, наконец, календарь «Отпуск по календарным дням» используется при расчета отпуска не по шестидневке, а по календарным дням.

Предварительно можно заготовить список дней отдыха и укороченных дней, приходящихся на понедельник-пятница по утвержденному на очередной рабочий год производственному календарю (в пункте «Календари» меню «Регламенты»).

Затем открываем календарь - «Регламенты» — «Календари» — «Календарь-пятидневка». Нажимаем кнопку «Автозаполнение» в окне просмотра календаря или выбираем пункт «Автозаполнение» меню «Действия». В появившемся окне «Автозаполнение календаря» указываем период, для которого заполняется календарь, и нажимаем кнопку «ОК».

После проведенных действий календарь уже готов к работе. В правой панели окна можно просмотреть количество рабочих дней и часов. А, выбрав какой-либо день месяца, можно увидеть его продолжительность и, если требуется, изменить ее.