Автоматизация учета труда и заработной платы на предприятии на примере ООО ЧОП «ИНК»

 В нем необходимо  установить текущий период; наименование предприятия (ООО ЧОП “ИНК”); источник финансирования (самофинансирование); программу бухучета с которой будет производиться обмен данными; счет по которому списываются затраты на оплату труда, т.е. счет 20 «Основное производство»; выбирается режим работы программы (без расширенных возможностей), также необходимо отметить производить расчет заработной платы «от обратного» и в валюте.

Затем в процессе эксплуатации программы основные настройки можно выполнить в форме «Настройки» (меню «Сервис»).

В окне «Настройки конфигурации» заполняются следующие закладки:

1. «Предприятие» - вводим наименование организации ООО ЧОП ”ИНК”, краткое наименование, ИНН, регистрационный номер в ПФР, руководство организации. Для того чтобы ввести руководство необходимо создать справочник «Сотрудники», в котором необходимо создать список сотрудников. Для ввода нового сотрудника нажимается либо пиктограмма «ввод новой строки», либо с клавиатуры Insert, либо пункт «новый» из меню «Действия». Открывается окно «Физлицо». В нем указывается Фамилия Имя Отчество сотрудника организации, его дата рождения, пол, ИНН, страна постоянного места жительства, номер ПФР, адрес места жительства и удостоверение личности. Для ввода адреса нажимается пиктограмма «ввод адреса места жительства», открывается окно «Ввод адреса», где указывается регион, район, горд, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира и индекс. Для ввода удостоверения личности нажимаем пиктограмму «ввод удостоверения личности» и открывается окно «Документ, удостоверяющий личность», В нем указывается вид документа, который выбирается из классификатора (в основном это паспорт гражданина России), его серия, дата и кем выдан.

2.«Зарплата и бухучет» — указывается программа бухучета, проводка по умолчанию, основной график, т.е. пятидневная рабочая неделя или 40-часовая рабочая неделя.

3.«Ставки», где указывается размер пособия беременным, при рождении ребенка, на похороны, по уходу за ребенком до 1,5 и 3 лет, доплата за работу в вечерне и ночное время и т.д.

4.«Налоги» - устанавливается предел доходов для стандартных вычетов и ставки НДФЛ.

5.«Дополнительно» — указываем, что рассчитываем заработную плату в валюте и дополнительную зарплату.

Справочник «Подразделения» может представлять собой иерархический список подразделений предприятия, т.е. отражать подчиненность подразделений нижнего звена подразделениями более высокого уровня. Данный справочник открывается из пункта меню «Справочники». Появится окно, в котором необходимо ввести соответствующие данные.

Справочник Должности содержит номенклатуру должностей работающих. Для каждой должности задается: диапазон окладов, категория работающих, которой соответствует выбранный график работы, условия труда. Справочник Графики для сменной работы представляет графики рабочего времени при многосменном режиме работы («Основные часы» — нормальный график работы, «вечерние часы» — часы для работы в вечернее время, «ночные часы» — часы для работы в ночное время).

Справочник категории работников содержит перечень категорий работающих с указанием используемых календарей. Календари необходимы для кадрового учета и отражения в бухгалтерском учете зарплаты работающих заданной категории.

В типовой конфигурации 1С:Предприятие может быть определено несколько рабочих планов счетов, один из которых принимается как основной, другие — как возможные. Проводки, вводимые в систему, могут использовать любой план счетов, обеспечить переход от одного плана счетов к другому.

Справочник «План счетов» открывается следующим образом: «Справочники»-«бухучет + зарплата»-«план счетов». В этом справочнике указываем все необходимые счета и субсчета. Заполняется таким образом: Insert - вводится код счета и его наименование, указываются Субконто.

Каждый счет плана счетов имеет набор свойств: наименование, обозначение (код), признак валютного учета, признак количественного учета, признак забалансового счета, признак типа сальдо (А — активный счет, П — пассивный счет, А/П -активно-пассивный счет), количество субконто и виды субконто.

 В 1С:Предприятие код счета имеет иерархическую структуру. Число уровней иерархии в коде ограничено общей длиной кода, максимум — 255 символов.

В плане счетов можно указать вариант количественного учета:

• по аналитике — при использовании субконто;
• без аналитики — при использовании только синтетических счетов и субсчетов.

Также к дополнительным справочникам можно отнести «Процентные надбавки по стажу», в котором отражаются виды надбавок и соответственно по каждому виду определяется размер надбавки. Открыв «шкалу» необходимо установить: сколько процентов будет выплачиваться за определенный срок стажа.

В связи с тем, что на предприятии применяется пятидневная или 40-часовая рабочая неделя справочник «Графики работы» можно и не заполнять, но на предприятиях работающих в нескольких режимах заполнять этот справочник обязательно.

В конфигурации программы «1C:Предприятие» используются различные классификаторы: адресные, кадровые и классификаторы для подготовки и формирования отчетности по подоходному налогу.

К адресным относятся следующие классификаторы: стран, регионов и т.д. Изменение информации в адресных классификаторах необходимо проводить крайне осторожно, поэтому для этого предусмотрена регламентная процедура «Импорт классификаторов».

Классификаторы профессий, специальностей по образованию, воинских званий и языков общения относятся к кадровым.

При необходимости можно вносить изменения в уже существующие справочники или разработать новые справочники и классификаторы. Разрабатывать можно не только новые справочники и классификаторы, но и новый документ, Журнал документов, Отчет, Вид Субконто.

 

2.3 Организация автоматизированной обработки данных

Начало каждого расчета зарплаты начинается с установки нового расчетного периода и первоначального заполнения данных в журнале «Зарплата». Представленная конфигурация настроена на месячный интервал периода расчета. Период расчета начинается с первого числа месяца и заканчивается последним числом этого же месяца.

Процедура инициализации для первоначального заполнения данных очередного расчетного периода выполняется из пункта «Начало периода расчета зарплаты» меню «Регламенты». Эта процедура вводит необходимость расчета основных начислений, таких как оплата по окладу, если нужно, ежемесячная премия; начислений по дополнительным местам работы («внутреннее совместительство»); проводит подсчет сальдо по взаиморасчетам сотрудника и фирмы (долг за предприятием по выплате заработной платы или долг за работником, т.е. начальное сальдо) на начало расчетного периода; обрабатывает документы длительного действия.

Эту процедуру можно выполнить для всех сотрудников фирмы, сотрудников из какой-либо группы справочника, одного подразделения или даже одного сотрудника. Если один из реквизитов формы этой процедуры не заполнен, то действия проводятся для всех сотрудников фирмы.

Прием на работу

Документ «Приказ о приеме работника на работу» применяется при приеме нового сотрудника по основному месту работы, для назначения уже работающему сотруднику внутреннего совместительства, при приеме нового сотрудника или при повторном приеме на работу после увольнения по внешнему совместительству. Вызывается из меню «Документы». Также этот приказ можно оформить с помощью помощника приема на работу («Документы»-«Прочие кадровые приказы»-«Помощник приема на работу»).  В этом документе заполняются две закладки:

1. «Основное», где указываются сведения о занимаемой должности работника и о принадлежности его к какому-либо подразделению. Эти сведения заимствуются из уже заполненных справочников «Подразделения» и «Должности». Фамилия, имя, отчество сотрудника берется из справочника «Сотрудники». Также проставляется с какого числа принят на работу тот или иной сотрудник, система оплаты, оклад и при необходимости записываются комментарии.
2. «Прочее» — здесь записываются такие данные, как график, характер работы и режим труда, которые также берутся из справочников классификаторов.

Просмотреть все приказы о приеме на работу можно в журнале кадровых приказов, который вызывается из пункта меню «Документы»- «Прочие кадровые приказы» - «Журнал кадровых приказов». В открывшемся окне нажимаем кнопку «Действия» - «Движение документа» открывается окно «Движение документа прием на работу». Такой приказ оформляется на каждого сотрудника.

После оформления таких приказов в справочнике «Сотрудники» все работники приобретают статус штатного сотрудника.

Далее необходимо сформировать личную карточку, для этого необходимо из справочника «Сотрудники» выбрать работника, нажать «Ввод данных» и выбрать «Форма Т-2». Затем аналогичным образом формируются «Вычеты по НДФЛ», Налоговая карточка 1-НДФЛ», «Индивидуальная карточка по ЕСН» и вносим необходимые данные.

Для формирования отчетности по введенным данным в соответствующие формы необходимо в этом же окне нажать кнопку «Отчетность».

Нажав кнопку «Журнал расчетов» появляется окно Журнал зарплата по соответствующему сотруднику. Вообще журналы расчетов являются средством для хранения  записей, введенных при проведении документов расчета. Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Объектами расчета могут служить элементы любого справочника, существующего в системе. Так, например, для расчета заработной платы справочника объектов расчета будет являться справочник "Сотрудники", как   было сказано ранее.

Все кадровые перемещения сотрудников: перевод на новую должность, смена оклада или разряда, перевод в другую группу, обмен графиками - производится через документ «Кадровые перемещения» (пункт «Прочие кадровые приказы» меню «Документы»).

В этом документе на закладке «Кадровые» указываются сотрудник, новое подразделение, должность и график работы.

На закладке «Расчетные» можно назначить новый оклад, ставку, премию и коэффициент оплаты, если нужно, изменить форму оплаты труда работника.

После ввода новых данных по сотруднику можно распечатать приказ по фирме либо распоряжение о перемещении по форме Т-5. Флажок «Отражать в форме Т-2» позволяет отражать данные о перемещении сотрудника в его личной карточке.

Увольнение

Через документ «Приказ об увольнении» (пункт «Прочие кадровые приказы» меню «Документы») производится увольнении сотрудника с работы или освобождение сотрудника от работы по внутреннему совместительству. В этом документе указывается основание для увольнения, дата увольнения и при необходимости записываются комментарии.

Журнал расчетов «Зарплата»

Вод документов (кроме приказа о приеме на работу) приводит к появлению записей в журнале расчетов «Зарплата», которые являются видами расчетов.

Для просмотра журнала расчетов «Зарплата» используется пункт «Журнал расчета зарплаты» меню «Документы».

Единственный способ ввода данных в журнале расчетов — ввод новых документов. Программа не допускает существования в журнале расчетов «безосновательных» записей, т.е. записей, которые не были бы введены тем или иным документом, а появились в нем иным способом.

Единственное, что допустимо в журнале расчетов - редактирование его дополнительных реквизитов, таких как «Дни» и «Часы» из журнала «Зарплата», и редактирование результата расчета. Результат расчета, исправленный «вручную», впоследствии не пересчитывается, таким образом, пользователь сам берет на себя ответственность на себя корректность внесенных изменений. Тем не менее, можно отменить ручное редактирование результата (пункт «Отменить ручное редактирование» меню «Действия»), что приведет к его изменению при очередном расчете соответствующей записи журнала расчетов.

Ввод больничных листов

Больничный лист вводится на каждого сотрудника в отдельности тогда, когда сотрудник предъявляет к оплате листок нетрудоспособности, вызывается из меню «Документы».

На закладке «Основная» нужно выбрать сотрудника из списка, укать дату выдачи, серию и номер листка нетрудоспособности, даты начала и окончания.

Переключатель «Тип больничного» позволяет выбрать характер больничного (первичный или продолжение) в случае больничного-продолжения. Переключатель «Рассчитывать» позволяет указать, что больничный лист следует рассчитывать, исходя из заработка за два предыдущих месяца, либо при помесячной оплате труда — «по текущему месяцу» (см. Положение о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденное Постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. за №13-6, с изменениями и дополнениями).

Процент оплаты больничного рассчитывается исходя из непрерывного стажа, если соответствующие данные были введены после приема сотрудника на работу. Если же данные отсутствуют, процент принимается равным нулю. В любом случае процент оплаты больничного можно отредактировать.

На закладке «Средний заработок» можно ввести данные о среднем заработке за два предыдущих месяца, если нет расчетных данных в архиве за необходимые месяцы для расчета больничных, оплачиваемых исходя из среднего заработка. Эта возможность важна в начале эксплуатации программы, когда еще не существует данных расчета прошлых периодов.