Автоматизация учета труда и заработной платы на предприятии на примере ООО ЧОП «ИНК»

 В организации на каждого работника открывают лицевые счета (форма № Т-54 и форма № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме № Т-51.

Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

В ООО ЧОП “ИНК” ведутся налоговые карточки, журналы-ордера № 10,10/1 и Главная книга.

1.4 Отчетность

С 1 января 2010 г. организации обязаны представлять органам государственной статистики сведения о численности, заработной плате и движении работников (форма № П-4). ООО ЧОП ”ИНК” сведения представляют ежемесячно.

Сведения включают три раздела:

 В разделе I «Численность и начисленная заработная плата» содержатся данные по всему персоналу, в том числе работникам списочного состава, внешним совместителям, работникам, выполнявшим работы по договорам гражданско-правового характера, другим лицам несписочного состава, о средней численности, фонде начисленной заработной платы, выплатах социального характера (по каждому показателю за отчетный месяц, за предыдущий месяц, за соответствующий отчетный месяц прошлого года).

В разделе II «Использование рабочего времени» (заполняется за I квартал, 1 -е полугодие, 9 месяцев, год — с начала года и за последний месяц квартала) указывается построчно количество отработанных человеко-часов (без внешних совместителей и работников несписочного состава); отработанное время внешними совместителями; численность работников, работавших неполное рабочее время по инициативе администрации, а также не отработанное ими время; численность работников, которым были предоставлены отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы по инициативе администрации, и число человеко-дней отпусков по этим работникам.

В разделе III «Движение работников и предполагаемое высвобождение» (заполняется за те же периоды, что и второй раздел) сообщаются сведения: о принятых работниках — всего и в том числе на дополнительно введенные рабочие места; о выбывших работниках — всего и в том числе в связи с сокращением и по собственному желанию; о численности работников списочного состава на конец отчетного периода; о числе вакантных рабочих мест на конец отчетного периода.

На ближайший квартал сообщаются сведения о:

• числе вакантных рабочих мест, намеченных к ликвидации;
• численности работников, намеченных к высвобождению;
• числе рабочих мест, предполагаемых к введению.

 

1.5 Контрольный пример

Общество с ограниченной ответственностью Частное охранное предприятие “ИНК” образовано от 24 января 1994 года. Место нахождения Общества определяется местом его регистрации: г.Барнаул, ул. Малахова 161”б”.

Предметом деятельности ООО является: предоставление услуг охраны.

Общество учреждено двумя лицами, уставной капитал которого

составляет доля двух участников.

Единоличный исполнительный орган общества – генеральный директор назначен учредителем на 3 года.

Общество осуществляет учёт результатов работы, контроль за ходом хозяйственной деятельности, ведёт оперативный, бухгалтерский, статистический учёт по нормам действующим в Российской Федерации.

В ООО ЧОП ”ИНК” с 2000 года ввели программу 1С:Предприятие ”Зарплата+Кадры”, потому что учет оплаты труда является трудоемким процессом.

Синтетический учет расчетов с персоналом в ООО ЧОП ”ИНК” по оплате осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет, как правило, пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету — удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают по дебету счетов 91 «Прочие доходы и расходы», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 86 «Целевое финансирование» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит счета 50 «Касса».

 

Глава 2. Автоматизация учета труда и его оплаты в ООО ЧОП ”ИНК”.

2.1 Характеристика автоматизированной  системы учета.

Программу 1С:Предприятие без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания развитой КСБУ масштаба среднего предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа традиционно относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплекс - бухгалтерских систем. По составу функций системы управления ее можно отнести к классу информационных систем предприятия.

Фирма «1C» ежегодно предоставляет на освидетельствование в ГНИВЦ МНС РФ свои программные средства, предназначенные для подготовки и передачи данных в налоговые органы. Программный продукт «1С:Предприятие» версии 7.7 получил сертификат РОСС RU.ME20.H00286 на соответствие требованиям к бухгалтерской и налоговой отчетности.

Развитие 1С:Предприятие шло в двух направлениях:

• совершенствование инструментальных средств и создание новой оболочки системы;
• разработка типовых конфигураций предметных областей.

В ООО ЧОП ”ИНК” для расчета используют типовую конфигурацию “Зарплата+Кадры”. Эта конфигурация используется для предприятий, состоящих из нескольких подразделений — «фирм», находящихся на самостоятельном балансе.

В типовой конфигурации выделяются функциональные подсистемы управления предприятием:

Бухгалтерский учет, ведется по участкам: основные средства и нематериальные активы, материалы, денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты. Контур «Бухгалтерский учет» используется работниками бухгалтерии.

Кадровый учет, ведется работниками отдела кадров.

Торговля товарами, ведется в различных формах (оптовая, розничная торговля), на оптовом складе или в магазине.

Складской учет товарно-материальных ценностей, ведется на складе.

Сетевая версия программы 1C:Предприятие позволяет организовать большое число рабочих мест в файл—серверной или клиент—серверной архитектуре.

В ООО ЧОП ”ИНК” 1С:Предприятие позволяет вести бухгалтерский учет в соответствии с основными положениями бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Компьютерный учет на базе 1C:Предприятие строится согласно учетной политике, все изменения в учетной политике вводятся с начала финансового года.

Специфика в ООО ЧОП ”ИНК” учета зарплаты отражаются путем настройки типовой конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры и создания БД нормативно-справочной информации.

В процессе настройки задаются элементы учетной политики: план счетов, способ амортизации имущества, вариант определения выручки и др. На базе типового плана счетов бухгалтерского учета создается рабочий план, содержащий счета и субсчета для ведения синтетического учета предприятия. Для ведения аналитического учета используются справочники и перечисления. При этом можно дополнять реквизитный состав справочников, изменять структуру кода, создавать дополнительные справочники, изменять (дополнять) состав значений в перечислениях. Для отражения в учете хозяйственных операций в 1С:Предприятие используются типовые проводки, выполняется их настройка на специфику бухгалтерского учета предприятия. 1С:Предприятие обеспечивает заполнение типовых форм первичных документов в момент совершения хозяйственной операции. В процессе настройки типовой конфигурации осуществляется адаптация типовых форм учетных документов. С учетом организационной структуры предприятия разрабатывается схема документооборота, определяется состав пользователей и сфера их компетенции.

Для контроля документального отражения в учете хозяйственных операций в 1C:Предприятие ведутся специальные учетные регистры:

• общий журнал документов,
• журнал финансовых документов,
• журнал счетов,
• журнал приходных накладных,
• журнал расходных накладных и т. д.

В 1С:Предприятие конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры реализованы два самостоятельных контура управления:

1. Управленческий учет — для контроля и анализа торговой деятельности включает:

• ведение учета для всего предприятия;
• контроль остатков и резервов товаров на складах;
• многовалютный учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками товаров;
• многовалютный учет наличных средств в кассе и на расчетном счете;

2. Финансовый учет:

• раздельный финансовый учет по каждой фирме;
• автоматическое формирование бухгалтерских проводок для типовых операций и типовых форм документов;
• ведение учета налога на добавленную стоимость (НДС) и налога с продаж (НП), формирование книги покупок и продаж;

 

2.2 Настройка системы  и разработка классификаторов  и справочников

Прежде, чем приступать к расчету заработной платы с помощью описываемой конфигурации, необходимо ее настроить на особенности ведения учета ООО ЧОП ”ИНК”.

Настройка конфигурации - это выполнение необходимых установок и заполнение справочников, которые используются в дальнейшем при работе программы. В них хранится нормативная и справочная информация. Для доступа к справочникам используются пункт меню «Справочники» главного меню программы.

Для каждого справочника 1С:Предприятие определена структура данных в виде состава реквизитов, указаны свойства реквизитов. Основные реквизиты справочников: «код», «наименование». Код справочника имеет указанное число уровней иерархии — максимально 5. Элементы справочника могут быть организованы в группы, устанавливается иерархическое отношение «родительского элемента» с подчиненными элементами следующего уровня. Справочник использует уникальные значения кодов элементов. Уникальность может обеспечиваться на уровне всего справочника или в пределах одного уровня для подчиненных элементов. Между различными справочниками существуют структурные отношения типа: основной справочник и подчиненный справочник. У одного основного справочника может быть несколько подчиненных справочников. Вызывая основной справочник, можно открывать подчиненные ему другие справочники и устанавливать связи с элементами этих справочников.

• Основных справочников, предназначенных для хранения однородных объектов, в системе большинство. Информация этих справочников используется «на каждом шагу», поэтому в них обязательно должна присутствовать требуемая информация. К таким справочникам относятся «Сотрудники», «Подразделения» и «Должности».
• К подчиненным справочникам относятся «Виды субконто», «Значение субконто» и «План счетов».

Для интерактивной работы со справочником и его элементами создаются диалоговые окна — экранные формы элемента, группы, списка элементов справочника. При выводе элементов справочника используется указанное представление: в виде кода или в виде наименования (код элемента справочника будет скрыт). Выбирается режим редактирования элементов справочника: в списке, в диалоге или обоими способами. Для обработки справочников разрабатываются программные модули форм, для печати справочников создаются макеты печатных документов в виде таблиц.

Большинство справочников позволяют в процессе выбора ввести в справочник новый элемент.

Самые первостепенные установки, такие как тип финансирования предприятия, производятся в «Стартовом помощнике», который вызывается при начале работы с программой, который можно вызвать из пункта меню «Окна» или кнопку «Стартовый помощник» с панели инструментов.