Отчет по практике в ОАО "Россельхозбанк"

Главный бухгалтер подчиняется  непосредственно руководителю банка.

Главные бухгалтера могут  и обязаны давать рекомендации по соответствию пассивов банка его  активам, структуре доходов и  расходов банка, повышению рентабельности проводимых операций.

Учетно-операционный аппарат  банка работает по принципу ответственных  исполнителей или операционных бригад. Конкретные обязанности работников учетно-операционного аппарата определяются главным бухгалтером банка.

Ответственные исполнители  осуществляют расчетно-кассовое обслуживание клиентов, ведут расчетные, текущие  счета. В течение операционного  дня ответственный исполнитель  производит перечисление денег в  установленной очередности и  в пределах остатка средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется операционный учет изменения остатков в пассивных  счетах и поступления средств.

Ответственные исполнители  имеют право оформлять и подписывать  расчетные документы, кроме того, в отдельных случаях им предоставляется  право первой подписи для осуществления  контроля над документами по операциям, выполняемым другими работниками. Образцы подписей передаются под  расписку в кассу операционным и  контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы.

 

 

Контрольные подписи ответственных  исполнителей проставляются на расчетно-кассовых документах; при списании средств  со счетов клиентов; при выдаче чековых  книжек и акцептованных поручений; на документах по операциям без акцепта  и документах кредитного отдела; по операциям на счетах вкладов граждан.

 

Проверка регистров  аналитического и синтетического учета, порядок исправления ошибок.

Проверка регистров аналитического и синтетического учета.

Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме, по содержанию, по правильности произведенных вычислений.

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный  ненадлежащим образом документ налоговая  инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа  реквизиты должны быть заполнены  с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи  лиц, ответственных за составление  документа, и их расшифровки, а также  печать организации, если это предусмотрено  бланком формы и действующим  законодательством.

При проверке документов по содержанию необходимо проверить соответствие документов требованиям законодательных  и нормативных актов .

Порядок исправления ошибок.

Внесение исправлений  в кассовые (приходные и расходные  кассовые ордера) и банковские документы  не допускается. В остальные первичные  учетные документы исправления  могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных  операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые  подписали документы, с указанием  даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных  документах, созданных вручную (за исключением  кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

- зачеркивается одной  тонкой чертой неправильный текст  или сумма так, чтобы можно  было прочитать исправленное;

- надписывается над зачеркнутым  исправленный текст или сумма;

- на полях соответствующей  строки делается оговорка «Исправлено»  за подписью лиц, подписавших  ранее документ, либо подтверждается  подписью лица, производившего исправление,  а также проставляется дата  исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных  регистров подчистки и неоговоренные  исправления не допускаются.

Если документ составлен  в нескольких экземплярах, то исправление  делается на каждом экземпляре в отдельности.

После приемки информация с первичного документа переносится  в учетные регистры, а на самом  документе делается специальная  отметка, исключающая возможность  ее повторного использования.

 

Автоматизация учетно-операционной работы.

К учетно-операционной работе относятся:

• открытие и ведение счетов клиентов банка;
• прием и проверка правильности платежно-расчетных документов, поступающих от клиентов банка и служащих основанием для совершения расчетных операций по их поручению;
• прием и проверка правильности кассовых документов, являющихся основанием для приема и выдачи наличных денег со счетов клиентов банка;
• формирование и изготовление внутренних документов, являющихся основанием для совершения внутрибанковских операций;
• контроль за своевременностью совершения платежей;
• подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учете;
• ведение регистров бухгалтерского учета;
• подготовка информации и составление бухгалтерской отчетности.

 

Заполнение банковской документации, формирование документов, порядок их хранения.

Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в  Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует  соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные  и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и  содержанию его заголовку. Запрещается  включать в дело черновые и дублетные  экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что  документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при  его толщине не более 4 см. Это  условие обеспечивает оптимальные  условия для поиска информации и  наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся  к этому делу, заводится новый  том с тем же заголовком.

Дела формируются в  течение одного календарного года. В учебных заведениях обычно документы  группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика  в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят  за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному  составу группируются в дела в  соответствии с установленными сроками  их хранения.

Внутри дела документы  также должны систематизироваться. Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии. То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более  поздней. Протоколы подшивают в  хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они  относятся. Если приложения имеют большой  объем, они могут составлять отдельное  дело с соответствующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что  письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы  хранятся в делах того года, к  которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные  и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в  алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все  документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений  граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах  располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления.

Электронные документы и  базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой  дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске  специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются  в отдельные дела.

Сформированные и законченные  дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света  и пыли обеспечивается хранением  в запирающихся шкафах, сейфах или  элеваторных картотеках.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого  дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена  на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам  для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе  указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда  и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В  ней указывается номер выданного  дела, дата выдачи, кому выдано, на какой  срок, росписи в получении и  приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель  помещается в шкафу на месте выданного  дела.

В соответствии с Правилами  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив  федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня  начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного  хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в  архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению  в установленном порядке.

 

Ознакомление  с графиком документооборота и с  режимом обслуживания клиентов.

График документооборота - это график или схема, которые  описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. По каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие  примерные разделы:

• порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;
• порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;
• порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;
• порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

В обязанности всех работников организации включаются положения  о создании и представлении первичных  оправдательных документов, относящихся  к сфере их деятельности, в строгом  соответствии с графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ или в виде таблицы.

 

Организация внутрибанковского  контроля.

Внутренний контроль охватывает все сферы деятельности организации  и направлен на повышение эффективности  управления компанией. Значение внутреннего  контроля переоценить трудно: при  его помощи обеспечиваются защита имущества, качество учета и достоверность  отчетности, выявление и мобилизация  имеющихся резервов в сфере производства, финансов и т.п.

Организация системы внутрибанковского  контроля является актуальной задачей, которая во многом определяет возможность  стабильного развития каждой кредитной  организации и банковской системы  в целом.