Управление дебиторской и кредиторской задолженнотью

Таблица 13

Достоинства и недостатки используемой формы департаментации с точки зрения управления дебиторской и кредиторской задолженностью

 в существующих условиях

Достоинства	Недостатки
Бухгалтерия, отдел материально-технического снабжения
1	2
1. Освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием дебиторской задолженности, материально-техническим обеспечением и др. 2. Функциональная специализация  управленческих работников более развита, чем в линейно-штабной структуре. 3. Учитывает необходимость повышения производительности управленческого труда через специализацию. 4. Построение связей «руководитель  – подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю, то есть формально соблюдается принцип цепного командования.	1. Каждое звено заинтересовано  в достижении своей узкой цели, в т.ч. отдельный бухгалтер занимается исключительно учетом дебиторской задолженности. 2. Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными и функциональными подразделениями, чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали. 4. Аккумулирование на верхнем  уровне полномочий по решению  наряду со стратегическими множества оперативных задач (как следствие вертикальных связей «руководитель – подчиненный»). 5. Наличие проблемы эффективного  функционирования «управленческого треугольника».

 

Распределение функций между выделенными подразделениями представим в виде таблицы 14.

Таблица 14

Распределение функций управления дебиторской и кредиторской задолженностью между функциональными подразделениями предприятия

Функциональное подразделение	Функция управления (этап управленческого цикла)
	Постановка целей разработки финансового плана	Разработка финансового плана	Организация, координация, регулирование реализации финансового плана	Мотивация и построение системы стимулирования работников	Учёт	Анализ	Контроль и реализация финансового плана
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Директор базы	Определение целей на предстоящий период, в том числе по поводу величины дебиторской задолженности	-	Регулирование спорных вопросов реализации финансового плана по дебиторской задолженности	Издает приказ о премировании работника в случае эффективной работы с дебиторской задолженностью	-	-	Контроль над изъятием дебиторской задолженности, принятие мер по досудебному урегулированию
2. Зам. директора	-	-	Координация реализации финансового плана по дебиторской задолженности	Принимает решение о премировании работника в случае эффективной работы	-	Анализ причин невозможности погашения дебиторской задолженности	-
3. Бухгалтерия	-	Формирование графика платежей по дебиторской задолженности	Главный бухгалтер организует учет дебиторской задолженности в бухгалтерии	-	Учет дебиторской задолженности на счете 76, в журнале-ордере № 2, бухгалтерском балансе, в форме №5	Анализ структуры дебиторской задолженности, выявление просроченной задолженности	При неоплате в срок – звонок с выяснением причин, контроль за погашением дебиторской задолженности
4. Материально-техническое снабжение	-	-	Уведомление о сумме и расчетных сроках погашения дебиторской задолженности	-	-	Анализ выписок из бухгалтерии о дебиторской задолженности	Командировка ответственного лица, принятие всех возможных мер по досудебному урегулированию
5. Юрисконсульт	-	-	-	-	-	Анализ документов о просроченной дебиторской задолженности	Официальная претензия, подача иска в суд

 

Также обязательно нужно включить в систему управления дебиторской задолженностью директора базы и его заместителя, так как они оказывают непосредственное воздействие на управление финансами на предприятии.

На анализируемом объекте линейно-функциональные схемы управления, который является комбинацией линейной и функциональной структур. Она широко используется на большинстве отечественных предприятий. На следующем этапе необходимо составить перечень документов, которые составляются в рамках управления дебиторской задолженностью предприятия бухгалтером. Ключевым подразделением в системе управления дебиторской задолженностью являются бухгалтерия – она осуществляет разработку финансовых планов, организует их выполнения и контроля над ним. На предприятии в области управления дебиторской задолженностью используются следующие программно-технические средства:

1. Компьютерная техника.
2. Специально разработанная программа для учета дебиторской задолженности.
3. Средства накопления данных (винчестеры, лазерные диски, дискеты, базы данных).
4. Компьютерные программы для расчетов.
5. Интернет, электронная почта, факсимильная и сотовая связь.

Вначале анализируемое предприятие оказывает транспортные услуги сторонним организациям с предоставлением по каким-либо причинам отсрочки платежа, заключая договор на оплату через определенный срок. Также может быть другая ситуация, когда филиал оплатил заранее определенный объем покупаемой продукции, но при этом поставили ему только часть с условием последующей поставки оставшейся части продукции. В связи с этим на предприятии возникает дебиторская задолженность. Вначале в бухгалтерию поступают накладные на получение материалов и выписки. Входящая информация анализируется, дебиторская задолженность учитывается на счете 76. Данные по дебиторской задолженности заносятся в журнал-ордер №2. Далее из бухгалтерии сведения о дебиторской и кредиторской задолженности поступают в отдел материально-технического снабжения, где данная информация также анализируется. В результате подготавливаются претензии клиентам при нарушении ими договорных обязательств, и принимается решение о взыскании дебиторской задолженности.

 

товарно-транспортные накладные на получение материалов оформляются в отделе МТС; сведения о дебиторской задолженности, оформляемые вручную инженером по МТС для предоставления сведений в бухгалтерию; выписки о дебиторской задолженности на какую-либо дату для предоставления сведений в бухгалтерию; приказы и указания подписываются директором и передаются в бухгалтерию в случае необходимости взыскания просроченной дебиторской задолженности; договоры согласования цен; сведения об объеме оказанных услуг сторонним организациям.

сведения о кредиторской и дебиторской задолженности, оформляемые вручную бухгалтером для предоставления сведений отделу МТС; выписки из счета № 76 документов о состоянии дебиторской задолженности на какую-либо дату для предоставления сведений в различные отделы; бухгалтерский баланс ежемесячный, ежеквартальный и ежегодный составляется главным бухгалтером; форма №5 в приложении к бухгалтерскому балансу, где помещены данные о дебиторской и кредиторской задолженности предприятия; отчет о прибылях и убытках в приложении к бухгалтерскому балансу; счет 76 по расчетам с разными дебиторами и кредиторами, является основой для заполнения журнала-ордера №2; счет 60 по расчетам с поставщиками и подрядчиками, является основой для заполнения журнала-ордера №2; счет № 62 по расчетам с покупателями и заказчиками; расшифровка дебиторской задолженности по счетам № 76, 60 и 62; журнал – ордер №2; оформление счета-фактуры на оказанные услуги; ведомость №7, на основе которой заполняется бухгалтерский баланс; сведения о просроченной дебиторской задолженности раз в 3 месяца предоставляются директору.

 

Рис. 4 Документооборот по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью

Анализируя рисунок 4 видим, что в  случае невозможности взыскать дебиторскую задолженность в виде денежных средств, то она взыскивается в виде материалов и т.п.

1. В случае отказа добровольно возвратить задолженность подается иск в суд для ее принудительного взыскания.
2. На предприятии существует множество проблем в организации управления дебиторской задолженности.
3. Каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, отдельный бухгалтер занимается исключительно учетом дебиторской задолженности.
4. В связи с особенностью организационной структуры на предприятие отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными и функциональными подразделениями.

По второй главе можно сделать вывод: главной целью управления дебиторской и кредиторской задолженностью является оптимизация ее величины и ускорение цикла оборота этих средств для улучшения платежеспособности предприятия.

Систему управления дебиторской задолженностью условно можно разделить на два крупных блока: кредитную политику и комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности. Очевидно, что на анализируемом предприятии не уделяется достаточного внимания управлению дебиторской задолженностью.

На предприятии полностью отсутствует обоснованная кредитная политика по использованию дебиторской задолженностью; планирование также практически не организовано, так как планово-экономический отдел практически не участвует в управлении данным видом задолженности. Также практически отсутствует налаженная система инкассации дебиторской задолженности и стандарты оценки клиентов. На филиале большинство сделок осуществлялось путем предоплаты.

Денежные средства зачислялись на счета предприятий, а по мере предоставления необходимой продукции или оказания услуг средства списывались в определенном размере, другими словами происходит замораживание денежных средств принадлежащих предприятию.

Таким образом, в первую очередь основным мероприятием по совершенствованию управления дебиторской и кредиторской задолженностью должно стать введение комплексной системы управления ею.

 

 

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ ОПТИМИЗАЦИИ

ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

 

3.1 Пути оптимизации дебиторской и кредиторской задолженности

предприятия

 

Для улучшения состояния расчетов ООО «Промпоставка»: необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия; контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями и заказчиками; постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности; производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты; имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления – претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность; разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями и заказчиками скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Необходимо предпринимать следующие пути улучшения состояния расчетов: следить за соотношением кредиторской и дебиторской задолженности: значительное преобладание кредиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия; контролировать состояние расчетов с покупателями и заказчиками по отсроченной (просроченной) задолженности; по возможности ориентироваться на большее число покупателей, чтобы не уменьшить риск неуплаты одним или нескольким крупным покупателям; предоставить скидки при досрочной оплате, т. к. снижение цены приводит к расширению продаж, система скидок интенсифицирует приток денежных средств, система скидок за ускорение оплаты более эффективна, чем система штрафных санкций за просроченную оплету; в условиях инфляции всякая просрочка платежа приводит к тому, что производитель (продавец) реально получает лишь часть стоимости реализованной продукции. При этом потери от обесценивания денежных поступлений могут оказаться значительно выше потерь от предоставления скидок цены.

Важно особо подчеркнуть, что в условиях инфляции показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности недостоверно и необъективно отражают информацию. Так, величина дебиторской задолженности теряет свою стоимость, что негативно сказывается на результатах деятельности организации, поскольку это ведет к снижению величины покупательной стоимости долга. И, наоборот, организации, увеличивающие величину кредиторской задолженности, извлекают в период инфляции выгоду, так как могут расплатиться по своим обязательствам деньгами со сниженной покупательной стоимостью. Инфляция приводит не только к неверному исчислению величин дебиторской и кредиторской задолженности.

В международной практике разработаны определенные подходы к учету влияния инфляции, закрепленные в МСФО 29 «Финансовая отчетность в условиях гиперинфляции». Согласно этому стандарту финансовая отчетность организации, выраженная в валюте страны с гиперинфляционной экономикой, подлежит пересчету в единицы измерения, действующие на отчетную дату [13, с155].

Изучая мировой опыт, можно выделить несколько подходов к учету влияния инфляции: игнорировать в учете; производить пересчет по отношению к стабильной валюте;  производить пересчет показателей отчетности по изменениям индексов цен [14, с.182].

Наиболее целесообразной и рациональной является методика пересчета показателей отчетности по изменениям индексов цен. В России для этой цели используется индекс потребительских цен, который рассчитывается как отношение стоимости фиксированного набора товаров и услуг в текущем периоде к его стоимости в базисном. Важную роль в определении перечня показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности, подлежащих корректировке в условиях инфляции, должны играть следующие факторы: степень ликвидности активов. Так, денежные средства как наиболее ликвидные активы не подлежат корректировке на уровень индекса инфляции, а внеоборотные активы, запасы и затраты в незавершенном производстве - подлежат.

В пояснениях к бухгалтерской (финансовой) отчетности не только должна быть раскрыта информация о значении показателей дебиторской и кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета и их структуре, но и представлены скорректированные значения показателей дебиторской и кредиторской задолженности с учетом индекса потребительских цен. Данная корректировка не всегда необходима, так как не вся сумма долгов подлежит корректировке; иногда индексирование начальных значений не способно существенно изменить показатели финансового состояния, финансовой устойчивости, платежеспособности и деловой активности организации и, следовательно, повлиять на мнение квалифицированных пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности. Поэтому нами предлагается следующая методика корректировки начальных и сравнительных показателей дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Процедура пересчета включает в себя шесть этапов.