Управление персоналом на предприятии ОАО "Международный аэропорт "Курумоч"

.Распоряжение Правительства  РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р  "О сохранности документов  по личному составу высвобождаемых  работников"

Документы федеральных органов  исполнительной власти

.Письмо Росархива от 3 ноября 2006 г. № 2/2063-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"

2.Письмо Росархива от 2 марта 2006 г. № 2/407-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"

.Приказ Министерства  культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 "О Типовой инструкции  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти"

.Письмо Росархива от 11 марта 2005 г. № 2/476-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли" (ИССАО) в 2004 году и планах развития на 2005 год"

.Постановление Госкомстата  России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты"

.Приказ Минфина России  от 22 декабря 2003 г. № 117н "О  трудовых книжках"

.Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли"

.Постановление Минтруда  России от 10 октября 2003 г. №  69 "Об утверждении Инструкции  по заполнению трудовых книжек"

.Постановление Федеральной  комиссии по рынку ценных бумаг  от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"

.Постановление Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О  трудовых книжках (с изменениями  на 6 февраля 2004 г.)"

.Письмо Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к "О присвоении тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" статуса "официальной базы данных Федеральной архивной службы России"

.Постановление Минтруда  России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени  на работы по документационному  обеспечению управленческих структур  федеральных органов исполнительной  власти"

.Основные правила работы  архивов организаций, одобренные  решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

.Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденный руководителем  Росархива 6 октября 2000 г.

.Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"

.Постановление Минтруда  России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об  утверждении межотраслевых укрупненных  нормативов времени на работы  по документационному обеспечению  управления"

.Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"

.Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. Одобрено коллегией  Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33

ГОСТы

.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

2.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

.ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения

.ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

.ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Требования  к построению формуляра-образца

.ГОСТ 17914-72. Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

.ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи

 

4.6 Состав кадровых документов

 

В состав локальных нормативных  актов, обязательных для каждого  работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

Правила внутреннего трудового  распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

Документы, устанавливающие  порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности  в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

При сменной работе каждая группа работников должна производить  работу в течение установленной  продолжительности рабочего времени  в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

График отпусков (статья 123 ТК РФ);

Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда  должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной  инспекции труда.

График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

 

4.7 Документация по личному  составу

 

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу  всегда "привязана" к конкретному  работнику и отражает специфику  его должности (профессии), условий  приема на работу, результатов труда  и т. п.

К этому виду документации относятся:

распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

информационно - расчетные  документы;

официальная внутренняя переписка;

журналы (книги) учета и  регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных  целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и  распоряжения руководителя. С их помощью  руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого  должностного лица компании делятся  на две самостоятельные группы.

Первая группа - приказы  по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении  в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая - приказы по личному  составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации  в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:

трудовая книжка,

трудовой договор,

справка о трудовой деятельности,

копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально  точно отразить имеющийся у работника  трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет  значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

На основании копий  приказов других работодателей в  трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также  оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно - расчетные  документы

Информационно-расчетные  документы ведутся кадровой службой  для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной  с их трудовой деятельностью.

К их числу относятся:

личная карточка работника,

штатное расписание,

табель учета рабочего времени,

личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная  переписка

Внутренняя переписка  в организации используется для  документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения  работника к дисциплинарной ответственности  требуется получить от работника  объяснения.

Если же речь идет о поощрении  работника, его непосредственный начальник  направляет в адрес руководителя организации представление о  поощрении работника.

При помощи внутренней служебной  переписки происходит также официальный  обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для  учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного  номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой  работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию  документов по личному составу и  использует следующие регистрационные  формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

журнал регистрации трудовых договоров;

журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

журнал регистрации приказов о командировках работников;

журнал регистрации командировочных  удостоверений;

журнал регистрации служебных  заданий;

журнал регистрации локальных  нормативных актов;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

приходно-расходную книгу  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

журнал выдачи справок  по личному составу;

журнал учета больничных листов;

журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются  самой организацией.

 

.8 Документация используемая кадровой службой

 

1.Бланк приказа о приеме  работника на работу представляет  собой распоряжение о приёме  сотрудника на работу (см. Приложение 1).

.Бланк личной карточки  содержит сведение о сотруднике  принятом на работу(см. Приложение 2).

.Бланк типового трудового  договора при заполнении представляет  собой соглашение между работодателем  и работником, в соответствии  с которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу  по обусловленной трудовой функции,  обеспечить условия труда, предусмотренные  трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми  актами, а работник обязуется  лично выполнять определенную  этим соглашением трудовую функцию,  соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка, действующие  у данного работодателя(см. Приложение 3).

.Бланк о предоставлении  отпуска работнику- документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами(см. Приложение 4).

.Бланк о прекращении  (расторжении) трудового договора  с работником (увольнении) Увольнение  работника по собственному желанию  осуществляется только на основание его письменного заявления(см. Приложение 5).

.Формы журналов представляют  собой журналы регистрации приказов (см. Приложение 6).

.Трудовая книжка - это  документ, в котором содержится  вся информация о трудовой  деятельности ее владельца. Заполнение  ее требует от работника кадров  гораздо большей внимательности  и дальновидности, чем оформление  любого другого документа. Ошибку, допущенную в приказе или в  договоре, легко исправить. Чаще  всего никто и не узнает, что  она имела место. А последствия  незамеченных и неисправленных  ошибок в документе, подтверждающем  трудовой стаж работника, могут  выявиться только во время  оформления пенсии.

Трудовые книжки ведутся  на работников всех предприятий независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, в которых они проработали  свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а со 2 октября 2006 года трудовые книжки обязаны  вести также и работодатели - индивидуальные предприниматели (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Для поступающего на работу впервые книжка оформляется не позднее 7 дней со дня приема на работу.

Форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  устанавливаются Правительством РФ.

Согласно приказу Минфина  РФ №117 от 22 декабря 2003 г., изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков "ГОЗНАК" Минфина России.

Новые бланки трудовых книжек, а также правила их ведения  и хранения утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

С 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу в  соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки только нового образца.

При этом трудовые книжки ранее  установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников, действительны.

По внешнему виду новая  трудовая книжка отличается от прежней  размером и тем, что в ней нет  раздела для сведений о назначении пенсии, а разделы о награждении  и поощрении объединены. В структуре  и оформлении новой книжки изменений  немного: на обложке и на титульном  листе размещен герб РФ, а в графе 3 "Сведения о работе" предусмотрено  внесение записи о квалификации работника.