Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes»

Перечислим некоторые из типов баз данных, которые наиболее часто встречаются в приложениях.

Библиотека документов содержит данные (отчеты, записки, корреспонденции заказчиков, различных форм и запросов) в форме, соответствующей некоторому внешнему представлению, и которые всегда можно отобразить на экране или напечатать на бумаге;

Конференции — базы данных, предоставляющие возможность сотрудникам участвовать в письменном обсуждении текущих вопросов. После создания базы данных уполномоченные пользователи могут добавлять в нее собственные документы. Тот, кто инициировал телеконференцию, автоматически становится ее руководителем, получает все полномочия доступа, а также определяет уровни доступа для других пользователей. Удаленный доступ к конференциям осуществляется по телефонным каналам (через модем) или региональные сети.

Информационные службы позволяют получать свежую информацию по определенным темам (например, служба новостей о производстве может представить возможность узнать о последних событиях на производстве в отрасли или филиалах, расположенных за рубежом).

Одни и те же команды и методы используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных. LN хранит базы данных в отдельных файлах с расширением .nsf. Nsf-файл базы данных содержит следующую информацию:

•  формуляры;

•  виды;

•  собственно документы, хранящиеся в базе данных;

•  информацию о доступе пользователей к базе данных;

•  справочную документацию по базам данных.

Документ является основной единицей хранения в БД LN. Многие базы данных содержат только один тип документа с заданным форматом (каждый документ состоит из одного или более полей, в которых система сохраняет данные), однако в общем случае

БД могут содержать документы различных типов. Документы делятся на три категории:

•  главный документ (рис. 2);

•  ответ на документ (рис. 3);

•  ответ на ответ (рис. 4).

Тип документа определяется при его создании (создании его формуляра) в меню «Атрибуты формуляра».

Рисунок 2. Пример документа (главный документ)

Формуляр (шаблон документа) соответствует каждому типу документа и представляет собой комбинацию статического текста (то что представляет собой неизменный текст в пределах формуляра) и полей (области, которые предназначены для ввода данных пользователями).

Различаются два вида полей: общие и обыкновенные. Общие поля отличаются тем, что введенные данные будут отражены во всех документах, присоединенных к главному документу и использующие

Рисунок 3. Пример документа (ответ на документ)

Рисунок 4. Пример документа (ответ на ответ)

это поле в своем формуляре. Кроме того, по способу заполнения в LN выделяются следующие типы полей: редактируемое, вычисляемое, вычисляемое для вывода, вычисляемое при составлении. На рис. 5 и 6 соответственно приводятся примеры формуляр соответствующего ему документа (договор о НИР). Поля выдел курсивом, общие поля отмечены полужирным шрифтом.

Вид — представление документа при поиске, просмотре, печати, в котором фигурируют значения полей документов или вычисленные на их основании выражения. Вид содержит также описания связей между документами, критерии отбора документов для отображения на экране или включения в отчет. Обычно количество видов превышает количество формуляров, что связано с необходимостью получать выдачи документов с различной упорядоченностью и набором полей отображения. Вид аналогичен отчету в реляционных СУБД, где каждому документу при выдаче на печать или экран соответствует одна или несколько строк (при выдаче на экран иногда предусмотрена горизонтальная прокрутка), а каждая колонка отчета обычно соответствует одному или нескольким полям документа (записи) или выражению от полей записи и системных переменных.

 

2.3. Эксплуатация «Lotus Notes».

 

Функции и команды LN

Команды и функции представляют собой совокупность инструментальных средств, предназначенных для проектирования интерфейсов и навигации в БД, что осуществляется, в частности, путем составления формул и их приписания визуальным элементам экрана «кнопкам и пр.). Функции начинаются с символа «@», функции и выражения отделяются друг от друга точкой с запятой. Многие команды соответствуют пунктам главного меню (см. рис. 6) и для их использования в формулах следует пользоваться функцией ®Соттапй([Имя команды]). Полный список функций и команд содержится в справке LN, вот некоторые из них:

•  Adjust (время-дата; год; месяц; день; час; минута; секунда) корректирует указанную величину «время-дата»,  изменяя каждый следующий аргумент на величину инкремента. Корректирующая величина может быть положительной либо отрицательной;

•  @Contains (строка; подстрока) определяет, является ли подстрока частью строки, возвращает 1 (true), если подстрока содержится в строке; в противном случае возвращает 0 (false);

•  @DocNumber возвращает строку, соответствующую номеру записи в виде документа или категории;

•  @If(условие 1; действие 1; условие 2; действие 2; ...; условие 99; действие 99; иначе_действие) оценивает условия, и если true, то выполняется действие, указанное сразу же после условия. Если же false, то происходит переход к проверке следующего условия и т. д. Если ни одно из условий не истинно, выполняется «иначе__действие»;

•  @Prvmpt([стиль];  "Заголовок";  "текст";  "по_умолчанию"; выбор") открывает диалоговое окно, в котором введенная информация служит аргументом, используется для запроса информации у пользователя и ветвления действия в зависимости введенной пользователем информации;

•  @Command([NavigateNextMain]) — переход к следующему основному документу в текущем виде; база данных должна б открыта на уровне вида или документ может быть открыт режиме чтения или редактирования;

•  @Command([NavigatePrev]) — переход к предыдущему документу в текущем виде;

• @Command([NavigatePrevMain]) .— переход к предыдущему основному документу в текущем виде.

Интерфейс Notes, создание и базой данных

Основное рабочее окно (см. рис. 6) включает в качестве основных элементов строку меню, линейку пиктограмм SmartIcns, страницы с закладками и строку состояния. При открытии базы данных выводятся дополнительные окна. Один из основных элементов управления — расположенное в верхней части основное меню включающее в себя как общие пункты (Ред, Окно и Справка), так специальные меню LN (Файл, Вид, Создать, Сервис и Дизайн).

С помощью меню Файл пользователь может получить доступ базам данных и административным функциям LN. Пункт Создать Реплику меню Файл создает копию текущей выбранной базы данных.

При создании базы данных необходимо выбрать пункт меню Файл — Создать, базу данных. При этом можно использовать поставляемый с Notes шаблон или спроектировать базу данных самостоятельно (выбрав в диалоговом окне Создать базу данных значение Чистая), кроме того, необходимо задать название БД и название файла БД.

Пункт Открыть базу данных создает на выбранной в данный момент странице пиктограмму базы данных или наряду с созданием пиктограммы открывает базу данных.

Для создания формуляра необходимо выбрать пункт меню Дизайн — Формуляры и кнопку Создать. После этого появляется окно типа текстового редактора. Для каждого формуляра требуется заполнить диалог Атрибуты формуляра (пункт меню Дизайн — Атрибуты формуляра, рис. 7), выбрать имя и тип, а также заполнить рад опций. Необходимо ввести статический текст, составляющий непосредственно шаблон и добавить поля. Чтобы добавить поле, не обходимо выбрать пункт меню Дизайн – Новое поле или Дизайн – Использовать общее поле, затем определить атрибуты поля. Название поля может состоять из одного слова или нескольких, соединенных знаком «подчеркивание»; если необходимо, поле может быть переопределено как общее ("пункт меню Дизайн — Сделать  поле общим).

Для каждого поля нужно заполнить имя, тип данных, тип отображения, формат и формулу. Кнопка формула необходима для записи функции предварительного заполнения поля, если этого не сделать, то поле по умолчанию остается пустым (рис. 8). Кнопка формат определяет формат поля в зависимости от типа данных поля

Рис. 8. Определение формулы поля данных

(рис. 9). Для обеспечения навигации по спискам документов пользуется встраивание кнопки в формуляр. Для добавления кнопки необходимо выбрать пункт меню Ред — Поместить — Кнопку. Далее заполняются текст кнопки и формула для выполнения при нажатии (рис. 10).

Создание нового вида выполняется с помощью пункта меню Дизайн — Виды и кнопки Создать. Далее заполняется имя вида, тип и некоторые опции в диалоге Дизайн — Атрибуты вида. После определения общих параметров вида нужно добавить колонки для отображения (пункт меню Дизайн — Новая колонка, рис. 11) и определить параметры колонки (пункт меню Дизайн — Атрибуты колонки, рис. 12). При необходимости отбора документов выходной отчет необходимо задать критерий (формулу) отбора (рис. 13, пункт меню Дизайн — Формула Выбора документов результат отбора представлен на рис. 14.

 

Рис. 9. Определение общих параметров вида

Рис. 10. Определение параметров полей вида

 

Рис. 11. Задание критерия выбора документов для вида

Рис. 12 Определение параметров полей вида

Рис 13 Задание критерия выбора документов для вида

Приложения LN и их разработка

Приложения — это системы для коллективной работы, которые разрабатываются для координации деятельности людей, совместно реализующих конкретный бизнес-процесс. Данные процессы могут предусматривать интенсивные коммуникации (например, между заказчиками и поставщиками).

Базовыми стандартными блоками приложений Notes являются формуляры, виды и макрокоманды. Макроязык Notes дает возможность разработчикам управлять выполнением приложений Notes программировать процессы, функционирующие на сервере. Эти средства одинаковы на всех платформах, где работает Notes. Кроме того, архитектура клиент/сервер реализуется автоматически и разработчику достаточно указать серверу на необходимость создания распределенного приложения.

Notes Help — контекстно-зависимый справочник, доступ к которому можно получить по клавише F1:

•  Предметный указатель содержит перечень всех документов в базе данных справочника.

•  Сообщения переделяет все сообщения Notes.

•  Функции имеет список всех функций Notes. С его помощь можно изучать синтаксис и просматривать примеры использования функций Notes. Функции Motes позволяют автоматизировать определенные операции и применять этот продукт более гибко.

Ниже приводится фрагмент текста справка а БД по договорам | о НИР (функциональный аналог словаря данных).

Конспект базы данных Lotus Notes - создан в 03:10:52 Ж01.2001

Общие сведения: *

Общие сведения: *

Путь:                                                                         D:\NOTES\NIRnsf

Название:                                                   Договора НИР

Дата создания                                              10.01.2001 18:35:33

Дата последнего изменения:                 19.01.200100:16:40

 Дата последнего неинформационного изменения: 20.01.2001 03:10:41

Сжатие текста:                                                        Запрещено

Индексирование:                                                         Запрещено

Имя локального ключа к шифру:                                         [Не назначено]

Информация о занимаемом пространстве:

Размер на диске:                                                     512 Килобайт

Документы данных:                                                               12

Общее пространство:                                         435 Килобайт

Занятое пространство:                                      359 Килобайт

Свободное пространство:                                   17.5%

Информация о реплицировании:

ID-реплики

Приоритет:                                                   Средний

……………..

Для обновления требуется доступ редактора:     Нет

Формула значения по умолчанию:         Номер_договора

Дата последнего изменения:                    18.01.2001 23:30:43

Таким образом, автоматизированная информационная система LN представляет собой универсальное офисное средство для работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы  (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.