Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes»

 

 

САРАНСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ИНСТИТУТ

автономной некоммерческой организации

высшего профессионального образования Центросоюза РФ

«Российский университет кооперации»

(среднее профессиональное образование)

 

 

 

Цикл информационно – вычислительных систем

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

По дисциплине: «Автоматизированные системы бухгалтерского учета»

Тема: «Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes»»

 

 

 

 

Выполнил студент

IV курса группы АС-42

специальность: 230103 «АСОИУ»

Мартемьянов О.

Руководитель

Афанасьева М.Н.

 

 

 

Возвращена на доработку       ______________

Дата сдачи                                ______________

Дата защиты                             ______________

Оценка с учетом защиты         ______________

 

 

 

 

Саранск 2009

 

 

Содержание

 

Введение	3
Часть 1. Автоматизированные информационные системы документооборота	6
1.1. Документооборот	6
1.2. АИС: основные понятия и определения	10
1.3. АИС документооборота	12
Часть 2.АИС документооборота «Lotus Notes»	22
2.1. Офисный комплекс «Lotus Notes»	22
2.2. База данных «Lotus Notes»	24
2.3. Эксплуатация «Lotus Notes».	28
Заключение	33
Список используемой литературы	34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Уже давно наступило время, когда под автоматизацией предприятий стало подразумеваться не просто приобретение компьютеров и создание корпоративной сети, но создание информационной системы, включающей в себя и компьютеры, и сети, и программное обеспечение, а главное - организацию информационных потоков.

Правильный выбор или разработка программных продуктов для автоматизации информационных потоков в рамках информационных систем — первейшая задача современных организаций. Документооборот — последовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования. Системы автоматизации документооборота являются в настоящее время самыми востребованными.

Система Lotus Notes разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы будут:

Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Целью данной курсовой работы является рассмотреть процесс эксплуатации систем автоматизации документооборота.

Задачи курсовой работы:

• рассмотреть основные понятия и определения АИС;
• изучить основные понятия документооборота;
• рассмотреть системы офисного документооборота;
• изучить назначение системы «Lotus Notes» и технологический процесс ее работы.

 

1. Автоматизированные информационные  системы документооборота

1.1. Документооборот

 

Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнообразную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются миллиарды больших и малых документов и их копий. На производство и воспроизведение документов расходуется огромное количество леса, а на их проверку и хранение требуется большое количество времени. Современное общество не может существовать без документооборота.

Документооборот — последовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования.

Основные принципы документооборота:

• рациональное и своевременное составление документов;

• последовательность охвата документами всех видов хозяйственной деятельности Организации;

•  взаимосвязь документов;

• рациональная обработка документов;

• сокращение путей прохождения документов;

•  систематизированное изучение и совершенствование документооборота.

До обработки документа это могут быть первичные тексты, данные экономической информации, данные автоматических датчиков, листки изменений карточек нормативов и пр. Документы могут быть обработаны вручную или с помощью технических средств (ТС). После обработки вторичные документы в надлежащем виде (форме) должны быть переданы с помощью ТС потребителям.

В любом предприятии возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Для эффективного руководства организацией и оптимального выполнения работ современным руководителям и специалистам постоянно требуется иметь в распоряжении Обширную и достоверную информацию. Этого можно достичь в настоящее время только с помощью средств и методов автоматизации информационных потоков.

Информационный поток—информации, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

Правильный выбор или разработка программных продуктов для автоматизации информационных потоков в рамках информационных систем — первейшая задача современных организаций. Для проведения совещаний нужно иметь автоматизированные офисы, а для выполнения технологических процессов — АИС (в том числе АСУ), функционирующие в рамках определенных предметных областей, организаций, производств и т. д. Введение новых безбумажных технологий, использующих ЭВМ и новые организационные формы их применения, повышает требования к защите информации при оперативности информационного обмена. Так в многоуровневых системах организационного управления, таких как банки, налоговые службы и т. п., информационное обеспечение представляет собой сеть Банков данных, в которых эти требования обеспечиваются.

Рассмотрим, как идут потоки информации в АСУ. Поток информации — это группа данных, рассматриваемых в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении. У этих данных есть общий источник и общий приемник. Поток, состоящий из смысловых структурных элементов, называют сообщением.

Предполагается, что при управлении количеством и качеством информации происходит ее возникновение, прием, передача и переработка. Действие информации заключается в снятии неопределенности ситуации. В АСУ одной из задач является передача управленческому персоналу минимума информации, необходимой для определения состояния производства и принятия решения. Базы данных (массивы информации) в системе должны быть оптимально организованы на основе использования единой Системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации. Информационное обеспечение (ИО) АСУ должно предоставить всем  функциональным подсистемам необходимую информацию в требуемом объеме, в требуемые сроки и в удобной для использования форме. В процессе управления для создания ИО должны быть осуществлены:

 

1.2. АИС: основные понятия и определения

 

Прежде чем осмыслить любое сложное понятие, необходимо осмыслить входящие в него более простые понятия. Исходя из этого, прежде чем осмыслить понятие АИС, определим, что есть автоматизация, информация, система и информационная система.

Автоматизация - это замена физического и умственного труда человека-работой технических средств, обеспечивающих выполнение работ с заданной производительностью и качеством без вмешательства человека, за которым остаются функции наблюдения и подготовки технических средств к эксплуатации.

Информация — сведения об объектах, явлениях, событиях, процессах окружающего мира, передаваемые устным, письменным или другим способом и уменьшающие неопределенность знаний о них. Эти знания отражают действительность в сознании (мышлении) человека. С середины XX в. информация становится общенаучным понятием, включающим обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Информация должна быть достоверной, полной,, адекватной, т. е. определенного урбвня соответствия, краткой, ясно и понятно выраженной, своевременной и ценной.

Система может представлять собой один объект или совокупность разнородных, но взаимодействующих и взаимосвязанных по определенным правилам объектов.

ТОСТ 34.003-90 (Приложение 1) дает следующее определение системы и автоматизированной системы.

«Система - совокупность элементов, объединенная связями между ними и обладающая определенной целостностью». Таким образом, система — это совокупность взаимодействующих (взаимосвязанных) элементов, объединенных единством цели и общими целенаправленными правилами взаимоотношений.

Под совокупностью элементов понимается набор элементов, который позволяет системе иметь общие характеристики.

Под взаимосвязанностью элементов подразумевается набор целенаправленных правил взаимоотношений между элементами.

Наличие взаимосвязей определяет организованную сложность системы. Она является свойством системы и определяет количество элементов в системе. Имеется и много элементов за пределами системы (внешняя сфера).

Локализация системы определяет границы системы, выделение ее элементов и связей (существующих и несуществующих).

Часто встречаются две ошибки: исключение существенных связей и учет несущественных связей.

При построении системы должна быть определена целевая функция и разработаны алгоритмы структуры и функции системы.

Когда мы говорим об информационной системе, то имеем в виду взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, поиск и выдачу необходимой потребителю информации.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в целях решения поставленных задач. Информационные системы необходимы в процессе принятия решений, они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

«Автоматизированная система — система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций» (ГОСТ 34.003-90).

При рассмотрении систем выделяют три основных научных направления.

Системный подход — подход, основные задачи которого состоят в разработке методов анализа и синтеза объектов, описания их целостных характеристик, исходя из целенаправленности поведения исследуемой системы и ее частей, взаимодействия с окружающей средой.

Общая теория систем — теория, основная задача которой состоит в том, чтобы, опираясь на понимание системы в виде комплекса взаимосвязанных элементов, найти совокупность законов, объясняющих поведение, развитие и функционирование системы.

Системный анализ — совокупность методов и методик выработки и принятия решений при проектировании, конструировании и управлении сложными объектами (социальными, экономическими, техническими и т. д.).

Следует четко различать понятия информационная система и информационная технология.

«Информационная технология — приемы, способы и методы применения средств вычислительной техники при выполнении функций сбора, хранения, обработки и использования данных» (ГОСТ 34.003-90).

Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. даст определение ИС, имея в виду, что это АИС (автоматизированная информационная система):

г) «Информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

Кроме АИС широко распространены АСУ, которым также присущи многие функции АИС, но кроме них еще и функции управления различными объектами и процессами.

Таким образом, АИС — комплекс информационных, программных, технических, организационно-методических и других необходимых средств, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, передачу данных, а также манипулирование ими для решения различных задач.

Управление - целенаправленное воздействие на любой самодвижущийся объект или процесс, в результате чего происходит как качественное, так и количественное изменение переменных, определяющих состояние объекта или процесса.

Выделяют два вида управления: предметами и людьми. В первом случае — это управление орудиями производства и различными технологическими процессами. Во втором случае — это управление группой людей (коллективом), обеспечивающее единство действий в целенаправленной работе.