Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes»

Автоматизированная система управления (АСУ) — человеко-машинная система, реализующая автоматизированный сбор и переработку информации, необходимой для принятия решений по управлению объектом. АСУ создают для оптимального управления в различных сферах деятельности.

Автоматизированные информационные системы можно разделить на:

•  системы  информационного обеспечения, имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения;

•  системы   (подсистемы) информационного обеспечения, входящие в состав автоматизированных  систем  управления (АСУ).

АИС первой группы, как правило, содержат информационную базу, используемую различными потребителями для удовлетворения информационных потребностей при принятии решений. Примером таких систем могут служить электронные библиотечные каталоги, АИС по законодательству (например, Консультант, Гарант), системы электронного документооборота финансовых документов (например, «Система электронной обработки данных местного уровня» для автоматизации работы районных налоговых инспекций).

К этой группе можно отнести следующие системы:

•  информационно-справочные и информационно-поисковые;

•  автоматизации документооборота;

•  обучающие;

•  экспертные;

•  искусственного интеллекта;

•  геоинформационные;

•  гипертекстовые и другие.

Информационно-справочные (ИСС) и информационно-поисковые системы (ИПС) делят на документальные и фактографические.

Документальные системы — системы, предназначенные для поиска, обработки и вывода списков документов по определенным темам и признакам, полных текстов документов или их рефератов, справок различного назначения.

  Фактографические системы — системы, предназначенные для поиска, накопления, хранения, обработки и вывода данных по каким-либо фактам, событиям, сведениям.

Системы автоматизации документооборота -— совокупность методов и средств для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Например, электронные депозитарии — базы данных, в которых хранятся записи об акционерах.

Обучающие системы — системы тренировочные и контролирующие, наставнические, имитационные и моделирующие, развивающие игры.

Тренировочные и контролирующие системы предназначены для закрепления умений и навыков на основе пройденного теоретического материала. Обучение идет во время ответов обучаемых на предлагаемые вопросы. Если ответы неправильные, предлагаются-подсказки.

Наставнические системы предназначены для изучения теоретического материала путем диалога ««человек—машина». Если ответы обучаемого неверны, программа предлагает повторно изучить материал.

Имитационные и моделирующие системы используют графически-иллюстративные и вычислительные возможности компьютерных программ и предназначены для построения моделей и ситуаций с возможностью изменения их параметров.

Развивающие игры предлагают обучаемому воображаемую среду, используя возможности которой он реализует те или иные условия и комбинации.

Наиболее известные отечественные обучающие программы: «Урок», «Магистр», «Адонис» и другие, а также зарубежные — «Linkway», «TeachCad» и другие. Многие из обучающих систем являются мультимедийными.

Экспертные системы (ЭС) — системы, которые с помощью ЭВМ и ПО выполняют функции экспертов при решении задач в области их компетенции.

В экспертных системах накапливаются и могут долго храниться ценные данные и знания; В состав ЭС обычно входит база знаний и подсистемы вывода, объяснения, приобретения знаний и другие.

Экспертные системы могут проводить анализ ситуации, выдавать советы и консультации, ставить объективный диагноз. Они решают задачи, которые обычно выполняет специалист в результате проведения экспертизы. ЭС решают задачи на основе рассуждений с помощью эвристик (интуитивно созданных правил), поэтому могут находить решения задач, которые плохо определены и неструктурированны. По степени автоматизации ЭС делят на: информационные — системы, включающие необходимую информацию для выработки решений, не затрагивая самой сути решений, которые после анализа принимает человек; информационно-советующие   — системы, предоставляющие информацию для принятия решений и содержащие оценки решений, но окончательное решение принимает человек; управляющие — системы, осуществляющие по заданным программам целенаправленное воздействие на производственный объект или процесс на основе исходной информации и выработанных решений; самонастраивающиеся — системы, которые могут в рамках заданного алгоритма изменить программу при ситуациях, не заданных в ней.

ЭС помогают организациям повышать квалификацию специалистов и эффективность работы. В настоящее время уже имеются тысячи экспертных систем, охватывающих, самые разные предметные области. В качестве примеров можно привести DENDRAL — старейшую ЭС в области химии, PROSPECTOR —- систему  коммерчески оправданного поиска полезных ископаемых,  — ЭС в области медицинской диагностики и многие другие.

Системы искусственного интеллекта — системы, в которых с помощью ЭВМ решаются сложные исследовательские задачи. Это задачи машинного перевода с одного естественного языка на другой, автоматического доказательства теорем, распознавания изображений, алгоритмов, и стратегий игр, планирования действий роботов и другие.

Искусственный интеллект — совокупность научных дисциплин, изучающих методы решения интеллектуальных (творческих) задач с использованием ЭВМ.

Геоинформационные системы — системы, в которых все |данные об объектах привязаны к общей электронной топографической основе. Эти системы предназначены для использования в тех предметных областях, в которых структура объектов и процессов имеет пространственно-географическую привязку.

Гипертекстовые системы — системы с ассоциативным связыванием текстов, так называемым гипертекстом. Гипертекст — обычный текст, который содержит ссылки на связанные по смыслу фрагменты текста того же или другого документа. Гипертекстовые ИПС основаны на идее ассоциативно-навигационного подхода к анализу текстовой информации. Широкое применение они нашли в сети Интернет. С помощью текстового редактора (например, MultiEdtt) или браузера Интернет пользователь, «щелкнув» мышью по выделенному цветом слову (по гиперссылке), может открыть связанный по этой ссылке текст. Техника гипертекста стала в настоящее время основой для создания разных компьютерных справочных и учебных систем и энциклопедий.

АИС второй группы являются важнейшей составляющей различных АСУ:

• АСУП — АСУ предприятия;

• АСУ ТП — АСУ технологическими процессами;

•  АСУ ТО — АСУ территориальными организациями;

•  ОГАС — общегосударственная автоматизированная система;

•  АСПР — автоматизированных систем плановых расчетов;

• АСГС — АС государственной статистики;

•  САПР — систем автоматизированного проектирования;

•  АСНИ — АС научных исследований.

В АСУ вычислительная техника используется не только в процессах сбора, хранения и обработки данных, но и в процессах принятия управленческих решений. АСУ базируются на использовании экономико-математических методов, средств вычислительной техники, средств получения и передачи данных. Особенностью является использование средств телекоммуникаций для получения данных с мест их возникновения, а также для отправки информации исполнителям и потребителям.

ИСУ — человеко-машинная система, обеспечивающая автоматический сбор и обработку информации с помощью различных программно-аппаратных средств, однако функции контроля и принятия решении выполняются человеком или группой людей.

АСУ можно классифицировать по признакам назначения, ранга, характера действия, сложности и т. д.: 20

по назначению — движущимися объектами, диспетчерские, организационные, предприятия, энергетическими установками, технологическими процессами и т. д.;

•  по рангу (уровню управления) — локальные (в рамках одной организации), региональные, отраслевые, межотраслевые,

: республиканские, общегосударственные и международные;

•  по характеру действия — непрерывные и дискретные;

•  по сложности — малые, средние, большие.

В нашей стране действуют тысячи АСУ во всех отраслях экономики, культуры, образования, медицины.

Эффективно работает и совершенствуется, например, АСУ, «Экспресс» — система обслуживания пассажиров и управления перевозками на железнодорожном транспорте. Эта АСУ предоставляет собой комплекс технических, программных, информационных, технологических и административных средств. Система базируется на ЭВМ единой серии, на единой международной нумерации пассажирских станций и на единой нумерации поездов. Система продажи билетов включает примерно 17 тысяч касс и вычислительных центров (ВЦ). ВЦ имеют машинные вычислительные системы, устройства связи и коммутации (телеобработки). Билетные кассиры с помощью периферийной аппаратуры на своих автоматизированных рабочих местах (АРМ) могут выполнять различные операции по Обслуживанию пассажиров.

АСУ «Сирена» — система обслуживания пассажиров Аэрофлота. Она предназначена для резервирования и учета мест на ерах, продажи билетов и выдачи информации о работе Аэрофлота в крупных городах. Система, базируется на больших ЭВМ, взаимодействующих с большим количеством АРМ в пунктах продажи билетов на самолеты. Базы данных «Сирены» хранят годовое расписание авиарейсов, связывающих столицы СНГ и крупных городов России, данные о стоимости перевозок, о наличии свободных мест на каждый авиарейс и другую информацию. Обеспечивается актуализация баз данных.

АСУ «Аврора» введена в действие для обслуживания пассажиров международных линий. Она по многим функциям подобна АСУ «Сирена».

 

1.3. АИС документооборота

 

Возможности современных программно-технических средств автоматизации и связи позволяют создавать высокоэффективные системы информационно-коммуникационного обслуживания широкого класса пользователей, деятельность которых напрямую связанная с учетом, хранением и контролем исполнения документов (законов, указов, постановлений, распоряжений, протоколов, писем и т.д.)

Современная офисная система представляет собой совокупит mm информационных технологий, ориентированную на совместное и кооординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации

Основные функции современной офисной системы:

•  интеграция технологий делопроизводства в единый процесс,

•  переход на использование безбумажной технологии;

•  автоматизация рутинных операций по обработке информации!

•  архивизация информации;

• создание и поддержка приложений;

•  обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;

•  установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;

•  обеспечение эффективного поиска информации по критериям;

•  создание гибкой системы разделения и распределения информации;

•  организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;

•  быстрая и надежная связь и передача информации по капали связи удаленным пользователям;

•  обеспечение дружественного единого интерфейса использован; для со всеми компонентами системы.

Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:

•  ввод документов  с  целью  их  последующей  обработки  и оформления;

• регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

• распределение документов по исполнителям и при необходимости назначение срока исполнения по установленным руководством нормативам;

• контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям в установленные руководством сроки;

• нормирование и выдача руководству справок о состоянии исполнения документов по их видам, исполнителям и другим параметрам;

•  ведение оперативных и архивных фондов хранения документов (своевременный перевод данных из одного массива в другой, внесение изменений и дополнений и т. п.);

•  поиск документов по запросам;

•  поиск архивной информации по запросам;

• составление различных итоговых и сводных документов;

• обмен документами (внешний и внутренний).

Рассмотрим функциональные подсистемы офисных ИС

Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности процессорами, некоторые из которых имеют специальные конверторы форматов для работы с информацией в другой среде. Текстовые процессоры позволяют вводить и обрабатывать документы сложной структуры; обеспечивают полное изображение документа на экране его копии на бумаге, что создает дополнительные удобства для Пользователей; имеют возможность орфографического, грамматического и стилистического оформления текста с ведением словарей. В некоторых офисных системах ручного, предусмотрен ввод посредством оптического распознавания печатных или рукописных текстов с использованием средств распознавания символов (OCR). Развиваются системы акустического ввода и распознавания текстов.