Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes»

Регистрация и учет документов могут быть реализованы средствами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат оправления информации, характеризующих документ (вид документа поступления, входящий/исходящий номер, наименование отправителя/получателя, краткое содержание и т.п.). Для лучшего поиска необходимо определить поисковые критерии.

Распределение документов по исполнителям и разграничение доступа осуществляется либо с помощью систем электронной почты либо средствами обеспечения коллективной работы (операционный) системы, в т. ч. сетевые или СУБД с коллективным доступом) Администратор системы ведет списки исполнителей, объединенных в рабочие группы, с указанием их адресов в локальной сети, номер телефонов для модемной связи, номеров почтовых ящиков на почтовом сервере. За каждым исполнителем (группой) закрепляется один или несколько документов, объединенных в «папки». Каждому представителю (группе) назначается срок представления или полни подготовки документа, который вносится вместе с именем исполнители и базу данных по регистрации и учету документов. Администратор системы назначает уровни доступа к информации (ее части) каждому исполнителю и/или рабочей группе.

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифровки при вводе и передаются санкционированному исполнителю вместе с шифром. Согласно информации, введенной администратором системы, осуществляются маршрутизация, пересылка и доступ информации каждым санкционированным пользователем. В нем которых офисных системах применяется технология «публикации сети», позволяющая санкционированным пользователям просматривать и аннотировать (но не редактировать) документ (делать метки на полях»).

Контроль исполнения и поиск документов осуществляется на основе информации, внесенной в процессе регистрации и учета документов в БД. С использованием встроенных средств СУБД возможно создание некоторого ряда фиксированных запросов, допускающих изменение критериев поиска, либо применение генератор запросов, позволяющего пользователю проектировать структуру проса.

Архивирование информации, ведение фондов, а также поиск документов осуществляется либо средствами локальных СУБД для массивов информации ограниченного объема, либо с использование» мощных распределенных баз данных. Во втором случае хранений информации осуществляется на архивных магнитных или оптических дисках.

Формирование и выдача статистических данных осуществляет на основе информации, внесенной в процессе регистрации, учет исполнения документов в СУБД или электронные таблицы (ЭТ) с использованием встроенных средств СУБД или макросов создаются запросы на поиск информации, ее статистическую обработку; выдачу полученных статистических данных на экран или форматах выходных документов, предварительно спроектированных средствами СУБД или ЭТ.

Подготовка и оформление документов реализуется с использование текстовых процессоров, электронных Таблиц, графических пакетов и настольных издательских систем. Все перечисленные компоненты в той или иной степени позволяют использовать элементы информации, подготовленной в одном модуле, в других компонентах. Например, график, построенный в графическом пакете, с использованием данных, полученных из электронной таблицы, включается в текст, подготовленный текстовым процессором.

Обмен документами с внешними (удаленными) пользователями предоставляется  модулями  электронной  почты,  включенными   в обеспечения коллективной работы. Почтовые системы, рассылки документов внутри системы, дают возможность пересылки информации пользователям других систем электронной почты.

Программные средства офисных ИС

Первоначально в качестве программно-инструментальных автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства  графической обработки информации, средства для организации работы пользователей.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем, когда все эти средства были объединены в единое целое и их работа была осуществлена под стандартным интерфейсом, каждый из работающих получил возможность иметь доступ ко всем ресурсам таких систем, которые стали использоваться и для поддержки делопроизводства.

|Использование программных комплексов  офисных систем в автоматизации делопроизводства дает пользователям целый преимуществ, наиболее весомыми из которых являются общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена и менее жесткие (за счет использования общих модулей) требования к системным ресурсам. Как правило, такие комплексы включают в себя стандартный базовый набор приложений (текстовый процессор, электронную таблицу      СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты и т. д., которые объединены единой средой способствующей коллективной работе пользователей.

Требования к составу и архитектуре системы:

•  система должна базироваться на архитектуре «клиент—сервер», обеспечивающей оптимальное соотношение «затраты/ производительность»;

•  серверная часть системы должна функционировать под управлением ОС UNIX или Windows NT (2000);

 

•  клиентская часть системы обычно реализуется под управленнием Windows 98/2090/XP, что обеспечивает удобный интерфейс пользователя с возможностью его модификации по мере появления более развитых версий этой системы;

•  система должна обеспечивать интерфейс с наиболее популярными системами электронной почты (MS Mail, cc:Mail);

•  система должна включать технические и программные средства для обработки и хранения документов на розничных носителях (средства сканирования бумажных документов, оптические диски, магнитные ленты и т. д.). Реализация данных механизмов невозможна без ведения специальных хранилищ (архивов) для занесения и поддержания промежуточных и утвержденных документов.

В табл. 1 приведены основные сведения по наиболее распространенным программным средствам реализации офисных ИС. Эта программные продукты могут быть использованы для реализация систем электронного документооборота различного назначения на предприятиях любого профиля.

Таблица 1. Сравнительные характеристики основных систем офисной автоматизации

Наиболее целесообразным представляется их применение в условиях массового потока разнотипных документов на различным носителях при большом числе одновременно работающих пользователей, в т.ч. и для обработки и архивирования технической документации с большим удельным весом графического материала (чертежи, эскизы, рисунки и т.д.).

Необходимо отметить, что программные офисные средства Microsoft Office представляют собой набор логически несвязанных между собой, с точки зрения автоматизации электронного документооборота, компонентов инструментального характера. Чаще всего он включает текстовый редактор, систему электронных таблиц, СУБД, системы электронной почты и иногда средства для проведения презентаций.

Программные средства для рабочих групп класса Lotus Notes представляют собой следующий шаг в развитии офисных систем. В этих продуктах решены проблемы взаимодействия и одновременной работы многих пользователей, коммуникации между ними. В их основе присутствуют инструментальные средства для формирования документов, их маршрутизации между несколькими пользователями, реализации некоторых этапов технологического цикла обработки документов (визирование документов, контроль исполнения и т. д.). Архитектура большинства продуктов этого класса включает в свой состав базу данных для хранения документов и различных описаний, связанных с ними.

Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разнообразных носителях является применение интегрирование систем, позволяющих обеспечить следующие условия:

•  соответствие типов документов и предлагаемой технологии обработки требованиям и стандартам, установленным в организации;

• масштабируемость и интенсивность системы к измен требований пользователей в перспективе;

•  базирование системы на наиболее прогрессивных, и проверенных временем решениях в области ПО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Часть 2. Эксплуатация АИС документооборота на примере «Lotus Notes»

 

2.1. Офисный комплекс  «Lotus Notes»

 

Lotus Notes (LN) — комплекс, разработанный фирмой Development, поддерживает следующие типы данных: текстовые числовые, дата/время, ключевые поля; RTF-поля для хранения текста, таблиц, графических, аудио- и видеоданных или ОLЕ-объектов.|

Интеграция компьютерных программ осуществляется через Clipboard; экспорт/импорт файлов; механизм OLE, драйверы Datalens для доступа к внешним базам данных INFORM1 ORACLE, SQL SERVER (рис. 1) и т. д. Для защиты информации в LN используется схема шифрования RSA PublicKey/PrivateKc обеспечивающая наивысший уровень защиты, доступный приложениям типа «клиент—сервер». Для подтверждения подлинности документов используются электронные подписи. Для защиты важной информации предусмотрены дополнительные возможно среди которых:

•  хранение промежуточных версий документов;

• хранение списка пользователей, редактировавших документ:

• шифрование всех данных» передаваемых по сети;

• шифрование хранимых данных, почты;

• система паролей доступа!

Поиск информации осуществляется по ключевым полям. Имеется возможность ведения архивов внутренних к внешних документов.

Рисунок 1. Уровни программного обеспечения Lotus Notes

 

С программным продуктом поставляются 25 шаблонов, таких, как «Дискуссия», «Обслуживание клиентов», «Хранилище документов» и др. Все они имеют практическое применение и могут быть легко приспособлены к конкретным потребностям. База данных может содержать разноформатные документы системы Notes. Кроме того, базы данных содержат макросы, которые автоматизируют работу, бланки, (которые используются для ввода информации в сложные документы, 1 также просматриваемые отчеты из документов базы данных.

В состав пакета LN входят три основных элемента:

• средства маршрутизации и обработки;

• средства обеспечения защиты/управления;

• архитектура базы данных продукта.

LN обладает развитыми средствами создания интерфейсов (давая возможность встраивать непосредственно в документы командные кнопки); имеются средства текстового поиска, позволяющие строить список документов, соответствующих заданному критерию поиска.

Уровни доступа к данным. LN поддерживает как групповую боту, так и коммуникации между двумя любыми пользователя при этом допускается, чтобы множество пользователей одновременно обращались к нескольким базам данных. Управление доступом осуществляется на нескольких уровнях: базы данных, формуляра или вида, документа или части документа. С другой стороны управлять доступом можно также на уровне групп и отдельных пользователей. Для совместной работы с базой данных в боль коллективе ее можно разместить на сервере и задать для отдельных пользователей или групп различные уровни доступа. Всего в предусмотрено семь уровней доступа:

1. Manager — способен выполнять все операции с базой дань включая чтение, запись и редактирование документов и форм.

2. Designer — имеет те же полномочия, что и Manager, но не может управлять уровнем доступа и параметрами тиражирования.

3. Editor — уполномочен на чтение, запись и редактирование всех документов в базе данных, но ему не разрешается модифицировать формы и отчеты.

4. Author — может создавать новые документы и редактировать их, а также читать (но не редактировать) другие документы.

5. Reader— имеет право только на чтение.

6. Depositor — вводит новые документы, но не может редактировать существующие.

7. No Access — пользователю не разрешается открывать данных или сохранять документы.

Кроме того, LN включает в себя систему обмена сообщениями — электронную почту Notes Mail, позволяющую посылать корреспонденцию другим пользователям или группам. Он содержит все необходимые для этого компоненты: распределенную базу данных (документов), интегрированную среду разработки приложений и средства передачи сообщений. LN поддерживает как подключенных к сети, так и удаленных пользователей. Он включает в компоненты интегрированного программного обеспечения для коллективной работы: среду для разработки и реализации приложен хранилище объектов, двустороннее тиражирование, средства защиты и обмена сообщениями, межплатформную поддержку и масштабируемость.

Пользователи могут обращаться к сети через графические интерфейсы Windows, Macintosh, OS/2 или Unix. Notes совместим такими сетями, как AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWa TCP/IP.

 

2.2. База данных «Lotus Notes»

 

БД представляет собой совокупность информации по определенным тематическим направлениям, которая может содержать документы различных типов, включая комментарии, отчеты, коммерческие предложения, финансовые сводки, информацию о контактах, электронные таблицы, изображения или видео- и аудиоинформацию. Несмотря на то, что база данных LN не является реляционной, в ней могут быть установлены связи между записями.