Отчет по практике в Сберегательном Банке России

В современной организации документооборот является одной из важнейших процедур, обеспечивающих полноценное протекание бизнес-процессов. При этом автоматизация документооборота позволяет не только многократно повысить эффективность работы компании, но и избегать ошибок и неточностей в оформлении документации. Для менеджеров по продажам грамотное и своевременное оформление документации на заказ является важным так как является основанием для учета хозяйственных операций в организации.

 

3. Постановка задачи на разработку ЭИС

 

На основе исследования, существующей технологии ведения деятельности. В каждом предприятие есть свои недостатки, которые существуют в настоящее время. В процессе исследования  существующей системы в СПФ «Сбербанк» были выявлены не которые недостатки и проблемы:

 

• много времени затрачивается на ручной ввод данных в систему учета;

• сложные, запутанные и чрезвычайно длительные процедуры;

• калькуляция с полным распределением затрат и отчеты по методу калькуляции с полным распределением затрат являются более сложными и трудными в понимании;

• высокая трудоемкость обработки информации;

• дублирование потоков информации при решении задачи.

Исходя из написанных недостатков можно выявить ряд следующих требований к разрабатываемой системе:

• повышение эффективности работы сотрудников;

• автоматизация процессов обработки информации;

• улучшение качества контроля и учета  обрабатываемой информации;

• расширение клиентской базы.

 

Необходимо отметить, что внедрение разрабатываемой системы, позволит снизить, а в идеале, полностью исключить ошибки по снижению затрат. В разрабатываемой системе будет понятный и удобный интерфейс, что значительно упростит процесс освоение программы и обучения пользователей. Процесс установки программы не займет много времени и не потребует глубоких компьютерных знаний от пользователя.

 

4. Анализ существующих разработок

 

В настоящее время на каждом предприятие используются программные продукты (программное обеспечение). ПП может быть тиражным, он производиться для того чтобы его могли использовать во многих местах различные пользователи. Надо сказать, что ценность ПП для большинства потенциальных пользователей остается неясной до тех пор, пока кто-то не показал ее клиенту. Отсюда, раз ПП является товаром с ненулевой потребительской стоимостью, то неотъемлемой частью создания ПП должен быть маркетинг.

Программное обеспечение проекта создается для одного, редко - для нескольких пользователей или разрабатывается как часть технологии, которая может быть продана другой организации с целью использования в качестве составной части аппаратно-программного комплекса.

Ещё существуют типы технической документации на программном  продукте. Они подразделяют на следующие категории:

• документация управления проектом - организационные документы, которыми обмениваются между собой те, кто так или иначе участвует создании программы.

• документация разработки - технические документы, которыми обмениваются между собой те, кто так или иначе участвует создании программы.

• документация продукции – технические документы, которые предоставляются потребителю в комплекте поставки программы или отдельно от нее.

Так же имеются и программные продукты для разработки управления затратами. Но для начала надо рассказать по каким критериям это будет происходит эта разработка. Приведём несколько принципов:

• системный подход - взаимосвязь всех расчетов по прогнозированию, планированию, учету, калькулированию и регулированию уровня затрат, связь и взаимодействие с другими подсистемами управления предприятия, с другими субъектами по вертикали;

• комплексность системы - максимальный охват компьютеризацией всех операций по формированию, сбору, передаче, накоплению, обработке, отображению и использованию информации ;

• качественное улучшение системы прогнозирования, учета и калькулирования - обеспечение работников сферы управления точной и оперативной информацией о состоянии затрат и отклонениях их от плановых (нормативных); выработка вариантов управленческих решений с анализом результатов их реализации;

• оперативность, надежность, безотказность функционирования системы в течение заданного промежутка времени (в связи с тем, что наряду с техническими средствами, информационным обеспечением, экономико-организационными методами в систему управления затратами в качестве основного элемента включены люди, погрешности в их работе также должны учитываться);

• рационального перераспределения функциональной нагрузки между человеком и техническими средствами при выполнении трудоемких и многовариантных расчетов с выдачей рекомендаций (вариантов) по принятию решений (приоритет в выборе окончательного решения остается за человеком)

По степени территориальной распределенности различают глобальные, региональные и локальные сети. Для целей автоматизации управления затратами на предприятии наиболее приемлемы локальные сети, так как их использование позволяет распределять технические средства и информацию по уровням управления, иметь единое или сопряженное программное обеспечение, организовать обмен информацией и результатами расчетов между уровнями.

Основными преимуществами управления затратами в рамках локальной сети служат:

• одновременная работа нескольких пользователей (независимо от принадлежности к уровням управления) с данными общего применения создание и обновление общих баз данных сетевыми прикладными программными продуктами;

• обмен информацией между всеми компьютерами сети, обеспечивающий диалог между пользователями сети, а также работу электронной почты;

• возможность доступа с любого компьютера локальной сети к ресурсам глобальной или региональной сетей.

Программное обеспечение, реализующее какую-либо услугу, называют сервером этой услуги. К основным серверам, обеспечивающим решение задач управления затратами, относятся: файловый сервер, сервер печати, сервер электронной почты, коммуникационный сервер.

Теперь можно представить программные продукты которые эксплуатируются в «Сбербанке» и в отделении №2578:

• Смета. Смета помогает менеджеру управлять затратами на предприятии и контролировать их в том центре возникновения затрат, за который он отвечает. Сравнивая фактические результаты со сметными показателями, менеджер может установить, какие расходы не соответствуют плановым и применить систему управления по отклонениям, концентрируя внимание на показателях, значительно отклоняющихся от запланированных. Изучая причины отклонений, менеджер должен уметь распознавать даже такие недостатки, как закупка материалов низкого качества. Определив причины неэффективности, следует принять соответствующие контрольные меры для исправления ситуации.

В «Сбербанке» используется продукт «Смета», так и в нашем отделение.:

Программа «Смета» для расчета сметы затрат государственного (муниципального) учреждения любого типа.

	В программу заложен готовый шаблон для расчета сметы. Шаблон содержит перечень статей в соответствии с КОСГУ расходов. Статьи расшифрованы по подстатьям (видам услуг, работ) с заложенными показателями и формулами расчета суммы расходов по каждой подстатье. Вы вводите значения показателей, а программа считает сумму по подстатье.
	Шаблон очень легко настраивается и дополняется самостоятельно, клиентом. Кроме того, можно дать дополнительную расшифровку любой подстатьи в виде конкретного перечня. Например, затраты по статье 310, подстатье «Компьютеры и оргтехника» можно расшифровать конкретным перечнем оборудования с ценами и количеством, приобретение которого учреждение собирается включить в смету затрат. Это прекрасный инструмент для экономиста, который пока считает смету в собственных таблицах EXCEL, а возможно и на калькуляторе.
	Программа «Смета» может использоваться как отдельно, так и в комплексе с программой «Государственное муниципальное задание». Если загружать постатейные суммы из блока «Смета», то Ваши расчеты будут развернутыми, с полной детализацией.

 

• Учет затрат. Программа Учет затрат может быть основой системы учета небольшого предприятия сферы услуг, торговли. Применяется для автоматизации работы секретарей, кассиров, менеджеров, финансовых директоров и руководителей предприятий. Программа особенно эффективна при совместной работе с системой управления предприятием торговли Компаньон.

Основные возможности программы Учет затрат:

• Трех валютная кассовая книга (обычно это рубли, доллары, евро);

• Любые операции с деньгами, включая обмен валют, перевода со счета на счет, банковские операции;

• Для банковских счетов автоматически производятся отчисления денег банку за проведенные операции;

• Настраиваемый справочник операций с деньгами;

• Анализ приходов и расходов по статьям затрат, клиентам, структурным подразделениям, сотрудникам, месяцам;

• Множество отчетов о проведенных операциях. Анализ эффективности работы сотрудников;

• Экспорт данных об операциях в Excel для дальнейшего анализа;

• Подсистема взаиморасчетов с сотрудниками предприятия;

• Программа включает CRM-систему для поддержки работы с клиентами.

 

 

 

 

 

 

2. Специальный раздел

 

1. Описание функциональных подсистем ЭИС

 

Функциональная подсистема ЭИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей будем понимать некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации 

Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.

Для рассматриваемой системы с учетом предметной направленности использования ЭИС в банке могут быть выделены подсистемы, соответствующие управлению отдельными ресурсами:

•  управление персоналом;

•  управление финансами.

При всем при этом в подсистемах рассматривается ряд решаемых задач на все уровнях управления, обеспечивая входную и выходную информацию.

В качестве входной информации в системе используется:

•   определение основных методов управления затратами;

•   определение экономических и технических способов и средств измерения, учета и контроля затрат на предприятии;

В качестве выходной информации в системе используется:

•       поток учётной информации о затратах.

Всю  работу в системе будут выполнять:

• сотрудники кредитного отдела, финансовой группы банка;

• главный экономист финансовой группы.

 

 

2. Новая технология выполнения выбранной функции управления

 

Рассмотрим детализацию процесса, реализующей новую технологию анализа по управлению затратами банка.

В качестве основных можно выявить:

• Задачу совершенствования контроля над расходованием собственных средств, в том числе расходов, имеющих отношение к административно-хозяйственной и проектной деятельности банка: оплата аренды помещений, закупка оргтехники и т.д.