Особенности системы закупочной деятельности в оптовом торговом предприятии на рынке потребительских товаров

Цели отдела закупок любой производственной или торговой фирмы:

- Приобретать  товар по наиболее выгодной  цене;

- Поддерживать  высокую оборачиваемость товарных  запасов;

- Гарантировать  доставку товаров на фирму;

- Приобретать  товар наилучшего качества;

- Взаимодействовать  только с надежными поставщиками;

- Извлекать  максимальную выгоду для фирмы  (например, за счет скидок);

- Сотрудничать  с другими подразделениями фирмы;

- Вносить  свой вклад в достижение корпоративных  целей и поддержание логистической  стратегии;

- Снижать  долю расходов на закупки в  общих логистических издержках;

- Вести эффективный  автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные системы компании;

- Развивать  и стимулировать деятельность  и повышать квалификацию менеджеров, занятых в снабжении и закупке.

Приоритеты  достижения каждой цели определяются самой компанией в зависимости от ее экономического положения. Например, фирма, стоящая на грани банкротства, скорее сосредоточится на достижении первой цели из приведенного выше списка, чем станет заботиться об обучении персонала. В моменты товарного дефицита фирмы в первую очередь будут заботиться о том, чтобы гарантировать поставки, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным становится поддержание товарооборота компании на достаточном уровне при минимизации вложений в товарные запасы.

Основные  цели деятельности в области организации и управления закупками:

1. Оптимальные  сроки поставки материальных  ресурсов, готовой продукции и  предоставления услуг. Опоздание  в закупках может сорвать производственный  график, что повлечет за собой  большие накладные расходы, а  закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия.

2. Оптимальный  размер партии поставки, то есть  соблюдение точного соответствия  между объемом поставок и потребностями  в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса.

3. Поддержание  и повышение качества. Продукция, материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества; иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым требованиям, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

4. Поиск и  закупка товаров и услуг по  минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для российских предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

5. Поиск или  развитие компетентных поставщиков.  Успех функции отдела закупок  в конечном итоге зависит от  способности отдела находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбрать соответствующего поставщика и затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность. Работник, отвечающий за выбор поставщика, должен проводить тщательный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводить по нескольким критериям, например, по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

6. Повышение  конкурентоспособности компании. Основные  задачи исследования рынка закупок  заключаются в регулярном сборе  и оценке информации в целях  определения емкости рынка и  создания предпосылок для оптимизации  закупок. Толчком к проведению исследования может стать интерес к определению размеров затрат, изменений в собственной программе дистрибьюции, внедрению достижений технического прогресса, повышению доли фирмы на рынке, конкуренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем и т.д.

Контроль  и анализ логистической функции  закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными  целями и задачами по управлению закупками  в аспекте общей логистической  системы фирмы. Традиционно такой  анализ включает:

- анализ условий закупок и рынка поставщиков;

- контроль  бюджета закупок;

- анализ финансовой  деятельности;

- контроль  и анализ качества закупаемой  продукции;

- контроль  и анализ процедур доставки  материальных ресурсов и готовой  продукции;

- анализ системы  прогнозирования потребности и т.д.

Необходимо  регулярно наблюдать за состоянием рынка поставщиков основных видов  материальных ресурсов. Это обеспечивает фирму-покупателя информацией о  возможностях закупки необходимых  товаров в зависимости от колебаний  рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки.

Анализ динамики оборотных средств, связанных с закупкой товара помогает определить политику фирмы в отношении пополнения запасов, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок.  
Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашением о поставках материальных ресурсов/готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки.

Исходя из вышеизложенного можно сказать, что процесс закупок для предприятия, занимающейся оптовой или розничной  торговлей, является наиболее важным фактором для эффективной работы компании по обеспечению материально-техническими ресурсами.

 

1.2 Этапы и методы организации закупочной работы торгового предприятия

Работа предприятия  по закупкам товаров включает в себя следующие коммерческие операции:

- изучение и прогнозирование  покупательского спроса;

- выявление и изучение  источников поступления и поставщиков товаров;

- организация хозяйственных  связей с поставщиками товаров,  включая разработку и заключение  договоров поставки;

- организация учета  и контроля над ходом выполнения  договорных обязательств.

Изучение и прогнозирование  покупательского спроса необходимо для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам товаров.

Как известно, спрос - это  форма рыночного проявления потребности. Спрос населения на товары формируется  под влиянием многочисленных экономических, социальных, демографических, природно-климатических и других факторов, которые постоянно меняются в процессе развития общественного производства. Поэтому только с помощью методов маркетинга коммерческие работники могут получить необходимую информацию о товарах, ценах, которые потребители готовы заплатить, о емкости рынка в отдельных регионах и т. д.

Одним из важных элементов  закупочной работы предприятия является выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров. Для организации оптимальных  закупок оптовые покупатели должны хорошо знать ассортимент производимых товаров, производственные возможности своего региона, состояние экономики региона. Эта информация позволяет предприятию выбрать наиболее подходящий для него источник поступления товаров.

Следующий этап закупочной работы предполагает установление хозяйственных связей с поставщиками. В условиях рыночной экономики большое значение придается самостоятельное установление и регулирование этого вида взаимоотношений на базе правовых норм гражданского законодательства.

Успешное осуществление коммерческой деятельности зависит во многом от своевременного исполнения сторонами договора поставки. Поэтому важной составляющей закупочной деятельности предприятия является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставок товара.

Планирование закупочной деятельности состоит из следующих  этапов:

- сбор информации;

- анализ потребности  и возможностей (поставщика и  покупателя);

- выбор стратегии закупки;

- определение метода  закупок;

- оперативные решения,  связанные с процессом товаропродвижения;

- контроль за выполнением  договора;

- анализ хода выполнения  плана;

- корректировка плана.

Рациональная организация  закупки означает приобретение товаров  нужного качества в нужном количестве в нужное время у надежного  поставщика по приемлемой цене.

Оптимальный объем закупки (оптимальный уровень заказа - ОРЗ) - уровень закупки, при котором  достигается максимальное использование  складских помещений, минимизируются издержки на хранение товаров.

Определение ОРЗ приводит к уменьшению издержек хранения запасов без потери качества обслуживания.

Определение оптимального объема закупки не имеет смысла, если время выполнения закупки весьма продолжительно при значительном колебании  спроса и нестабильных ценах.

Изучение и выбор  источников и методов закупки являются одним из важнейших этапов закупочной работы.

Основными методами закупки  товаров являются:

- Прямой метод;

- Косвенный метод.

Прямой метод закупки  товаров предполагает установление прямых связей между продавцом и  оптовым покупателем. При этом методе может быть использовано три основных способа прямой продажи товаров: развозная торговля; посылочная торговля; торговля через принадлежащие производителю магазины.

Закупка в порядке  прямых связей состоит из трех основных этапов:

- Подготовка к заключению договоров;

- Заключение договоров;

- Исполнение договоров.

При косвенном методе покупка товаров производится через  торгово-посредническое звено на основе специального договора с торговым посредником. В этом случае посредником может  выступать как оптовый, так и розничный торговец. Чем больше число посредников использует предприятие, тем меньше контактируют между собой непосредственно потребители и производители, тем медленнее продвигается товар.

Посреднические услуги - это подбор контрагента, подготовка к совершению сделки, кредитование, предоставление гарантий оплаты товара покупателем, организация транспортно-экспедиторских операций и страхование товаров, выполнение таможенных формальностей, проведение рекламных мероприятий, финансирование торговых операций, сбор и предоставление информации о рынке.

В качестве посредников  при организации закупочной работы могут выступать:

- Оптовые предприятия  федерального и регионального  уровня, специализирующиеся на оптовой  торговой деятельности;

- Посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним прав собственности на товар - дистрибьюторы;

- Товарные биржи, оптовые  ярмарки, аукционы, оптовые рынки.

Посредником может выступать  одно лицо. Виды посредников:

- агент - лицо, уполномоченное другим лицом действовать от его имени. Агенты делятся на генеральных и специальных. Генеральный агент - лицо, которому даны полномочия вести дела своего патрона, относящиеся к определенной сфере деятельности. Специальный агент - лицо, которое выполняет действия по поручению патрона, которые не входят в его обычные профессиональные обязанности;

- брокер - агент, который сводит две стороны и дает возможность заключить контракт. Его вознаграждение представляет собой комиссию (куртаж), которая рассчитывается как процент от суммы, фигурирующей в контракте;

- дилер - лицо, которое заключает от своего имени сделки, выступая в роли принципала на фондовой бирже, товарный коммерсант в отличие от брокера или агента;

- джоббер - дилер, который на свой страх и самостоятельно покупает и продает товары;

- дистрибьютор - независимый посредник или один из цепочки посредников, который специализируется на доведении товаров или услуг, предлагаемых производителями, до потребителей;

- маклер - работник биржи, ведущий торги на бирже.

Предприятия могут осуществлять закупки товаров различными способами.

Закупка товара одной  партией предполагает поставку товаров  большой партией за один раз (оптовые  закупки). Этот способ характеризуется  простотой оформления документов, гарантией поставки всей партии, повышенными торговыми скидками. Недостатками данного способа являются большая потребность в складских помещениях и замедление оборачиваемости капитала.

Следующий способ закупки  товаров - регулярные закупки мелкими  партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного способа таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки заключаются в вероятности заказа избыточного количества товаров и необходимости оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.