Характеристики управленческой информации

Информация о регулировании  и налогообложении. Информация о  налоговых системах и условиях регулирования важна для соблюдения правовых норм при изменении законодательства, а также для определения эффективного с точки зрения налоговых выплат способа ведения операций, размещения производства в какой-либо стране, принятия решения о выходе на иностранные рынки.

Внутренняя среда организации  формируется совокупностью ее структурных  подразделений, работающих в ней  сотрудников, технологическими, социальными, экономическими отношениями между  ними. Информация внутренней среды  достаточно полно и точно отражает финансово-хозяйственное положение организации, но является полностью внутренней (конфиденциальной) и не может выступать в качестве товара на рынке информационных продуктов и услуг. [

В сфере управления внутренней управленческой информацией в организациях имеются системы для получения информации следующих категорий.

Информация о производстве и сбыте продукции. Для фирм-производителей важна информация о таких показателях, как эффективность производства и производительность, издержки, отходы производства и качество, поставки, каналы сбыта.

Информация о трудовых ресурсах. Эта категория информации обычно сфокусирована на таких сведениях, как обучение персонала и уровень квалификации, расходы на обеспечение кадрами, потребности и моральное состояние персонала.

Внутренняя финансовая информация. Эта категория информации описывает  финансовые показатели и дает исходную картину финансового благополучия и рентабельности компании. Она включает также основную информацию из бухгалтерского баланса о прибылях и издержках.

Знания как нематериальный актив организации - все стандартные  для всей компании технологии и процессы, системы и политики, представляющие накопление знаний ее сотрудниками за многие годы, введенных в систематизированной форме в информационную систему организации как корпоративное знание.

Управленческая информация может быть классифицирована по ряду других позиций, в частности: [19, c. 89].

1. по назначению:

   а) Одноцелевая  связана с решением одной конкретной  проблемы.

    б) Многоцелевая  используется при решении нескольких  самых разнообразных проблем);

      2. по возможности  хранения: [8, c. 100].

- Фиксируемая информация  может храниться практически  бесконечно, не подвергаясь при  этом искажению, чему свидетели  наскальные надписи и рисунки;

- Нефиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

3. по степени готовности  для использования:

а) Первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных  данных, содержащих много лишнего и ненужного. [18, c. 165].

б)  Промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через  процесс предварительной «очистки»  и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения.

 в) Конечная информация  дает возможность принимать обоснованные  управленческие решения.

4. по полноте информация  бывает частичной или комплексной.

Комплексная информация дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно  принимать любые решения. Частичная, как показывает практика,  может использоваться только в совокупности с другой информацией.

5. По степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную .[19, c. 89].

- Достоверная информация - один из показателей надежности учетной информации, отражающий соответствие или согласие между явлением и его оценкой или описанием

-Вероятностный характер информации  может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать. Неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры. Заведомым распространением изначально ложных сведений.

Специфической формой  управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.

Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят  из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.

В типичный перечень тем  для слухов входит следующая информация:[14, c. 118].

-предстоящие сокращения;

-новые дисциплинарные  и экономические меры наказания;

-изменения в структуре  организации;

-грядущие кадровые перемещения  и повышения;

-подробности споров руководителей;

-подробности личной жизни  руководителей.

Управлять такой информацией  необходимо. Если все пустить  на  самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию,  вредную как для  руководителей,  так  и  для  подчиненных.  Для  работы  со  слухами существует два основных метода: [5,c. 145].

1)воспитание  лояльных  сотрудников  и  установление  моральных  и материальных  стимулов  и  ответственности  за   распространение  несанкционированной бытовой информации;

2)информирование  работников  об  интересующих  их   вопросах   в  средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д.

Управление информационным процессом, связанным со слухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.

 Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Все виды управленческой информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

 В данной главе мы  рассмотрели классификацию управленческой  информации, которая позволяет помочь  в решении многих вопросов,  касающихся стратегии развитии компании.  Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках управленческой информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Использование характеристик  управленческой информации  на примере  пивоваренной компании «Балтика».

 

ОАО «Ба́лтика» - крупнейшая российская пивоваренная компания, лидер  российского рынка пива с долей  более 40 %  и один из ведущих европейских  производителей пива. Полное наименование – Открытое акционерное общество «Пивоваренная компания „Балтика“». Штаб-квартира - в Санкт-Петербурге.

Бренд «Балтика» - один из двух российских брендов, вошедших в список 100 крупнейших мировых торговых марок. Компания входит в тройку самых дорогих брендов России, №1 по продажам в Европе.

Компании принадлежит 10 заводов  на территории России (в Санкт-Петербурге, Ярославле, Туле, Воронеже, Ростове-на-Дону, Самаре, Челябинске, Красноярске, Хабаровске, Новосибирске; завод в Баку (Азербайджан) ), 2 солодовенных завода в России и пивоваренный завод «Баку-Кастель» в Азербайджане.

Производственная мощность предприятий «Балтики» — более 45 млн. гектолитров пива в год; всего компании принадлежит более 30 пивных и 10 непивных торговых марок. Продажи осуществляются в 98 % торговых точек России; экспорт ведется в 46 стран мира.

Рассмотрим управленческую информацию компании  согласно пяти характеристикам: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Если рассматривать компанию «Балтика» по такому критерию как  открытость информации, то ее можно отнести  к публичной или  открытой информации. Информацию  о компании можно найти в интернете и на официальном сайте  компании, в котором находится раздел под названием «Информация, подлежащая раскрытию. Данный  раздел содержит информацию, касающуюся годовых отчетов компании,  бухгалтерская отчетность, ежеквартальные отчеты эмитента,  , устав и иные документы компании. При этом на сайте представлены сведения о партнерах компании,  структура предприятия, дистрибьюторы, список руководства компании.

     Компания «Балтика» проводит следующие мероприятия в повышении достоверности информации.

Руководители компании объясняют своим исполнителям, для чего они собирают сведения,  с какой целью, и какую полезность она представляет для компании. Осознание назначения порученной работы повышает мотивацию сотрудников при ее выполнении.

Руководители и менеджеры знакомят исполнителей с результатами анализа собранных данных. Когда работник видит результат своего труда, это тоже повышает мотивацию.

Компания ставит в пример тех, кто своевременно и точно отчитывается о проделанной работе. Таким образом компания поощряет этих работников и побуждает других членов организации поступать так же.

Компания четко определяет события и работы. Чтобы было понятно, по каким работам соблюдается график, а по каким наметилось отставание.

Руководство компании  рекомендует своим сотрудникам, чтобы они не собирайте данных больше, чем смогли бы проанализировать. Анализируйте все, что собрали. Собирать только те сведения, которые будут использоваться при принятии управленческого решения.

При определении ценности информации  руководство компании делает упор на такие ее характеристики как неизвестность, то есть новизна поступившей информации, важность, доступность, полнота и актуальность.

Как было рассмотрено ранее в первой главе нашей курсовой работы ценность информации можно определить математически по следующей формуле:

 

Ц = К1 *р+ К2* В + К3 * Дуп + К4 * Плнт * + К5 * Двр + К6 *Пнтн + К7 * А

Эта формула рейтинга и является объективной, несмотря на субъективность почти всех входящих в нее компонентов.

Конечно, на практике предприятие  не всегда использует эту формулу  для расчета ценности информации. Ценность информации анализируется  на интуитивном, подсознательном уровне. Но если речь идет о каких то важных событиях или последствиях, то любой сотрудник начинает невольно взвешивать каждую из  этих составляющих.

Особое внимание компания уделяет такой характеристике информации как насыщенность. Менеджеры компании стараются выработать наилучшее соотношение полезной и фоновой информации. Насыщенность может быть рассмотрена не только с точки зрения полезности/неполезности информации для сотрудников , но и с точки зрения строения составляющих текст речевых единиц. Эксплицитные и имплицитные формы выражения мысли (содержания) приводят к появлению таких качеств текста, как напряженность и ненапряженность.

Оптимальная семантическая  наполненность сообщает изложению  структурную напряженность (нужно воспринять смысл, не выраженный словами); малая конденсация информации – свидетельство изложения ненапряженного.

Сближение объемов означаемого  и означающего снимает напряженность. Чрезмерное напряжение приводит к затрудненности восприятия.

Напряженность текста можно  повысить или снизить, исходя из назначения самого текста.

В рамках этих двух путей  существуют разные способы повышения  информативности текста, вряд ли их все можно учесть, тем более, что в разных текстах возникают разные потребности в этом. То, что считается избыточным в одном тексте, может оказаться необходимым – в другом. Чтобы установить необходимую меру и получить искомое, нужно учитывать целевую заданность сообщения.

Компания « Балтика» использует два пути в повышении насыщенности информации.