Характеристики управленческой информации

 

Где: Кi - присваиваемые каждой характеристике коэффициенты, зависящие как от обстоятельств, так и от того, кто оценивает информацию;

   Н- неизвестность информации;

   В-важность информации;

  Дуп- доступность информации;

   Плнт- полнота информации;

   Двр- достоверность информации;

  Понт- понятность информации;

  А – актуальность информации.

       Первый член формулы - это вероятность появления или получения информации, который и определяет ее неизвестность до получения. Ценность также является субъективной характеристикой, хотя первый член формулы - характеристика объективная. Отметим, что ценность информации растет с увеличением важности, полноты, достоверности, понятности и актуальности и падает с увеличением доступности и вероятности. И хотя никто не занимается присваиванием коэффициентов, оценкой величины каждой характеристики и подсчетом ценности по формуле, но на интуитивном уровне все это выполняется практически автоматически, причем никто даже и не замечает, как протекает этот процесс, настолько быстро это происходит в нашем сознании. Однако, в тех случаях, когда ценность информации связана с какими-то очень важными событиями или последствиями, то руководитель вольно или невольно "взвешивает" каждую из этих составляющих, все еще может быть реально не называя их. Вот эта формула рейтинга и является объективной, несмотря на субъективность почти всех входящих в нее компонентов.

Насыщенность информации — это  соотношение полезной и фоновой  информации. [10, c. 250]. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня, психологического климата в коллективе.  Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

Выработка наилучшего соотношения  полезной и фоновой информации относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

Открытость информации — это  возможность предоставления ее различным  контингентам людей. Различают  три уровня открытости управленческой информации: [21, c. 119].

1. секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование.
2. конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.).
3. публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Говоря об открытости информации нельзя не сказать о защите информации как о важном аспекте в деятельности предприятии.

Согласно Гражданскому кодексу  Российской Федерации (ст. 139), действующему с 1 января 1995г. «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».

Информация — это интеллектуальная собственность, товар, сведения «Кто владеет информацией — тот владеет миром», — писал У. Черчиль. По данным журнала «Business-week» (США), утеря и хищение информации на фирме IBM за последние 10 лет оцениваются в 1 млрд. долл. упущенной прибыли.

Хорошая управленческая информация — это основное условие конкурентной способности организации. Информация в отличие от классического товара при передаче ее другому лицу остается и у продавца (в виде копий). Поэтому пропажу сразу заметить сложно. Получение информации идет легальным (легитимным) или криминальным путем. Регламент использования информационного пространства и защита информации от несанкционированного доступа отражены в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗот 20 февраля 1995 г., принятом ГД РФ 25 января 1995 г.

Серьезный подход к информационному обеспечению персонала компании требует больших затрат как на получение информации, так и на ее охрану.

  Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения её объема и открытости.

Процесс формирования заданных характеристик  информации может идти по двум вариантам: по упреждению и по результатам. Формирование по упреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие еще не сведены. Пока лучшие результаты дает процесс формирования требуемых характеристик информации по результатам путем корректировок характеристик. (  Рис. 1 .)

 

                                                                                               Рис. 1.

Корректировка

 

 

 

Недостаточная

       

                                                                     

 

        

        В таблице 1 приведены показатели среды, определяющие характеристики информации.

 

Показатели среды, определяющие характеристики информации.

                                      

Показатели среды обработки  информации		Обозначение	Примечание
Наименование	Уровень
Уровень профессиональной по подготовки работников	Высокий Средний Низкий	УП1 УП2 УП3	Возможно 81 сочетание уровней характеристик
Сложность процесса управления	Высокая Средняя Низкая	СП1 СП2 СП3
Время на разработку управленческого решения	Недостаточное Нормативное Избыточное	ВР1 ВР2 ВР3
Уровень технических средств и информационных технологий	Высокий Средний Низкий	УТ 1 УТ 2 УТ 3

 

 

Набор (база данных) характеристик  информации (НХИ) будет определяться сочетанием (С) уровней соответствующих  показателей среды:

где: ij,k,n - уровни соответствующих параметров.

Приведем тенденции возможного изменения характеристик информации, поступающей к работнику, от параметров среды ее обработки.

Увеличение уровня профессиональной подготовки допускает:

- снижение достоверности и объема;

- увеличения насыщенности и ценности.

Увеличение сложности  процесса управления требует:

- увеличения достоверности и объема;

- увеличения насыщенности  и ценности.

Увеличение времени на разработку управленческого решения  допускает снижение: достоверности  и объема, а также насыщенности и ценности.

Увеличение уровня технических  средств и информационных технологий допускает: снижение достоверности  и объема, повышение насыщенности и ценности. Конечная, обработанная информация, используемая руководителем для разработки управленческого решения должна иметь следующие уровни характеристик:

- Ценность: средний, высокий  и сверхвысокий уровень;

- Достоверность: абсолютный  уровень;

- Насыщенность: средний уровень;

- Открытость: конфиденциальный  или открытый уровень.

Обобщающим показателем  конечной информации как ресурса  является эффективность ее использования. Эффективность оценивается по следующему соотношению:

Эффективность    =    

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, поэтому расчет эффективности может производиться путем сравнения вариантов, используемых уровней характеристик информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды управленческой информации.

 

Проведение  классификации позволяет получать ценные сведения об управленческой информации, содержащейся в структурных подразделениях предприятия, способствует решению многих вопросов, касающихся стратегии и развития предприятия. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования

 Традиционно    управленческую информация разделяют на два больших класса: [ 13, c. 69].

  -объективную, овеществленную  в товаре;

  - субъективную, отраженную, организованную людьми.

      К объективной  относится информация, полученная  от  объекта  управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике:  диплом  об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях,  трудовая  книжка, местожительство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы  на  продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о  персонале  и  т.д.  Основную  долю составляет  класс  субъективной  информации.  Соотношение  субъективного  и  объективного в отраженной информации  зависит  от  многих  факторов,  в  том числе  от  уровня   профессиональной   подготовки   и   культуры   человека, потребностей и  интересов,  сложности  процесса  и  времени  на  управление ,уровня и технических средств управления. [9, c. 154].

Таким  образом,  хотя  сам  источник  информации   носит   объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении  происходят прием,  преобразование  и  передача  ее  человеком.  Работник  может  и  сам организовать информацию (составление инструкций,  приказов,  распоряжений  ит.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале. Субъективность  информации  нельзя   отождествлять   с   ошибочностью, недостоверностью —  это  разные  категории.  Субъективная  информация  может иметь высокий уровень объективности и достоверности. 

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам: [15, с 117].

1) Характеру управленческого  реагирования (требующая срочных  решений, предназначенная для  будущих решений);

2) форме представления  (документ, устно, компьютерным способом  и т.д.);

3) времени появления (оперативная,  суточная, месячная, годовая и т.д.);

4) уровню доступности:  секретная, конфиденциальная, открытая.

5) По источнику поступления   управленческую информацию можно  классифицировать на ту,  которая поступает  из внешней среды или получаемую внутри организации.

Внешняя среда - это политические и экономические субъекты, действующие за пределами организации и отношения с ними. Категории субъектов внешней среды включают: государственные органы, клиенты, поставщики товаров и услуг, посредники, конкуренты. [12, c. 289].

Информация из внешней  среды может иметь достаточную  степень достоверности полноты, если она предоставляется как информационный продукт или услуга.

Категории внешней управленческой информации при размещении источника информации во внешней среде следующие:

Рыночная информация - это  товар на рынке информационных продуктов  и услуг. Категории рыночной информации включают: размер и рост рынка, покупательную способность, спрос и поведение потребителей, информацию о конкурентах и рыночную долю. От рыночной информации зависят разработки компаниями новых продуктов и услуг, маркетинговое планирование, планирование коммуникаций и рекламы, решения об экспорте, общие стратегические решения. [17, c. 189].

Информация о конкурентах (промышленный шпионаж). Точную информацию об участниках конкурентной борьбы за рынки сырья и сбыта, их кадровом потенциале, инновационных технологиях, которые они применяют, получить достаточно трудно, однако она оказывает влияние на принятие стратегических решений в компании.

Макроэкономическая и  геополитическая информация о переменах  в экономике и политике зарубежных государств используется компаниями при разработке долгосрочной стратегии выхода на мировые рынки сбыта и сырья.

Информация о поставщиках  играет важную роль при исчислении издержек по всей экономической цепочке  и включает следующие категории: издержки, надежность, качество и время доставки товара.

Внешняя финансовая информация - разнообразная информация (валютные курсы, динамика курсов акций, движение на рынке капитала), которая предоставляется в режиме реального времени через корпоративный портал фирмы, который является единой точкой входа в информационное пространство.[7, c. 230].