Формування асортименту в магазині

3.2. Управління  товарними запасами в магазинах

Управління товарними запасами завжди має на меті їх оптимізацію, тобто забезпечення торгової організації товарами в такому асортименті і в таких кількостях, які максимально відповідають попиту, що передбачується. Отже, і цій найважливішій управлінській функції передує вивчення і прогнозування можливостей ринку.

Управляти товарними запасами – значить планувати певний об'єм і структуру запасів відповідно до поставлених перед торговою організацією цілей і контролювати, щоб товарні запаси постійно відповідали встановленим критеріям. Управління повинне бути систематичним. Іншими словами, повинен бути передбачений деякий організаційний механізм, який сам по собі забезпечував би підтримку потрібних товарних запасів. Втручання керівника повинно вимагатися лише тоді, коли цей механізм чомусь не спрацьовує, а також у виняткових випадках, які не могли бути завчасно передбачені системою і програмою.

У практиці торгівлі величину товарних запасів, які необхідно мати, визначають декількома способами.

1. Як відношення товарного запасу  на певну дату до об'єму реалізації на ту ж дату за деякий попередній період.

В основному це відношення розраховують на початок місяця, але деякі організації вважають за краще визначати його на кінець місяця.

2. Як число тижнів торгівлі, на  яке вистачить даного запасу. Початковими даними служить відома (або намічена) товарооборотність. Наприклад, на майбутнє півріччя (27 торгових тижнів) планується трикратна оборотність запасів. Шляхом простого арифметичного розподілу (27 на 3) визначають, що постійно необхідно мати запас, якого вистачить на 9 тижнів торгівлі. Тепер прогнозується об'єм реалізації на майбутні 9 тижнів, і звідси отримують потрібні товарні запаси на початок періоду.

3. З урахуванням пропорційності  коливань рівня запасів коливанням  об'єму реалізації. Це так званий метод пропорційного відхилення (Percentage Deviation Method). Розрахунок проводиться за наступною формулою [17, 186]:

Цей підхід засновується на принципі, згідно з яким відхилення фактичного запасу від середнього завжди повинні бути вдвічі меншими (становити 50%), ніж відхилення об'єму реалізації від середньомісячного. Наприклад, якщо об'єм реалізації в лютому на 50% більше, ніж середньомісячний за рік або за який-небудь інший період, що служить базою для планування, то товарні запаси, що є на 1 лютого, повинні бути на 25% більшими, ніж середні запаси на початок місяця.

4. За базовим (мінімальним) товарним  запасом (Basic Stock Method). Цей спосіб застосовуємо для підприємств, де оборотність товарних запасів становить 6 разів на рік або менше. Товарні запаси, які необхідно мати на початок місяця, визначають шляхом складання базового товарного запасу і об'єму реалізації, що намічається на місяць [17, 186]:

Запас на початок місяця = об'єм реалізації, що намічається на цей місяць +  
+ (середня величина товарних запасів – середньомісячний об'єм реалізації)

Жоден з цих методів не є бездоганним, всі вони розроблені "навпомацки", на основі тривалого досвіду і тому є чисто емпіричними. Не можна видати і апріорну рекомендацію: який з них застосовувати, який дасть найкращі результати. Це залежить від безлічі конкретних чинників. Торговій організації потрібно оцінити (можливо, і випробувати) різні методи і обрати той, який більше всього підходить саме для неї. Найкращим, природно, потрібно вважати такий метод, при якому споживачі будуть задоволені роботою підприємства; не виявиться випадків відсутності товарів, що запитуються покупцями; рівень товарних запасів оптимальний; товарооборотність прийнятна.

Облік товарних запасів повинен бути налагоджений і в фізичному вираженні – в штуках, одиницях, масі, упаковках. Необхідно також уміти управляти цими "фізичними" запасами. Оскільки споживач купує упаковки, штуки, масу і об'єми, запас повинен бути так збалансований, щоб споживач міг придбати потрібні йому товари в зручному вигляді (розфасуванні, упаковці і т.д.). Урахування фізичного руху товарів, збирання інформації про продаж конкретних найменувань товарів є значно складнішим, ніж отримання даних у вартісних показниках. Між тим керівникам торгівлі просто необхідно знати, які фасони, розміри, забарвлення користуються попитом, а які ні. У невеликих магазинах збір подібних даних не складає проблеми, але на великих роздрібних підприємствах і оптових базах з їх надзвичайно широким асортиментом і величезною товарною масою необхідно передбачати спеціальні – іноді вельми складні – системи збору такої інформації.

У будь-якому випадку неодмінна передумова управління товарними запасами – облік реалізації за можливо більш дробовими товарними групами. Основним технічним засобом рішення цієї задачі є застосування, наприклад, у вузлах розрахунку магазинів таких контрольно-касових машин, які можуть акумулювати і видавати розчленовані підсумки (в багатьох великих магазинах касові апарати сполучені з ЕОМ, утворюючи внутрішньомагазинні АСУ, в число функцій якої входить і управління товарними запасами).

Сучасні контрольно-касові машини здатні видавати дуже деталізовану інформацію. Скажемо, реалізацію чоловічих сорочок можна реєструвати (а потім узагальнювати і аналізувати) роздільно за такими категоріями, як вид тканини (3 ознаки), ціна (4 ознаки діапазону цін), фасон (3 ознаки), колір і т.д. Кожна ознака вводиться натисненням відповідної клавіші касового апарату. Магазини, де асортимент дуже широкий, часто таким способом реєструють реалізацію товарів, що особливо швидко обертаються.

Деталізований облік продажу товарів іншого асортименту здійснюється за допомогою відривних перфорованих та інших спеціалізованих товарних ярликів. Аналогічні системи управління передбачаються і для оптових баз.

Щоб управляти товарними запасами, необхідно в будь-який момент часу точно знати величину поточних товарних запасів у вартісному вираженні. На підприємствах, що торгують легковими автомобілями, меблями, побутовими електроприладами тривалого користування та іншими дорогими товарами, досить точні дані про поточні товарні запаси керівники можуть отримати з книг і документів бухгалтерського обліку.

Але універсальні магазини, роздрібні та оптові підприємства з переважно продовольчим асортиментом і галантерейні магазини не в стані вести такий оперативний і докладний облік – їх надзвичайно широкий і різноманітний асортимент зробив би бухгалтерські операції невиправдано трудомісткими і дорогими. Тому вони вимушені час від часу проводити інвентаризацію товарних запасів, тобто фактично перераховувати, переважувати, переміряти запаси наявних товарів. Ця процедура дуже дорога і вимагає багато часу; в результаті інвентаризацію проводять порівняно рідко, а поточні товарні запаси визначають виходячи з даних останньої інвентаризації і даних бухгалтерського обліку За подальший період.

За результатами інвентаризації неважко визначити орієнтовний об'єм реалізації за період між двома інвентаризаціями [17, 188]:

Виходячи з наявності цих "поправок" результати таких розрахунків будуть тільки орієнтовними.

Тут потрібно підкреслити, що вартісний облік надзвичайно важливий, і він ні в якій мірі не може бути замінений обліком в фізичному вираженні – надзвичайно ефективним інструментом. Обидва види обліку дають можливість:

• виявити, які саме найменування товару, товарні групи і цілі категорії товару користуються найбільшим попитом. Це дозволяє ухвалювати обґрунтовані рішення про замовлення додаткових партій товару або, навпаки, про виключення товару з асортименту;
• оптимізувати вкладення капіталу в товарні запаси. Наслідком дуже великих запасів є зменшення товарооборотності, оборотності капіталу і зменшення прибутку. Крім того, це підвищує і витрати обігу, оскільки зберігання товарів вимагає певних витрат;
• підвищити обґрунтованість рішень, що приймаються відносно закупівлі, товарів. Знаючи, які товари підприємство має в своєму розпорядженні в даний час, і володіючи інформацією про темпи реалізації різних найменувань і різновидів товарів, про попит на них, комерсанти мають базу, на якій можуть засновувати свої рішення відносно оптимізації асортименту.

В принципі контроль за фізичним рухом товару побудований на тих же основах, що і за рухом товару у вартісному вираженні. Він передбачає наявність списку або переліку всіх товарів, що входять в асортимент. З позиціями цього списку і зіставляються дані про реалізацію тих або інших товарів. У списку (а це, по суті, не що інше, як документаційна модель асортименту) приводяться необхідні об'єми запасів за кожною позицією і товарною групою, граничний рівень (при зменшенні запасу до цього рівня необхідно замовляти товар для поповнення запасу), терміни постачання, темпи реалізації та інші відомості.

ЕОМ надає неоціниму допомогу в управлінні товарними запасами як в окремих підприємствах, так і в масштабі всієї торгової фірми. Наприклад, в магазинах спеціалізовані контрольно-касові машини видають магнітні стрічки, а також інші носії інформації, на яких записана інформація про номер товарного відділу, суму, вид і різновид товару і т.д. По закінченні торгового дня через ряд проміжних пристроїв інформація з цих магнітних стрічок вводиться в ЕОМ; в машину вводиться також інформація з інших носіїв, з яких вона прочитується скануючими пристроями або читаючими автоматами. До ранку наступного дня керівники торгівлі отримують короткі довідки про підсумки продажу за попередній день, а потім і докладні звіти по товарних відділах, секціях і закупниках. Періодично (звичайно щотижня) ЕОМ видає аналітичний звіт, в якому об'єм реалізації зіставлений з наявними товарними запасами. Подібні аналітичні звіти машина може видавати і по разовим запитам. Вводячи в ЕОМ кодові номери окремих найменувань товарів, можна отримати докладні дані про рух їх запасів і динаміку реалізації. У колишні часи у відсутність ЕОМ аналізувати реалізацію товарів було дуже важко. Нині ж ЕОМ контролює їх рух і навіть видає попередження про необхідність зняти товар з продажу або, навпаки, замовити додаткову партію. Деякі торгові фірми експериментують навіть в такому напрямі: присвоюють кодові номери окремим споживачам, оптовим покупцям, і після певного часу ЕОМ видає аналіз купівельних звичок і структури споживання. У деяких АСУ ЕОМ друкує замовлення на постачання товарів. Машинним способом успішно складаються прогнози реалізації на майбутній період.

У наш час, наприклад, вже з'явилися продовольчі магазини з розвиненими внутрішньомагазинними АСУ. Ядром такого магазину є електронний касовий термінал у вузлі розрахунку. У контрольно-касовий прилавок вбудований лазерний скануючий пристрій. Касир-контролер одним ковзним рухом проводить упаковку, одиницю товару над вікном, скло якого лежить в площині прилавка. На упаковці, на етикетці, на ярлику є графічний символ універсального товарного коду (УТК), що являє собою поєднання чорних і білих штрихів різної товщини. Це поєднання відображає цифровий код даного найменування товару, а кожному цифровому коду в пам'яті ЕОМ відповідають різноманітні дані про цей товар: ціна, кількість, відомості про постачальника і т.д. ЕОМ видає дані, що вимагаються, і вони – найменування товару (словом) і ціна – друкуються на чеку. На світловому індикаторі також показується ціна і покупець має можливість контролювати правильність розрахунку.

При продажу фруктів, овочів, м'яса і тому подібних товарів застосовують вагу типу "маса – ціна – вартість"; вартість також друкується на чеку і одночасно вся інформація про акт продажу вводиться в ЕОМ. Машина коректує дані, що зберігаються в ній про товарний запас і об'єм реалізації. Вона стежить за зменшенням товарних запасів і готує всі необхідні відомості для замовлення нових партій товару на поповнення запасів.

Технічні засоби для внутрішньомагазинних та інших торгових АСУ коштують недешево, але в цей час на ринку є різні типи і моделі таких засобів, які відповідають вимогам і можливостям різних за розміром організацій. В основному великі підприємства прагнуть мати власні ЕОМ. Але як дрібним, так і великим підприємствам надається і альтернативна можливість: орендувати відповідну апаратуру.

Можливості великих АСУ, що охоплюють цілі торгові мережі, набагато розширилися з появою ЕОМ колективного користування, доступ до яких здійснюється дистанційно. У подібних системах, як правило, ЕОМ встановлюють в головній конторі фірми, а периферійне обладнання, в тому числі і засоби введення/виведення, – на підприємствах, віддалених на сотні кілометрів, що надзвичайно полегшує централізоване планування асортименту і товарних запасів і управління ними в поєднанні з децентралізованою закупівлею і уточненням асортименту з урахуванням локальних особливостей попиту.

Однак, результати, що видаються АСУ, цілком залежать від достовірності, надійності, докладності і своєчасності інформації, якою вона оперує.

Висновки та пропозиції

Стабільність роздрібної торгівлі визначається раціональністю, повнотою і стійкістю асортименту товарів. Від складу й оновлення асортименту безпосередньо залежать зростання товарообігу і швидкість реалізації товарів. Відсутність у торгівлі потрібних товарів, їх вузький, нестабільний чи невідповідний запитам споживачів асортимент породжують незадоволений попит, що негативно позначається на ефективності торгівлі.

Асортимент – (від фр. assortiment) – комплект, сукупність сортів. Однак у сучасній торговельній практиці поняття "асортимент" набуло більш широкого змісту, ніж проста сукупність сортів. Під асортиментом товарів розуміють перелік, номенклатуру товарів, їх різновидів, сортів тощо, об'єднаних або поєднаних за певною ознакою.

При формуванні асортименту електропобутових товарів в магазині "Троянда" було враховано його місце розташування відносно "Завокзального" і "Північного" ринків; контингент населення, що обслуговується (жителі даного району, постійні покупці); взаємозв'язок з іншими торговими підприємствами (в районі діяльності магазину працює магазин "Ранет" з аналогічною групою товару); можливості товаропостачання та інші чинники.