Управление запасами фирмы

Использование критерия минимизации  совокупных затрат на хранение запасов  и повторный заказ не имеют  смысла, если время исполнения заказа чересчур продолжительно, спрос испытывает существенные колебания, а цены на заказываемые сырье, материалы, полуфабрикаты и прочее сильно колеблются. В таком случае нецелесообразно экономить на содержании запасов. Это, вероятнее всего, приведет к невозможности непрерывного обслуживания потребителя, что не соответствует цели функционирования логистической системы управления запасами. Во всех других ситуациях определение оптимального размера заказа обеспечивает уменьшение издержек на хранение запасов без потери качества обслуживания.

Оптимальный размер заказа по критерию минимизации совокупных затрат на хранение запаса и повторение заказа рассчитывается по первой формуле 
Вильсона:

ОРЗ = √(2АS/i),

где ОРЗ - оптимальный размер заказа, шт.,

А - затраты на поставку единицы заказываемого продукта, руб.,

S - потребность в заказываемом  продукте, шт.,

i - затраты на хранение единицы  заказываемого продукта, руб./шт.

Например, потребность в заказываемом продукте S равна 900 изделиям, затраты на поставку единицы заказываемого продукта А составляют 50 тысяч рублей, а затраты на хранение единицы заказываемого продукта i достигают 11, 25 тысяч рублей. Тогда оптимальный размер заказа ОРЗ составляет 89 изделий.

Затраты на поставку единицы  заказываемого продукта (А) включают следующие элементы: стоимость транспортировки заказа, затраты на разработку условий поставки, стоимость контроля исполнения заказа, затраты на выпуск каталогов, стоимость форм документов.

Первый вариант формулы  Вильсона ориентирован на мгновенное пополнение запаса на складе. В случае если пополнение запаса на складе производится за некоторый промежуток времени, то формула корректируется на коэффициент, учитывающий скорость этого пополнения:

ОРЗ = √(2АS/ik),

где k - коэффициент, учитывающий скорость пополнения запаса на складе.

Возьмём данные из предыдущей формулы, учтя, что коэффициент скорости пополнения запаса на складе равен 10, и  получим оптимальный заказ, равный 28 изделий.

Рассмотрим систему с фиксированным интервалом времени между заказами. 
В данной системе заказы делаются в строго определенные моменты времени, которые относят друг от друга на равные интервалы, например, один раз в месяц, один раз в неделю, один раз в 14 дней и т.п.

Определить интервал времени между заказами можно с учетом оптимального размера заказа. Расчет интервала времени между заказами можно производить следующим образом:

I = N : S/ОРЗ,

где I – интервал времени между заказами, дни,

N - количество рабочих  дней в году, дни,

S - потребность в заказываемом продукте, шт.,

ОРЗ - оптимальный размер заказа, шт.

При условии, что количество рабочих дней N составляет 250 дней в году, потребность в заказываемом продукте S равна 1000 изделий, а оптимальный размер заказа ОРЗ равен 100 изделий, то интервал времени между заказами I составит 25 дней.

Полученный интервал времени между заказами не может  рассматриваться как обязательный к применению. Он может быть скорректирован на основе экспертных оценок. Например, при полученном расчетном результате (4 дня), возможно, использовать интервал в 5 дней, чтобы производить заказы один раз в неделю.

Для сравнения двух видов  систем управления запасами рассмотрим таблицу 1.

Таблица 1

Сравнение систем управления запасами.

Система	Преимущества	Недостатки
С фиксированным объемом заказа	Меньший уровень максимального  желаемого заказа. Экономия затрат на содержание запасов на складе за счет сокращения площадей под запасы	Постоянный контроль над наличием запасов на складе
С фиксированным  интервалом времени между заказами	Отсутствие постоянного  контроля над наличием запасов на складе	Высокий уровень максимального  желаемого запаса. Повышение затрат на содержание запасов на складе за счет увеличения площадей под запасы

 

Сравнение рассмотренных  систем управления запасами приводит к выводу о наличии у них взаимных недостатков и преимуществ. Система с фиксированным размером заказа требует непрерывного учета текущего запаса на складе. 
Система с фиксированным интервалом времени между заказами требует лишь периодического контроля количества запаса. В системе с фиксированным размером заказа максимальный желательный запас всегда имеет меньший размер. 
Это приводит к экономии на затратах по содержанию запасов на складе за счет сокращения площадей, занимаемых запасами.

Кроме двух основных видов систем управления запасами фирмы, существуют прочие типы систем. Одной из них является система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня. Эта система ориентирована на работу при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объема запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, эта система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов).

Среди прочих систем управления запасами фирмы выделяют система  «минимум-максимум». Эта система, как и система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, содержит в себе элементы основных систем управления запасами. Система «минимум-максимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.

Поэтому в рассматриваемой  системе заказы производятся не через  каждый заданный интервал времени, а  только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным, чему она и обязана своим названием.

Современные логистические  концепции используют так называемый ЛВС-анализ для нормирования и управления запасами. Суть метода заключается в том, чтобы из всего массива товарно-материальных ресурсов выделить наиболее ценные или значимые и именно на них акцентироваться. Как правило, количество и ассортимент таких товарно-материальных ценностей относительно невелико, однако стоимость их значительна. В экономике широко известно и применяемо правило Парето (20/80), согласно которому 20% исследуемых объектов дают 80% результата. В логистике изучаемые объекты делят не на две, а на три классификационные группы: А, В и С на основе их годовой стоимости в денежных единицах. Идея состоит в том, чтобы сконцентрировать внимание и ресурсы на значимом меньшинстве, уделяя меньшее внимание остальному большинству.

Итак, в современном  мире существует значительное множество  систем и моделей управления запасами фирмы, но каждая организация выбирает ту, которая подходит ей и учитывает все её особенности.

3. Организация обеспечения потребителя материальными ресурсами в необходимом количестве и необходимое время.

Управление материальными  ресурсами предприятия играет большую  роль в управлении предприятием в целом.

Материальные ресурсы  представляют собой часть оборотных  фондов предприятия, т.е. тех средств  производства, которые  полностью  потребляются в каждом производственном цикле, целиком переносят свою стоимость  на готовую продукцию и в процессе производства меняют или теряют свои потребительские свойства.

Целью логистической  системы управления запасами является обеспечение потребителя материальными  ресурсами в необходимом количестве и в необходимое время. В процессе выполнения этой цели решаются следующие основные задачи:

• выбор системы поставок запасов;
• определение размеров всех видов запасов;
• определение интервалов времени пополнения запасов;
• учет запасов.

Эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов, т.е. управление процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы, является основной задачей руководства и сотрудников служб снабжения, плановой и финансовой служб. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации и предупреждать о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства.

Грамотное управление способствует увеличению оборачиваемости запасов, снижению уровня неликвидных активов, позволяет освободить денежные средства.

Чем крупнее предприятие, чем большим объемом ресурсов приходится управлять, тем более  заметны сложности в организации  материально-технического снабжения, тем важнее проведение работ по оптимизации процесса управления МТР (материально-техническими ресурсами).

Регламентировать процесс  управления запасами можно с помощью  разработки и внедрения в компании «Положения об управлении материально-техническими ресурсами».

Процесс этот необходимо рассматривать в комплексе, ведь управления запасами — это планирование, учет запасов, осуществление закупок, обеспечение процесса управления запасами, управление группами запасов.

Универсальных шаблонов для написания «Положения об управлении МТР», пожалуй, не существует, так как каждая отрасль, каждое предприятие имеет свою специфику. Однако же при написании «Положения» можно придерживаться в общем виде следующего плана. Планирование МТР содержит планирование бюджета МТР и планирование закупок МТР.

Осуществление закупок  МТР подразумевает централизованные поставки, поставки по прямым договорам, организацию тендерных закупок, поставки по договорам лизинга.

Учет МТР включает прием и отпуск МТР, классификацию и оценку запасов

Управление группами материальных запасов содержит текущий запас, страховой запас, транспортный запас, технологический запас, подготовительный запас, неликвидные запасы, АВС и XYZ-анализ.

Обеспечение процесса управления материальными запасами подразумевает отчетность, программное обеспечение, обеспечение безопасности, подготовка кадров.

В общем случае в процессе управления материальными запасами участвуют следующие лица:

• руководство предприятия — генеральный директор, заместитель генерального директора по вопросам снабжения;
• отдел материально-технического снабжения Аппарата управления (ОМТС);
• производственные отделы и службы компании;
• управление материального снабжения — специализированное подразделение компании;
• финансово-экономическая служба;
• бухгалтерия.

Существует несколько вспомогательных функций процесса управления материальными запасами. К ним относятся отчётность, программное обеспечение, обеспечение безопасности, подготовка кадров. Рассмотрим подробнее каждую из них.

Необходимо определить перечень и содержание текущих отчетов для оперативного управления процессом и перечень отчетов для высшего руководства предприятия в целях принятия управленческих решений. Это могут быть, например, следующие отчеты:

• отчет об остатках, поступлении и расходе материалов по укрупненной номенклатуре (ежемесячно, ежеквартально);
• отчет об исполнении финансового плана поставок МТР (ежемесячно);
• отчет о поступивших МТР за отчетный период (ежедневно, еженедельно);
• отчет о движении неликвидов (ежемесячно, ежеквартально);
• отчет об остатках, поступлении и расходе материалов на страховой запас (ежемесячно, ежеквартально),
• а также любые другие отчеты, в соответствие со спецификой предприятия.

В следующем подразделе описывается программное обеспечение, служащее для автоматизации учета МТР компании, будь то широко распространенная 1С:Склад или сложная ERP-система, имеющая многоуровневое территориальное распределение. Программное обеспечение используется для учета складских операций прихода, расхода и перемещения и подготовки данных для отражения выполненных складских операций на бухгалтерских счетах.

Безопасность в сфере  управления МТР включает в себя несколько  пунктов:

• проверка контрагентов (поставщиков) — выяснение их финансово-коммерческой надежности, репутации, стабильности и реальной возможности выполнения договорных обязательств;
• охрана грузов, материальных ценностей при перевозках;
• система безопасности складских помещений (охрана складов, пропускная система, защита от воровства и порчи и т.д.)