Управление запасами фирмы

По тем же самым причинам вместо запасов можно создавать логистические технологии быстрого ответа, позволяющие достигать те же производственные или торговые результаты. Например, если срок оформления или доставки заказа для торговой точки сократить с трех дней до трех часов, то на случай непредвиденно большого покупательского спроса потребуется гораздо меньший страховой запас.

Принимаемые решения о товарных запасах во многом носят интуитивный характер, а изучение запасов ведется по сводной ведомости, создаваемой складской программой. Сами решения основываются на мнении руководителя торговой фирмы или его многоопытных сотрудников. При возрастании объемов торговли, появлении конкурентов или при потере квалифицированных кадров перед руководством возникают серьезные проблемы по анализу товарных запасов и их восполнению.

По назначению запасы делятся на два основных вида: производственные и товарные, которые в свою очередь делятся на три подвида: текущие, страховые, сезонные. Управление запасами на каждом из этих участков имеет свою специфику. Рассмотрим каждый из этих видов запасов.

Производственные запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей, предназначены для производственного потребления. Цель создания производственных запасов — обеспечение ритмичного функционирования производственного процесса.

Товарные запасы представляют собой уже готовую продукцию, предназначенную для конечного потребителя, а также запасы, находящиеся на пути следования товара от поставщика к потребителю, т.е. на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.

Товарные запасы, в свою очередь, подразделяются на товарные средства производства и товарные предметы потребления.

Как уже отмечалось, производственные и товарные запасы делятся на следующие подвиды:

Текущие запасы — главная часть всех запасов. Обеспечивает непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками.

Страховые запасы — обеспечивают материалами или товарами производственный или торговый процесс в случае непредвиденных обстоятельств.

Страховой запас является своеобразным амортизатором, который позволяет  предпринимателю чувствовать себя комфортно. Однако за пользование комфортом положено платить.

При нормальном ходе производственного  или торгового процесса объем  страхового запаса, в отличие от текущего, не меняется.

Сезонные запасы — появляются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки.

По отношению к производству или торговле материальные запасы разделяют на переходящие, подготовительные, неликвидные, запасы в пути и др.

К переходящим запасам относятся  остатки материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность производственного или торгового процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента поставки очередной партии товара.

Подготовительные запасы — это часть текущих запасов, которые требуют дополнительной подготовки перед использованием их в производственном или торговом процессе.

Неликвидные запасы — это неиспользуемые длительное время производственные или товарные запасы.

Запасы в пути — запасы, находящиеся на момент учета в процессе транспортировки.

В любой момент времени в системе материально-технического снабжения обычно имеются определенные запасы, движущиеся из одной части этой системы в другую. При больших временных интервалах между моментом выхода товара со склада и моментом его получения заказчиком будет накапливаться большое количество переходных запасов. Например, при среднем уровне спроса на данный товар, равном 200 изделий в неделю, и сроке его поставки заказчику, равном двум неделям, общий объем переходных запасов этого товара составит в среднем 400 изделий.

Для определения (оценки) среднего количества технологических или переходных товарно-материальных запасов в данной системе материально-технического обеспечения в целом используется следующая формула:

J= ST, где

J — общий объем технологических или переходных (находящихся в процессе транспортировки) товарно-материальных запасов;

S — средняя норма продаж этих запасов на тот или иной период времени;

Т — среднее время транспортировки.

К примеру, при среднем уровне спроса на данный товар S, равном 200 изделий в неделю, и сроке его поставки заказчику Т, равном двум неделям, общий объем переходных запасов этого товара J составит в среднем 400 изделий.

Итак, рациональное управление запасами предполагает создание такого их уровня, который бы обеспечивал бесперебойность производственного процесса при минимальных расходах на их содержание. То есть пополнение запасов должно осуществляться до тех пор, пока эффект снижения риска прерывания производственного и/или торгового процесса из-за отсутствия запасов превышает расходы на содержание дополнительной единицы запаса. Запасы входят в состав оборотных активов предприятия и к ним применимы общие принципы управления оборотными активами.

 

2. Методы и  системы управления запасами фирмы.

Как показывает зарубежный опыт, в промышленно развитых странах  эффективное время обработки  детали составляет максимально 20% от времени  прохождения цикла. Это свидетельствует  о весьма длительном нахождении детали в производстве в полуготовом виде и приводит к созданию больших запасов и, соответственно, росту затрат на них. Исследования дают основания утверждать, что ожидаемая прибыль от каждого процента сокращения уровня запасов может быть приравнена к 10-процентному росту оборота.

Дальнейшая экономия средств может быть достигнута, если будут реализованы резервы, заложенные в рационализации обеспечивающих процессов.

В первую очередь это  относится к оптимизации запасов. Решения, принимаемые здесь руководством фирм, в конечном счете, касаются каждого отдельного вида товара или предмета хранения, конкретная единица которых, подлежащая контролю, называется «единицей учета запасов» (е.у.з.) - предмет учета, на который составлена полная спецификация.

Изучение реально существующих систем управления запасами, состоящими из многих е.у.з., показало, что существует статистическая закономерность, определяющая размеры потребности в видах товаров, представленных в запасах. 
Типичным является положение, когда на примерно 20% е.у.з. приходится 80% объема спроса в денежном выражении. Для запасов товаров широкого потребления типична меньшая концентрация е.у.з. высокой стоимости, чем для запасов товаров промышленного назначения. Потому все е.у.з, составляющие запасы фирмы, не должны контролироваться на одном уровне.

С развитием логистики  в фирмах началась перестройка управления материальными запасами и их тесная координация с общим материальным потоком фирм. В соответствии с  целями этой перестройки были созданы  отделы материальных потоков, не зависящие  от сектора складов производственного отдела предприятия. Среди экстренных задач перед вновь созданными отделами можно выделить «сведение до нуля погрешностей в складировании» и «передачу данных о состоянии складских запасов в масштабе реального времени».

Одним из вариантов решения  проблем складирования является 
«производство без складов», внедрение которого невозможно без кардинальных изменений во всем комплексе процессов, обеспечивающих производство. При этом необходимо решить несколько задач, среди которых выделим задачу создания высокоточной информационной системы по складированию, позволяющую использовать банк данных в реальном масштабе времени.

При использовании данной системы продукция выпускается  лишь в объеме, обеспечивающем сбыт. Исходное сырье и материалы закупаются только в размерах, необходимых для удовлетворения спроса. В образной форме эту систему можно свести к формуле: производится только необходимая продукция, только тогда, когда это требуется, и только в требуемом объеме.

Последние новшества в сфере производства требуют его гибкости на цеховом уровне, достигаемой как за счет расширения возможностей по переналадке оборудования, так и благодаря применению новых методов управления запасами.

Общим ориентиром для  субъектов хозяйствования в управлении материальными запасами является их минимизация в допустимых пределах, имеющая целью ускорение оборота собственных и привлеченных средств, повышение на этой основе конкурентоспособности, упрочение и расширение своей нити на рынке товаров, работ и услуг.

Одним из методов сокращения запасов, повышения гибкости производства и возможности противостояния возрастающей конкуренции стал метод «Точно в  срок», получивший наибольшее распространение  в США и странах Западной 
Европы. С внедрением в практику фирм метода «точно в срок» произошла увязка требований клиентов, стратегии продажи и экономики производства с планированием и управлением производственного процесса.

Принципиальная идея данного метода базируется на трех предпосылках.

Во-первых, предполагается, что заявки потребителей готовой продукции должны ожидать не ее запасы, а производственные мощности, готовые перерабатывать сырье и материалы, поступающие почти с «колес». Вследствие чего объем производственных запасов, рассматриваемый как замороженные мощности, минимизируется.

Во-вторых, в условиях минимизации запасов необходима непрерывная рационализация в организации  и управлении производством, ибо  высокий объем запасов нивелирует ошибки и недостатки производства, несинхронизированные операции, используемые производственные мощности, ненадежная работа поставщиков, а также другие недостатки отходят на второй план.

В-третьих, для оценки эффективности  производственного процесса, помимо уровня затрат и производительности фондов, следует включить срок реализации заявки, так называемую длительность полного производственного цикла. 
Короткие сроки реализации заявок облегчают управление предприятием и способствует росту конкурентоспособности благодаря возможности гибкого реагирования на изменения внешних условий.

Фирмы, внедряющие стратегию «Точно в срок» обычно начинают с выделенного производственного участка, после же получения соответствующего опыта распространяют применение указанного метода на очередные участки и предприятия. Зарубежный опыт свидетельствует, что фирмы, взявшие на вооружение данный метод, как правило, от него не отступают и не возвращаются к традиционным методам управления производства.

Фирмы часто используют математические модели для выбора уровней запасов  путем балансирования затрат на подготовительные операции или расходов на выполнение заказа и сопоставления затрат при дефиците запасов с затратами на хранение запасов. Затраты на хранение запасов включают в себя не только затраты на содержание запасов на складе, издержки вследствие порчи продукции и стоимость морального износа, но и издержки капитала.

Один из вариантов снижения риска  при хранении запасов - использование  технологий, основанных на системах гибкого  производства, на его роботизации. В  данном случае преимуществом является сокращение времени и затрат на подготовительные операции. Это делает экономически выгодным изготовление изделий небольшими партиями, что особенно важно в условиях жесткой конкуренции и постоянных изменений требований рынка. Особенно важно подчеркнуть, что при этом существенно снижается и риск морального устаревания запасов.

Логистическая система управления запасами проектируется с целью  непрерывного обеспечения потребителя  каким-либо видом материального  ресурса. Реализация этой цели достигается  решением следующих задач: учет текущего уровня запаса на складах различных уровней; определение размера гарантийного (страхового) запаса; расчет размера заказа; определение интервала времени между заказами.

Для ситуации, когда отсутствуют  отклонения от запланированных показателей  и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

1. система управления запасами с фиксированным размером заказа;

2. система управления запасами  с фиксированным интервалом времени  между заказами.

Рассмотрим систему с фиксированным размером заказа. Само название говорит об основополагающем параметре системы. Это - размер заказа. Он строго зафиксирован и не меняется ни при каких условиях работы системы. Определение размера заказа является первой задачей, которая решатся при работе с данной системой управления запасами. В системе с фиксированным размером заказа объем закупки должен быть не только рациональным, но и оптимальным, то есть самым лучшим. Критерием оптимизации должен быть минимум совокупных затрат на хранение запасов и повторение заказа. Данный критерий учитывает три фактора, действующих на величину совокупных затрат: используемая площадь складских помещений, издержки на хранение запасов, стоимость оформления заказа.

Эти факторы тесно  взаимосвязаны между собой, причем само направление их взаимодействия неодинаково в разных случаях. Желание  максимально сэкономить затраты на хранение запасов вызывает рост затрат на оформление заказов. Экономия затрат на повторение заказа приводит к потерям, связанным с содержанием излишних складских помещений, и, кроме того, снижает уровень обслуживания потребителя. При максимальной загрузке складских помещений значительно увеличиваются затраты на хранение запасов, более вероятен риск появления неликвидных запасов.