Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Если классификация кают на пассажирских судах установлена  в категориях, каюты первой, второй и третьей категории считаются  каютами первого класса, а каюты  других категорий – второго (туристического) класса. При отсутствии в стране вагонов (а на судах – кают) второго  класса, расходы возмещаются по тарифу первого класса.

 

Стоимость проезда по железным дорогам в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу первого класса. Если проезд железнодорожным  или водным транспортом происходил в ночное время, то возмещается и  стоимость спальной плацкарты.

 

Командированному работнику, кроме указанных расходов, также  компенсируются:

 

- расходы по проезду  на вокзал, аэродром или пристань, а также с вокзала, аэродрома  или пристани в местах отправления,  назначения и пересадок (кроме  тех случаев, когда работнику  предоставляются бесплатные средства  передвижения);

 

- расходы по проезду  по грунтовым, шоссейным дорогам  и водным переправам;

 

- расходы по провозу  багажа (возмещается не более  30 кг. независимо от количества  багажа, полагающегося провозить  бесплатно по билету того вида  транспорта, которым следует работник).

 

Расходы возмещаются по установленным  нормам только по представлению работником подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

 

Статьей 168 Трудового кодекса  РФ определено, что иные командировочные  расходы работника возмещаются  работодателем только с согласия. К указанным расходам можно отнести:

 

- расходы на получение  и регистрацию заграничного паспорта;

 

- расходы на получение  визы;

 

- расходы за услуги  аэропортов;

 

- комиссионные сборы;

 

- расходы по оплате  услуг связи;

 

- расходы, связанные с  обменом наличной валюты или  чеков в банке;

 

- другие подобные расходы.

 

При этом еще раз подчеркнем, что Трудовой кодекс РФ дает организации  возможность для самостоятельного установления размеров командировочных  расходов, но не ниже размеров, установленных  Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

 

3.2 Учет хозяйственных  расходов

 

Для обеспечения оперативной  деятельности предприятий подотчетными лицами могут быть выданы денежные средства на хозяйственные расходы

 

С работниками, которые включены в список постоянных получателей  денег на хозяйственно - операционные расходы, должен быть заключен договор  о материальной ответственности.

 

Подотчетным лицам деньги выдаются для закупок товарно–материальных ценностей на рынках, у населения, а также у других юридических  лиц.

 

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами  оптовых организаций и квитанциями  или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные  принадлежности и др. Подотчетное  лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан  приходный ордер склада, а затем  на основе требования они выдаются в эксплуатацию.

 

При получении товарно-материальных ценностей (а также денежных средств) от организации через подотчетное  лицо требуется доверенность, выданная на его имя.

 

При оформлении авансового отчета по произведенным хозяйственным  расходам к нему должны быть приложены  документы, подтверждающие покупку. К  данным документам относятся счета  и чеки магазинов, квитанции приходных  кассовых ордеров, а в случае осуществления  покупки на рынке или у населения  – акты-справки.

 

В акте подробно излагается содержание операции с указанием  даты и места покупки, количество и цена, а также реквизитов, позволяющих  проконтролировать факт приобретения материалов у физического лица.

 

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом  к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные  на них суммы, должны быть приложены  документы, подтверждающие их оприходование  на склад (это может быть приходный  ордер, приходная накладная).

 

Если материалы были сразу  израсходованы, отнесены на общехозяйственные  расходы (например, канцтовары в небольшом  количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с  распиской получателя либо другие документы, подтверждающие расход.

 

3.3 Учет компенсаций за  использование личного транспорта

 

Сотрудниками организации  могут выдаваться средства за использование  автотранспорта. При этом затраты  могут быть компенсированы либо в  форме выплат в фиксированной  сумме за использование в служебных  целях личного автотранспорта, либо в виде арендной платы, заработной платы. При этом часто средства на использование  автотранспорта, на закупку ГСМ, ремонт выдаются в подотчет.

 

Компенсация за использование  для служебных поездок личных легковых автомобилей осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации  от 24.05.1993 г. № 487 «О предельных нормах компенсации  за использование личных легковых автомобилей  и мотоциклов для служебных поездок» и приказом Минфин РФ от 04.02.2000 г. № 16н  «Об изменении предельных норм компенсации  за использование личного легковых автомобилей и мотоциклов для  служебных поездок».

 

Письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 установлены следующие требования для выплаты компенсации:

 

1) если работа по роду  производственной деятельности  связана с постоянными служебными  разъездами в соответствии с  должностными обязанностями работника;

 

2) наличие приказа руководителя  предприятия, устанавливающего размер  и условия оплаты. Размер компенсации  устанавливается в зависимости  от интенсивности использования  автомобиля и предусматривает  возмещение затрат по эксплуатации  автомобиля, его амортизацию, стоимость  горюче – смазочных материалов, расходы на техническое обслуживание  и технический ремонт;

 

3) представление в бухгалтерию  организации копии технического  паспорта личного автомобиля;

 

4) компенсация выплачивается  один раз в месяц независимо  от количества календарных дней;

 

5) компенсация не выплачивается  за время, когда личный автомобиль  не эксплуатировался (за время  нахождения в отпуске, командировке, за время болезни и по другим  причинам).

 

При этом компенсация выплачивается  с разрешения вышестоящих органов  в пределах ассигнований на содержание данного вида транспорта, предусмотренных  на эти цели сметой соответствующих  расходов.

 

Организации, расположенные  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут применять  указанные выше нормы с увеличением  до 10 % в зависимости от конкретных условий эксплуатации легкового  автомобиля и мотоцикла.

 

При использовании для  служебных поездок личных легковых иномарок компенсация выплачивается  в размерах, установленных для  отечественных машин соответствующего класса.

 

Суммы начисленных компенсаций  за использование личных автомобилей  отражают по дебету счетов 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и  кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

 

3.4       Синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами

 

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода  и вновь выданные (подотчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту  суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные по приходным  кассовым ордерам (неиспользованные).

 

При журнально-ордерной форме  учета операции по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это  комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический  учет с линейной формой записи. А  это значит, что каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления  авансового отчета, сдачи в кассу  неиспользованных сумм или получения  денег в погашение перерасхода  записи сумм по этим операциям будут  произведены на этой же строке. В  то же время журнал-ордер № 7 сохраняет  шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы  счетоводства, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71.

 

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые ордера на суммы; новые приходные  или расходные кассовые ордера на расхождение в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются  авансовые отчеты, проверенных арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер  обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие  счета, отвечающие направлению расхода.

 

3.5       Учет  представительских расходов

 

Во многих организациях для  осуществления успешной финансово-хозяйственной  деятельности производятся так называемые представительские расходы. К данной категории затрат относят, связанные  с коммерческой деятельностью расходы  предприятий по приему и обслуживанию представителей других хозяйственных  структур (предприятий, организаций, учреждений), включая иностранных, прибывших  для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного  сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия  и ревизионной комиссии.

 

К представительским расходам относят расходы на официальный  прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в  переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимовыгодного  сотрудничества, а также участников прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским  расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда  или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также  официальных лиц организации, участвующих  в переговорах (транспортное обеспечение  доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг  переводчиков, не состоящих в штате  налогоплательщика, по обеспечению  перевода во время проведения представительских  мероприятий.

 

К представительским расходам не относятся расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики или  лечение заболеваний.

 

Представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за этот отчетный период.

 

При этом произведенные расходы  должны быть обоснованы, приложенными к исполнительной смете правильно  оформленными документами. Первичные  документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К ним  относятся чеки, квитанции, акты закупки, заполненные по установленной форме  и обеспечивающие достоверность  отражения в учете операций. При  этом в случае невозможности подтверждения  расходов документами соответствующие  суммы учитываются при обложении  подоходным налогом физического  лица, получившего средства под отчет. Также личными доходами сотрудников  с вытекающими из этого последствиями  считаются потраченные на представительские  расходы средства при отсутствии смет расходов, указаний конкретных лиц, участвующих во встрече с одной  стороны и с другой стороны.

 

Число лиц, участвующих в  переговорах со стороны принимающей  организации, не должно превышать число  представителей других предприятий (по аналогии с бюджетными организациями, для которых установлено данное правило по отношению к официальному приему иностранных делегаций). Также  для бюджетных организаций определено, что количество сопровождающих иностранную  делегацию лиц и переводчиков определяется из расчета: один сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.

 

Сотрудники организации, получив средства в подотчет на представительские  расходы, обязаны отчитаться в течение  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Данным сроком, очевидно, является последний день приема представителей другого предприятия.

 

Подотчетное лицо по произведенным  расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, также авансовый отчет  с приложенными счетами из магазинов, гостиницы, ресторана, театральными билетами.

 

3.6 Совершенствование учета  расчетов с подотчетными лицами

 

1С:Бухгалтерия это универсальная  бухгалтерская программа, которая  на сегодняшний день является  самой распространенной в ведении  бухгалтерского учета на ЭВМ.  Эту программу можно изменить  и откорректировать на лад  своего предприятия и своей  отрасли.

 

Возможности 1С:

 

1) Ведение аналитического  и синтетического учета;

 

2) Ведение количественного  и многовалютного учета;

 

3) Заполнение и выведение  на печать первичных документов;

 

4) Получение автоматически  бухгалтерских итогов;

 

5) Получение бухгалтерской  отчетности на печать.

 

В 1С: Бухгалтерия можно  реализовать и собственную схему  автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.

 

На предприятии МУП  «Кристалл» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию  в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически  любого участка работы бухгалтерии.

 

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой  конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские  проводки и имеет печатную форму  установленного образца.

 

При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип  авансового отчета «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы  выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной  валюте. При этом дополнительно запрашивается  валюта, в которой выдавался аванс.