Нормативно-методологические основы учета транспортных расходов

Таким образом, можно сделать вывод, что товарно-транспортная накладная  является не только первичным документом, подтверждающим расходы организации  на транспортные расходы, но и документом, на основании которого организация-продавец списывает товар со своего складского и бухгалтерского учета, организация-покупатель принимает товар к учету. Кроме  того, ф. 1-Т является документом для  проведения расчетов за перевозку грузов.

Позиция Минфина и налоговых  органов

Позиция Минфина по вопросу документального  подтверждения транспортных расходов организации такова: при определении  налоговой базы по налогу на прибыль  не учитываются транспортные затраты, не подтвержденные первичными документами (товарно-транспортными накладными) и, следовательно, не соответствующие положениям статьи 252 НК РФ. Свою позицию чиновники Минфина подтвердили и в комментируемом письме: затраты на транспортные услуги сторонних организаций по доставке товаров могут быть учтены налогоплательщиком в составе материальных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной по утвержденной форме 1-Т.

Позиция ФНС аналогична: так как  товарно-транспортная накладная служит для учета транспортной работы и  расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке  грузов, то ее наличие у организации  является необходимым условием для  принятия в целях налогообложения  прибыли расходов, связанных с перевозкой грузов⁵.

 

Позиция судов

Арбитражная практика по вопросу документального  оформления транспортных расходов неоднозначна.

Некоторые судьи поддерживают позицию Минфина и налоговых органов. Однако существуют и решения, в которых высказывается противоположное мнение. Так, в Постановлении ФАС МО от 20.04.2006 № КА-А40/2942-06-П в качестве документов, подтверждающих транспортные расходы, суд принял приказ об утверждении правил документооборота в организации, договор, счет, счет-фактуру, акт выполненных работ, платежное поручение. По мнению суда, данные документы в совокупности обосновывают произведенные расходы. ФАС СЗО в Постановлении от 06.02.2007 № А05-16664/05-33 свое решение мотивировал тем, что организация подтвердила факт оказания ей услуг по перевозке товара от поставщиков иными, помимо товарно-транспортных накладных, документами ввиду специфики сложившихся с перевозчиками и продавцами отношений. В материалы дела организация представила договоры поставки (купли-продажи) товара, товарные накладные, ее заявки на перевозку груза, доверенности, выданные на имя водителей, работающих в организациях, оказывающих услуги по перевозке товаров.

Таким образом, документы⁶, регулирующие порядок расчетов за перевозки грузов, требуют наличия товарно-транспортной накладной как и в организации, осуществляющей перевозку, так и в организации, которой доставляют перевозимый груз и которая учитывает транспортные расходы в своем учете.

Из содержания товарно-транспортной накладной, а также инструкции по ее заполнению следует, что данный документ имеет большую смысловую нагрузку и является документальным подтверждением хозяйственных операций у отправителя  груза, перевозчика и получателя груза.

Однако анализ арбитражной практики показывает, что суды при рассмотрении дел о документальном подтверждении  транспортных расходов обращают внимание не только на наличие или отсутствие товарно-транспортной накладной, но и  на комплект документов в целом.

Если организация при определении  порядка документооборота сочтет составление (наличие) товарно-транспортной накладной  излишним, то такую точку зрения придется отстаивать в суде.

Расходами признаются обоснованные и  документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные  расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о  выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что  они произведены для осуществления  деятельности, направленной на получение  дохода.

К материальным расходам относятся, в частности, транспортные услуги сторонних организаций (включая индивидуальных предпринимателей) и структурных подразделений самого налогоплательщика по перевозкам грузов внутри организации.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет⁷.

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.

Функции по разработке и утверждению  альбомов унифицированных форм первичной  учетной документации и их электронных  версий Постановлением Правительства  Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»  были возложены на Государственный  комитет Российской Федерации по статистике. Так, согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом и является документом, определяющим взаимоотношения грузоотправителей – заказчиков автотранспорта с организациями – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащим для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями – владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Согласно п. 2 Инструкции Минфина  СССР, Государственного банка СССР, Центрального статистического управления при Совете Министров СССР, Министерства автомобильного транспорта РСФСР от 30.11.1983 № 10/998 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным  транспортом» перевозка грузов автомобильным  транспортом в городском, пригородном  и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной  товарно-транспортной накладной утвержденной формы № 1-Т. Пунктом 6 указанной Инструкции установлено, что товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Учитывая изложенное, затраты на транспортные услуги сторонних организаций по доставке товаров могут быть учтены налогоплательщиком в составе материальных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной по утвержденной форме № 1-Т.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бухгалтерский учет транспортных услуг

2.1. Учет транспортных услуг при наличии транспортных средств на балансе организации

   Бухгалтерский учет:

Пунктом 2 ст. 8 Федерального закона от 21 ноября 2006 г. № 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете'' определено, что имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в данной организации. Иными словами организация-арендатор должна обеспечить раздельный учет собственного и арендованного имущества.

Для обобщения  информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, предназначены забалансовые счета.

Так, для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен счет 001”Арендованные основные средства”.

Арендованные транспортные средства учитываются на счете 001 оценке, указанной в договорах на аренду.

Аналитический учет по счету  001 “Арендованные основные средства” ведется по арендодателям, по каждому объекту арендованных транспортных средств.

   Налоговый учет:

В целях налогообложения  прибыли арендные платежи за арендуемые транспортные средства относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией⁸.

При применении арендатором  кассового метода определения доходов  и расходов в целях налогообложения прибыли расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

Организация, не относящаяся к специализированной либо автотранспортной, может применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, содержащую все показатели первичного документа и зафиксированную в учетной политике на соответствующий налоговый период. Самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля, что позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях⁹.

В том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление  путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода  горюче-смазочных материалов, то путевой  лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика¹⁰.

Распоряжением Минтранса  России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" . Данными нормами должны руководствоваться: автотранспортные предприятия; организации, занятые в системе управления и контроля; предприниматели и другие лица; иными словами, нормы предназначены для предприятий, организаций, предпринимателей и других лиц, независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива организации следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

2.2. Аренда транспортных средств

С экипажем:

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за платy во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. Арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем. При этом ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами

Особенности договора:

1. По договору арендатору передается транспортное средство во владение и пользование. При этом работники арендодателя осуществляют управление транспортным средством и его техническую эксплуатацию заключенным с момента передачи арендатору

2. Договор является реальным, т.е. считается заключенным с момента передачи арендатору транспортного средства

3. Договор субаренды не может быть заключен на срок превышающий срок договора аренды

4. Договор заключается в письменной форме и не подлежит государственной регистрации.

5. К договору применяются общие положения об аренде (§1 гл. 34 ГК РФ), кроме правил, предусмотренных в ст.621 ГК РФ.

Существенные условия - это условия, обязательные для договоров данного вида. Без них договор будет считаться незаключенным.

Существенными условиями являются:

- данные, позволяющее определить транспортное средство, подлежащее передаче арендатору.

Не являются существенными условиями:

- условия о порядке  и сроках внесения арендной платы;

- условие о сроке аренды. При отсутствии такого условия  договор считается заключенным  на неопределенный срок.

Важные детали

1. Арендодатель обязан нести расходы на содержание транспортного средства, осуществлять текущий и капитальный ремонт, предоставлять необходимые принадлежности, оплачивать труд членов экипажа также должен арендодатель, если иное не предусмотрено в договоре.

2. Арендатор по общему правилу несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства (расходы на оплату топлива, материалов, расходуемых в процессе эксплуатации, оплата сборов и др.), иное может быть установлено в договоре.

3. Если на арендодателя  не возлагается обязанность по  управлению транспортным средством  и его эксплуатации, то такой договор является договором аренды транспортного средства без экипажа.

4. Если иное не предусмотрено  договором аренды, досрочное прекращение  договора аренды влечет прекращение заключенного в соответствии с ним договора субаренды. В этом случае субарендатор вправе потребовать от арендодателя заключить прямой договор аренды имущества, находившегося в субаренде, в пределах оставшегося срока субаренды, но на условиях основного договора аренды, который был досрочно прекращен.

5. Если основной договор  аренды является ничтожным, ничтожными  являются и заключенные в соответствии с ним договоры субаренды.

Без экипажа:

По договору аренды транспортного  средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за платy во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.