Ревизия организаций

Также необходимо сверить  итоги по ведомостям, по которым  выписан расходный кассовый ордер, с суммой самого ордера, так как  устанавливаются неединичные случаи переноса итога в завышенном размере.

Если на объекте контроля начисление заработной платы проводится с помощью компьютерной программы (автоматизировано), то особое внимание следует обратить на наличие расчетных  ведомостей (на выдачу премий, материальной помощи), выписанных вручную. Данные таких платежных ведомостей необходимо сверить с данными лицевых счетов работников на предмет отражения в них таких выплат и проведения обязательных отчислений с этих сумм.

Особое внимание необходимо обратить на денежные выплаты по гражданско-правовым соглашениям, так как путем заключения фиктивных договоров с несуществующими лицами или с лицами, которые фактически никакие работы не выполняли, проводятся списание средств из кассы и присвоение наличных.

Кроме того, устанавливаются  неединичные случаи составления фиктивных ведомостей на выплату заработной платы, например: на работников, не работающих в учреждении, уволенных, или же и на работников объекта контроля, но которые при этом средства не получают и по их лицевым счетам суммы выплат не производятся, а подписи подделываются.

Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с  инициирования перед руководителем  учреждения проведения инвентаризации подотчетных сумм.

Инвентаризация подотчетных  сумм проводится по состоянию на момент ревизии, при этом для выведения остатков на день проведения инвентаризации определяются суммы, выданные в подотчет по кассовой книге с 1-го числа текущего месяца до даты проведения инвентаризации. Следует обращать внимание, на какие цели выданы наличные в подотчет. Выдача наличных средств в подотчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней с дня выдачи наличных средств под отчет, а на всех другие производственные (хозяйственные) нужды на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет. Если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выданы наличные под отчет на эти задачи, может быть продолен до завершения срока командировки. Выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет проводится при условии подачи им отчетности в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.

Таким образом, определив  дату возникновения задолженности  и сроки предоставления авансового отчета, следует предложить ответственным лицам объекта контроля предъявить при инвентаризации оправдательные документы или суммы неиспользованных наличных. По результатам инвентаризации подотчетных сумм выводится результат — недостача или остатки.

В ходе проверки выдачи подотчетных  сумм необходимо сопоставить записи кассовой книги, мемориального ордера № 1 и мемориального ордера № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами»(форма № 386 (бюджет)), журнала регистрации удостоверений на командировку и первичных документов: расходных кассовых ордеров, ведомостей на выдачу подотчетных сумм, авансовых отчетов, приказов на командировку и первичных документов, удостоверяющих приобретение материальных ценностей за наличные, — чеков, накладных, счетов и т. п.

Необходимо установить наличие оснований для выбытия работника в командировку и выплаты командировочных, а именно издан ли приказ (распоряжение) руководителя на направление работника в командировку, командирован ли работник для выполнения именно служебного поручения (цель командировки), проверить правильность ведения записей в журнале регистрации командировочных удостоверений, соблюдение предельной продолжительности служебной командировки.

Подотчетные лица отчитываются за полученные подотчетные средства путем предоставления авансового отчета и несут полную ответственность за сохранность и использование подотчетных сумм.

По авансовым отчетам  и прилагаемым к ним подтверждающим первичным документам, приобщаемым  к мемориальному ордеру № 8, проверяется  правильность и своевременность  отчетности по средствам, полученным на командировку.

Необходимо проверить  правильность выплаты суточных и  законность возмещения командировочных  расходов, в частности наличие  подтверждающих документов в оригинале, по которым проведено возмещение командировочных расходов, а именно: транспортных билетов, счетов гостиниц (мотелей), страховых полисов и т. п.; уделить внимание оформлению подтверждающих документов, а именно: проверить, имеются ли в них все необходимые реквизиты (дата документа, при необходимости подпись лица, составившего его, в счете за проживание в гостинице — наличие информации о реквизитах юридического лица), которые позволяют признать его как первичный документ, а также установить законность включения расходов к возмещению. В случае отсутствия оригиналов подтверждающих документов расходы не возмещаются (кроме суточных).

При проверке правильности выплаты суточных сопоставляется срок командировки, определенный приказом (распоряжением) руководителя, с количеством  дней пребывания в командировке, указанным в авансовом отчете, а также с датами отметок о выбытии и прибытии в командировочном удостоверении. Если отметки о выбытии и прибытии в командировочном удостоверении отсутствуют, то суточные не выплачиваются. С целью подтверждения пребывания работников учреждения в командировке следует избирательно направить запросы в место командировки, особенно в случаях отсутствия печатей о прибытии или выбытии.

Если подотчетное лицо, находившееся в командировке, пользовалось транспортным средством организации  или арендованным, следует сверить отметки о дате выбытия в командировку и прибытии из нее с путевыми листами водителя, сопровождавшего его в командировке.

При проверке транспортных билетов на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования необходимо проверять соответствие дат выбытия и прибытия.

При задержке в командировке без уважительных причин работнику  не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы  на наем жилого помещения и другие расходы.

В соответствии с пунктом 1.6 Инструкции № 59 предприятие при  наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает фактические  расходы командированным работникам на наем жилого помещения из расчета  стоимости одного места в гостиничном  номере за каждые сутки такого проживания с учетом бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (стирка, чистка, ремонт и утюжение одежды), за пользование холодильником, телевизором, телефоном (кроме расходов на телефонные переговоры) и т. п. В квитанциях на проживание в гостинице или других документах о найме жилья необходимо проверять соответствие дат и сроков проживания, а также не включены ли в оплату расходы, не подлежащие возмещению, например за телефонные переговоры, услуги бара и т. п. Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездные документы, оплачиваются командированными за счет суточных.

При возмещении расходов на проживание в гостинице возмещение расходов сверх установленных предельных норм для государственных служащих, а также других лиц, командированных учреждением, осуществляется в соответствии с подтверждающими документами в оригинале только с разрешения руководителя.

При проведении проверки правильности возмещения расходов необходимо установить, не превышены ли нормы возмещения командировочных расходов. 

По записям мемориального ордера № 8 и оборотной (накопительной) ведомости  проверяется своевременность отчетности об использовании средств, предоставленных  на командировку, и правильность выведения и переноса остатков подотчетных сумм с конца отчетного периода на начало по каждому подотчетному лицу и в целом. Работник должен после возвращения из командировки до окончания третьего банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать отчет. Сумма излишне израсходованных средств (остатка средств свыше суммы, израсходованной согласно отчету об использовании средств, предоставленных на командировку) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, которое их предоставило. Подача отчетов об использовании средств с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или при других обстоятельствах, имеющих документальное подтверждение.

В случае приобретения за наличные материальных ценностей необходимо проверить их оприходование по бухгалтерскому учету. Следует внимательно изучить  подтверждающие документы и в  случае сомнения в достоверности  цены, количества товара и т. п. при  возможности осуществить встречную сверку у продавца товара.

Необходимо обратить внимание на соблюдение рассчитанного  лимита остатка наличных в кассе (предельный размер наличных средств  в кассе на конец рабочего дня, превышать который учреждение не имеет права).

При этом следует учесть, что если лимит кассы не установлен (независимо от причин такого неустановления), то такой лимит считается нулевым, а все наличные, находящиеся в  кассе учреждения на конец рабочего дня и не сданные учреждением  в банк, — сверхлимитными (подпункт 5.9 Положения № 637). Наличные средства не считаются сверхлимитными в день поступления, если они были сданы в банк не позднее следующего рабочего дня или использованы учреждением на хозяйственные нужды на следующий день (без их предварительной сдачи в банк и одновременно получения из кассы банка на указанные нужды).

Поскольку контроль за соблюдением  лимита наличных в кассе возложен на органы Государственной налоговой  службы, то в случае выявления нарушений  по превышению указанного лимита необходимо проинформировать органы ГНА.

В ходе проведения ревизии  кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в случае выявления нарушений  необходимо истребовать соответствующие  объяснения у кассира и главного бухгалтера объекта контроля. Кроме  того, в случае отсутствия подписей лиц за получение наличных в расходных кассовых ордерах, ведомостях, авансовых отчетах и т. п. необходимо у этих лиц истребовать объяснения по факту действительности получения ими наличных.

При осуществлении ревизии  операций на регистрационных счетах, открытых в органах казначейства, и на счетах в учреждениях банков, предметом проверки должны быть следующие документы:

— бухгалтерские учетные  регистры: мемориальный ордер № 2 «Накопительная ведомость движения денежных средств  общего фонда в органах Государственного казначейства Украины (учреждениях банков)» (форма № 381 (бюджет) или № 2 (авт)), № 3 «Накопительная ведомость движения денежных средств специального фонда в органах Государственного казначейства Украины (учреждениях банков)» (форма № 382 (бюджет) или № 3 (авт)) (данные сопоставляются с данными других мемориальных ордеров, ведомости к мемориальным ордерам, книги «Журнал-главная», Баланса);

— первичные документы, прилагаемые к учетным регистрам: казначейские (банковские) выписки, копии платежных поручений, поручений-требований, книжки денежных и расчетных чеков и т. п.;

— книги учета ассигнований и принятых обязательств, карточки аналитического учета кассовых расходов, карточки аналитического учета фактических  расходов.

Проверка предусматривает контроль за указанными документами объекта контроля на предмет:

— достоверности и  непрерывности банковских операций; наличия соответствующих приложений, удостоверяющих осуществление банковских операций, соответствия оборотов и  остатков по выпискам банка данным аналитического учета;

— соблюдения законодательства в ходе списания средств со счетов, в том числе целевого направления  средств, списанных со счетов в соответствии с утвержденными ассигнованиями, а также наличия документов, подтверждающих соответствующие операции;

— полноты зачисления средств на счета;

— соблюдения предельных сумм расходов на приобретение автомобилей, мебели, другого оборудования и устройств, мобильных телефонов, компьютеров;

— соблюдения законодательства при осуществлении операций по зачислению средств на счета.

Ревизия банковских (казначейских) операций проводится по всем открытым учреждению банковским и казначейским счетам, для чего в начале ревизии  необходимо запросить официальный  перечень этих счетов у руководства подконтрольного объекта (при необходимости — в учреждениях банков, Госказначейства).

Ревизия банковских операций начинается с проверки наличия всех казначейских (банковских) выписок  по каждому лицевому счету и соответствия указанных в них записей данным бухгалтерского учета, наличия всех приложений к выпискам, удостоверяющим осуществление операции. Выписки проверяются в хронологическом порядке и при этом обращается внимание на соответствие дат выписок и проводится сопоставление соответствия остатков из выписки на конец предыдущего дня остатку, указанному в выписке на начало следующего дня.

Необходимо убедиться  в правильности отражения в мемориальных ордерах сумм оборотов по дебету и  кредиту счетов и отсутствии расхождений  между остатками средств и  суммами оборотов, наличии штампов и подписей работников учреждения банка на документах.

В случае отсутствия всех казначейских (банковских) выписок, наличия  в выписках подчисток или исправлений  необходимо путем встречной сверки проверить операции по копиям документов в учреждении госказначейства (банка). Так, отсутствие выписки может свидетельствовать о проведении фиктивных операций, поступлении средств и перечислении их в счет оплаты за товар, который в дальнейшем не оприходуется и присваивается, или за услуги (работы), используемые в частных целях.