Ревизия организаций

— необходимость использования  в установленных случаях бланков  типовых форм, утвержденных Госкомстатом, а также бланков специализированных форм, утвержденных министерствами и  ведомствами; возможность использованиям самостоятельно изготовленных бюджетным учреждением бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм;

— способы и средства заполнения первичных и сводных  учетных документов, несанкционированное  вмешательство в их оформление и их повторное использование (отсутствие прочерков в свободных строках, погашений штампами или надписью вручную «Получено» или «Оплачено» с указанием даты на документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам, а также наличие незаметных исправлений в них);

— обеспечение сохранности  документов в течение установленного периода их хранения;

— своевременность отражения  в бухгалтерском учете хозяйственных  операций, зафиксированных первичными документами объекта контроля;

— полноту переноса информации о хозяйственных операциях учреждения за определенный период времени (месяц, квартал, год) из учетных регистров в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты и финансовую отчетность.

При осуществлении ревизии  используют такие приемы документального и фактического контроля:

1). Технико-экономические расчеты производятся в процессе ревизии для установления правильности расчетных показателей, обоснованности директивных показателей, правильности составления сметы расходов капитального и текущего ремонта основных средств и т. д.

2). Нормативная проверка заключается в сопоставлении фактических отчетных данных с установленными нормативами, сметами или плановыми нормами с целью определения правильности их соблюдения ;

3). Документальная проверка содержания операций и процессов является ведущим приемом документального контроля и проводится по данным первичных документов, учетных регистров, отчетности с целью установления законности операций и процессов.

Проверка первичных  документов может проводиться:

всплошную - за ревизионный период проверяют содержание всех хозяйственных операций;

выборочно - при такой  проверке проверяют часть операций за несколько дней в каждом месяце или за отдельные месяцы.

Проверка содержания операций, отраженных в учете, проводится как в хронологическом, так и в систематическом порядке. Практика контрольно - ревизионной работы показывает, что наиболее рациональным контролем является систематизированная проверка содержания операций и записи в учетные регистры. При таком способе ревизия ведется по однородным операциям за все ревизионный период ( например: операции по счетам в банке , по расчетам с подотчетными лицами, движения товарно-материальных ценностей) .

Проверяя содержание документов, ревизор  должен знать, что за внешне правильным оформлением документов иногда скрываются злоупотребления и нарушения (выписка фиктивных нарядов , трудовых соглашений , актов и т. д.).

Достоверность хозяйственных операций устанавливают при формальной и  арифметической проверке. При формальной проверке определяют полноту и правильность заполнения реквизитов, характеризующих операции, обнаруживают подчистки, исправления и т. д.

Арифметическая проверка дает возможность  установить правильность подсчетов  в документах и выявить злоупотребления, кражи.

4). Встречная проверка документальных данных заключается в том , что достоверность и правильность отражения в документах хозяйственных операций проверяется сопоставлением данных различных документов, касающихся одних или разных, но взаимосвязанных операций (например: полноту и своевременность оприходования наличных денег в кассу сверяют с данными приходных кассовых ордеров и выписок банка ) .

5). Взаимный контроль содержания различных документов осуществляется путем изучения и сопоставления отдельных реквизитов, повторяющиеся в различных документах.

6). Проверка правильности отражения хозяйственных операций по данным документов в регистрах бухгалтерского учета (например: кассовые операции отражаются в журнале - ордере № 1 и ведомости № 1.1).

Практика контрольно-ревизионной работы показывает, что за правильно оформленными документами, но под неправильным отражением в регистрах бухгалтерского учета стоят случаи краж и присвоение денежных средств, ТМЦ.

К специальным приемам  фактического контроля относятся:

• инвентаризация;
• контрольный замер;
• контрольный запуск сырья, материалов в производство;
• проверка сырья и материалов;
• экспертная оценка;
• служебное расследование.

Фактическая проверка предусматривает контроль за наличием наличных, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, оборотных и необоротных активов, других материальных и нематериальных ценностей путем проведения инвентаризации, применения норм расходов сырья и материалов, обследования и контрольного обмера выполненных работ и т. п., которые инициируются должностными лицами службы и проводятся соответствующими комиссиями, назначенными приказом руководителя бюджетного учреждения, в присутствии должностных лиц ГКРС при участии материально ответственного лица, а в случае проверки объема выполненных работ — также представителя субъекта хозяйствования, которым выполнялись работы.

1.3 Оформление  результатов ревизии

Квалифицированно провести ревизию, объективно и принципиально  обосновать каждый факт, приведенный  в акте ревизии, - важная и ответственная  часть ревизионной работы. Ревизия считается завершенной, если выявлены нарушения устранены, виновных привлечены к административной, дисциплинарной или материальной ответственности и приняты меры по недопущению таких нарушений в дальнейшем.

При обнаружении ревизией грубых нарушений действующих нормативных актов ревизор должен установить объем причиненного материального ущерба, найти причины допущенных нарушений и виновных в этом конкретных лиц, указать, на основании чьего письменного распоряжения их причинен (номер и число приказа, письма, резолюции, денежного документа и кем он подписан).

От каждой виновного  в злоупотреблении лица нужно  получить соответствующее письменное объяснение с исчерпывающими, точными  И обоснованными объяснениями фактов, отраженных в акте. После изложения  каждого факта нарушений необходимо обязательно назвать документы, подтверждающие эту запись и прилагаются к акту.

В случае выявления злоупотреблений  ревизор должен получить от должностных  лиц предприятия, учреждения или  организации, ревизуется, копии документов, свидетельствующие о злоупотреблениях, а в случае необходимости - удалить нужные ему документы до окончания ревизии или проверки, оставив в делах акт об изъятии документов и их копии

Копия с оригинала  снимается в двух экземплярах. Второй экземпляр копии хранится вместе с актом по делам контрольно-ревизионной службы, первый экземпляр копии вместе с материалами ревизии передается в правоохранительные органы.

По результатам документальной ревизии ревизором составляется акт - двусторонний документ, в котором должны быть объективно отражены последствия ревизии финансово-хозяйственной деятельности проверенного предприятия, учреждения или организации, приведен перечень фактов выявленных нарушений и недостатков в их работе. Форма составления акта утверждается ведомственными положениями и инструкциями.

Различают два вида актов: промежуточные и общие.

По промежуточным актами оформляются результаты инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов с дебиторами и  кредиторами, результаты контрольного запуска сырья в производство, их составляют и тогда, когда выявленное нарушение или злоупотребление может быть скрыто, или когда на основании выявленных фактов необходимо принять срочные меры, чтобы устранить нарушения или привлечь к ответственности виновных в совершении злоупотреблений лиц .

Промежуточные акты подписываются  ревизорами, проводят ревизию, и должностными лицами, которые непосредственно  отвечают за тот участок, где осуществляется проверка. Промежуточные акты составляются также и по результатам ревизии кассы. Такие акты подписываются ревизором, главным (старшим) бухгалтером и материально ответственными лицами (кассиром).

Общий акт должен быть составлен окончания срока проведения ревизии, подписанный руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером предприятия, учреждения, организации, где была проведена ревизия. В общем акте отражаются последствия проверок всех предусмотренных программой ревизии вопросам, в том числе и по фактам, указанным в промежуточных актах.

В том случае, если при проведении ревизии становится понятно, что материалы ревизии будут передаваться в следственные органы, то независимо от того, будет проводиться или проводиться следствие по результатам ревизии, при составлении общего акта в нем необходимо отметить каждый факт, каждый эпизод зафиксированных нарушений или злоупотреблений. Если же установлено достаточно большое количество идентичных нарушений, имеющих однородные признаки (за исключением объемов убытков, периода их причинения), можно применить шаблонное по содержанию формулировки сути нарушения.

В общем акте нежелательно приводить многочисленные плановые и отчетные показателей, а также мелкие нарушение, которые были устранены во время проведения ревизии. Каждое внесенное в акт исправления должно быть удостоверено подписями лица, производящего ревизию, руководителя и главного бухгалтера ревизуемого. Один экземпляр акта ревизии дается руководителю проверенного предприятия с его подписью на первом экземпляре акта.

К общему акту прилагаются промежуточные акты, описания и сведения. Объяснения прилагаются только к первому экземпляру общего акта, который остается у лица, проводящего ревизию.

Общий акт подписывается  лицами, принимавшими участие в проведении ревизии, а также руководителем  и главным бухгалтером ревизуемого. Если же возникают какие-либо нестыковки, руководитель и главный бухгалтер подписывают акт с соответствующей оговоркой, давая его ревизору, или присылают руководителю организации, проводящей ревизию, мотивируя возражения и объяснения по поводу всех указанных в акте недостатков и нарушений.

Если руководителем, главным  бухгалтером предприятия, учреждения или организации по акту ревизии  или проверки было подано письменные возражения, то контролер-ревизор (руководитель ревизионной бригады) должен сделать за ними письменные заключения.

Если материально ответственными лицами до печати акта приведены пояснения, которые коренным образом меняют содержание выявленных нарушений, то ревизор  обязан внести Их в акт, но при условии документального подтверждения таких объяснений или заявлений по результатам проверки.

Ревизор должен тщательно  проверить правильность обоснований, доказательств и фактов, изложенных в объяснениях, замечаниях или возражениях  должностных лиц (при необходимости  осуществить дополнительную проверку) и составить письменное заключение, текст которого согласуется с непосредственным руководителем ревизора и утверждается руководителем контрольно-ревизионного подразделения (отдела по районе, городе, управления) или его заместителями.

Кроме указанных в этом акте мотивов, ревизор предлагает директору в течение пяти дней направить свои возражения в адрес должностного лица, назначившего ревизию. Может случиться и так, что директор не примет такого предложения. Однако при наличии акта об отказе подписать общий акт последний на судебном рассмотрении материалов ревизии считается подписанным независимо от наличия возражений, ибо нарушение заносятся в акт на основании бухгалтерских документов.

1.4 Принятие  решения по результатам проведенной  ревизии

После подписания акта ревизии ревизор в 15-дневный срок готовит проект обязательных требований по устранению выявленных нарушений законодательства по вопросам сохранения и использования государственной собственности и финансов. Материалы каждой ревизии (проверки) в течение 15 дней после ее завершения рассматриваются и принимаются от ревизоров руководителями контрольно-ревизионных управлений или их заместителями, начальниками отделов этих управлений, начальниками отделов в районах и городах или их заместителями.

В случае выявления ревизией скрытых заниженных платежей в бюджет готовится решение по установленному образцу по их взыскания с применением  финансовых санкций. Это решение  передается для исполнения в соответствующую  налоговую инспекцию. В дальнейшем ревизор должен отслеживать процесс полного и своевременного возмещения нанесенных государству убытков.

При выявлении фактов нарушений законов Украины, постановлений  Верховной Рады, нормативных актов  Президента Украины и Кабинета Министров, а также нормативных актов министерств и ведомств, зарегистрированных в установленном порядке в Министерстве юстиции Украины, фактов незаконного и нецелевого расходования государственных средств, сокрытие от бюджета причитающихся ему платежей и других нарушений финансовой дисциплины или злоупотреблений проверяя должны получить письменные объяснения от должностных и других причастных к этому лиц, а также установить размер причиненного ущерба, причины и обстоятельства их возникновения, лиц, по вине которых они допущены. Размер убытков определяется в соответствии с действующим законодательством