Вопросы документирования системы управления охраной окружающей среды

- положения о структурных  подразделениях. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1

Матрица распределения ответственности  и взаимодействия при управлении документацией

Наименование операции	Наименование подразделения, должностного лица
	Генеральный директор	Спец. представитель руководства	Зам. генерального директора  по направлениям	Начальник технологического отдела	Руководители подразделений	Подразделение-разработчик	Ответственные за управление документацией в подразделении	Секретарь -делопроизводитель	Отдел охраны труда и пром. безопасности	Служба кадров
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Управление Экологической  политикой	0	В	У	У	У	У	У	И	И	И
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Управление руководством по СУОС	И	0	У	У	У	В	И	И	И	И
Управление стандартами  предприятия	0	У	У	В	У	У	И	И	И	И
Управление внешними и  внутренними распорядительными  документами	0	В	В	У	У	У	У	И	И	И
Управление нормативной  и технической документацией	И	И	И	0	В	У	У	И	И	И
Управление производственными  инструкциями	И	0	У	У	У	У	У	У	У	У
Управление инструкциями по охране труда	И	В	У	В	У	У	И	И	0	И
Управление положениями  о подразделениях и должностными инструкциями	0	У	У	В	В	В	У	И	У	В

 

 

О - отвечает; В - выполняет; У - участвует; И - информируется 

 

 

 

 

 

     Разработка документации СУОС производится в соответствии с планами и графиками выполнения работ на основании распоряжений и приказов руководства ответственными лицами в установленные сроки. Предварительно проводится сбор, обобщение и анализ материалов, необходимых для разработки документа. К таким материалам следует отнести: нормативные и законодательные акты, технологические регламенты, стандарты, аналогичные документы других предприятий и организаций данной отрасли, имеющих внедренные СУОС.

Согласование документа  по вопросам распределения ответственности  и взаимодействия в выполнении той  или иной процедуры производится разработчиком с руководителями заинтересованных подразделений и  служб.

Документы утверждаются руководителем  предприятия или другими ответственными лицами в зависимости от статуса  документа.

Каждый разработанный  документ регистрируется в соответствующем  перечне, разрабатываемом по каждому  виду документации, например, по стандартам предприятия.

Идентификация документации осуществляется путем указания номера экземпляра на титульном или первом листе документа, а также надписью (штампом) "Контрольный" на подлиннике документа, полученном от разработчика.

Изъятие устаревших (отмененных) документов обеспечивается путем предоставления последних ответственному за управление документацией. Документация, предназначенная  для изъятия, уничтожается ответственным  за управление отдельными видами документов. "Контрольный" экземпляр, оставленный  для юридических или справочных целей, идентифицируется надписью "Аннулирован".

Процедуры управления различными видами документации строятся на общих  принципах, установленных в Руководстве  по экологическому менеджменту предприятия  в соответствии с ГОСТ Р ИСО 14001, и конкретизируются в соответствии с их спецификой для каждого вида документации.

Процедура управления внешними документами в основном соответствует  управлению внутренними документами, но имеет некоторую специфику, определяемую происхождением этих документов и их видом.

Получаемые стандарты  копируются в необходимом количестве экземпляров, маркируются штампом "Учтенный экземпляр N _______" с указанием номера копии и выдаются подразделениям под расписку в журнале регистрации.

Экземпляры стандартов, маркированные  штампом "Контрольный экземпляр", помещают в специальные папки. При  получении информации об изменениях в стандартах представитель экологической  службы в 5-дневный срок изымает из обращения все учтенные копии  документов, проводит изменения и  возвращает их пользователям. Внесение изменений в стандарты до получения  новой версии может производиться  путем вклейки извещения об изменении  в документ или на отдельный лист, прилагаемый к документу. Все  изменения, внесенные в стандарты, регистрируются в специальном журнале.

Внешние документы методического  характера включают методические рекомендации, инструкции и методики, относящиеся  к различным аспектам природоохранной  деятельности и разрабатываемые  различными государственными органами, ответственными за охрану окружающей среды.

Регистрацию, формирование фонда и обеспечение методическими  документами всех заинтересованных в них подразделений осуществляет экологическая служба предприятия.

Ответственность за управление внешней документацией на предприятии  в целом возлагается на специального представителя, в подразделениях - на их руководителей.

Процедуры управления внешними и внутренними распорядительными  документами устанавливает ответственность, например, секретаря или делопроизводителя за учет, хранение, рассылку и контроль сроков исполнения.

Все приказы и распоряжения регистрируются в Журнале приказов и распоряжений секретарем или делопроизводителем.

Копии внутренних распорядительных документов регистрируются в Журнале  входящей информации и хранятся в  подразделениях, где работают лица, назначенные руководителем предприятия  для их исполнения.

Планы, графики, программы, предусматривающие  взаимодействие структурных подразделений, перечни документации разрабатываются  и согласовываются руководителями, на которых возложена ответственность  за подготовку данных документов, утверждаются руководителем предприятия.

Ответственный за управление документацией в подразделении-разработчике делает копии документов, необходимые  для обеспечения всех подразделений, которым поручено выполнение пунктов  планов, графиков, программ. Каждому  экземпляру документа ответственный  за управление документацией присваивает  свой номер. Он же направляет учтенные экземпляры вместе с листом регистрации  изменений руководителям служб  и подразделений предприятия  согласно ведомости рассылки.

Обеспечение персонала подразделений  нормативной и технической документацией  осуществляется по заявкам подразделений.

Результаты проверки регистрируются в Журнале проверки документации.

Места хранения основных документов указаны в таблице 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2 - Места расположения основных документов СУОС

N пп	Обозначение	Наименование	Подразделение хранения контрольного экземпляра	Примечание
1	2	3	4	5
1		Руководство по СУОС	Экологическая служба
2		Документированные процедуры (Приложение 26)	Экологическая служба	По принадлежности
3	Приложение 1	Отчет по результатам предварительной  оценки	Экологическая служба
4	Приложение 2	Экологическая политика	Все подразделения
5	Приложение 3	Реестр законодательных  актов и основных нормативно-правовых и распорядительных документов, действующих  в СУОС (внешние документы)	Экологическая служба
6	Приложение 4	Реестр экологических  аспектов и их показателей	Экологическая служба	В подразделениях по принадлежности
7		Реестр важных экологических  аспектов и их показателей	Экологическая служба	В подразделениях по принадлежности
8	Приложение 5	Целевые экологические показатели на год	Экологическая служба	В подразделениях по принадлежности
9	Приложение 6	Программа экологического менеджмента	Экологическая служба
10	Приложение 7	План достижения целевых  экологических показателей	Экологическая служба	В подразделениях
11	Приложение 8	План работы Координационного Совета на год	Секретарь КС
12	Приложение 9	Перечень документов и  записей работы Координационного Совета	Секретарь КС
13		Протоколы заседаний координационного Совета	Секретарь КС
14	Приложение 10	Матрица распределения ответственности  и взаимодействия в СУОС	В руководстве по СУОС
15	Приложение 11	План обучения, подготовки и повышения квалификации персонала  на год	Служба кадров
16	Приложение 12	Журнал учета обучения и повышения квалификации	Служба кадров
17	Приложение 13	Перечень документации СУОС	Экологическая служба  Делопроизводство
18	Приложение 14	Извещение об изменении в  документе	Делопроизводство
19	Приложение 15	Журнал учета изменений	Делопроизводство
20	Приложение 16	Журнал приказов и распоряжений	Делопроизводство	В подразделениях
21	Приложение 17	Журнал входящей информации	Делопроизводство	В подразделениях
22	Приложение 18	Заявки на документацию	Делопроизводство, подразделения
23	Приложение 19	Журнал проверки документации	Экологическая служба  Делопроизводство
24	Приложение 20	Перечень зарегистрированных данных	Экологическая служба	В соответствующих подразделениях
25	Приложение 21	Программа аудитов СУОС на год	Экологическая служба
26	Приложение 22	Планы аудитов СУОС	Экологическая служба
27	Приложение 23	Лист регистрации несоответствий	Экологическая служба	В подразделениях
28	Приложение 24	Отчеты о результатах  аудитов СУОС	Экологическая служба
29	Приложение 25	План ликвидации последствий  аварийных ситуаций	Отдел охраны труда и промышленной безопасности	В подразделениях
30		Положение об аудиторской  группе	Аудиторская группа
31		Приказы и распоряжения (Приложение 26)	Делопроизводство и по принадлежности

 

 

     1.1.5   Аудит системы управления окружающей средой

     Организация должна устанавливать и поддерживать в рабочем состоянии программу и процедуры периодических аудитов системы экологического менеджмента.

Аудит - систематический, независимый  и документированный процесс  получения свидетельств аудита и  объективного их оценивания с целью  установления степени выполнения согласованных  критериев аудита.

Критерии аудита - совокупность экологической политики, процедур или  требований.

Критерии аудита используют для сопоставления с ними свидетельств аудита. Например, сопоставления установленных  в разрешениях нормативов природопользования с фактическими данными, или сопоставления  значений достигнутых целевых экологических  показателей с запланированными.

Внутренний аудит проводится обычно самой организацией (или от ее имени) для внутренних целей и  может служить основанием для  самооценки и декларации о соответствии.

Аудит СУОС заключается в  проверке и получении непредвзятых свидетельств деятельности в системе, ее результативности с тем, чтобы  определить и зафиксировать степень  соответствия установленным требованиям.

Основные задачи аудиторских  проверок СУОС:

- подтверждение соответствия  требованиям внутренних документов  системы и ГОСТ Р ИСО 14001;

- подтверждение соответствия  фактических экологических показателей  целевым и плановым;

- подтверждение соблюдения  экологических нормативов и норм;

- проведение анализа обнаруженных  несоответствий;

- подтверждение устранения  обнаруженных несоответствий и  выполнение корректирующих действий;

- определение рисков, связанных  с несоблюдением установленных  требований;

- выявление возможностей  для улучшений.

Предприятие, создающее СУОС, формирует службу внутреннего аудита.

Деятельность службы внутреннего  аудита эффективна при условии, если ее результаты будут способствовать непрерывному улучшению и как  следствие этого - улучшению природоохранной  деятельности.

Внутренний аудит строится на ряде организационных принципов: единообразие, системность, документированность, предупредительность, регулярность, независимость  и открытость.

Деятельность службы внутреннего  аудита осуществляется на плановой основе.

Организационной базой служит программа аудита - совокупность нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени, например, на год, и  направленных на достижение конкретной цели. Программа аудита включает деятельность, необходимую для планирования, организации  и проведения аудита.

Вариант аудиторской проверки планируется на основе годовой программы  аудита.

Выявленные в ходе аудита несоответствия фиксируются в протоколах регистрации несоответствий, которые  являются приложениями к отчету по внутреннему аудиту.

 

    1.1.6   Подготовленность к аварийным ситуациям и реагирование на них

    Подготовленность к аварийным ситуациям, реагированию на них играет большую роль в эффективности функционирования СУОС и обеспечивается определением (идентификацией) потенциально опасных объектов, процессов, операций, рабочих участков и т.п. Для каждого из идентифицированных объектов должны быть определены возможные причины, масштабы и сценарии развития прогнозируемых аварий, а также планы мероприятий, процедуры действий по реагированию на них.

 Цель таких документов - обеспечение соответствующей реакции на неожиданные и случайные ситуации.

 Руководители подразделений разрабатывают планы по предотвращению аварийных ситуаций, ликвидации их последствий.

 Используемые при этом соответствующие методы контроля и управления операциями должны учитывать:

- аварийные выбросы в  атмосферный воздух;

- аварийные сбросы в  воду и почву;

- эффекты воздействия  аварий на окружающую среду  и экосистемы (например, загазованность  прилегающей к предприятию территории  вследствие розлива растворителей,  распространение продуктов горения  химических веществ в случае  пожара).

 Процедуры идентификации аварийных ситуаций и реагирования на них документируются, а соответствующая деятельность планируется.

 Возможные причины аварий устанавливаются путем анализа последствий ошибок персонала при выполнении технологических операций и возможных последствий отказов, неисправностей оборудования, несоблюдения требований и правил промышленной безопасности, установленных нормативными актами, техническими документами, применяемыми в производственной деятельности на основных производственных участках предприятия.

 Повышение промышленной безопасности, снижение рисков возникновения возможных аварийных ситуаций обеспечивается внедрением систем управления охраной труда в соответствии с ГОСТ Р 12.0.006-2002 (OHSAS 18001-99).

 

   1.1.7  Сертификация систем управления окружающей средой

    Сертификация СУОС проводится в целях подтверждения соответствия системы требованиям ГОСТ Р ИСО 14001.

Сертификацию осуществляют органы по сертификации, аккредитованные  в соответствующей системе сертификации.