Управление и организация архивного дела (на примере ОАО «Кировский машиностроительный завод 1 Мая»)

 

За последние три  года на предприятии наблюдается  увеличение оборотных средств с 167276 в 2009 году до 439485 в 2011 году и составило 262,7 % , это увеличение произошло за счет увеличения основных фондов на 240 %, по сравнению с 2009 годом на 259 %, а также увеличились незавершенное производство на 214 %. Фонды обращения увеличились на 282,7 в том числе увеличилось количество готовой продукции и в 2011 году составило 83087, что на 321 % больше, чем в 2009 году.

В таблице 9, рассмотрена  эффективность использования оборотных  средств.

 

 

 

 

 

Таблица 9 – Эффективность использования оборотных средств

 

№	Показатели	2009 г	2010 г	2011 г	2011 г к 2009 г ,%
1	Наличие оборотных средств, тыс. руб.	70000	76602	124489	177
2	Наличие оборотных средств на конец  года, тыс.руб.	76602	124489	183143	239,1
3	Среднегодовая стоимость основных средств, тыс.руб.	73301	140496	21606	29,4
4	Выручка от реализации продукции, тыс.руб.	792501	917265	1349967	169,2
5	Прибыль, убыток от продаж, тыс. руб.	68585	145014	224404	327,2
6	К оборачиваемости оборотных средств	10,8	9,1	8,7	80,5
7	Продолжительность одного оборота  дней	33,3	39,5	41,3	124
8	Рентабельность, убыточность основных средств, %	15,2	29,8	32,6	214,4

 

Все показатели эффективного использования обротных фондов свидетельствуют  об улучшении ситуации. Коэффициент  оборачиваемости снизился в 2011 году по сравнению с 2009 на 1,14 %, время одного оборота дней за анализируемый период возросло на 29, 1 день. Рентабельность увеличилась на 17,4 % т.к выручка от реализации продукции возросла на 557 466 руб.

Далее, представлен анализ финансового состояния, в таблице 10.

 

Таблица 10 – Анализ финансового состояния предприятия

 

№	Показатели	Оптимальное значение	2009 г	2010 г	2011 г	2011 г к 2009 г, %
1	К автономии	≥0,5	0,58	0,53	0,63	109
2	К финансовой зависимости	≤0,5	0,42	0,47	0,37	88
3	К мобильности собственного капитала	=0,5	0,07	0,46	0,59	842,8
4	К обеспеченности собственным оборотным капиталом	=0,1	0,43	0,67	0,65	151
5	К обеспеченности запасов и затрат собственным оборотным капиталом	=0,7	0,63	0,77	0,61	97
6	К абсолютной ликвидности	=0,3	0,10	0,13	0,25	250
7	К промежуточной ликвидности	≤0,8	0,41	0,49	0,92	224
8	К текущей ликвидности	≥1	1,11	1,56	2,35	212
9	К утраты	1,0	1,38	1,12	1,73	125

 

За анализируемый период динамика коэффициентов ликвидности  предприятия говорит об относительном  увеличении текущих активов к  краткосрочным обязательствам. Так, если в 2009 году на 1 рубль краткосрочных обязательств приходилось 1,11 текущих активов, то в 2011 году данный показатель составляет 2,35 руб. коэффициент финансовой зависимости не соответствует оптимальному значению и в 2011 году увеличился на 0,05, т.к увеличилась доля заемных источников. В 2009 году на 1 рубль краткосрочных обязательств приходилось 0,411 руб. высоколиквидных активов, то в 2011 году данный показатель составляет 0,92 руб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3.Совершенствование управления и организации архивным делом

 

3.1.   Анализ управления  и организации архивного дела на ОАО «КМЗ 1 Мая»

 

На  предприятиях ежегодно образуется большое количество различного рода документов. Для оперативного поиска и сохранности документы  долговременного хранения необходимо систематизировать. С этой целью на предприятии создается архив. ОАО «кировский машиностроительный завод также имеет свое архивохранилище.

Архивохранилище

  Архивохранилище на данном предприятии расположено на цокольном этаже в подвальном помещении здания заводоуправления. Площадь архивохранилища составляет 65,4 кв.м., его загруженность 90 %. В помещении выполнен косметический ремонт.

В соответствии с требованиями к зданиям и помещениям архива и архивохранилища, в архиве предприятия  установлена металлическая входная  дверь с замком (опломбированная), доступ в помещение посторонних лиц ограничен. В помещении архива центральное отопление, есть охранная и противопожарная сигнализации. По правилам организации архивохранилищ, в архиве нет газовых, водонесущих, канализационных труб магистральных трубопроводов, технологических и бытовых выводов воды.

Так как, документы лучше хранить в темноте, архив завода не имеет окон. Для искусственного освещения в архиве применяются люминесцентные лампы в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Электропроводка скрытая, общие рубильники, щит системы автоматического пожаротушения и выключатели расположены вне помещения архивохранилища.

Помещение архива оборудовано  четырьмя новыми металлическими стеллажами размером 400-100-230 см. Стеллаж разделен на четыре секции шириной по 100 см, в каждой секции шесть полок, расстояние между полками по высоте составляет 35 см, ширина полок 50 см. расстояние между полом и нижней полкой стеллажа составляет 15 см, главный проход и проход между стеллажами составляют 120 см. Не соблюдается расстояние между наружной стеной здания и торцом стеллажа в обход (по правилам 45 см), а в архивохранилище стеллажи стоят торцом, вплотную к уличной стене.

Проводится регулярная влажная уборка помещения.

Вместе с тем в  архивохранилище не соблюдается температурно – влажностный режим по следующим причинам:

- вдоль задней стены  помещения проходят трубы системы  отопления большого диаметра, зимой  в помещении очень сухо и  жарко, летом прохладно;

- устаревшая по техническим  параметрам вентиляция;

- приборы измерения  температуры и влажности старого  образца (психрометр);

- у непосредственно  ответственного лица исполняющего  обязанности старшего архивариуса  отсутствует ПК.

Все дела в архивохранилище  упакованы в связки. Размещение дел в связках позволяет создать дополнительную защиту документов от воздействия света, пыли, а также позволяет производить более быстрый поиск необходимых документов.

К связкам дел прикреплены  шпагатом ярлыки с указанием:

- наименование организации  (ОАО «КМЗ 1 Мая»);

- номер архивного фонда;

- номера описи дел;

- номера связки;

- крайних дат (года) дел, находящихся в связке;

- номеров дел, включенных  в данную связку;

- сроки хранения.

Надписи на ярлыках исполняются  вручную шариковой ручкой.

В архиве завода проводится регулярная проверка наличия и состояния дел. Данная проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной консервативно-профилактической обработки. Данные проверки документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные). Для проверки наличия дел, сведений о количестве единиц хранения на ОАО «КМЗ 1 Мая» ведется учет архивных документов.

Учет архивных документов - установление количества и состава  архивных документов в единицах учета  и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству.

Единица хранения - физически обособленный  документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учетным документом является паспорт архива.

Паспорт архива

Одним из основных учетных  документов в архиве предприятия  является паспорт архива, хранящий управленческую документацию.

Паспорт архивохранилища  составляется старшим архивариусом один раз в год по состоянию  на 1 декабря и высылается в вышестоящее  архивное учреждение КОГБУ «Центральный государственный архив Кировской  области».

Паспорт содержит сведения:

1.Об архиве:

- количество фондов;

- площадь архива;

- загруженность архива.

2.О документах:

- количество единиц  хранения каждого срока хранения;

- крайние даты документов;

- сколько образуется  документов в год;

- сколько документов  хранится сверх установленного срока.

3.Об условиях хранения  документов:

- хранилище: есть, нет;  сухое, сырое; светлое, темное;

- отопление: центральное,  печное, отсутствует;

- сигнализация пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

- стеллажи: металлические,  деревянные, комбинированные, нет;

- шкафы: металлические,  деревянные, отсутствуют;

- читальный зал: есть, нет;

- температурно-влажностный  режим: соблюдается, не соблюдается.

4.О количестве штатных  работников архива.

5.О работе архива  по всем направлениям за отчетный год:

- выдача копий архивных  документов физическим и юридическим  лицам, сотрудникам предприятия;

- выдача дел во временное  пользование сотрудникам завода.

Паспорт архивохранилища  является отчетным документом.

Работа архива по направлениям

Научно-техническую обработку документов постоянного хранения и по личному составу на данном предприятии проводит архив Кировской области.

Работа по документационному  обеспечению предприятия, в том  числе и по организации архивного  хранения документов, проводится на основании инструкции по делопроизводству, утвержденной по заводу.

Ответственным за архив  завода, исполняются запросы физических лиц о выдаче и заверении копий  архивных документов, запросы сотрудников  завода о выдаче дел во временное  пользование.

Ведется работа по составлению и совершенствованию научно-справочного аппарата архива: составлена опись на имеющиеся карточки и личные дела. Опись разбита по разделам, где в пределах календарного года по алфавиту фамилий составлены списки работников с указанием наличия или отсутствия у них личных карточек и личных дел. Также в описи указаны номера связок и номера единиц хранения, в которых находятся личные карточки и дела. Использование описи позволяет значительно ускорить поиск нужных документов.

Поводя итоги вышесказанного, необходимо заметить, что на данном предприятии есть ответственный за делопроизводство, который следит за правильностью подготовки документов к архивному хранению. Научно – техническая обработка документов подлежащих архивному хранению проводится старшим архивариусом.

В настоящее время  в архиве завода работают 2 человека, старший архивариус и его помощник.

Рис.2 Структура подчинения

	Генеральный директор ОАО «КМЗ 1 Мая»
Начальник БД
		Старший архивариус
Помощник старшего архивариуса

 

Ответственным за архив  по управленческой документации является старший архивариус, им ведется вся  основная работа по организации деятельности архива, в том числе:

- обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования,  сохранности принимаемых в архив документов;

- подготовка и своевременная  передача на государственное  хранение образующихся в процессе  деятельности организации документов  Архивного фонда Российской Федерации;

- осуществление контроля  за формированием и оформлением  дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

- обеспечивает конфиденциальность, организует хранение и обеспечивает  сохранность документов, поступивших  в архив;

-  принимает и регистрирует  поступившие на хранение от  структурных подразделений документы,  законченные делопроизводством;

- участвует в разработке  номенклатуры дел, проверяет правильность  их формирования и оформления  при передаче в архив;

- подготавливает сводные  описи единиц постоянного и  временного сроков хранения, а  также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых, истекли;

- ведет работу по  созданию справочного аппарата  по документам, обеспечивает быстрый  и удобный поиск;

- следит за состоянием  документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;