Управление и организация архивного дела (на примере ОАО «Кировский машиностроительный завод 1 Мая»)

Таким образом, современное архивоведение все более глубоко начинает проникать в суть процессов, происходящих с документами в управлении.

 

 

 

 

 

1.2 Определение  понятия  архивоведения

     

  Архивоведение - это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах».

        Объектом изучения архивоведения являются:

• текстовые документы на бумажной основе;
• научно-технические и кинофотодокументы;
• звукозаписи;
• микрофильмы и другие документы на различных носителях (материальных), хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.

        Предметом изучения архивоведения  являются следующие принципы  и методы научной работы с  документами:

• принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;
• способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов;
• создание системы информации о содержании документов;
• организация всестороннего использования документной информации;
• организация работы архивных учреждений.

Изложенные принципы носят общий характер.

Архивный документ

         Вспомним, что подразумевают под словом документ.

«Документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях».

        Есть и другие трактовки понятия документ, например ГОСТ 16487-83: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Последняя трактовка  понятия документ звучит следующим  образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98).

        Архивный документ – это ценный  материальный носитель информации, сохраняемый в силу его значимости  для общества или собственника.

Архив

       Документы  Архивного фонда Российской Федерации,  отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Основными правилами работы архивов и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как  самостоятельное структурное подразделение  организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также здание архива, архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, комплектование, хранение,  учет и использование архивных документов в интересах пользователей.

        Таким образом, в современной  трактовке «архив – это не  только многоэтажные хранилища  с десятками сотрудников и  километрами стеллажей. Архивом  можно назвать и небольшую  кучку конспектов, хранящуюся в  письменном столе». Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

        Государственный архив – федеральное  государственное учреждение, создаваемое  Российской Федерацией, или государственное  учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов – служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Муниципальный архив  – структурное подразделение  органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в муниципалитете передается на постоянное хранение в государственный архив.

       В  зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив;
• архив документации на электронных носителях.

         Архивы, состав документов которых  обусловлен способом записи информации  и носителем, могут создаваться  как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Все архивные документы  страны образуют Архивный фонд РФ.

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся  и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

         Организация документов и дел  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется по следующим  признакам:

Рис.1 Организация Архивного фонда Российской Федерации

 

Архивный фонд Российской Федерации
Организация документов по форме собственности	Организация архивных фондов по вилам носителей, способам и технике  закрепления информации	Организация фондов и  документов по срокам хранения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Основные понятия комплектования архива

 

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

• определение источников комплектования архива;
• определение состава документов, подлежащих приему в архив;
• организация передачи документов в архив.

Источники комплектования архива

Основными источниками  комплектования архива организации  являются:

• структурные подразделения организации;
• подведомственные организации;
• физические лица.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в  соответствии с положением о нем  комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а  также делами по личному составу.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных  подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В архив передаются документы организаций - предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Все дела составляются и  передаются в архив на основании  номенклатуры дел.

 

 

Номенклатура  дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения.

Архив в целях качественного  комплектования документами архивного  фонда контролирует и оказывает  необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Различают три вида номенклатур  дел:

- типовая;

- примерная;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный  состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные  номенклатуры используются для составления  индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации  из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, зарегистрированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой  дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной  форме на основании номенклатур  дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации  оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации  визируется руководителем архива или  лицом, ответственным за архив, подписывается  руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные  подразделения получают выписки  соответствующих ее разделов для  использования в работе.

Номенклатура дел организации  на предстоящий календарный год  составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в  конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и  вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается  с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями об ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации  включаются дела временно действующих  органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения  полномочий организации или прекращения  ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения  структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими  делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.