Управление и организация архивного дела (на примере ОАО «Кировский машиностроительный завод 1 Мая»)

Минобрнауки России

Федеральное государственное  бюджетное общеобразовательное  учреждение высшего профессионального  образования

 «Вятский государственный  гуманитарный  университет»

 

Факультет управления

Кафедра государственного и муниципального управления и менеджмента

Выпускная квалификационная работа

 

Управление  и организация архивного дела

(на примере  ОАО «Кировский машиностроительный  завод 1 Мая»)

 

                                     

    Выполнила студентка

    группы Мн-41

    Пупышева Надежда Юрьевна

   ______________________

  (подпись)

 

                                       Научный руководитель:

                                       Тарбеева Оксана Викторовна,

     ассистент кафедры ГиМУиМ                                                                         

                                                              ______________________

                                                   (подпись)

 

Допущена к защите в ГАК:

 

Зав. кафедрой ГМУ и менеджмента     _____________   Юшина Е.А.,                                                                                     (подпись)          к.полит.н, доцент    

    «___»  _____________2012 г.

 

Декан факультета  управления              _____________   Юшина Е.А.,                                                                                     (подпись)          к.полит.н, доцент    

    «___»  _____________2012г.

 

 

                                                         Киров

                                                        2012

 

Содержание 

	Введение ………………………………………………………………..	3
1.	Теоретические аспекты управления и организации архивного  дела на предприятии…………………………………………………………	5
1.1	Правовые основы управления и организации  архивного дела……...	5
1.2	Определение понятия  архивоведения………………………………..	10
1.3	Основные понятия комплектования архива………………………….	14
2.	Организационно-экономическая характеристика ОАО «КМЗ 1 Мая»……………………………………………………………………..	27
2.1	Организационная  характеристика  предприятия……………………	27
2.2	Экономические показатели деятельности предприятия……………..	35
3.	Совершенствование управления и организации  архивным делом на ОАО «КМЗ 1 Мая»……………………………………………………..	44
3.1	Анализ управления  и организации архивного дела на ОАО «КМЗ 1 Мая»…………………………………………………………………...	44
3.2	Мероприятия по совершенствованию  управления и организации архивного  дела………………………………………………………….	51
3.3	Экономическая эффективность от предложенных мероприятий…………………………………………………………….	58
	Заключение …………………………………………………………….	60
	Список использованной литературы………………………………….	63
	Приложение ……………………………………………………………	66

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современная жизнь не стоит на месте, темпы ее усиливаются день ото  дня. Огромное значение в этих условиях имеет информация, которая постоянно  накапливается. Для быстрого и своевременного поиска этой информации, её необходимо систематизировать.

На предприятиях ежегодно образуется большое количество различного рода документов. Значение и практическая ценность, которых различна.

Как же упорядочить все документы, создаваемые в делопроизводстве? Как обеспечить оперативный поиск необходимой информации?  Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, после чего организуется архивное хранение документов.

Если документы последовательно  день за днем не формировать по определенным признакам, то при необходимости отыскать их будет очень трудно.

Любое предприятие имеет свой архив. В соответствии с п.9. ст.3 ФЗ

« Об архивном деле в Российской Федерации  » от 22.10.2004 №125 – ФЗ, архив –  учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов». Ответственному за архив необходимо знать основные требования формирования документов в дела, расположение документов в них. Он должен выполнять требования, предъявляемые к хранению архивных документов, определенные основными правилами работы архивов (Утверждены руководителями Федеральной архивной службы России 06.10.2000).

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию, хранение и использования архивных документов.

Предмет архивоведения включает в  себя:

- принципы и методы отбора  документов подлежащих архивному  хранению;

- способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

- создание системы информации  о содержании документов;

- организацию работы архивных  служб.

Актуальность выпускной квалификационной работы «Управление и организация архивного дела»

Предмет исследования - управление и организация архивного дела.

Объект исследования - ОАО «Кировский машиностроительный завод 1 Мая».

Сбор данных для исследования проводился на ОАО «КМЗ 1 Мая». Основной статистический материал для анализа управления и организации архивного дела на ОАО «КМЗ 1 Мая», был взят из внутренних документов предприятия.

Цель работы - рассмотреть особенности управления и организации архивного дела, выявить основные проблемы и предложить пути их решения.

Цель работы определяет следующие задачи:

- дать понятие архивного хранения документов, архивоведения, архива, раскрыть основные задачи и функции архива;

- изучить основные требования  к зданиям и помещениям архива, рассмотреть особенности формирования  документов, подлежащих архивному  хранению;

- рассмотреть архивное хранение на примере ОАО «КМЗ 1 Мая»;

- определить основные проблемы  управления и организации архивного  дела;

- предложить пути решения проблем.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  аспекты управления и организации  архивным делом на предприятии

 

1.1  Правовые основы управления и организации архивного дела

 

Прежде чем начать рассматривать  теоретические аспекты управления и организации архивного дела, нужно остановиться на правовых основах регулирования архивной сферы, истории развития и понятия архивного дела в целом.

Архивное право

       Архивное  право можно рассматривать и  как научную дисциплину, и как  весь аспект законодательных  актов по архивному делу, включая  смежные законодательства и статьи  законодательных актов, связанных  с архивной средой.

        В существующих архивных словарях  термин «архивное право» определяется  как «установленная законодательством  и нормативными актами совокупность  норм и правил, регламентирующих  деятельность государственной архивной  службы». Однако в современной  России это определение не отражает в полной мере всех сфер приложения норм и правил архивного права, либо здесь кроме государственного сектора присутствует и частный (негосударственный) архивный сектор.

Архивное законодательство

        Прежде чем перейти к рассмотрению архивного законодательства, дадим определение законодательства.

Законодательство - это один из основных методов осуществления государством своих функций, заключающихся в издании органами власти законов.

Законы РФ подразделяются:

• на конституцию РФ;
• федеральные конституционные законы;
• федеральные законы (в том числе кодексы).

        В соответствии с изложенной  правовой основой для разработки  архивного законодательства является  государственное конституционное  право, затем условно выделяется  «пласт» архивного законодательства, а затем – акты смежных отраслей, отдельные статьи которых реализуются в архивной среде.

История развития архивного дела

       Архивное  дело в России имеет длительную  историю. Архивное дело представляет  собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А.С. Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В.Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов и др.

        В начале 90-х гг. XX в. изменился статус Российского государства. Это самым непосредственным образом повлияло на функционирование архивного дела. Были определены принципиально новые подходы в комплектовании Архивного фонда РФ в ситуации, когда впервые в отечественном архивоведении законодательно были закреплены две его части: государственная и негосударственная. Основы такого подхода и были заложены современным архивным законодательством.

В начале XXI столетия архивоведение стало самостоятельной, касающейся всех и каждого сферой практической и научной деятельности, занимающей важнейшее место в системе научных дисциплин и в общественной жизни. Современное архивоведение занимается не только изучением ретроспективной информацией, но и проникает в суть процессов, происходящих с документами в современной системе управления .

В 2004 г. был принят Федеральный  Закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации, а также других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Принципиально важными  положениями Закона, отличающими  его от других законодательных актов, в архивной сфере являются: его более широкая сфера применения; отсутствие деления на государственную и негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации; внимание к муниципальному архивному звену; разработка понятийного аппарата современной архивной сферы; четкое разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований в области архивного дела; четкое определение состава Архивного Фонда Российской Федерации; обозначение особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации; указание особенности гражданского оборота документов Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности; провозглашение принципов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и организацией использования документов Архивного Фонда Российской Федерации; полная регламентация всего управления архивным делом. В отдельных главах Закона прописаны вопросы доступа к архивным документам и их использованию, а также вопросы международного сотрудничества.

        Федеральный закон «Об архивном  деле в Российской Федерации»  явился первым федеральным законом,  принятым в архивной сфере,  который, несмотря на свой прогрессивный  характер, все-таки содержит определенные противоречия и изъяны. Принятие закона обострило проблему, заложенную еще в Основах архивного законодательства 1993 года. Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности в стране, архивные документы были разделены на государственные и негосударственные. Последствия такого решения еще долго будут сказываться в текущей архивной деятельности учреждений и организаций, т.к. в результате колоссальное количество документов уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно. Реальных рычагов, которые бы позволили изменить ситуацию в лучшую сторону, до сих пор не найдено.

        С принятием нового закона  единый Архивный фонд Российской  Федерации был разделен на  три части: федеральные архивные  документы, региональные архивные  документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела».

         На сегодняшний день создана  и правовая основа государственного  учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном  деле в Российской Федерации»  документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Организована разработка и внедрение  в практику работы архивных учреждений страны программных комплексов - «Архивный  фонд» и «Фондовый каталог», в  основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного  государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации  подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2006-2011 гг.)». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». В архивной сфере в последние годы обозначилось стремление отдельных регионов иметь свой архивный закон.  Это объясняется тем, что в федеральном законодательстве отсутствуют или недостаточно глубоко проработаны вопросы, непосредственно касающиеся конкретных субъектов Федерации. Поэтому субъектам предоставлено право самостоятельно решать все вопросы архивного дела, за исключением тех, которые отнесены к компетенции РФ. При этом необходимо помнить, что законы и подзаконные акты субъектов РФ не должны входить в противоречие с федеральным законодательством. Если же такое случается, то должны действовать статьи и положения того или иного федерального закона.