Шпаргалка по "Основы делопроизводства"

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа.

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе. Реквизит 29 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (краткие сведения исполнения)

В дело №01-07;           Отправлен факс от 01.04.2002 № 123

Волжанина                   Волжанина

06.04.2003                    06.04.2003

Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации ( или регистрационной карточке)

Не реже 1 раза в месяц составляется справка о состоянии документов.

29 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, что бы их можно было  быстро найти,  необходима систематизация документов, то есть группировка их в дела.

Все документы разделяют на группы с разными сроками хранения,  составляется  номенклатура дел на предприятии. 

Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков хранения.

Систематизации документов и составление номенклатурных дел осуществляется посредством  изучения документов.

В номенклатуру включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел  уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается  руководителем, и вводится с 1 января следующего года.

Правила составления заголовков дел:

1                            Заголовок должен отражать смысловое содержание и состав документов дела.

2                            Не допускается употребление в заголовке дела  неконкретных формулировок. Например, «Разные материалы», Общая переписка», «Исходящая документация», «Факсы» и т.д.

Примеры заголовков дел: «Приказы по основной деятельности за 2003 год. Копии»

«Переписка с Бизнес-банком»

«Переписка с заказчиками» и т.п.

Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов. В начале располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем дела с перепиской. При этом соблюдается принцип «иерархии» - в начале располагают заголовки дел с приказами руководителя организации, затем заголовки дел с  распоряжениями заместителя. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными организациями). Докладные записки на имя руководителя организации размещают перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений.

Каждое дело, включаемое в номенклатуру должно иметь индекс 04-12

04 – номер  подразделения

12 – номер дела по порядку.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации по следующей форме

Сроки хранения документов указаны в «Перечне типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения»

В графе «Примечание» проставляются отметки:

-         О заведении новых  дел

-         О передаче дел в другие структурные подразделения

-         О делах, переходящих на следующий год

-         О выделении дел к уничтожению.

Графа «Количество дел» заполняется по окончании календарного года.

30 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел – группировка исполненных документов.

Формирование дела осуществляется в соответствии с его заголовком  по заранее составленной номенклатуре предприятия.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например: акты, контракты и т.д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1             Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

2 Документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен.

3  В дело подшиваются только исполненные документы, на которых есть реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

4             Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

5  В дело помещается 1 экземпляр документа.

6  В дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновики.

7 Документы разных сроков хранения, формируются в разные дела.

8  В дело формируются документы, как правило, одного года. Исключение составляют переходящие дела (учебные планы, личные дела)

9 Документы внутри дела располагаются в обратном хронологическом (нумерационном) порядке  (снизу  более ранние документы).

10 Толщина дела не должна превышать 250 листов (30-40 мм) -  отечественные скоросшиватели. Импортные позволяют подшивать в 2-3 раза больше.

Особое внимание уделяется правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения:

Распорядительные документы – формируются по видам документов (приказы, постановления и т.д.), приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются в отдельные дела.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и  являющиеся приложением к ним,   группируются вместе  с распорядительными документами, если утверждены в качестве самостоятельного документа – в самостоятельные дела.

Документы коллегий – протоколы и принятые решения группируются в одно дело, документы к заседаниям  коллегий (повестка дня, доклады, проекты решений) – в другое.

Предложения, заявления, жалобы граждан по улучшению работы учреждения или организации формируют отдельно от обращений граждан по личным вопросам. В зависимости от объема  формируют отдельные тома  на одну или несколько букв алфавита.

Переписка - письмо-ответ помещают после письма-запроса.

Обложка дела содержит сведения:

-               Полное название организации (ЗАО  «АНКЕР»)

-               Наименование структурного подразделения (Секретариат)

-               № дела

-               Название (заголовок) дела

-               Год (дата начала и окончания)

-               Срок хранения.

В папках импортного производства все сведения указываются  на сменном вкладыше,  на корешке обложки.

31 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов – изучение документов с целью определения  сроков их хранения  и отбор документов на хранение.

Если организация сдает свои документы на государственное хранение, то проведение экспертизы будет проходить с участием работника этого архива. Если нет – то экспертиза проводится  делопроизводственной службой. Такие организации имеют свой архив.

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется  в организациях экспертными комиссиями (ЭК).

Формируется состав экспертной комиссии в соответствии с приказом руководителя  (3-5 наиболее квалифицированных работника):

Председатель:  Представитель архивного органа (зам. руководителя)

Члены комиссии:  ведущий специалист

                                секретарь-референт.

Основные  функции экспертной комиссии:

-         Составление номенклатуры дел;

-         Проверка правильности отнесения документов к делам.