Шпаргалка по "Основы делопроизводства"

20 Порядок составления и оформления справки

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение  фактов и событий.

1 Реквизиты справки:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления  или издания документа; 

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- печать;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2 Справки бывают служебного и личного характера.

3 Справки служебного характера делятся на внешние и внутренние. Внешние справки служебного характера составляются по запросу вышестоящих или сторонних организаций. Внутренние справки служебного характера составляются по запросу руководителя.

4 Внешние справки служебного характера оформляются на общем бланке или на специальном бланке справки. Внутренние  - на листе бумаги формата А4. 

5 Справки личного характера - это внешние справки  выдаются сотрудникам для подтверждения  факта их работы в данной организации, размера заработной платы,  трудового стажа и др. и составляются на бланках формата А4, А5.

6 Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника в именительном падеже. Если в справе отсутствует адресат, то в конце текста с абзацного отступа пишут «Справка дана для предъявления по месту требования».

7             Внешние справки служебного характера подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Внутренние справки служебного характера подписываются руководителем структурного подразделения или составителем. Если справка содержит сведения финансового характера ее подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Справки личного характера подписывают руководитель организации и начальник отдела кадров (или инспектор отдела кадров)  и заверяют печатью.

21   Порядок составления и оформления докладной,

     объяснительной и служебной записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями составителя.

1 Докладные записки бывают внешние и внутренние.

Внешняя адресуется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

2 По содержанию докладные записки подразделяются  на инициативные, информационные, отчетные.

Инициативные докладные записки составляются  с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в такой справке излагаются не только факты, но и конкретные предложения.

Информационные докладные записки содержат  информацию о деталях и методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

3  Реквизиты докладной записки:

– наименование организации

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер (для внешней);

- место составления или издания документа (для внешней);

- адресат;

-заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

– отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4 Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации или на бланке докладной записки и подписывается руководителем организации.

Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги и

подписывается составителем.

5 Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка – документ, составляемый  для пояснения отдельных положений  выполненной работы. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

1.  Реквизиты объяснительной записки:

- наименование вида документа;

- дата;

- адресат;

- текст;

- подпись.

2 Разновидностью объяснительных записок  являются документы, составляемые работниками по указанию руководителя, при возникновении нештатных ситуаций (нарушения трудовой и производственной дисциплины). Такая записка пишется от руки, адресуется руководителю, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-либо факты.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.

1.  Реквизиты служебной записки:

– наименование вида документа;

– дата документа;

– адресат;

– текст;

– подпись

2. Служебная записка оформляется на листе бумаги формата А4. Текст состоит  из двух частей. В первой части излагают  факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

3. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

22 ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловое письмо – документ, служащий средством общения между учреждениями и частными лицами.

По тематическому признаку  вся корреспонденция делится на деловую и коммерческую:

А) Коммерческие письма  составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Содержат вопросы сбыта продукции  (услуг) и снабжения. Это письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и письма-ответы на них.

Б) Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов.

Виды деловых писем:

1.      По функциональному признаку:

А) Инициативные  письма – не требующие ответа

-                                                                       Письмо – запрос

Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Состоит из двух частей: 1-ая часть – введение в котором излагается существо вопроса; 2-ая часть -  заключение в котором  ставятся  те вопросы,  на которые ожидается ответ.

Такие письма используются для подготовки и заключения сделок. Покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

«Согласно нашей договоренности просим выслать нам …»

-                                                                       Письмо-предложение  (Оферта) 

Это письменное предложение одного лица (Оферента) другому лицу (акцептанту) с целью заключения сделки или договора с указанием конкретных условий.   В предложении обычно указываются  наименование предлагаемого товара (услуги), количество, качество, цена, сроки поставки, условия оплаты и т.д.

« В ответ на Ваш запрос  от … мы предлагаем Вам …»

-                                                                       Письмо-рекламация

Содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения  убытков.  Рекламации предъявляются  в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки,  маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

«Мы настаиваем на возмещении расходов ….»

-                                                                       Письмо-просьба

В тексте  излагают просьбу, подчеркивая заинтересованность в ее исполнении,  и заранее выражают благодарность за усилия по ее исполнению.

«Просим Вас принять наше приглашение …..»

Б) Письма требующие ответа.

-                                                                       Письмо-подтверждение

Высылается для подтверждения получения документов  или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое содержание документов и перечень материальных ценностей. Это письмо может заканчиваться  дополнительной просьбой  или справочной информацией.

«Благодарим за каталог, который мы получили …»

-                                                                       Письмо-напоминание

Направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров  или личного контакта  получить необходимый результат. В них содержится  не только напоминание  о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

«Напоминаем о сроках ….»

-                                                                       Письмо-извещение

В нем что-либо сообщается или утверждается. Эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас»

- Гарантийное письмо

Направляются с целью подтверждения  данных ранее обещаний  или оговоренных  условий. Гарантируется обычно качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров,  услуг, арендуемых помещений и т.д.

«Фирма «Эскон»  гарантирует …»

-                                                                       Сопроводительное письмо 

Составляется при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

«На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров».

- Информационное письмо

Это разновидность письма-извещения. Своевременно информирует должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости  излагаемых в нем сведений  письмо подписывает  руководитель организации.

          - Письмо-приглашение

Письма могут адресоваться  индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом 

«Просим принять участие …»

Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров или услуг, В письме должна быть приведена полная и четкая  информация  о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок.

2 По признаку адресата

Циркулярные письма

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Вышестоящая организация сообщает подчиненным предприятиям  определенные сведения или установки, касающиеся деловых  вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

-                     Обычные письма.

Переписка между организациями и между организациями и гражданами.

23 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Основные требования:

Служебные письма пишутся на специальных бланках.

1                                 ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает следующие поля бланка, не менее в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.

2                                 Реквизиты письма:

      Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации);

      Код организации;

      Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

      Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      Наименование организации;

      Справочные данные об организации;

      Дата документа;

      Регистрационный номер;

      Ссылка на регистрационный номер и дату  документа;

      Место составления или издания документа;

      Адресат;

      Заголовок к тексту;

      Текст документа;

      Отметка о наличии приложения;

      Подпись;

      Оттиск печати;

      Отметка об исполнителе

      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты 1-9 печатаются, как правило, типографским способом, остальные – машинописным (кроме 24 – печать).

3                    Служебные письма составляются:

А) От 3-го лица в единственном числе

Администрация рекомендует….

Б) От 1-го лица во множественном  и единственном числе.

Прошу …………..личное обращение

Сообщаем ……..

4                                 Каждая новая мысль начинается с нового абзаца.

5                    Абзац в тексте – 5 печатных знаков.